1. Vấn đề ứng dụng phần mềm CMMS hiệu quả ngày nay
Làm sao để bảo trì máy móc thiết bị hiệu quả ?
Làm sao để giảm chi phí bảo trì một cách hiệu quả nhất ?
Làm sao để sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị ?
Làm sao để tăng tuổi thọ thiết bị hiệu quả nhất ?
Đó là những câu hỏi quen thuộc mà ban lãnh đạo thường đặt ra cho bộ phận bảo trì ở mỗi doanh nghiệp. Có thể nói, ngày nay hai từ “HIỆU QUẢ” chính là mục tiêu công việc hàng đầu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đặt ra cho bộ phận bảo trì của họ. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi mà phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS, công cụ giúp tối ưu hóa công tác quản lý tài sản và bảo trì, ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm và triển khai rộng rãi.
Vậy làm sao để ứng dụng phần mềm CMMS hiệu quả nhất vào quản lý bảo trì ?
Bài viết sau, Vietsoft sẽ đưa ra những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý xây dựng để ứng dụng phần mềm CMMS hiệu quả nhất.
2. Yếu tố thứ 1: Xây dựng chiến lược bảo trì phù hợp.
Về cơ bản, mục tiêu của bảo trì máy móc thiết bị là nhằm duy trì tính ổn định và hiệu quả vận hành cho các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp với chi phí tốt nhất. Do đó để đạt được các mục tiêu này, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải xác định cho mình các chiến lược bảo trì rõ ràng, phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp của mình làm tiền đề để tạo ra các kế hoạch công việc cụ thể.
Khi đó, việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS sẽ là công cụ hữu hiệu nhất để giúp doanh nghiệp điều hành và giám sát việc thực tế hóa các chiến lược bảo trì này. Phần mềm giúp bộ phận bảo trì và các ban ngành liên quan có thể phối hợp lập ra các kế hoạch bảo trì phù hợp theo chiến lược sẵn có. Phân công công việc cho các nhân sự liên quan, giám sát việc thực hiện và đánh giá kết quả thông qua các tính năng báo cáo trên phần mềm. Việc phối hợp nhân sự giữa các phòng ban thông qua phần mềm sẽ giúp tạo độ tin cậy giữa các bộ phận, đồng thời đảm bảo mọi người cùng chung tay thực hiện các công tác bảo trì theo chiến lược đã lập ra.
Các chiến lược bảo trì hiệu quả khi triển khai cùng phần mềm CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí sửa chữa, bảo trì. Đảm bảo việc sử dụng vật tư hiệu quả, tránh lãng phí và hao hụt vật tư. TỪ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng chi phí lớn mà vẫn đảm bảo hiệu quả công tác bảo trì.
Những chính sách được để ra cụ thể hóa cho việc tăng năng suất làm việc của máy móc, đảm bảo độ an toàn,tình trạng hoạt động được theo dõi kĩ lưỡng,tính ổn định cao, chỉ tiêu nhà quản lý vì vậy được tăng lên theo những tính toán và cách sắp xếp hợp lí. Để đạt được mục tiêu này, các nhà máy sản xuất cần lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì thiết bị đúng và phù hợp với mục tiêu, là tiền đề phát triển trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Yếu tố thứ 2: Lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS phù hợp
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS phù hợp cho nhiều lĩnh vực doanh nghiệp và quy mô khác nhau. Nhưng, mỗi giải pháp sẽ đều có những ưu khuyết điểm nhất định và không một giải pháp nào là thực sự tối ưu hoàn toàn. Vì vậy để ứng dụng phần mềm CMMS hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần xác định được những giải pháp nào thực sự phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
9 bước giúp các doanh nghiệp xác định được giải pháp CMMS phù hợp nhất với doanh nghiệp:
Bước 1: Xác định chính xác các mục tiêu hàng đầu cần đạt được khi triển khai phần mềm CMMS. Đây chính là những yếu tố cốt lõi mà phần mềm CMMS cần phải đáp ứng được để có thể mang lại hiệu quả sau khi ứng dụng.
Bước 2: Thống kê toàn bộ nhân sự bảo trì, số lượng tài sản, vật tư phụ tùng sẽ quản lý bằng phần mềm CMMS. Từ đó xác định được quy mô quản lý mà phần mềm CMMS cần đáp ứng.
Bước 3: Xem xét lại toàn bộ lịch sử bảo trì, quy trình bảo trì để xác định đặc thù bảo trì của doanh nghiệp. Từ đó có cơ sở giúp xem xét đối chứng xem cách thức quản lý và giám sát của phần mềm có phù hợp với thực tế doanh nghiệp hay không.
Bước 4: lập danh sách toàn bộ những nhân sự sẽ sử dụng phần mềm, từ đó đánh giá tổng thể năng lực và trình độ của họ về chuyên môn và kỹ năng công nghệ thông tin ở mức độ nào. Từ đó xem xét xem giải pháp CMMS đó có phù hợp với năng lực và trình độ của họ hay không.
Bước 5: Thu thập ý kiến của tất cả nhân sự sẽ sử dụng phần mềm về những khía cạnh công việc mà họ mong muốn phần mềm CMMS sẽ giúp họ đạt được. Từ đó thống kê lại thành một danh sách các yêu cầu thực tế để so sánh với các tính năng phần mềm cung cấp. Giúp đánh giá được tính hiệu quả thực tiễn của phần mềm với từng bộ phận liên quan.
Bước 6: Dựa vào tất cả thông tin kể trên sẽ giúp doanh nghiệp định hình cơ bản về quy mô và những tính năng phải có đối với một phần mềm CMMS phù hợp. Từ đó, dự trù khoảng ngân sách phù hợp để có được một giải pháp như vậy.
Bước 7: Thu thập và tham khảo thông tin của những nhà cung cấp giải pháp phần mềm CMMS khác nhau. Đối chiếu với các yêu cầu đã có tại 6 bước trước để lựa chọn ra những giải pháp đáp ứng tốt nhất.
Bước 8: Hẹn gặp mặt các nhà cung cấp giải pháp phù hợp. Từ đó trao đổi cụ thể giữa 2 bên về những vấn đề mà giải pháp chưa đáp ứng được, đồng thời xem demo hoặc dùng thử phần mềm kiểm chứng thực tế giải pháp.
Bước 9: Họp tổng kết và đưa ra quyết định.
4. Yếu tố thứ 3: Xây dựng hệ thống quản lý tài sản thiết bị chặt chẽ và khoa học hơn
Với việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS, bộ phận kỹ thuật bảo trì sẽ được giảm tải đáng kể khối lượng công việc. Họ không còn bị quá tải trong mớ yêu cầu bảo trì xuất hiện do máy móc thường xuyên hư hỏng, đồng thời dễ dàng tìm ra các nguyên nhân sự cố và khắc phục chúng nhờ kho dữ liệu lịch sử bảo trì có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Việc lập kế hoạch bảo trì cũng được phần mềm hỗ trợ đáng kể. Từ đó giúp cho các kỹ thuật viên có thêm thời gian để tiến hành xây dựng một hệ thống quản lý tài sản thiết bị chặt chẽ và khoa học hơn.
Các kỹ thuật viên có thể mã hóa toàn bộ trang thiết bị tài sản và các vật tư phụ tùng liên quan. Sau đó tạo các mã barcode ứng với từng mã tài sản, vật tư để quản lý chúng thông qua chức năng tích hợp quản lý barcode của phần mềm CMMS. Từ đó giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, thông tin kiểm toán bảo trì được thu thập nhanh chóng hiệu quả và hạn chế được những thất thoát rủi ro có thể phát sinh.
5. Tổng kết
Từ những yếu tố kể trên nếu được triển khai hiệu quả cùng phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp tái cơ cấu và hoàn thiện hệ thống quản lý bảo trì tài sản tại doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự thay đổi toàn diện cho bộ mặt bảo trì của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có chiến lược bảo trì rõ ràng và toàn diện
- Các kế hoạch bảo trì được cụ thể hóa và gắn kết các phòng ban liên quan.
- Các bộ phận phối hợp nhịp nhàng cùng hướng tới một mục tiêu chung là bảo trì hiệu quả.
Một khi đạt được những tiêu chí đó, chính là doanh nghiệp đã xây dựng thành công văn hóa bảo trì theo chuẩn world class. Đây chính là sức bật giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành, tạo ra sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trên thương trường và còn tiến xa hơn trong tương lai phía trước.