Xác định hiệu quả triển khai phần mềm doanh nghiệp bằng ROI

1. ROI – Chìa khóa xác định hiệu quả triển khai phần mềm

Có thể nói đầu tư vào công nghệ và các giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp như ERP, CRM, CMMS, EAM đã và đang trở thành một xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sự tăng trưởng, trong tình hình kinh tế toàn cầu suy thoái do dịch NCOV-19 hiện nay.

Song sự khó khăn về tài chính cùng những biến động khó lường của thị trường cũng khiến các doanh nghiệp phải thận trọng và cân nhắc kỹ lưỡng hơn khi lựa chọn triển khai các dự án công nghệ tại thời điểm này. Và một trong những điều mà các doanh nghiệp Việt băn khoăn nhất chính là dự án triển khai phải đem lại giá trị tương xứng với sự đầu tư.

Vậy đâu là chìa khóa giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả triển khai phần mềm như CMMS hay ERP ?

Trên thực tế hiện nay chưa có một công thức thống nhất nào để đo lường điều này. Song với việc áp dụng chỉ số hoàn vốn ROI, doanh nghiệp có thể hoàn toàn đánh giá được mức mức độ thành công và giá trị mang lại khi đầu tư triển khai một giải pháp phần mềm.

2. Chỉ số hoàn vốn ROI là gì ?

Chỉ số hoàn vốn (Return on Investment – ROI) là Chỉ số đánh giá mức độ hoàn vốn đầu tư của một dự án, được tính toán dựa trên số tiền hoàn vốn cụ thể và có liên quan đến chi phí đầu tư.

Xét về khía cạnh kinh tế, ROI đươc xem là thước đo hiệu quả của một khoảng đầu tư so với các khoảng đầu tư khác. Việc tính toán ROI sẽ giúp các doanh nghiệp xác định được những giá trị mà dự án đầu tư của họ trực tiếp mang lại. ROI chính là một công cụ hữu hiệu cho việc đánh giá quyết định kinh doanh quá khứ và dự đoán phương hướng đầu tư hiệu quả cho các doanh nghiệp trong tương lai.

3. Chi phí đầu tư

Chi phí đầu tư chính là toàn bộ các khoảng chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để triển khai phần mềm từ lúc bắt đầu dự án cho đến khi vận hành hoàn chỉnh. Các khoảng chi phí này thường kiểm soát được và được quy định rõ ràng trong hợp đồng triển khai của nhà cung cấp. Các chi phí này bao gồm:

Chi phí mua bản quyền phần mềm: Đây thường là loại chi phí cố định và ít thay đổi nhất từ khi báo giá đến khi ký kết hợp đồng triền khai. Những trường hợp
làm thay đổi khoảng chi phí này thường do tăng giảm số lượng bản quyền người dùng hoặc chi thêm để mở rộng thêm tính năng, thêm các form báo cáo…

Chi phí phần mềm hỗ trợ: Một số giải pháp phần mềm khi triển khai đòi hỏi phải có các phần mềm khác đi kèm để hỗ trợ hoàn thiện tính năng hoặc để đảm bảo vận hành ổn định như: phần mềm bảo mật, phần mềm office văn phòng, phần mềm SQL- Server… Khi đó doanh nghiệp cần phải đầu tư thêm các giải pháp này.

Chi phí phần cứng: với các phần mềm được cài đặt on-site, thông thường chi phí này sẽ đến từ việc đầu tư cho các máy chủ và cơ sở hạ tầng mạng để phần mềm hoạt động ổn định. Ngược lại chi phí này sẽ giảm thiểu tối đa khi doanh nghiệp lựa chọn đầu tư các giải pháp ứng dụng công nghệ đám mây cloud.

Chi phí triển khai: Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành triển khai phần mềm bao gồm: phí trả lương cho nhân viên công ty tham gia triển khai, chi phí cài đặt phần mềm, phí xây dựng cơ sở dữ liệu, phí setup, chạy thử & kiểm tra hệ thống…Cho dù là triển khai nội bộ hay thuê ngoài thì doanh nghiệp đều không thể tránh khỏi khoảng chi phí này. Nhưng cần chú ý đối với cả khoảng chi phí chưa rõ ràng hoặc khó kiểm soát như: phí đi lại, công tác hoặc trả lương ngoài giờ cho nhân viên.

Chi phí đào tạo người dùng: Đây là khoản chi phí cần thiết để đào tạo và giúp các nhân viên doanh nghiệp làm quen và sử dụng thành thạo giải pháp phần
mềm mới vào các công việc hằng ngày của họ. Khoảng chi phí này thường cố định và được tính theo ngày công cụ thể. Nhưng vẫn có thể điều chỉnh theo nhu cầu đào tạo bổ sung của doanh nghiệp nếu có.

Chi phí Quản lý thay đổi: Đây là khoảng chi phí hiếm gặp khi triển khai dự án phần mềm. Song với những dự án phức tạp và có quy mô lớn, các doanh nghiệp cần đầu tư khoảng chi phí này để thuê các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan đến và tư vấn, xây dựng thói quen mới để giúp các nhân viên thích nghi với hệ thống mới và các quy trình vận hành công việc mới đi kèm. Từ đó đảm bảo việc hệ thống phần mềm mới sẽ được vận hành hiệu quả với các tư duy đổi mới từ phía người dùng.

4. Lợi nhuận từ đầu tư

Đây chính là chỉ số quan trọng nhất trong bài toán ROI của doanh nghiệp: phần giá trị mà dự án triển khai mang lại cho doanh nghiệp. Song đây cũng là một chỉ số khó xác định nhất. Bởi lẽ không có một công thức và quy tắc cụ thể nào để tính toán được những lợi ích mà một phần mềm mang lại. Tùy từng loại phần mềm triển khai và mục tiêu mà doanh nghiệp nhắm đến mà các lợi ích đem lại sẽ không giống nhau.

Do đó để xác định chỉ số này, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định được các mục tiêu cốt lõi khi triển khai phần mềm, những vấn đề nào mà doanh nghiệp cần phần mềm giải quyết giúp họ ? Từ đó tìm ra những giá trị mà doanh nghiệp muốn đạt được từ phần mềm.

Với các giải pháp phần mềm mới, thông thường doanh nghiệp sẽ hướng tới các mục tiêu tài chính như: giảm chi phí, loại bỏ lãng phí, giảm vốn, giảm giá thành, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận…

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp quyết định áp dụng phần mềm quản lý tài sản CMMS mới, họ sẽ xem xét các điểm đo lường cụ thể như tiết kiệm được bao nhiêu chi phí bảo trì hoặc tiết kiệm chi phí bằng cách giảm thời gian ngừng máy.

Việc tăng doanh thu có thể đạt được từ việc giảm thời gian ngừng máy do hỏng hóc,
Việc giảm chi phí đạt được khi giảm sản phẩm lỗi khi thiết bị vận hành ổn định
Giảm vốn đến từ việc tồn kho vật tư phụ tùng hợp lý hơn
Về mặt cắt bỏ vốn, nếu có phần mềm quản lý hiệu quả quy trình bảo trì, doanh nghiệp sẽ không cần mở rộng nhân sự cần thiết cho công tác bảo trì vì các nhân sự sẵn có làm việc đạt năng suất hơn.

Một số lợi ích phổ biến khi các doanh nghiệp tìm đến một ứng dụng công nghệ:

Vậy làm sao để tính được lôi nhuận từ đầu tư ? Tóm lại, khi đó doanh nghiệp khi đó cần cân nhắc đến 2 loại lợi nhuận:

a. Lợi ích vô hình

Phải biết rằng chỉ số ROI thực tế được tính toán dựa trên rất nhiều yếu tố bao gồm cả những loại lợi nhuận khó định lượng và không có công thức tính toán chặt chẽ như: văn hóa doanh nghiệp, tổ chức hành chính, đào tạo nhân lực, sự đoàn kết của nhân viên…

Có rất nhiều lợi ích như vậy mà doanh nghiệp sẽ đạt được khi triển khai phần mềm nhưng do khó định lượng nên thường không được đưa vào lợi nhuận đầu tư khi tính ROI. Nhưng về bản chất chúng vẫn là những giá trị gián tiếp giúp sinh ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Do đó để đánh giá chính xác lợi nhuận đạt được từ một dự án phần mềm, doanh nghiệp cần cân nhắc đầy đủ đến các yếu tố này thông qua các lợi nhuận gián tiếp mà chúng mang lại. Chúng được gọi chung là Lợi nhuận vô hình của dự án.

b. Lợi ích hữu hình

Ngược lại với những lợi ích kể trên, đây là những lợi ích mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể tính toán lợi nhuận được thông qua việc đo đếm cụ thể:

Ví dụ 1 Khi triển khai phần mềm CMMS với mục tiêu nâng cao hiệu quả bảo trì, doanh nghiệp có thể xem xét đến các yếu tố lợi ích hữu hình như sau:

– Giảm chi phí sửa chữa thay thế: bảo trì thường xuyên giúp máy móc có tuổi thọ dài hơn, ít hư hỏng, từ đó giảm chi phí cần thiết cho sửa chữa thay mới thiết
bị.

– Giảm thời gian bảo trì: mức độ hư hỏng giảm sẽ giúp giảm thời gian cần thiết cho bảo trì sửa chữa. Đồng thời việc tồn kho vật tư hợp lý giúp giảm thời gian ngừng máy để tìm kiếm và chờ đặt mua vật tư cần thiết.

Ví dụ 2 Khi triển khai phần mềm CMMS với mục tiêu nhằm cải thiện năng suất làm việc, tăng hiệu quả hợp tác của nhân viên thì các lợi ích hữu hình nên xem xét bao gồm:

– Tần suất sử dụng phần mềm: tần suất nhân viên thực sự sử dụng phần mềm
vào trong các tác vụ công việc hằng ngày. Nhiều giải pháp phần mềm hiện nay đã được nhà sản xuất tích hợp công cụ đo lường này để giúp các doanh nghiệp đo lường độ tương thích của người dùng và các tác vụ thực tế với giải pháp của họ cung cấp. Từ đó để kịp thời điều chỉnh tối ưu hóa sản phẩm cho phù hợp với thực tế sử dụng của từng khách hàng.

– Tăng hiệu suất làm việc: là số lượng yêu cầu bảo trì sửa chữa được thực hiện và hoàn tất trong một thời gian cụ thể.

– Tiết kiệm thời gian cho các việc hành chính: Ví dụ cắt giảm thời gian tạo và duyệt các yêu cầu bảo trì, giảm thời gian viết báo cáo thủ công do việc báo cáo được phần mềm tự động xuất dữ liệu theo các form sẵn có, giảm thời
gian tìm kiếm truy xuất dữ liệu bảo trì cũ…

Từ các con số thời gian cắt giảm, lượng nhân công giảm, lượng công việc xử lý được… doanh nghiệp có thể quy đổi ra chi phí lợi nhuận tiết kiệm được dựa theo ngày công nhân viên, chi phí giấy tờ tài liệu… Tổng của tất cả chi phí này sẽ là chi phí lợi nhuận hữu hình của doanh nghiệp.
Lấy tổng chi phí lợi ích hữu hình cộng với lợi nhuận gián tiếp sinh ra từ các lợi ích vô hình sẽ ra được lợi nhuận từ đầu tư của doanh nghiệp

6. Kết quả cuối cùng

Sau khi đã xác định tổng chi phí đầu tư và lợi nhuận sinh ra khi triển khai phần
mềm, doanh nghiệp có thể tính được ROI theo phương trình đã đề cập bên trên:

ROI = ( Lợi nhuận từ đầu tư – Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư * 100

Kết quả ROI đạt được càng cao thì cho thấy hiệu quả triển khai phần mềm càng lớn. VD: Với 1 dư án phần mềm triển khai trong vòng 2 năm đạt được chỉ số ROI là 200% thì cho thấy dự án sẽ đạt tỷ lệ hoàn vốn gấp đôi sau 2 năm triển khai dự án.

Ngược lại nếu cho kết quả âm thì khi đó dự án này sẽ không sinh lãi trong khoảng thời gian xem xét. Tuy vậy, một dự án có thể không đạt hiệu quả triển khai phần mềm trong 1-2 năm đầu nhưng vài năm sau, chỉ số ROI có thể chuyển sang dương và dự án sẽ bắt đầu sinh lợi nhuận trong dài hạn. VD: ROI 1 dự án là -75% trong 1 năm đầu tư đầu tiên, cho thấy năm đầu dự án tạm thời chưa sinh ra lợi nhuận. Nhưng từ năm thứ 2 ROI dự án đạt 50% khi đó cho thấy dự án đã bắt đầu sinh lời và đạt tỷ lệ hoàn vốn một nửa.

Việc ứng dụng ROI tuy không phải là một công thức tài chính chặt chẽ để đánh giá lợi nhuận của một dự án ứng dụng phần mềm. Nhưng ROI xứng đáng là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể đánh giá toàn diện các giá trị và hiệu quả triển khai phần mềm mà doanh nghiệp đạt được từ dự án.

Theo lời của Peter Drucker, cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại, thì điều quan trọng khi triển khai một dự án là phải hiểu rõ các giá trị mà dự án đó có thể mang lại cho tổ chức.

Do đó, doanh nghiệp nên xem xét đến yếu tố ROI trước khi thực sự quyết định triển khai một dự án phần mềm nào nói chung hay giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS.

7. Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS hiệu quả

CMMS Ecomaint là giải pháp phần mềm quản lý tài sản và bảo trì phổ biến nhất Việt Nam hiện nay, Vietsoft cũng là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp giải pháp CMMS giúp cho rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp FDI lẫn SMEs đạt được lợi nhuận tối ưu từ công tác bảo trì. Một số khách hàng đang áp dụng giải pháp của Vietsoft như: VIFON, ACECOOK, NUTIFOOD, TRUNG NGUYÊN GROUP, LOTTE CHEMICAL INDUSTRY, VĨNH HOÀN GROUP, GREENFEED, VARD…

Bên cạnh chất lượng sản phẩm và giá thành hợp lý, Vietsoft còn có điểm mạnh là sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, đội ngũ tư vấn viên và kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn. Đội ngũ triển khai có chuyên môn cao, nhanh chóng hỗ trợ và hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập hệ thống, từ các vị trí lãnh đạo cho đến nhân viên, đồng thời luôn sẵn sàng hướng dẫn doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình quản lý và bảo trì tài sản sẵn có.