10 vấn đề nghiêm trọng gây tồn kho yếu kém cho doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy khi quản lý yếu kém sẽ gây ra không đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng do đó dẫn đến mất doanh thu. Mặt khác, quá nhiều hàng tồn trong kho sẽ khiến doanh nghiệp tốn chi phí quản lý, lưu trữ, vận hành hệ thống.

Dưới đây là 10 vấn đề nghiêm trọng sẽ xảy ra khi doanh nghiệp gặp yếu kém trong khâu quản lý hàng tồn kho:

1. Tập trung vào kỹ thuật thay vì kinh doanh

Các tổ chức triển khai ERP thành công thường nhìn nhận quá trình triển khai ERP là quá trình chuyển đổi kinh doanh thay vì nhận định đó là một dự án công nghệ. Tại các doanh nghiệp này, lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên các cấp tham gia vào triển khai ERP hiểu rõ tác động của một hệ thống ERP, rằng đây không chỉ đơn giản như nâng cấp hệ điều hành Window, hệ thống này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình kinh doanh, thói quen làm việc và chiến lược kinh doanh tổng thể của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia tư vấn và nhiều đơn vị triển khai ERP hiện nay thường tập trung vào công nghệ hơn con người và quy trình.

Nghiên cứu của Panorama cho thấy tính năng phần mềm là một trong những tiêu chí ít quan trọng nhất góp phần tạo nên thành công của một dự án ERP. Vì vậy, hãy ngừng suy nghĩ quá nhiều về việc tính năng của SAP, Oracle hay Odoo đáp ứng tốt quy trình hiện tại của doanh nghiệp bạn hơn. Điều bạn cần làm ngay bây giờ là bắt tay vào rà soát lại quy trình và đánh giá về nguồn lực triển khai. Không chỉ bạn, các nhân viên tham gia triển khai ERP, từ ban lãnh đạo đến người dùng cuối, đều cần ý thức được điều này. Hãy luôn nhớ rằng, một mình bạn hiểu thì chưa đủ, bạn cần chia sẻ với những công sự, nhân viên của mình. Có như vậy, một dự án triển khai ERP mới có thể có hy vọng chạm tới thành công.

2. Kỳ vọng thiếu thực tế

Bắt tay vào triển khai ERP với những kỳ vọng không thực tế thường là khởi đầu của mọi thất bại trong triển khai ERP. Một số nhà cung cấp ERP đưa ra tính toán về chi phí và thời gian thực hiện thiếu tính thực tế để thu hút khách hàng, khiến các tổ chức chỉ đủ chi phí triển khai một phần nhỏ và buộc phải chi thêm các khoản tiền vượt ngoài dự kiến. Các bản chào giá hoặc kế hoạch triển khai ERP cần đảm bảo tính thực tế. Làm thế nào bạn có thể biết bản kế hoạch mình nhận được từ đơn vị cung ứng có đảm bảo tính khả thi hay không? Hãy bắt đầu bằng cách xác định các yếu tố quan trọng giúp đảm bảo thành công và ngược lại, các yếu tố có khả năng phá hủy hoàn toàn dự án ERP mới chớm nở của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng việc trả lời một loạt các câu hỏi:

Các doanh nghiệp quy mô tương tự đang vận hành như thế nào?
Những thách thức nào các tổ chức triển khai ERP thường phải đối mặt?

Quản lý thay đổi và tái cấu trúc quy trình kinh doanh là các yếu tố quan trọng, góp phần lớn tạp nên thành công trong triển khai ERP. Tuy nhiên, các yếu tố này lại thường bị bỏ qua trong khi doanh nghiệp và nhà cung cấp ERP thảo luận và lên kế hoạch triển khai. Thất bại gần đây của SAP tại Lidl là minh chứng rõ ràng cho thấy tầm quan trọng của những kỳ vọng thực tế. Khách hàng đã phải trả giá bằng bảy năm ròng rã triển khai và 500 triệu Euro, mức chi phí nhân lên nhiều lần so với kế hoạch ban đầu.

3. Thiếu sự tham gia quyết liệt của những người ra quyết định

Đội ngũ điều hành không chỉ là người phê duyệt ngân sách dự án. Công việc của họ chưa kết thúc khi dự án bắt đầu. Để đảm bảo dự án triển khai thành công, họ cần thành lập một ban quản trị dự án để làm rõ chiến lược triển khai tổng thể và kế hoạch về phân bổ nguồn lực, thời gian, ngân sách, lợi ích thực tế thu được. Nếu giám đốc không thể sát sao trong quá trình triển khai, họ cần ủy quyền cho một hoặc một vài thành viên tin cậy ở ban quản trị, có thể thay mặt họ giải quyết các vấn đề phát sinh về nguồn lực, thời gian, ngân sách, đảm bảo dự án không bị dừng lại giữa chừng, đáp ứng chiến lược đề ra ban đầu. Sự tham gia sát sao của ban quản trị đảm bảo việc triển khai ERP không trở thành một dự án công nghệ nhưng vẫn phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức. Các tổ chức sử dụng phần mềm ERP để kích hoạt chiến lược digital dài hạn có thể dễ dàng nhận biết lợi ích thực tế từ quá trình triển khai, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng được cải thiện và gia tăng lợi thế cạnh tranh bền vững.

4. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh không đầy đủ

Một số nhà cung cấp ERP sẽ nói rằng bạn không cần phải tập trung vào quản lý quy trình kinh doanh vì phần mềm của họ được xây dựng đã đáp ứng rất tốt các doanh nghiệp thuộc ngành của bạn và có thể được triển khai ngay lập tức. Mặc dù vậy, bạn nên suy xét kỹ vấn đề này. Vì việc tận dụng các quy trình kinh doanh trên phần mềm có thể phá hủy các quy trình đặc thù vốn là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần tập trung vào tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi lựa chọn hệ thống ERP. Việc thống nhất quy trình trước khi làm việc với nhà cung cấp sẽ khiến quá trình lựa chọn và làm việc bước đầu của bạn trở nên dễ dàng hơn. Ngày nay, nhiều hệ thống ERP linh hoạt có thể giúp doanh nghiệp định hướng lại về quy trình vận hành doanh nghiệp. Các tổ chức cần suy xét và cân nhắc kỹ càng để tránh rơi vào bẫy, đánh mất bản sắc riêng của mình thay vì tối ưu hóa quy trình hiện tại để đạt được hiệu quả và lợi thế cạnh tranh.

5. Thiếu quản lý thay đổi

Nếu có một điều gì đó có thể ngăn chặn sự thất bại của quá trình triển khai ERP thì đó chính là quản lý thay đổi. Thiếu quản lý thay đổi cũng chính là nguyên nhân dẫn đến thất bại của dự án triển khai ERP. Các tổ chức thường thiếu đội nhóm quản lý thay đổi. Đội nhóm này có thể sử dụng thời gian của mình vào việc đánh giá tổ chức, giao tiếp với nhân viên, tìm hiểu vấn đề người dùng cuối đang gặp phải và đào tạo tùy chỉnh. Các công việc này sẽ góp phần đảm bảo người dùng cuối sử dụng phần mềm ERP hiệu quả và tuân thủ đúng theo các quy trình mới. Bạn không thể ép buộc nhân viên đồng thuận với các thay đổi. Đó là sự lựa chọn của họ và họ có thể lựa chọn chống lại chúng. Vì vậy, quản lý sự thay đổi là điều cần thiết, giúp giảm thiểu tối đa tổn thất và hạn chế thất bại trong triển khai dự án ERP.

6. Quá nhiều tùy chỉnh

Hầu hết các tổ chức bắt đầu triển khai ERP mong đợi phần mềm đáp ứng ngay lập tức các nhu cầu hiện tại mà không cần đến tùy chỉnh hoặc ít tùy chỉnh. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm của Panorama, tùy chỉnh là cần thiết, tuy nhiên cần xác định đúng thời điểm tùy chỉnh và mức độ tùy chỉnh. Việc tùy chỉnh có thể trở nên nguy hiểm và lệch hướng nếu bạn bạn tùy chỉnh chức năng vốn không phải là yếu tố khác biệt tạo lợi thế cạnh tranh mà là yếu điểm trong quy trình vận hành hiện tại. Khi đó, bạn không nên tùy chỉnh, chức năng trên phần mềm tiêu chuẩn hoàn toàn có thể đáp ứng tốt nhu cầu của bạn. Nếu nhân viên gây áp lực cho bạn để tùy chỉnh các quy trình tương tự, thì đó là dấu hiệu của sự phản đối thay đổi. Thay vì tăng tùy chỉnh, bạn nên tập trung vào quản lý thay đổi.

7. Thuê nguồn nhân lực thiếu kinh nghiệm

Đơn vị triển khai và đơn vị tư vấn ERP của bạn cần có kinh nghiệm và bề dày triển khai ERP thành công, đặc biệt trong lĩnh vực của bạn. Họ sẽ là người giúp bạn định hướng kỳ vọng thực tế. Thông qua họ, bạn sẽ có được những kinh nghiệm quý giá được rút ra từ quá trình triển khai các dự án tương tự từ các doanh nghiệp cùng ngành. Một nhà tư vấn ERP có kinh nghiệm đặc thù trong ngành có thể giúp bạn hiểu rõ về những thách thức tổ chức bạn có thể gặp phải và sở hữu chuyên môn sâu trong lĩnh vực của bạn, giúp rút ngắn quá trình làm việc bước đầu.

Tổng kết: Vậy làm sao để ngăn sự thất bại của ERP?

Bạn có thể ngăn chặn sự thất bại của ERP bằng cách tìm kiếm các dấu hiệu cảnh báo. Nếu bất kỳ vấn đề nào ở trên nghe có vẻ quen thuộc, bạn hãy nhanh chóng nghiên cứu kỹ lưỡng và tìm cách thay đổi lướng đi. Nếu bạn chưa bắt đầu triển khai ERP, bạn có thể tránh sáu sai lầm này bằng cách lập một bản kế hoạch triển khai thực tế .

Sưu tầm internet