Quản lý hàng tồn kho rất quan trọng vì là tài sản lưu động có lợi ích lớn trong hoạt động kinh doanh nhưng kế toán hay phạm phải gặp 36 lỗi dưới đây.
1. Kế toán không kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê là công việc quan trọng nhất của kế toán tồn kho nhưng rất nhiều kế toán lại không kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm 31/12 năm tài chính hoặc không kiểm kê định kỳ hay kiểm kê đột xuất.
2. Ghi nhận hàng tồn kho khi không có đầy đủ hóa đơn
Kế toán ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để chứng minh việc nhập hàng tồn kho có thực. Các giấy tờ thiếu như:
Biên bản giao nhận hàng,
Biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho
Thiếu các giấy tờ này, kế toán sẽ rất khó kiểm soát tính có thực của việc giao nhận hàng hóa để lập phiếu nhập kho.
3. Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho
Các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến hàng tồn kho như: phí vận chuyển, chi phí bốc xếp Thay vì phải ghi vào giá gốc thì nhiều khoản kế toán lại ghi vào chi phí thường.
4. Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ
Ví dụ như mua hàng hóa với số lượng lớn và mua thiếu nhưng không có hợp đồng; Những khoản mua hàng có hóa đơn từ 20 triệu trở lên nhưng không chuyển khoản mà thanh toán bằng tiền mặt.
5. Chỉ lập 1 phiếu nhập kho
Trong một thời gian dài dù có nhiều lần nhập kho thay vì làm phiếu nhập kho cho mỗi lần nhập thì kế toán chỉ lập 1 phiếu gộp chung các lần.
6. Không đối chiếu thường xuyên
Thủ kho và kế toán kho không thường xuyên đối chiếu sổ sách để phát hiện chênh lệch để có điều chỉnh kịp thời.
7. Chênh lệch kiểm kê giữa thực tế với sổ kế toán
Chênh lệch giữa sổ chi tiết và sổ cái của hàng tồn kho với Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
8. Từng mặt hàng trong bảng tổng hợp nhập xuất tồn bị âm kho
Có các lý do sau:
Xuất kho nhưng chưa nhập hàng
Xuất sai mã hàng
Kế toán không cẩn thận xuất bán hóa đơn cho khách hàng để lấy tiền mặt dù hàng hóa xuất trên hóa đơn là công ty không nhập kho
….
9. Hàng tồn kho trên sổ còn nhưng không còn trên thực thế
Lý do có thể là bán hàng mà không xuất hóa đơn hoặc công ty mua hóa đơn đầu vào của hàng tồn kho để tăng VAT khấu trừ nhưng thực tế không có hàng trong kho.
10. Xuất hóa đơn để giải phóng hàng tồn kho không có thực trong kho
Bằng cách xuất bỏ hoặc xuất hóa đơn để bán hóa đơn kiếm tiền
11. Không xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa
Chưa xây dựng định mức tiêu hao vật tư hoặc xây dựng định mức không phù hợp nên không thể áp dụng.
12. Doanh nghiệp không kiểm tra tình trạng hàng tồn kho
Vào thời điểm cuối năm, kế toán không xem xét và kiểm soát tình trạng hàng hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho,
Vậy nên kế toán cần xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
13. Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Doanh nghiệp đang để một người kiêm nhiệm 2 vị trí cần tách bạch là thủ kho và kế toán hàng tồn kho, cũng tương tự như vậy với bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng.
14. Hàng hóa chưa về đến vẫn hạch toán TK 151
Dù hàng hóa đã thuộc sở hữu và đang trên đường đi, cuối tháng hàng vẫn chưa về đến kho nhưng kế toán vẫn hạch toán trên TK 151. Nếu trong tháng mà hàng đã về đến kho thì sử dụng 152 hoặc 1561 khi nhập kho để hạch toán.
15. Không lập phiếu nhập, xuất kho tại thời điểm nhập, xuất
Nhập và xuất kho nhưng không lập phiếu nhập và xuất kho tại thời điểm nhập và xuất. Hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho, điều này dẫn đến tình trạng bị âm kho.
16. Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định
Phiếu nhập xuất kho gặp các vấn đề như không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán….
….
17. Không thống nhất mã hàng tồn kho
Mã hàng tồn kho giữa thủ kho và kế toán kho không thống nhất. Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng người đặt mã hàng tồn kho trong quy trình mua hàng và nhập kho.
19. Không chỉ định người được quyền lấy hàng tồn kho
Doanh nghiệp cũng có thể vào kho để lấy hàng tồn kho vì chưa có quy trình nhập xuất hàng tồn kho rõ ràng.
20. Kế toán không ghi chính xác giá trị hàng tồn kho
Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn.
21. Kế toán chưa lập bảng tổng hợp
Kế toán không lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý.
22. Kế toán không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư
Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại… nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
23. Ghi số liệu khống
Kế toán thực hiện xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
24. Biên bản hủy hàng tồn kho không rõ ràng
Biên bản hủy hàng tồn kho không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
25. Không theo dõi hàng tồn kho giữ hộ
Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152,1516 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
26. Không hạch toán phế liệu thu hồi
Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
27. Chưa thống nhất phương pháp tính giá xuất kho
Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
28. Kế toán không phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức phù hợp
Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không có bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kỳ.
29. Không trích lập dự phòng
Kế toán trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ, không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường.
Lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị.
30. Trì hoãn xử lý vật tư, hàng hóa thừa, thiếu
Kế toán trì hoãn xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê ( vẫn treo trên tài khoản 1381 và 3381 mà không tìm hiểu nguyên nhân để xử lý).
31. Kế toán không theo dõi chi tiết vật tư
Kế toán không theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa…
32. Kế toán không thực hiện đối chiếu với khách
Công việc đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về hàng tồn kho nhận giữ hộ không được thực hiện.
33. Không theo dõi hàng gửi bán
Không theo dõi hàng gửi bán khi xuất kho hàng (TK 157) nhưng chỉ viết phiếu xuất kho thông thường mà không kí hợp đồng.
34. Không ghi nhận giá vốn hàng bán cho hàng gửi bán
Hàng gửi bán đã được bán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi vào giá vốn hàng bán.
35. Hàng hóa ứ đọng không xử lý
Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
36. Giá mua cao hơn giá thị trường
Doanh nghiệp và kế toán không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua.
Tổng kết
Để giảm thiểu sai sót trong công việc, tiết kiệm thời gian cũng như đơn giản và tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong quản lý tồn kho các doanh nghiệp nên sử dụng Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP SAP Business One có tính năng quản lý tồn kho hiệu quả hoặc một giải pháp chuyên quản lý tài sản và tồn kho như Phần mềm quản lý tài sản Vietsoft EcoMaint