Bài toán cắt giảm chi phí bảo trì hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Chìa khóa nào để giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí bảo trì hiệu quả ?

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì các máy móc thiết bị và dây chuyền sản xuất luôn là những tài sản lớn và có giá trị quan trọng nhất.

 

Để duy trì các tài sản này luôn vận hành ổn định và hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải bỏ ra rất nhiều chi phí bảo trì định kỳ hằng năm. Nếu công tác bảo trì không được thực hiện hiệu quả sẽ gây ra lãng phí vô cùng to lớn cho chi phí vận hành của doanh nghiệp. Tạp chí danh tiếng trong ngành sản xuất Control Magazine đã thống kê cho thấy trung bình hằng năm các doanh nghiệp toàn cầu phải tiêu tốn 69 tỉ USD cho các hoạt động bảo trì, và khoảng chi này cũng ngày một tăng theo sự phát triển của máy móc thiết bị.

 

Từ đó có thể thấy được,  nếu được quản lý tốt, bảo trì sẽ góp phần sinh ra lợi nhuận đáng kể và trở thành một con gà đẻ trứng vàng cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

 

Vậy đâu là những nguyên nhân gây lãng phí và làm tăng chi phí bảo trì mà doanh nghiệp chưa biết  ?

 

Đầu tiên hãy cùng chúng tôi phân tích, đâu là những chi phí bảo trì mà doanh nghiệp phải bỏ ra để duy trì các tài sản thiết bị của mình vận hành hiệu quả.

 

2. Phân loại các loại chi phí bảo trì của doanh nghiệp

Hiện nay, các chi phí bảo trì thường được chia làm hai loại:

a. Chi phí bảo trì trực tiếp

Đây là loại chi phí hao tổn trực tiếp cho các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng và chăm sóc các tài sản tại doanh nghiệp bao gồm 8 loại chi phí chính:

• Lương và tiền thưởng cho nhân viên bảo trì
• Chi phí vật tư phụ tùng bảo trì
• Chi phí cho thiết bị, dụng cụ bảo trì;
• Chi phí thuê dịch vụ bảo trì bên ngoài
• Chi phí kiểm định tài sản định kỳ
• Chi phí cho các hoạt động cải tiến và sửa đổi
• Chi phí huấn luyện kỹ năng cho nhân viên bảo trì
• Chi phí quản lý bảo trì

Đây là 8 loại chi phí bề nổi mà đa phần các doanh nghiệp có thể đo đếm được dễ dàng, do đó nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn xem chúng là tất cả các chi phí phát sinh do bảo trì mang lại. Đồng thời, khi nghĩ đến cải tiến bảo trì, các doanh nghiệp thường chỉ tập trung tìm cách cắt giảm triệt để các loại chi phí trên.

 

b. Chi phí bảo trì gián tiếp

Đây là loại chi phí hao tổn về doanh thu phát sinh gián tiếp do bảo trì không hiệu quả, ngừng máy đột xuất gây ra. Loại chi phí bảo trì này bao gồm:

• Tổn thất do tuổi thọ thiết bị tài sản giảm sút
• Tổn thất năng lượng do máy móc thiết bị vận hành không hiệu quả.
• Tổn thất cho chất lượng sản phẩm tạo thành không đạt yêu cầu
• Tổn thất do năng suất sản xuất giảm sút khi máy móc hoạt động kém
• Tổn thất do hao tổn vật tư sản xuất khi máy móc hoạt động kém
• Thiệt hại do không đảm bảo an toàn lao động
• Thiệt hại do tác động xấu tới môi trường và cơ sở vật chất xung quanh
• Thiệt hại do tồn kho vật tư phụ tùng bảo trì tăng
• Thiệt hại do không thể xoay vòng vốn sản xuất
• Thiệt hại do mất khách hàng và thị trường
• Thiệt hại do mất uy tín
• Thiệt hại do vi phạm hợp đồng với khách hàng
• Thiệt hại về doanh thu và lợi nhuận
• Thiệt hại do trả lương nhân công nhưng không sản xuất

Đây mới thực sự là những chi phí bảo trì ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp nhưng do chúng không phát sinh trực tiếp mà thường chỉ diễn ra trong tương lai nên thường khó nhận ra và không được xem là chi phí bảo trì.

 

Đây là phần chìm trong tảng băng bảo trì và trong chính tư duy của các nhà quản lý. Nhiều doanh nghiệp thường chỉ để ý tới khoản tiền phải bỏ ra trước mắt cho chi phí bảo trì, cân nhắc xem chúng có thực sự cần thiết và có thể cắt giảm hay không. Nhưng lại không lường được về những thiệt hại phát sinh khi tài sản hỏng hóc và doanh nghiệp phải ngừng hoạt động.

 

3. Ví dụ về thiệt hại to lớn do bảo trì trực tiếp kém hiệu quả

Ví dụ 1:

Tiêu biểu như vụ nổ nhà máy điện hạt nhân Chernobyl vào năm 1986 khiến 125.000người chết và  50% lãnh thổ Ukraine bị nhiễm phóng xạ̣, gây thiệt hại gần 200 tỷ USD chính là một minh chứng rõ ràng cho các thiệt hại khổng lồ về cả con người lẫn chi phí phát sinh do việc công tác bảo trì trực tiếp kém hiệu quả sinh ra.

 

Ví dụ 2:

Hay như 16h10 phút ngày thứ Năm, 14/8/2003 đã xảy ra vụ mất điện trên diện rộng tại một số khu vực thuộc Đông Bắc, Trung Tây nước Mỹ  do lưới điện truyền tải quá tải. Theo tính toán của các cơ quan quản lý năng lượng Hoa Kỳ thì trong thời gian xảy ra vụ mất điện có khoảng 508 máy phát tại 265 nhà máy điện đã ngừng hoạt động gây giảm 80% tổng công suất điện toàn nước Mỹ từ 28.700W xuống còn 5.716 MW. Từ đó gây ra thiệt hại ước tính lên đến 45 tỷ USD.

 

Vào tháng 2/2004, cơ quan điều tra liên hợp Hoa Kỳ – Canada đã có báo cáo kết quả điều tra cuối cùng, theo đó một trong những nguyên nhân gây ra sự cố chính là do công ty FE “đã không nhận thức một cách đầy đủ về tình trạng xuống cấp trên lưới điện của họ”. Trong khi chi phí bảo trì toàn mạng lưới điện của Mỹ hằng năm tại thời điểm đó (năm 2003) chỉ tương đượng 1200 tỷ USD/năm hay 3,3 tỷ USD một ngày.

 

Nhìn vào đó có thể thấy, con số thiệt hại do sự cố sinh ra là gấp 13,6 lần so với chi phí bảo trì trực tiếp mang lại. Và đó cũng chỉ mới là một phần thiệt hại trong bức tranh tổng thể  khi mà công tác bảo trì trực tiếp bị lãng quên và cắt giảm quá mức.

 

4. Bài toán chiến lược bảo trì hiệu quả cho doanh nghiệp

Như vậy chiến lược bảo trì hiệu quả nhất của doanh nghiệp hiện nay chính là cần xem xét và đánh giá toàn bộ chi phí bảo trì trực tiếp lẫn gián tiếp của mình. Từ đó cần đầu tư hiệu quả  vào 8 loại chi phí bảo trì trực tiếp sao cho  tổng chi phí bảo trì (Bao gồm cả trực tiếp và gián tiếp)  là nhỏ nhất cả phần trên và phần dưới tảng băng.

 

Đã đến lúc chúng ta cần loại bỏ tư duy bảo trì cũ  “hư đâu sửa đó”, “dùng hỏng thì sửa, không sửa được thì thay” đang tồn tại trong các doanh nghiệp Việt hiện nay. Thay vì cắt giảm chi phí bảo trì trực tiếp một cách vô tội vạ, rút gọn hết mức các công tác bảo trì cần thiết thì đã đến lúc cần cải thiện và chú trọng đầu tư đúng mức cho công tác bảo trì tài sản tại doanh nghiệp. Đây mới chính là chìa khóa quan trọng nhất giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí bảo trì và đạt được lợi nhuận tối ưu từ các hoạt động bảo trì mang lại.

 

Theo nghiên cứu thế giới, nếu một doanh nghiệp làm tốt công tác quản lý bảo trì có thể mang lại những lợi ích rõ ràng như:

 

• Tăng 15 đến 25% thời gian chạy máy, năng suất sản xuất
• Tăng 20 đến 30% năng suất của đội ngũ bảo trì
• Giảm từ 10 đến 25% yêu cầu sửa chữa khẩn cấp
• Giảm 20 đến 30% lượng tồn kho phụ tùng
• Giảm từ 10 đến 20% năng lượng tiêu thụ
• Cải thiện hiệu quả tuổi thọ sản phẩm cũng như an toàn
• Cải thiện môi trường xung quanh

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS của Vietsoft chính là một trong những chìa khóa giúp cải thiện công tác bảo trì trực tiếp và cắt giảm chi phí bảo trì hiệu quả,