0. Xác định hiệu quả bảo trì chính xác bằng CMMS
Mục tiêu cuối cùng của việc ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là tăng hiệu quả bảo trì, tăng hiệu suất sản xuất bằng máy móc thiết bị. Do đó, nhiều doanh hiện nay đã và đang đầu tư đáng kể thời gian, nhân lực và tài chính vào giải pháp này với mong muốn đạt được lợi nhuận dưới dạng tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất.
1. Vậy làm sao để đo lường và xác định hiệu quả bảo trì bằng phần mềm CMMS ?
Ở một mức độ nhất định, các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS đều có các cơ chế đo lường năng suất bảo trì và hiệu suất sử dụng thiết bị OEE khác nhau. Nhưng nhìn chung tất cả phần mềm CMMS đều sẽ đo lường các thông số này và sau đó xử lý để tạo thành các báo cáo và đồ thị trực quan giúp người dùng dễ dàng xem xét và đánh giá hiệu quả công tác bảo trì và sử dụng tài sản.
Tùy theo từng nhà cung cấp sản phẩm mà giải pháp CMMS sẽ có những biểu mẫu đồ thị và báo cáo sẽ khác nhau phụ thuộc vào tư duy thiết kế và sự am tường về lĩnh vực quản lý tài sản và bảo trì của nhà cung cấp. Ví dụ như tại Vietsoft,đội ngũ lập trình sản phẩm đều có kinh nghiệm nhiều năm tư vấn và xây dựng các biểu mẫu báo cáo theo chuẩn mực của từng lĩnh vực công nghiệp và các đặc thù riêng tại doanh nghiệp khách hàng. Ngoài ra Vietsoft còn nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia trong lĩnh vực bảo trì công nghiệp trực thuộc Đại học Bách Khoa TPHCM. Do đó các báo cáo và biểu đồ công việc trong giải pháp CMMS Ecomaint của Vietsoft luôn đáp ứng được mọi yêu cầu đo lường và xác định hiệu quả bảo trì của khách hàng đặt ra.
Ngoài ra, để đảm bảo việc xác định hiệu quả bảo trì của của các báo cáo mà phần mềm CMMS cung cấp, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến một số yếu tố khác bao gồm:
2 Thu thập đầy đủ và đa dạng các dữ liệu bảo trì.
Chìa khóa đầu tiên để đo lường và xác định hiệu quả phần mềm CMMS mang lại chính là cơ sở dữ liệu của phần mềm. Cần nhớ rằng, mọi phần mềm chỉ hoạt động tốt khi người dùng cung cấp cho nó đầy đủ dữ liệu cần thiết để xử lý. Vd như các kết quả công việc bảo trì trong một tháng không được ghi nhận đầy đủ vào phần mềm, thì khi xuất báo cáo hiệu quả công tác bảo trì trong tháng đó phần mềm chỉ tính toán hiệu quả này dựa vào những số liệu công việc được ghi nhận. Từ đó tạo ra sai số của kết quả trong báo cáo và khiến cho ban lãnh đạo không thể đánh giá đúng về hiệu quả công việc cũng như hiệu quả mà phần mềm CMMS mang lại khi so sánh với các kết quả trong quá khứ khi chưa sử dụng phần mềm.
Do đó, để đo lường và xác định hiệu quả phần mềm CMMS chính xác thì yếu tố quan trọng hàng đầu chính là đảm bảo rằng mỗi tài sản và tác vụ bảo trì đều được ghi lại và lập danh mục chính xác trong hệ thống CMMS. Đó là cơ sở để phần mềm CMMS lọc ra và tính toán thành các chỉ số hiệu suất KPI, OEE hoàn chỉnh. Các chỉ số này sẽ cho phép các nhà quản lý đo lường hiệu quả của một bộ phận và xác định các khu vực để cải thiện. Đồng thời so sánh với các chỉ số hiệu suất trong quá khứ với hiệu suất hiện tại hoặc so sánh hiệu suất của bộ phận triển khai phần mềm và với các bộ phận chưa triển khai, từ đó giúp người quản lý đánh giá được lợi ích cụ thể mà phần mềm mang lại.
3. Xác định các kết quả chính phải có cho từng loại báo cáo
Có một lượng dữ liệu chi tiết trong cơ sở dữ liệu là điều kiện tiên quyết đầu tiên nhưng chưa đủ để có được một báo cáo chính xác và hiệu quả mà ban lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn. Hãy xác định các kết quả chính cần thể hiện ra trong từng báo cáo dựa theo mục đích của báo cáo đó. Đồng thời loại ra những kết quả không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích của loại báo cáo đó.
Điều này rất quan trọng, bởi lẽ với vô số dữ liệu mà phần mềm thu thập sẽ cho phép phần mềm tính toán được nhiều kết quả và thông số khác nhau, nhưng không phải tất cả chúng đều sẽ cần thiết cho ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét. Do đó cần dựa vào đặt thù của mỗi doanh nghiệp và những mục tiêu bảo trì mà ban lãnh đạo đề ra để từ đó lựa chọn những kết quả phù hợp nhất cho họ. Điều đó sẽ giúp giảm thời gian xem xét các báo cáo và đưa ra các quyết định từ ban lãnh đạo, hơn thế nữa việc chỉ tập trung vào những số liệu quan trọng nhất sẽ giúp ban lãnh đạo dễ dàng đánh giá và đưa ra các quyết định chính xác hơn là khi họ bị phân tâm bởi một rừng các kết quả trong một bản báo cáo.
Ví dụ như:
Các báo cáo công tác bảo trì sữa chữa : Với các báo cáo này cần có các kết quả thực hiện của tất cả hoạt động và nhiệm vụ bảo trì phòng ngừa đã thực hiện. Trong đó cần thể hiện được Tổng số công việc đã thực hiện, kết quả công việc, thời gian thực hiện công việc trung bình từ lúc lên lịch cho đến khi hoàn tất… ban lãnh đạo có thể sử dụng báo cáo như thế này để xác định các kỹ thuật viên bảo trì làm việc hiệu quả nhất. Do đó, các kỹ thuật viên hiệu quả nhất có thể liên tục được giao cho các nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ và được khen thưởng cụ thể khi hiệu suất công việc vượt quá hạng mức đặt ra.
Các báo cáo về tổng chi phí bảo trì theo loại tài sản hoặc từng tài sản: Các báo cáo này phải cung cấp được bảng thống kê chi tiết từng loại chi phí phát sinh liên quan đến công tác bảo trì, sữa chữa các tài sản đó, tỷ lệ giữa các loại chi phí trong một khoảng thời gian xác định… từ đó sẽ giúp ban lãnh đạo có thể sử dụng báo cáo này để so sánh chi phí thực của các tài sản có liên quan hoặc có thể so sánh theo thời gian và đưa ra quyết định quan trọng khi đến lúc phải thay thế một tài sản.