Vai trò CNTT trong quản lý tài sản và bảo trì 2020

Theo một khảo sát tại Việt Nam, ứng dụng CNTT trong quản lý tài sản và bảo trì có thể góp phần tăng 20% năng suất và doanh thu của nhà máy, giảm 20% thời gian ngừng máy, giảm 10 – 20% lượng tồn kho phụ tùng, tăng 10% tuổi thọ máy, giảm 5 – 15% tổng chi phí bảo trì, giảm 10 – 20% nhân viên bảo trì cần thiết.

1. Vai trò của quản lý bảo trì tài sản

Điều tra tại nhiều nước trên thế giới cho thấy: Cứ 1 USD chi cho bảo trì giám sát tài sản sẽ tiết kiệm trung bình được 5 USD và từ 10-20 USD cho các công ty sản xuất ngành nhựa.

Những thiệt hại do ngừng máy đột xuất vì hư hỏng trong quá trình sản xuất cũng không nhỏ. Tại Việt Nam, một giờ ngừng máy tại các nhà máy công nghiệp nặng như sản xuất điện, cán thép, luyện kim, xi măng, sản xuất giấy gây thiệt hại trung bình từ 8.000 – 10.000 USD; Tiêu biểu như tại công ty Fujitsu Việt Nam, hư hỏng máy máy nén khí gây thiệt hại 82.000 USD, cánh khuấy máy trộn trong bể lắng hư gây thiệt hại đến hơn 1.000.000 USD; tại một doanh nghiệp guyên liệu nhựa, một giờ ngừng máy làm thiệt hại 75.000 USD và gây ngừng hoạt động nhà máy trong liên tục 14 ngày. Tại Mỹ, những trục trặc về máy tính và phần mềm gây thiệt hại trung bình cho các ngành doanh nghiệp hơn 100 tỉ USD mỗi năm.

Chính những thiệt hại to lớn có thể thống kê được do hỏng hóc tài sản thiết bị mang lại, do đó công tác quản lý bảo trì tài sản cần được chú trọng trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Nếu trước kia, Bảo trì chỉ dừng lại ở việc sửa chữa, phục hồi các thiết bị hỏng hóc thì ngày nay trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0, bảo trì phải giữ vai trò là người giám sát và cảnh báo cho nhà quản lý tài sản trước khi tài sản bị hư hại, thất thoát. Bảo trì và quản lý tài sản tốt sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao được tuổi thọ tài sản, duy trì khả năng sẵn sàng của tài sản, giúp tăng năng suất, giảm chi phí giá thành, chi phí sản xuất, đảo bảo chất lượng dịch vụ và sản phẩm cho mọi doanh nghiệp.

2. Ứng dụng CNTT trong quản lý BT

Vì sao cần bảo trì tài sản ?
Chi phí chu kỳ sống của tài sản là toàn bộ những chi phí người sử dụng phải trả từ lúc mua sắm cho đến khi thanh lý. Chi phí chu kỳ sống thường bằng khoảng từ 4 – 40 lần chi phí đầu tư tài sản ban đầu, trong đó những chi phí, tổn thất, thiệt hại do ngừng máy chiếm tỉ lệ lớn nhất.

Các chức năng cơ bản của một giải pháp quản lý tài sản và bảo trì CMMS phải bao gồm: lập kế hoạch, điều độ bảo trì, triển khai thực hiện việc bảo trì, mua sắm vật tư và phụ tùng, ghi nhận và lưu trữ dữ liệu/tài liệu, kiểm soát tồn kho và phụ tùng; phân tích kinh tế và kỹ thuật về lịch sử nhà máy, công việc quản lý tài sản và bảo trì, khả năng sẵn sàng của tài sản.

Cùng với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Vai trò Hệ thống quản lý tài sản và bảo trì bằng máy tính” (Computerized Maintenance Management System – CMMS) ngày càng được củng cố. CMMS được hiểu là một hệ thống Công nghệ thông tin được ứng dụng nhằm giúp DN quản lý thiết bị, tài sản; lập kế hoạch, điều độ và giám sát bảo trì, thu thập, xử lý và báo cáo các dữ liệu, lịch sử liên quan đến chi phí, vật tư/phụ tùng, nhân sự, dụng cụ, thiết bị bảo trì. CMMS có thể tích hợp với các hệ thống điều độ sản xuất, kế toán chi phí, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý cung ứng, hệ thống barcode, hệ thống an toàn OHS v.v… nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp qua hệ thống mạng máy tính. Đầu vào của hệ thống CMMS là các thông tin chính xác về tài sản cần bảo trì các vật tư phụ tùng và các yêu cầu của điều độ sử dụng tài sản. Các nguồn lực và quỹ thời gian bảo trì phải luôn sẵn sàng và phù hợp với điều độ sản xuất. Vật tư, phụ tùng bảo trì phải được mua hoặc chuẩn bị trước theo kế hoạch để hoàn thành bảo trì đúng lúc và đúng thời hạn.

3. Hiệu quả kinh tế khi ứng dụng phần mềm quản lý tài sản và bảo trì CMMS

Thông thường tổng chi phí bảo trì chiếm trung bình khoảng 8% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp (tùy ngành công nghiệp), trong đó bao gồm 4% chi phí quản lý bảo trì gián tiếp tiếp và trực tiếp là 4%. Nếu được đầu tư đúng mức cho bảo trì ( khi đó chi phí quản lý bảo trì gián tiếp sẽ nhỏ hơn 4%) sẽ giúp giảm thiểu hơn 70% hư hỏng tài sản và giúp giảm tổng chi phí bảo trì xuống thấp hơn 8%.

Những lợi ích từ hệ thống CMMS
1. Kiểm soát, giám sát và quản lý BT có hiệu quả hơn.
2. Nâng cao chất lượng sản phẩm.
3. Tăng chỉ số khả năng sẵn sàng hoạt động của thiết bị và nhà máy.
4. Thỏa mãn khách hàng tốt hơn.
5. Nâng cao năng lực sản xuất.
6. Kiểm soát tồn kho hiệu quả hơn.
7. Giảm chi phí sản xuất.
8. Đảm bảo thời hạn giao hàng.
9. Bảo đảm các tiêu chuẩn về an toàn, sức khỏe và điều kiện làm việc của nhân viên.

Để tính hiệu quả thu hồi vốn (ROI) của hệ thống quản lý tài sản và bảo trì CMMS, giả sử, tổng chi phí sở hữu CMMS là 10.000 USD và tổng giá trị thiết bị của DN là 1 triệu USD. Với những lợi ích mang lại, CMMS có thể vừa làm tăng lợi nhuận vừa làm giảm chi phí cho DN, qui ước tối thiểu bằng 1% giá trị thiết bị hàng năm hay 1 triệu USD x 1% = 10.000 USD.

Như vậy : Hiệu quả thu hồi vốn (ROI) là: 10.000/10.000 = 100%/năm. Và thời gian thu hồi vốn là: 10.000/10.000 = 1 năm.

Ngoài ra, theo kinh nghiệm các tổ chức đã ứng dụng CMMS thì việc ứng dụng CMMS có thể tiết kiệm 10% (hoặc nhiều hơn) các chi phí lao động.

Kết luận:

Trong khi tại các nước phát triển, ứng dụng CNTT trong BT đã trở nên khá quen thuộc thì tại Việt Nam, vấn đề bảo trì đa phần mới chỉ dừng ở việc hư đâu sửa đó. Một số ít Doanh nghiệp đang thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa.

Không phải DN nào cũng nhìn thấy và tính được phần chìm dưới tảng băng về các thiệt hại có thể xảy ra do tài sản không được quản lý và bảo trì đúng mức mang lại. Hoặc có DN nhìn thấy nhưng lại bỏ qua, do lối tư duy truyền thống hư đâu sửa đó, ngại đổi mới, ngại thay đổi. Cũng có doanh nghiệp lựa chọn bỏ qua do chưa đánh giá đúng mức lợi ích lâu dài mà quản lý bảo trì tài sản mang lại so với các khoảng đầu tư khác.

Nhưng nếu nhìn vào tổng thể, tại Việt Nam, ước tính tổng giá trị thiết bị của các nhà máy, xí nghiệp hiện nay khoảng 150 tỷ USD. Nếu quản lý tài sản và bảo trì tốt thì thiệt hại trực tiếp do máy móc ngừng hoạt động sẽ giúp tiết kiệm được khoảng 6 tỷ USD. Đây chỉ là những con số thống kê tương đôi. Nếu không được quản lý và bảo trì hiệu quả thì sẽ gây ra những thiệt hại làm phát sinh chi phí bảo trì gián tiếp khó lòng tính được, nhất là thiệt hại về con người !

Vì vậy đã đến lúc các Doanh nghiệp Việt Nam, bắt đầu từ lãnh đạo cao nhất, cần tiếp cận lý thuyết, các giải pháp, kỹ thuật bảo trì hiện đại để đạt được mục tiêu sản xuất nhanh, nhiều, tốt, rẻ nhằm nâng cao năng lực và lợi thế cạnh tranh của mình.