Tại sao doanh nghiệp đầu tư quản lý bảo trì bằng phần mềm CMMS ?

Quản lý tài sản và bảo trì có một vai trò rất quan trọng với năng lực cạnh tranh của một doanh nghiệp. Với việc đầu tư quản lý bảo trì bằng CMMS sẽ giúp tăng đáng kể khả năng quản lý tài sản và bảo trì cho doanh nghiệp. Đây cũng là tiền đề cho việc phân tích và đánh giá KPIs với công tác bảo trì.

Bài viết sẽ tổng kết các yếu tố chính khiến cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trên toàn cầu đã quyết định lựa chọn đầu tư quản lý bảo trì bằng CMMS vào hệ thống quản lý bảo trì tài sản của họ. Tất cả thông tin dựa trên kết quả từ 24 cuộc kiểm toán bảo trì do công ty tư vấn bảo dưỡng Navaltik Management – một công ty Bồ Đào Nha thành lập từ những năm 1981 – thực hiện.

Tại sao doanh nghiệp đầu tư quản lý bảo trì bằng phần mềm CMMS ?

1. Vai trò của dữ liệu và thông tin trong tổ chức quản lý bảo trì

Có thể nói việc xác định được các dữ liệu như chi phí phát sinh do ngừng máy hay tỷ lệ phát sinh bảo trì đột xuất là những tiêu chuẩn để đánh giá chính xác về năng lực bảo trì của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tận dụng được những thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng các chiến lược bảo trì phù hợp với thực tế. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng “70% doanh nghiệp, tổ chức tin rằng việc ra quyết định bảo trì hay xây dựng chiến lược bảo trì đều phải dựa trên các dữ liệu và thông tin thực tế”

Có thể nói dữ liệu và thông tin bảo trì chính là nền tảng cho mọi hệ thống quản lý bảo trì đang hoạt động hiệu quả trên toàn cầu. Khi xây dựng được một hệ thống dữ liệu và thông tin bảo trì đầy đủ, giúp doanh nghiệp nắm rõ hệ thống bảo trì và tài sản của mình, doanh nghiệp đó sẽ có khả năng luôn đưa ra những quyết định quản trị tài sản tối ưu nhất dựa trên phân tích thực tế.

2. Thu thập dữ liệu thông qua kiểm toán bảo trì

Để thu thập các dữ liệu bảo trì thực tế của mỗi doanh nghiệp đều cần có một quá trình kiểm toán thực tế. Đó cũng là bước khởi đầu để cải tiến hệ thống bảo trì của bất kỳ doanh nghiệp nào, thông qua xác định tất cả những vấn đề về bảo trì và quản lý tài sản mà doanh nghiệp đang gặp phải cùng những nguyên nhân gây ra chúng. Từ đó sẽ tiến hành đưa ra các giải pháp phù hợp để khắc phục hoặc cải thiện các vấn đề này.

Kiểm toán bảo trì là một hoạt động cần thiết giúp doanh nghiệp xác định được các điểm mạnh và điểm yếu bảo trì đang tồn đọng. Quá trình này cần diễn ra một cách bài bản. Đầu tiên phải tiến hành chuẩn đoán, đi sâu vào phân tích mọi khía cạnh trong hệ thống quản lý tài sản và bảo trì. Sau quá trình này, phải đưa ra được những góp ý mang tính xây dựng khách quan và các khuyến nghị đề xuất cải tiến phù hợp. Từ đó tiến hành tối ưu hóa các quy trình quản lý hiện có hoặc xây dựng thêm các quy trình mới bổ sung.

Kết quả được trình bày trong bài viết này được tổng hợp từ hơn 100 điểm (tiêu chí) đánh giá đã được thu thập qua 24 cuộc kiểm toán của Navaltik Management.

3. Các kết quả thu thập được từ kiểm toán bảo trì

Quá trình kiểm toán của Navaltik Management đã cho thấy các điểm yếu bảo trì phổ biến của doanh nghiệp (>50% doanh nghiệp tham gia kiểm toán mắc phải) hiện nay gồm có:

– 75% doanh nghiệp không chuẩn bị danh sách nhân sự, vật tư phụ tùng hoặc nhà cung cấp dịch vụ sẽ cần thiết cho các công tác bảo trì sắp diễn ra.

– 72% doanh nghiệp không có tính toán chi phí bảo trì thực tế định kỳ hằng quý hoặc hằng năm.

– 71% doanh nghiệp không sử dụng hệ thống CNTT hoặc phần mềm CMMS để ghi lại yêu cầu công việc bảo trì.

– 68% doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định thay mới hay bảo trì tài sản dựa trên lịch sử của thiết bị đó

– 68% doanh nghiệp không thể ghi nhận được mối liên hệ giữa các tài sản thiết bị với các vật tư phụ tùng cần thiết cho chúng.

– 64% doanh nghiệp không ghi nhận lại các tài nguyên đã sử dụng sau khi hoàn tất công tác bảo trì.

– 64% doanh nghiệp có hệ thống quản lý tồn kho vật tư tách biệt với công tác bảo trì.

– 63% doanh nghiệp không kiểm soát được mức tồn kho vật tư cần thiết hoặc không có ngưỡng tồn kho tối thiểu, tối đa cho mỗi loại vật tư quan trọng.

– 60% doanh nghiệp không có hoặc có nhưng không phân tích lịch sử bảo trì tài sản của họ để tối ưu hóa công tác bảo trì.

– 56% doanh nghiệp có các yêu cầu bảo trì không được ghi nhận bởi khách hàng hoặc nhân viên sản xuất.

– 56% doanh nghiệp không sở hữu bộ chỉ số đánh giá KPIs bảo trì.

– 55% doanh nghiệp không kiểm soát được công việc hằng ngày mà đội ngũ bảo trì của họ thực hiện.

– 52% doanh nghiệp được kiểm toán không có đầy đủ các tài liệu kỹ thuật, danh sách tính năng của tài sản thiết bị do họ sở hữu.

Ngoài ra còn nhiều điểm yếu khác nữa, nhưng phạm vi bài viết sẽ không đề cập đến do mức độ phổ biến của chúng không cao để phân tích. Dựa vào những điểm yếu này, các chuyên gia đã đưa ra 5 yếu tố chính liên quan đến chúng khiến các doanh nghiệp quyết định áp dụng CMMS. Các yếu tố này được đưa ra dựa trên mức độ quan trọng của chúng và khả năng giải quyết các điểm yếu mà kết quả kiểm toán đã đưa ra khi áp dụng CMMS.

 

 Điểm thứ 1: khả năng quản lý tài sản, lập danh sách thiết bị khi đầu tư quản lý bảo trì bằng CMMS

Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS cho phép các doanh nghiệp có thể lưu lại danh sách của toàn bộ thiết bị tài sản mà họ đang sở hữu kèm theo thông số kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn vận hành, nhà cung cấp, lịch sử vận hành, lịch sử bảo dưỡng, các vật tư phụ tùng liên quan…Tất cả chúng được lưu trữ một cách khoa học, tập trung và có thể dễ dàng truy cập, tham khảo khi cần đến. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian tra cứu thông tin khi cần tiến hành gấp các công tác bảo trì sửa chữa. Đó cũng là một cơ sở dữ liệu tối quan trọng để các kỹ thuật viên hoặc ban lãnh đạo có thể dựa vào để đưa ra các quyết bị bảo trì chính xác, kịp lúc.

 

Điểm thứ 2: khả năng lập kế hoạch bảo trì với CMMS

Việc không lập kế hoạch bảo trì, lên danh mục các nguồn lực cần thiết có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả công tác bảo trì, làm tăng thời gian ngừng máy không mong đợi hoặc gây tốn kém lãng phí chi phí do mua vật tư gấp, do phát sinh thời gian làm việc ngoài giờ… Với giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể hỗ trợ đáng kể cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các hoạt động bảo trì, phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân liên quan, ước lượng thời gian cần thiết cho từng hoạt động, lập yêu cầu vật tư phụ tùng cần thiết hoặc cung cấp đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp có liên quan.  Từ đó giúp cho mỗi kế hoạch bảo trì được đưa ra luôn hoàn thiện ở mức tốt nhất, đảm bảo các hoạt động này luôn có đầy đủ các nguồn lực cần thiết từ trước khi chúng diễn ra.

 

Điểm thứ 3: khả năng quản lý yêu cầu công việc bảo trì với CMMS.

Cho dù có hay không có một hệ thống quản lý bảo trì tài sản bằng CNTT thì các yêu cầu bảo trì vẫn luôn được đưa ra và thực hiện trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp. Nhưng với một hệ thống quản lý thủ công thì các yêu cầu bảo trì này thường vận hành một cách khá chậm chạp và dễ phát sinh nhiều sai sót trong quá trình từ khi xuất hiện yêu cầu cho đến khi hoạt động bảo trì diễn ra. Đa phần các sai sót này thường xuất phát từ yếu tố con người (quên, chậm thực hiện, trì hoãn, quan liêu thủ tục…). Đây cũng chính là yếu tố mà CMMS sẽ góp phần thay đổi đáng kể cho doanh nghiệp. Khi mọi yêu cầu công việc bảo trì đều được tạo ra nhanh chóng và dễ dàng từ phần mềm, sau đó nhanh chóng được tiếp nhận và xử lý bởi những bộ phận liên quan, mọi tắc nghẽn ở bất cứ khâu nào cũng được phần mềm nhanh chóng đưa ra nhắc nhở cảnh báo cho người phụ trách ở khâu đó. Từ đó đảm bảo doanh nghiệp luôn phản hồi nhanh chóng cho mọi yêu cầu bảo trì và đảm bảo rằng sẽ không một yêu cầu nào bị bỏ qua hay thất lạt trong quá trình yêu câu / phản hồi.

Các ưu điểm khác của hệ thống này cụ thể như: theo dõi các yêu cầu (Ai thực hiện/phê duyệt ? Cái gì sẽ cần thực hiện ? Tại sao cần thực hiện ? Khi nào thì thực hiện ?), tất cả quá trình xử lý yêu cầu đều diễn ra theo thời gian thực sẽ giúp mở đường cho việc tính toán thời gian trễ trung bình (MWT) cho từng khâu thực hiện.

 

 Điểm thứ 4: khả năng hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định từ lịch sử thiết bị

Một trong những yếu tố quan trọng nhất mà các doanh nghiệp mong đợi khi đầu tư quản lý bảo trì bằng phần mềm CMMS chính là cơ chế hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định về bảo trì tài sản dựa trên các dữ liệu thiết bị và lịch sử bảo trì. Thông qua phần mềm CMMS mọi dữ liệu liên quan đến tài sản đều được thu thập và phân loại 1 cách có hệ thống. Đồng thời được xử lý tự động thành các báo cáo và biểu đồ đầy trực quan  cho phép người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy vấn để tham khảo khi cần đến.

 

5. KẾT LUẬN

Chức năng chính của phần mềm quản lý bảo trì CMMS chính là hỗ trợ người dùng thực hiện các công tác liên quan đến bảo trì và quản lý tài sản một cách hiệu quả hơn, đơn giản hơn. Do đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự thay đổi đồng bộ trong văn hóa doanh nghiệp và các quy trình tại doanh nghiệp để có thể đem đến hiệu quả tốt nhất và giải quyết được hoàn toàn các vấn đề cốt lõi của hệ thống quản lý bảo trì tài sản thủ công. 

 

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] PSE (2017). MANUTENÇÃO INTELIGENTE. Práticas de Análise de Dados na Manutenção em Portugal. Relatório do Estudo de 2016. Lisboa: Produtos e Serviços de Estatística

[2] Cabral, J. P. S. (2013). Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios. Lisboa: Lidel