Sản xuất hiệu quả với CMMS trong giai đoạn COVID-19 toàn cầu

Sản xuất hiệu quả với CMMS trong thế giới COVID-19

Mới đây mạng lưới Pricewaterhouse Coppers (PwC), một tập hợp các doanh nghiệp tư vấn toàn cầu có trụ sở tại London, đã tiến hành một cuộc khảo sát với sự tham gia của những nhà lãnh đạo các doanh nghiệp hàng đầu thuộc các ngành công nghiệp sản xuất tại Mỹ vào đầu tháng 5. Kết quả cuộc khảo sát cho thấy chỉ khoảng một nửa doanh nghiệp dự đoán rằng đại dịch sẽ có tác động tiêu cực đến công ty của họ. Con số này thấp hơn rất nhiều so với con số mà Hiệp hội các doanh nghiệp sản xuất Mỹ đã dự đoán vào đầu tháng 3 với 80% doanh nghiệp  sản xuất được dự đoán sẽ chịu thiệt hại lớn do đại dịch.

 

Cuộc khảo sát này đã đặt ra những vấn đề đáng suy ngẫm như:

• Tại sao sự tác động của dịch bệnh COVID-19 đến ngành sản xuất lại được quan tâm nhiều hơn những ngành khác ?
• Yếu tố gì khiến ngành công nghiệp sản xuất dễ tổn thương hơn trước tác động của COVID-19 ?
• Và quan trọng nhất: điều gì khiến hơn nửa các doanh nghiệp sản xuất tự tin rằng dịch bệnh sẽ không tác động lớn tới doanh nghiệp của họ ?

Kết quả khảo sát của Pricewaterhouse Coppers sẽ cung cấp một số thông tin quan trọng để trả lời cho những vấn đề nêu trên

 

1. Điều gì khiến COVID-19 khác với những thách thức kinh doanh mà các doanh nghiệp từng gặp phải ?

Theo nghiên cứu của PwC, hầu hết các doanh nghiệp lớn đều luôn chuẩn bị sẵn cho mình những kế hoạch để ứng phó với những mối đe dọa và những tác động tiêu cực khác nhau. Điều đó nhằm giúp họ chuẩn bị sẵn sàng cho những rủi ro và có thể nhanh chóng phục hồi sau khi những rủi ro này xảy ra. 

 

Nhưng không có kế hoạch nào trong đó được đưa ra để chuẩn bị cho một đợt bùng phát dịch bệnh kéo dài, lây lan mạnh và tác động đến nhiều khía cạnh kinh tế xã hội như COVID-19. Bởi lẽ đây là một tiền lệ lớn, hiếm khi xảy ra trong những năm gần đây khi nền y học tiên tiến gần như giúp con người có thể kiểm soát tốt mọi loại dịch bệnh không trở thành đại dịch toàn cầu. 

 

Do đó, không doanh nghiệp nào sẵn sàng cho việc đóng cửa nhà máy hàng tháng trời, thiếu nhân công do cách ly và giãn cách xã hội. Thậm chí trước khi dịch COVID-19 diễn ra, không có công ty nào từng nghĩ đến việc phải chuyển đổi tất cả nhân viên của họ sang làm việc từ xa dài hạn, hay việc trường học đóng cửa và mọi lựa chọn chăm sóc trẻ em biến mất sẽ gây ra ảnh hưởng lớn đến thế nào. Đó từng là những việc không thể xảy ra và không một doanh nghiệp nào thực sự sẵn sàng cho COVID-19.

 

2. Điều gì khiến COVID-19 khó khăn cho các doanh nghiệp sản xuất

Dựa trên những phân tích kể trên, không khó để chúng ta thấy rằng vì sao đại dịch lại tác động mạnh mẽ nhất đến các doanh nghiệp sản xuất. Trong khi nhiều ngành công nghiệp khác có thể linh động chuyển các nhân viên sang làm việc từ xa, hoặc bố trí giãn cách phù hợp để có thể tiếp tục duy trì hoạt động bình thường thì việc này lại là một thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp sản xuất. 

 

Cũng theo kết quả khảo sát của PwC cho thấy, trong số gần 13 triệu người làm trong ngành sản xuất tại Anh, chỉ có một phần nhỏ có thể chuyển qua làm việc từ xa. Thậm chí với bộ phận bảo trì, tỷ lệ này còn nhỏ hơn nhiều lần. Bởi lẽ ngành sản xuất chịu sự chi phối đáng kể vào hoạt động của máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất. Do đó, phần lớn nhân viên sản xuất luôn phải duy trì sự hiện diện của họ tại các các nhà máy để đảm bảo hoạt động sản xuất có thể diễn ra bình thường. Đối với hoạt động bảo trì lại càng khó khăn hơn, nó đòi hỏi kỹ thuật viên phải có mặt kiểm tra vấn đề và thực hiện các thao tác sữa chửa bảo trì phức tạp. 

 

Thêm vào đó, do khó khăn chung về kinh tế dẫn tới nhu cầu đối với nhiều sản phẩm công nghiệp chế tạo bị giảm mạnh không chỉ ở Mỹ mà trên toàn cầu, dẫn tới nhu cầu sản xuất cũng sụt giảm.

 

3. Vậy làm thế nào mà phần lớn các doanh nghiệp sản xuất tự tin rằng dịch bệnh sẽ không tác động lớn tới doanh nghiệp của họ ?

PwC đã lập ra một danh sách các yếu tố mà theo họ sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất tại Mỹ vượt qua dịch bệnh mà không bị tác động lớn, điều thú vị là các yếu tố này đều có sự liên quan chặt chẽ đến các tính năng của phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS. Vậy doanh nghiệp có thể sản xuất hiệu quả với CMMS dựa trên các yếu tố:

 

a. Cắt giảm chi phí sản xuất

Báo cáo của PwC bắt đầu bằng việc làm nổi bật những khó khănvề tài chính mà các doanh nghiệp sản xuất tại Mỹ đang phải trải qua. Điều đó nhằmkhẳng định rằng, vấn đề quan trọng nhất với các doanh nghiệp sản xuất hiện nay chính là tài chính. Bởi lẽ không ai có thể dự đoán được khi nào mọi thứ sẽ trở lại bình thường và “trạng thái bình thường mới” sẽ diễn ra như thế nào, do đó các doanh nghiệp cần phải xem xét và có các chính sách tài chính phù hợp để duy trì hoạt động trong thời gian sắp tới. Các chính sách này phải xem xét đến mọi khía cạnh tài chính của doanh nghiệp: từ vay lãi, tái cấp vốn đến cắt giảm chi phí tại các bộ phận.

 

Và khi cân nhắt đến điều này, bộ phận bảo trì vốn thường được xem là trung tâm chịu phí của doanh nghiệp, chính là một trong những bộ phận cần cắt giảm chi phí đầu tiên. Điều đó không có nghĩa là cắt giảm nhân sự hay ngân sách dành cho việc bảo trì, mà thay vào đó cần có các chính sách bảo trì hiệu quả cùng những công cụ quản lý bảo trì hiệu quả để giúp cắt giảm các lãng phí trong công tác bảo trì. Việc áp dụng phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện được các yêu cầu kể trên.

 

b. Xây dựng hệ thống bảo trì phòng ngừa hiệu quả

Việc sửa chữa hỏng hóc phát sinh có thể gây tiêu tốn 1 khoảng ngân sách đáng kể của doanh nghiệp. Khi một hư hỏng xảy ra kéo theo nó là hàng loạt khoảng chi phí phát sinh: phí lao động ngoài giờ để khắc phục hỏng hóc, phí hao tổn do ngừng máy, phí thay thế phụ tùng, phí giao hàng nhanh khi phụ tùng thay thế không sẵn có… Do đó tránh hỏng hóc thực sự là 1 chìa khóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể lãng phí phát sinh.

 

Và cách để làm điều đó là với một chương trình bảo trì phòng ngừa thường xuyên, các doanh nghiệp sẽ  tìm thấy các vấn đề nhỏ, rẻ tiền để sửa chữa trước khi chúng có cơ hội phát triển thành các vấn đề lớn, tốn kém. Thêm vào đó, doanh nghiệp  biết khi nào việc bảo trì sẽ diễn ra, họ có thể chắc chắn trước rằng sẽ có các bộ phận và vật liệu phù hợp. Không cần tốn chi phí giao hàng gấp. Và  cũng có thể đảm bảo đúng nhân sự bảo trì luôn sẵn sàng công việc vào những lúc thích hợp không cần thiết phải làm thêm ngoài giờ.

 

Việc đầu tư phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp thiết lập, lên lịch và theo dõi các chương trình bảo trì phòng ngừa một cách dễ dàng. Mọi thứ đều nằm trong một cơ sở dữ liệu trung tâm, an toàn và dễ truy cập mọi lúc mọi nơi. Khi một PM được thiết lập trong phần mềm, bộ phận bảo trì có thể thực hiện định kỳ theo lịch đã có, hoặc lên lên kế hoạch thực hiện vào thời điểm phù hợp. Khi đến hạn thực hiện PM, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo qua email, giúp kỹ thuật viên dễ dàng theo dõi các yêu cầu công việc dù không sử dụng phần mềm.

 

c. Lập báo cáo và theo dõi chi phí hao tổn

Bước đầu tiên để cắt giảm chi phí là theo dõi chúng. Nếu doanh nghiệp không biết ngân sách của mình sẽ đi đâu, không có cách nào để chuyển hướng nó. Hiện nay, đa phần các phương pháp xử lý dữ liệu và tạo báo cáo truyền thống đều rất chậm và không hoàn toàn đáng tin cậy.  Việc nhập dữ liệu bằng giấy hoặc bảng tính khiến người nhập có xu hướng mắc rất nhiều lỗi nhỏ hoặc thậm chí không bận tâm đến việc các dữ liệu nhập vào đã đủ các dữ liệu cần thiết hay chưa.

 

Phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì hiện đại giúp thu thập và xử lý dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng. Các yêu cầu sửa chữa hoặc bảo trì phòng ngừa sẽ được tạo ra, phân công, theo dõi thực hiện và đánh giá bên trong phần mềm. Sau đó, doanh nghiệp có thể kéo dữ liệu đó vào mô-đun báo cáo và tạo ra các báo cáo tự động, các biểu đồ dễ đọc và KPI dễ hiểu.

 

Khi đó sẽ giúp nhà quản lý và ban lãnh đạo doanh nghiệp có một bức tranh tổng thể về bảo trì để đưa ra các quyết định bảo trì chính xác phù hợp. Ví dụ: các doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi quyết định khi nào ngừng sửa chữa thiết bị và thay thế hoàn toàn. phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS sẽ giúp doanh nghiệp biết tài sản nào gây tốn kém nhiều nguồn lực bảo trì nhất về bộ phận, lao động và thời gian chết. Từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sửa chữa hoặc thay thế tốt nhất, không phải lo lắng về việc vứt bỏ giá trị hoặc lãng phí chi phí bảo trì.

 

d. Tăng cường chuỗi cung ứng vật tư và sản phẩm

PwC cảnh báo, “Các doanh nghiệp sản xuất nên chuẩn bị cho việc các chuỗi cung ứng toàn cầu liên tục bị suy yếu đi, tình trạng cách ly xã hội kéo dài sẽ tiếp tục gây tắc nghẽn cho chuỗi cung ứng của từng quốc gia và cả toàn cầu. Đối với bộ phận bảo trì, việc thu mua vật tư phụ cùng cũng sẽ trở nên khó khăn và tốn kém thời gian hơn bình thường.

 

Phần mềm quản lý thiết bị hiện đại giúp việc này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với việc thiết lập các ngưỡng tồn kho an toàn để theo dõi tự động và tự động cảnh báo trước khi tình trạng thiếu vật tư phụ tùng xảy ra. Từ đó giúp để đảm bảo các kỹ thuật viên luôn có đủ vật tư họ cần. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo dữ liệu lịch sử bảo trì và sửa chữa tài sản để giúp dự kiến các vật tư cần thiết cho việc bảo trì trong tương lai.

 

3. Tổng kết: Định hướng nhu cầu tương lai phù hợp để sản xuất hiệu quả với CMMS

Cuối cùng, PwC khuyến khích các công ty tìm sự cân bằng giữa các nhu cầu ngắn hạn hiện nay và dài hạn trong tương lai. Nhiều doanh nghiệp đang tập trung vào các bước giúp họ có thể tái khởi động lại hoạt động bình thường sớm nhất có thể. Nhưng PwC khuyên các doanh nghiệp cũng nên hướng tới tương lai. Những công cụ, tài sản, con người, khả năng nào họ sẽ cần hoặc hoặc phải có để đảm bảo sự phát triển ổn định lâu dài trong tương lai?

 

Các doanh nghiệp có thể sản xuất hiệu quả với CMMS thông qua việc đáp ứng các thách thức hiện tại do COVID-19 tạo ra. Đồng thời, phần mềm CMMS cũng giúp các doanh nghiệp phục hồi nhanh và vững chắc hơn sau khi dịch bệnh kết thúc. Nếu doanh nghiệp bạn đã suy nghĩ về việc nâng cấp hệ thống quản lý tài sản tại doanh nghiệp mình, cắt giảm những chi phí lãng phí không cần thiết do hỏng hóc, đã đến lúc hãy tiếp xúc với các nhà cung cấp giải pháp CMMS và tham khảo các giải pháp mà họ cung cấp. Họ sẽ giúp các doanh nghiệp có thể tìm ra giải pháp sản xuất hiệu quả với CMMS phù hợp nhất, ngay bây giờ và trong tương lai.

.