Các hệ thống quản lý bảo trì phòng ngừa cơ bản

1.Các hệ thống quản lý bảo trì phòng ngừa

BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA đòi hỏi sự tổ chức và phối hợp hàng ngàn hành động và tác vụ trong quá trình thực hiện nhằm giải đáp đúng đắn các vấn đề: làm gì, làm khi nào, làm như thế nào và ai làm.

Cơ sở của một hệ thống BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA là quản lý kho phụ tùng, quản lý máy móc, thiết bị của công ty và những yêu cầu bảo trì. Công việc này được thực hiện qua sự phối hợp giữa các nhà tư vấn, những đốc công, kỹ sư và những người khác có liên quan đến bảo trì. Tất cả những dữ liệu thu thập sẽ được đưa vào hệ thống BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA để lập một điều độ tổng thể cho tất cả những công việc BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA phải thực hiện. Người quản lý sử dụng điều độ này như là một bức tranh toàn cảnh về các yêu cầu và hoạt động BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA.

Có thể lập điều độ tổng thể trên máy tính, in ra hoặc hiển thị toàn bộ trên màn hình. Điều độ này cũng có thể được lựa chọn một phần nào đó để in ra hoặc hiển thị theo một yêu cầu cụ thể. Máy tính lấy thông tin từ điều độ tổng thể, chuẩn bị danh sách các công việc bảo trì định kỳ và các phiếu yêu cầu bảo trì trong một tuần để cung cấp cho mỗi kỹ sư bảo trì một danh sách những công việc phòng ngừa phải thực hiện trong tuần đó.

Ngoài thời gian theo lịch (ngày, tháng,…) công việc bảo trì cũng có thể được lập kế hoạch theo các khoảng đo khác như số giờ vận hành, số sản phẩm được chế tạo,…. Danh sách công việc bảo trì định kỳ thường chứa các thông tin chi tiết về tất cả công việc BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA nên hoặc phải được thực hiện khi máy đang chạy hay công việc nào đó có thể được thực hiện mà không cần có kế hoạch đặc biệt.

Danh sách công việc bảo trì định kỳ cũng dùng để kiểm tra hằng ngày: in ra những công việc đã được thực hiện, các số liệu đo được,… Các công việc được sắp xếp theo trình tự sao cho phù hợp với mặt bằng nhà máy. Thời gian định mức cho mỗi công việc cũng phải được xác định.

Những hoạt động cần có kế hoạch đặc biệt, ví dụ công việc chỉ thực hiện được trong thời gian ngừng máy, được tự động chuyển cho bộ phận lập kế hoạch để phát hành phiếu giao việc.

Bất kỳ những hư hỏng đã xảy ra hoặc đang phát triển đều phải được phát hiện và đưa vào bộ phận lập kế hoạch để xử lý.

Hệ thống BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA phải bao gồm những hướng dẫn chi tiết các công việc bảo trì phải được thực hiện như thế nào. Những hướng dẫn này có thể được in toàn bộ khi có yêu cầu của nhân viên bảo trì.

Tóm lại, hệ thống BẢO TRÌ PHÒNG NGỪA đảm bảo đúng người thực hiện đúng công việc và đúng phương pháp vào đúng thời điểm.

2. Hệ thống lập kế hoạch

Một hệ thống bảo trì có hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch chi tiết các công việc sửa chữa, đại tu và những công việc khác. Để công tác bảo trì càng ít làm gián đoạn sản xuất càng tốt, cần lưu ý:

· Phối hợp kế hoạch bảo trì và kế hoạch sản xuất.

· Đảm bảo sẵn sàng nhân lực lành nghề (lắp ráp, nguội, cơ khí, điện, điện tử, dụng cụ,…).

· Đảm bảo sẵn sàng thiết bị (dụng cụ, xe nâng, cần cẩu,…).

· Xác định mức độ ưu tiên của các công việc.

· Có thể lập một lịch điều độ các công việc có kế hoạch được thực hiện bất cứ khi nào ngừng sản xuất. Như vậy sẽ tận dụng tối đa cơ hội mỗi khi máy ngừng.

3. Quy trình thực hiện công việc bảo trì

Cần sử dụng tối ưu mọi nguồn lực. Một hệ thống bảo trì làm việc trơn tru có thể tiết kiệm đáng kể nhiều loại chi phí cho bộ phận bảo trì nhờ sử dụng tốt các nguồn lực. Phối hợp là hết sức quan trọng.

Các phiếu yêu cầu bảo trì thường là khá chi tiết. Mỗi kỹ sư hoặc nhân viên bảo trì tiếp cận thông tin trong hệ thống qua đội bảo trì của họ.

Qua các đội bảo trì người lập kế hoạch tiếp cận thông tin từ những bộ phận khác trong hệ thống bảo trì như bộ phận lưu trữ dữ liệu thiết bị và nhà máy, hệ thống kiểm soát kho, hệ thống mua sắm, hệ thống lưu trữ tài liệu và hệ thống phân tích kinh tế và kỹ thuật. Những thông tin về các nguồn lực sẵn có và các nguồn lực cam kết có thể phối hợp là cơ sở để đảm bảo các lịch bảo trì mang tính khả thi. Sau đó các kế hoạch được chuyển vào một điều độ tổng thể, từ đó có thể lựa chọn một số bảng điều độ cụ thể theo những tiêu chí cụ thể tương ứng. Các bảng điều độ này được phân phối cho các bộ phận bảo trì khác nhau.

Khi một công việc bảo trì đã hoàn tất, nhân viên bảo trì phải báo cáo về hệ thống thông qua đội để đảm bảo hệ thống cập nhật dữ liệu về tình trạng bảo trì tại bất kỳ thời điểm nào. Cứ ứng với một khoảng thời gian đều đặn nào đó người ta lại so sánh để theo dõi sự khác nhau giữa những công việc dự kiến và công việc đã được hoàn thành.

Hệ thống cũng lưu trữ những dữ liệu về:

– Nhân sự

– Chi phí mỗi giờ

– Các thời gian biểu

– Ngân sách

– . . . . . . . . . . . . . .

4. Hệ thống lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy

Phần lớn công việc bảo trì phải được hoạch định và chuẩn bị trước khi thực hiện. Để công việc này đạt được hiệu quả, cần truy cập được thông tin về máy móc, ví dụ như chủng loại máy, số hiệu, nhà sản xuất, nhà cung cấp, vật liệu, kích thước, an toàn, tiêu chuẩn, …. Tất cả những thông tin này được cung cấp bởi bộ phận lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy nằm trong hệ thống bảo trì.

Tất cả thông tin kỹ thuật cần thiết để lập kế hoạch và chuẩn bị cho bất kỳ công việc bảo trì nào được cung cấp từ bộ phận lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy. Để tránh chậm trễ và lãng phí thời gian điều quan trọng là người bảo trì thiết bị phải được cung cấp thông tin, dụng cụ và phụ tùng dự trữ đúng theo yêu cầu.

Hệ thống kiểm soát kho và phụ tùng cung cấp thông tin về phụ tùng trong kho, vị trí của phụ tùng, số lượng và giá cả còn hệ thống lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy giúp người bảo trì kiểm tra phụ tùng nào là cần thiết, số lượng bao nhiêu là an toàn.

Hệ thống này có thể mang lại những lợi ích như:

– Giảm thời gian sửa chữa, thời gian lập kế hoạch và chi phí chuẩn bị.

– Ít phụ thuộc vào một số cá nhân nào đó đang làm công tác bảo trì.

– Cải thiện việc tiêu chuẩn hóa phụ tùng.

– Tính toán nhanh chóng chi phí phụ tùng cần đặt mua và phí bảo hiểm.

Hệ thống lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy chứa toàn bộ thông tin cần để thực hiện công tác bảo trì một cách có hiệu quả nhất, ghi nhận và xử lý thông tin bằng nhiều cách. Chỉ cần sử dụng những lệnh đơn giản nhập vào bàn phím, người bảo trì có thể được trả lời ngay tức khắc:

– Tất cả thông tin về một máy đặc biệt nào đó, bao gồm cả những chi phí bảo trì cho máy này.

– Máy X đang ở đâu?

– Những phụ tùng nào đang có sẵn cho máy Y và chúng đang ở đâu?

– Chúng ta đang có bao nhiêu loại máy Z?

– Ổ bi SKF 5202 có trong những máy nào?

– Ai sản xuất và cung cấp hệ thống thông gió trong phân xưởng sơn?

– . . . . . . . . . .

Hệ thống lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy cũng chứa thông tin về tài sản cố định để có thể tính toán các chi phí phụ tùng thay thế, bảo hiểm, khấu hao, đặt mua hàng hóa,…

Hệ thống lưu trữ dữ liệu về thiết bị và nhà máy không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà quan trọng hơn là tiết kiệm đáng kể nhiều loại chi phí.

5. Hệ thống kiểm soát phụ tùng và tồn kho

Vì bảo trì phục hồi không bao giờ tránh được hoàn toàn nên phải có phụ tùng và kho chứa càng hiệu quả càng tốt. Dựa vào kinh nghiệm thường có thể nói những phụ tùng nào là cần thay thế hay sửa chữa khi ngừng máy. Những chi tiết này phải sẵn sàng khi cần, nghĩa là phải có một hệ thống kiểm soát kho và phụ tùng.

Hệ thống kiểm soát kho cần cập nhật liên tục mức tồn kho. Nhập và xuất kho phải được ghi nhận nhanh chóng. Một hệ thống đặt hàng cho phép đặt mua trước các phụ tùng để đáp ứng những nhu cầu sau này. Hệ thống cũng cung cấp thông tin liên quan đến những phụ tùng có thể sửa chữa được.

Một ưu điểm nữa của hệ thống là có những số liệu thống kê chính xác. Nhờ sử dụng những thông tin này người ta có thể điều chỉnh mức tồn kho sao cho không xảy ra hiện tượng tồn kho dư thừa hoặc bị thiếu hụt phụ tùng.

Dữ liệu thống kê của hệ thống giúp nhận diện nhanh chóng những chi tiết có giá cao hoặc thấp, cả về số lượng lẫn chi phí. Hệ thống cũng sẽ xác định các chi tiết nào là không sẵn sàng khi cần. Nói chung chi phí lưu kho phụ tùng tương đương khoảng 30% giá mua phụ tùng. Nếu mức dự trữ phụ tùng có thể giảm mà không làm giảm mức tồn kho an toàn hay chỉ số khả năng sẵn sàng thì sẽ tiết kiệm được rất lớn.

6. Ứng dụng IOT trong đo lường OEE thời gian thực

Hệ thống mua sắm phải liên kết chặt chẽ với hệ thống kiểm soát tồn kho. Khi tồn kho đạt ở mức đặt mua mới, bộ phận mua sắm phải tự động xác định nhu cầu cần mua.

Quy trình mua sắm cũng bao gồm chức năng trợ giúp mua sắm sao cho hợp lý. Có khi mức dự trữ phụ tùng chưa đến mức đặt mua, nhưng trong tương lai gần sẽ phải mua, thì hệ thống cung ứng cũng phải mua.

Những thủ tục mua hàng còn được hỗ trợ bằng các tác vụ như in ra các đơn đặt hàng và các văn bản xác nhận mua hàng, giám sát giao hàng tự động, kiểm tra hóa đơn và giám sát tự động những đơn đặt hàng chưa hoàn tất.

7. Hệ thống lưu trữ tài liệu bảo trì

Có thể giảm được thời gian chuẩn bị cho công việc bảo trì thông qua một hệ thống lưu trữ các sổ tay, bản vẽ và các tài liệu khác. Hệ thống này truyền thông giữa các phòng bảo trì, phòng thiết kế và người cung cấp thiết bị, đơn giản hóa việc nhập, loại và thay đổi những thông tin này. Hệ thống cũng cung cấp những thông tin về mã số bản vẽ để có thể truy xuất nhanh.

8. Hệ thống phân tích kỹ thuật và kinh tế

Một trong những điểm mạnh của hệ thống bảo trì trên cơ sở máy tính là hệ thống hình thành một công cụ trợ giúp mạnh mẽ để cải tiến liên tục. Việc phân tích hiệu quả những hoạt động có kế hoạch, thực hiện, kiểm tra,… là một phần quan trọng trong công việc bảo trì.

9. Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính

Thực hiện một CMMS để:

– Quản lý bảo trì có hiệu quả nhờ việc hoạch định và định hướng sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý nhằm hỗ trợ mọi nhu cầu hoạt động của đơn vị.

– Kiểm soát chặt chẽ các máy móc, thiết bị.

– Cung cấp thông tin về đặc tính kỹ thuật của thiết bị và toàn bộ hệ thống.

– Thích nghi và hội nhập với quản lý sản xuất hiện đại.

– Giảm thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch nhờ việc lập kế hoạch bảo trì nhanh chóng và tối ưu.

– Tận dụng các báo cáo của CMMS để tăng cường hiệu quả kiểm soát của bảo trì.

Những lợi ích do CMMS mang lại:

– Lợi ích kỹ thuật

1. Khả năng sẵn sàng của thiết bị được gia tăng.

2. Các hư hỏng kế tiếp được giảm đi.

3. Chất lượng sản phẩm được cải thiện.

4. An toàn được cải thiện.

5. Vận hành nhà máy được cải thiện.

6. Thiết kế thiết bị được cải thiện.

7. Giảm tồn kho.

8. Giảm chi phí mua thiết bị.

9. Sử dụng các nguồn lực bảo trì tối ưu.

10. Số lượng nhân viên bảo trì được giảm bớt.

11. Giảm thời gian làm việc ngoài giờ.

12. Năng suất lao động bảo trì được cải thiện.

13. Sử dụng hợp đồng lao động có hiệu quả.

14. Kiểm soát hoạt động và hoạch định khả năng sử dụng nguồn nhân lực cho công việc bảo trì được cải thiện.

15. Thông tin nội bộ giữa các phòng ban trong công ty được cải thiện.

16. Linh hoạt khi thêm vào, xóa hay sửa đổi thông tin.

17. Bảo đảm kiểm soát có hiệu quả.

– Lợi ích về tài chánh

18. Chi phí vận hành giảm đến mức tối thiểu.

19. Chi phí đầu tư giảm đến mức tối thiểu.

20. Chi phí bảo trì giảm đến mức tối thiểu.

– Lợi ích về quan điểm và tổ chức

21. Thỏa mãn khách hàng được cải thiện.

22. Khả năng bảo trì được cải thiện.

23. Khả năng sẵn sàng được cải thiện.

24. Năng suất được cải thiện.

– Cấu trúc của CMMS

Cấu trúc của CMMS được trình bày ở H.1.

10. Danh sách 10 mục hàng đầu

Nhiều hệ thống bảo trì đưa ra những báo cáo về tổng số hư hỏng xảy ra trong mỗi tuần, tỉ lệ BTPN và phục hồi, như là những tiêu chí đánh giá sự thành công của công việc bảo trì.

Có lẽ trợ giúp quan trọng nhất là danh sách 10 mục hàng đầu, so sánh và xếp hạng các sự kiện và hoạt động. Các danh sách này có thể có nhiều cấu trúc khác nhau, nhưng mục đích luôn luôn là phát hiện những máy hoặc hoạt động đặc biệt có chi phí quá đắt.

Một trong những danh sách 10 mục hàng đầu quan trọng cho biết những phụ tùng của thiết bị có chi phí bảo trì rất cao so với giá trị thay thế chúng. Một danh sách khác cho biết những phụ tùng của thiết bị đòi hỏi nhiều lần bảo trì nhất trong một khoảng thời gian nào đó, hoặc gây ra thời gian ngừng máy nhiều nhất. Còn nhiều loại danh sách nữa cho biết những thông tin rất có ích trong công tác bảo trì.

Ngoài ra để phục vụ việc lập kế hoạch bảo trì còn có các báo cáo kinh tế về việc sử dụng vật liệu và thời gian, những báo cáo phân tích hiệu quả của công việc bảo trì tác động đến sản xuất.

Nhân viên làm xong công việc bảo trì thì điền vào báo cáo hoàn thành công việc, sau đó báo cáo này được nhập vào máy tính. Việc cập nhật phải càng đơn giản càng tốt và được chia thành nhiều cấp để phòng ngừa những người không thẩm quyền vô tình hủy hoặc thay đổi thông tin.

Tập tin lưu trữ những công việc đã hoàn tất có thể được sử dụng làm cơ sở để chuẩn bị và hoạch định công việc mới.