I. Làm sao để triển khai hiệu quả phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS ?
Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể được hiểu là một hệ thống phần mềm hay giải pháp phần mềm trợ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản máy móc thiết bị và mọi yếu tố liên quan đến việc bảo trì bảo dưỡng chúng.
Giải pháp cho phép kết nối mọi nguồn thông tin và nguồn lực có liên quan đến tài sản máy móc thiết bị thành một hệ thống có trật tự, dễ kiểm soát, hoạch định cũng như cải tiến và tinh gọn. Từ đó giúp cho các bộ phận chuyên môn thực hiện hiệu quả các công việc liên quan hay giúp cho việc ra quyết định liên quan đến tài sản của ban lãnh đạo trở nên chính xác và kịp thời.
Nhưng việc triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS không phải lúc nào cũng thành công và đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Do đó để tránh lãng phí thời gian, nhân lực và tiền của, doanh nghiệp nên tham khảo các bước triển khai hiệu quả phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS dưới đây:
1. Xác định mục tiêu triển khai phần mềm quản lý bảo trì tài sản:
Doanh nghiệp cần hiểu tại sao đơn vị mình cần phải triển khai CMMS cũng như cách thức mà giải pháp này sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp sau khi triển khai. Bởi lẽ đó sẽ là định hướng giúp doanh nghiệp xác định được đúng giải pháp CMMS và nhà cung cấp giải pháp phù hợp sau này. Đồng thời một khi có được mục đích rõ ràng sẽ là kim chỉ nam và động lực chính thúc đẩy các thành viên dự án làm việc hiệu quả cùng hướng tới 1 mục tiêu chung.
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS Ecomaint là giải pháp tạo ra lợi nhuận đầu tư thông qua việc giải quyết các vấn đề về quản lý tài sản và bảo trì của doanh nghiệp. Phần mềm giúp doanh nghiệp cải tiến và hoàn thiện các quy trình bảo trì, cải thiện hiệu quả sử dụng tài sản thiết bị. Từ đó gia tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Một khi xác định được mục đích triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS chính là lúc doanh nghiệp bắt đầu bước vào quá trình triển khai hiệu quả phần mềm. Doanh nghiệp cần quan tâm đề cập lại các mục đích này cùng nhà cung cấp dự án trước, trong và ngay cả khi hoàn tất quá trình triển khai nhằm đảm bảo các hoạt động triển khai luôn theo sát với mục đích triển khai ban đầu
2. Đánh giá thực trạng của hệ thống quản lý bảo trì tài sản tại doanh nghiệp:
Đồng thời doanh nghiệp cũng cần xác định được nguyên nhân của các vấn đề đang tồn tại trong hệ thống quản lý bảo trì tài sản hiện có. Đó sẽ là căn cứ để xác định các mục đích triển khai hiệu quả phần mềm CMMS cũng như đánh giá thành công của dự án triển khai.
Việc đánh giá lại các quy trình và dữ liệu sẵn có cũng giúp doanh nghiệp xác định lại những quy trình và dữ liệu nào phù hợp để tiếp tục kế thừa vào hệ thống CMMS mới, những cái nào đã lỗi thời nên bỏ đi và thay mới, những cái chưa có cần chuẩn bị để đưa vào hệ thống mới. Dựa trên các thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được quy mô dự án cũng như chuẩn bị chu đáo cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu sau này cho phần mềm.
3. Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp CMMS phù hợp
Sau khi đã hoàn tất 2 bước trên thì bước tiếp theo sẽ là tham khảo và tổng hợp thông tin của các nhà cung cấp phần mềm quản lý bảo trì CMMS uy tín trên mạng. Dựa vào các thông tin tổng hợp được, doanh nghiệp sẽ đánh giá xem liệu đơn vị nào có giải pháp phần mềm CMMS tốt nhất có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra không.
Việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp CMMS phù hợp chính là một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo đến việc thành công của dự án triển khai. Đây được xem là bước đi cần thiết để tìm ra nhà cung cấp có đủ uy tín, năng lực và sáng tạo để đáp ứng mục tiêu dự án.
Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các khách hàng và quy mô các dự án của nhà cung cấp đã triển khai trước đây để xem hiệu quả triển khai ra sao. Ngoài ra nên liên hệ trực tiếp nhà cung cấp để biết được rõ hơn các thông tin về giải pháp mà họ cung cấp như:
- Tính năng của giải pháp
- Phương án và thơi gian triển khai
- Chi phí triển khai
- Yêu cầu phần cứng phần và phần mềm
- Chính sách bảo hành và hỗ trợ khách hàng
- Khả năng tùy chỉnh
- Khả năng tích hợp với các giải pháp khác
Sau khi trao đổi và tổng hợp thông tin. Doanh nghiệp sẽ chọn ra nhà cung cấp đủ năng lực, đủ uy tín để có thể tiến hành việc kí kết hợp đồng triển khai, hoàn thành thủ tục giữa hai bên để chuyển sang giai đoạn triển khai phần mềm
4. Cung cấp thông tin triển khai cho nhà cung cấp
Đây là bước đầu tiên trong giai đoạn triển khai phần mềm, doanh nghiệp phải trao đổi thường xuyên và đưa các thông tin cần thiết về dự án cho nhà cung cấp bao gồm: quy trình quản lý bảo trì doanh nghiệp, số lượng thiết bị vật tư cần quản lý, tình trạng thiết bị, tình trạng mã hóa, trình độ nhân viên vận hành hệ thống, các yêu cầu của doanh nghiệp… Dựa trên các thông tin này, nhà cung cấp sẽ tiến hành tư vấn xây dựng quy trình quản lý bảo trì cho doanh nghiệp, tinh chỉnh giải pháp cho phù hợp hoặc phát triển thêm các tính năng mà doanh nghiệp cần nhưng giải pháp chưa có sẵn.
Việc trao đổi giữa 2 bên cần diễn ra thường xuyên, có ghi nhận, lưu trữ thông tin và được xác nhận đầy đủ bởi 2 bên. Từ đó tránh tình trạng sai sót trong khâu tiếp nhận thông tin sẽ làm dự án phát sinh sai lệch, gây phát sinh chi phí và lãng phí nguồn lực, thời gian cả 2 bên sau này.
5. Hoạch định ngân sách cho từng giai đoạn triển khai
Để kiểm soát tốt ngân sách, tránh tình trạng đội giá dự án và những rủi ro về tài chính trong quá trình triển khai. Doanh nghiệp cần trao đổi với nhà cung cấp để xác định lại tất cả chi phí cần thiết cho mỗi giai đoạn triển khai dự án CMMS.
Những chi phí triển khai này không bao gồm chi phí phần mềm CMMS và có thể bao gồm: phần cứng, phần mềm hỗ trợ, chi phí đào tạo,chi phí đi lại, chi phí nhân sự dự án, chi phí thay đổi quy trình, chi phí chỉnh sửa phát triển thêm tính năng mới. Thông thường các chi phí này cũng đều đã được 2 bên đưa vào hợp đồng triển khai trước đó. Nhưng vẫn có những yếu tố phi ngân sách hoặc phát sinh thêm trong quá trình triển khai. Theo kinh nghiệm thực tế thì các chi phí phát sinh thêm này có thể đến từ việc: thay đổi quy trình, chuyển đổi dữ liệu, tùy chỉnh thêm tính năng phần mềm, thêm form biểu mẫu, mã hóa vật tư…
Nếu doanh nghiệp đã làm tốt các bước trước đó thì sẽ hạn chế đến mức tối đa việc phát sinh chi phí này. Tuy nhiên để đảm bảo, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi liên tục và kiểm soát thay đổi khi phát sinh thêm công việc. Điều quan trọng là phải xây dựng các mốc (giai đoạn) của dự án, so sánh ngân sách ở từng giai đoạn để quản lý và kiểm soát các vấn đề phát sinh và có thay đổi kịp thời cho dự án. Điều này sẽ bao gồm kiểm toán chi tiêu ngân sách từ nhà cung cấp phần mềm để xác minh hóa đơn của nhà cung cấp cho đơn vị triển khai.
6. Xây dựng cơ sở dữ liệu phần mềm
Tại bước này, nhà cung cấp sẽ cùng doanh nghiệp phân tích các thông tin mà doanh nghiệp đã cung cấp. Từ đó lựa chọn các dữ liệu phù hợp để chuyển từ hệ thống quản lý cũ vào cơ sở dữ liệu của phẩn mềm CMMS mới. Đồng thời, nhà cung cấp CMMS sẽ tư vấn cho doanh nghiệp cách số hóa các dữ liệu còn thiếu sót, hoặc cung cấp các dịch vụ xây dựng cơ sở dữ liệu trọn gói tùy theo nhu cầu doanh nghiệp và năng lực của nhà cung cấp.
Việc số hóa và chuyển dữ liệu cũ thường tiêu tốn nhiều thời gian, dễ làm phát sinh chi phí và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do đó cần được sự phối hợp chặt chẽ giữa 2 bên và nên dự trù nhiều tháng để hoàn thành chính xác và đầy đủ nhất.
Sau khi đã xây dựng được một cơ sở dữ liệu cơ bản, nhà cung cấp có thể tiến hành dựng nên một bản test thử phần mềm chạy trên cơ sở dữ liệu đó để doanh nghiệp dùng thử và đưa ra các phản hồi trước khi go-live dự án. Nếu như doanh nghiệp cung cấp đầy đủ dữ liệu và các quy trình vận hành bảo dưỡng thì bản demo sẽ thể hiện chính xác nhất về khả năng của phần mềm sau go-live.
7. Đào tạo người dùng
Trong quá trình triển khai có nhiều phương pháp đào tạo, nhưng đầu tiên, người dùng cần phải thực sự hiểu về phần mềm và vai trò của phần mềm với công việc của họ.Sự hiểu biết này sẽ dẫn đến việc người dùng sẽ tích cực tìm hiểu và đưa thêm các góp ý giúp nhà sản xuất hoàn thiện giải pháp cho phù hợp với các quy trình công việc thực tế tại doanh nghiệp.
Riêng với các quy trình mới được xây dựng thêm khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần có kế hoạch trao đổi và đào tạo để người dùng có thể hiểu được ý nghĩa và lợi ích của các quy trình mới, từ đó chấp nhận đổi mới tư duy và ứng dụng các quy trình mới này triệt để thay thế cho các quy trình cũ không còn hiệu quả.
Quá trình đào tạo có thể bao gồm các buổi đào tạo ban đầu với các thành viên chủ chốt của nhóm dự án, có thể bao gồm các buổi học cho các thành viên của từng bộ phận vận hành phần mềm, hoặc toàn bộ các phòng ban. Điều quan trọng khi đào tạo người dùng cuối là các quy trình được thỏa thuận trước với các thành viên chính của nhóm để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
8. Go-live dự án
Nên hiểu Go-live đơn giản là bắt đầu giai đoạn tiếp theo của dự án. Sẽ có những yêu cầu sửa đổi và đề xuất không nằm trong kế hoạch ban đầu của nhà cung cấp giải pháp CMMS. Các mục tiêu ban đầu được doanh nghiệp đặt ra cần phải được kiểm tra mức độ phù hợp. Hệ thống cần phải được xem xét liên tục, các quy trình và ứng dụng cần được đánh giá về tính phù hợp với mục đích.
Giai đoạn hỗ trợ sau đó thường sẽ kéo dài trong vòng 3 tháng đến 1 năm kể từ khi nghiệm thu dự án. Nhà phát triển phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chỉnh sửa các lỗi do lập trình hoặc thay đổi những phát sinh nhỏ như: thay đổi mẫu biểu báo cáo, thêm bớt các cấp phê duyệt… hướng dẫn người dùng vận hành hiệu quả. Đây chính là thời điểm quan trọng nhất cũng chính là giai đoạn doanh nghiệp lần đầu tiên bắt tay vào việc tự vận hành hệ thống CMMS mới tại đơn vị của mình. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành và chú ý đến sự chỉ dẫn của nhà cung cấp.
Nên có các buổi họp định kỳ hằng tuần hoặc hằng tháng sau buổi go-live, đồng thời giữ liên lạc online cùng nhà cung cấp để kịp thời phản ánh các vấn đề có thể phát sinh khi vận hành thực tế. Đồng thời nếu có những thao tác chưa rõ trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cũng nên trao đổi lập tức cùng nhà cung cấp để được hướng dẫn chính xác tránh việc thao tác sai không phát hiện kịp thời sẽ dẫn đến phần mềm hoạt động không hiệu quả.
Nếu ở giai đoạn này, doanh nghiệp dừng theo dõi và kiểm soát việc vận hành phần mềm CMMS mới thì có khả năng là trong năm đến mười năm tới họ sẽ phải đầu tư lại cho một dự án triển khai CMMS mới vì hệ thống đương nhiệm không đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
9. Các yếu tố then chốt quyết định hiệu quả triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị
Tổng kết lại, thì cốt lõi và then chốt nhất cho của một dự án đầu tư phần mềm quản lý bảo trì hiệu quả chính là các yếu tố sau:
- Phác thảo một kế hoạch triển khai hiệu quả phần mềm ngay từ đầu để hạn chế những sai lầm tốn kém cho doanh nghiệp.
- Làm sao để tất cả bộ phân liên quan doanh nghiệp hiểu được mục tiêu và lợi ích của dự án
- Được sự chỉ đạo chặt chẽ, sự ủng hộ và tạo điều kiện từ phía ban lãnh đạo doanh nghiệp
Để xây dựng một nền tảng vững chắc, mức độ ưu tiên của dự án phải được ưu tiên hàng đầu. Để đảm bảo được điều này, việc chỉ đạo và tạo điều kiện từ ban lãnh đạo doanh nghiệp là vô cùng quan trọng cho toàn bộ dự án. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ các rào cản khi cần thay đổi và tăng tốc độ ra quyết định, góp phần vào sự thành công của dự án. Đồng thời, phần mềm dù tốt mấy cũng sẽ không có giá trị nếu người dùng không sử dụng hoặc dùng qua loa đối phó. Lúc này ban lãnh đạo công ty chính là thuyền trưởng để hướng mọi người đến quyết tâm vận hành hệ thống hiệu quả. Dự án triển khai CMMS thành công cũng phụ thuộc vô cùng lớn vào tầm nhìn của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
II. Tổng kết
Đây là tổng hợp một số các bước triển khai hiệu quả phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS dựa trên kinh nghiệm thực tế của Vietsoft. Tùy theo các đơn vị triển khai khác nhau mà quy trình này sẽ ít nhiều có sự thay đổi khác. Sẽ không có một giải pháp nhanh chóng và dễ dàng để triển khai hệ thống quản lý CMMS chung cho mọi doanh nghiệp ở mọi quy mô.Nhưng việc tham khảo và ghi nhớ một số gợi ý trong bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn khi đầu tư CMMS và có cơ hội triển khai thành công cao hơn với bất kỳ nhà cung cấp nào.