9 tác động tiêu cực downtime ngoài kế hoạch và biện pháp loại bỏ

Thời gian chết Downtime ngoài kế hoạch trong sản xuất không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất máy móc mà còn gây ra những thiệt hại kinh tế đáng kể cho doanh nghiệp. Tác động của downtime ngoài kế hoạch được thể hiện qua nhiều khía cạnh từ chi phí trực tiếp (chi phí sửa chữa, thay thế linh kiện) đến chi phí gián tiếp (mất khách hàng, giảm doanh thu).

I. Khái Niệm Thời Gian Chết Trong Sản Xuất

Trong môi trường sản xuất, thời gian chết trong sản xuất (Downtime) là khoảng thời gian mà nhà sản xuất không còn sản xuất hàng hóa được nữa. Điều này có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, từ lỗi thiết bị, bảo trì theo lịch trình không đúng cho đến các vấn đề về lao động hoặc nguồn cung.

II. Phân Loại Downtime Theo Nguyên Nhân

Thời gian chết trong sản xuất có thể được phân chia thành hai loại chính: theo kế hoạch và không có kế hoạch. Mỗi loại đều có những đặc điểm và tác động riêng.

1. Downtime Theo Kế Hoạch

Downtime theo kế hoạch là những khoảng thời gian ngừng hoạt động đã được dự kiến và lên lịch từ trước. Điều này bao gồm:

Bảo trì máy móc: Thực hiện các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng định kỳ nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động ổn định.
Thay đổi sản phẩm: Khi nhà máy chuyển đổi từ sản xuất sản phẩm này sang sản phẩm khác, cần thời gian để điều chỉnh quy trình và máy móc phù hợp.

2. Downtime Ngoài Kế Hoạch

Downtime ngoài kế hoạch là các sự cố xảy ra bất ngờ và không có thông báo trước, bao gồm:

Trục trặc máy móc: Máy móc gặp trục trặc, hỏng hóc cần phải thay thế hoặc sửa chữa.
Sự cố mạng: Vấn đề về internet có thể làm gián đoạn hoạt động của nhà máy.
Bảo trì không đầy đủ: Khi máy móc không được bảo trì đầy đủ, dẫn đến thời gian ngừng hoạt động kéo dài và ảnh hưởng đến an toàn lao động.

III. Tác động tiêu cực downtime ngoài kế hoạch

1. Mất Mát Doanh Thu Trực Tiếp

Khi một dây chuyền sản xuất bị ngừng hoạt động do downtime ngoài kế hoạch, doanh nghiệp không thể sản xuất và bán sản phẩm, dẫn đến giảm doanh thu trực tiếp. Nếu downtime ngoài kế hoạch kéo dài hoặc diễn ra thường xuyên, doanh thu hàng năm có thể giảm đáng kể. Tiêu biểu như Một dây chuyền sản xuất thực phẩm bị dừng hoạt động trong một ngày có thể mất hàng trăm nghìn USD do không thể sản xuất và cung ứng sản phẩm đúng hạn, khiến doanh nghiệp lỡ mất nhiều đơn hàng lớn.

2. Chi Phí Sửa Chữa và Bảo Trì

Mỗi lần downtime ngoài kế hoạch xảy ra, doanh nghiệp phải chi trả chi phí để sửa chữa và bảo trì thiết bị. Đối với các thiết bị phức tạp hoặc đòi hỏi linh kiện đắt tiền, chi phí này có thể rất cao. Ngoài ra, nếu thời gian chết xảy ra thường xuyên, chi phí bảo trì sẽ tăng lên do tần suất sửa chữa.Trong ngành công nghiệp nặng, chi phí bảo trì máy móc lớn có thể lên đến hàng nghìn USD mỗi lần sửa chữa, làm tăng chi phí vận hành của doanh nghiệp.

3. Tăng Chi Phí Nhân Công

Khi downtime ngoài kế hoạch xảy ra, nhân viên sản xuất không thể tiếp tục công việc của mình, dẫn đến lãng phí thời gian và chi phí nhân công. Doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên trong thời gian downtime ngoài kế hoạch, thậm chí có thể phải chi trả thêm phụ cấp nếu cần tăng ca để bù đắp sản lượng bị mất.

Nếu một dây chuyền sản xuất phải ngừng hoạt động trong ca làm việc, doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho toàn bộ nhân viên ca đó dù không có sản phẩm nào được sản xuất.

4. Mất Khả Năng Cạnh Tranh và Mất Khách Hàng

Downtime ngoài kế hoạch kéo dài hoặc thường xuyên có thể khiến doanh nghiệp không đáp ứng kịp các đơn hàng của khách hàng, dẫn đến mất uy tín và khả năng cạnh tranh. Khách hàng có thể chuyển sang đối thủ cạnh tranh để tìm kiếm sự ổn định trong nguồn cung ứng, dẫn đến mất khách hàng lâu dài.

5. Chi Phí Cơ Hội Do Mất Thời Gian Sản Xuất

Thời gian sản xuất bị gián đoạn đồng nghĩa với việc mất đi cơ hội sản xuất thêm sản phẩm và tăng trưởng doanh thu. Thời gian chết kéo dài sẽ làm giảm công suất và ảnh hưởng đến khả năng mở rộng sản xuất trong tương lai.

6. Giảm Năng Suất và Tăng Chi Phí Sản Xuất Chung

Downtime ngoài kế hoạch làm giảm năng suất sản xuất khi sản lượng đầu ra giảm nhưng chi phí cố định vẫn phải trả, dẫn đến tăng chi phí sản xuất chung. Điều này làm giảm khả năng sinh lợi của sản phẩm và làm tăng giá thành sản phẩm đầu ra, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh. Nếu một công ty sản xuất phải chi thêm nhiều chi phí cho các thiết bị thay thế trong thời gian downtime ngoài kế hoạch, chi phí sản xuất chung sẽ tăng lên và giá thành sản phẩm sẽ cao hơn so với đối thủ cạnh tranh.

7. Chi Phí Bảo Hiểm và Tổn Thất Do Tai Nạn Lao Động

Downtime ngoài kế hoạch không được kiểm soát có thể gây ra sự cố nguy hiểm và tai nạn lao động, làm tăng chi phí bảo hiểm và các khoản bồi thường cho nhân viên. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến chi phí trực tiếp mà còn tác động xấu đến môi trường làm việc và tinh thần của nhân viên.

8. Tác Động Lâu Dài Đến Độ Bền Của Thiết Bị

Downtime ngoài kế hoạch thường xuyên có thể ảnh hưởng đến tuổi thọ của thiết bị, khiến thiết bị bị hao mòn và giảm tuổi thọ sử dụng. Điều này dẫn đến chi phí tăng cao trong việc mua sắm và thay thế thiết bị mới để duy trì năng suất sản xuất.

Nếu máy móc bị downtime ngoài kế hoạch liên tục do bảo trì không đúng cách, doanh nghiệp sẽ phải sớm đầu tư thiết bị mới, dẫn đến tăng chi phí đầu tư và ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính.

9. Tác Động Lên Tinh Thần và Năng Suất Lao Động Của Nhân Viên

Thời gian chết không chỉ ảnh hưởng đến năng suất sản xuất mà còn tác động tiêu cực đến tinh thần và động lực làm việc của nhân viên. Khi các thiết bị thường xuyên gặp sự cố, nhân viên có thể cảm thấy bất an, mệt mỏi và mất tập trung, từ đó làm giảm năng suất lao động.

Nếu nhân viên liên tục phải dừng công việc do downtime ngoài kế hoạch và sau đó phải làm việc tăng ca để bù đắp, tinh thần làm việc của họ sẽ giảm sút, từ đó ảnh hưởng đến năng suất tổng thể của công ty.

IV. Các Biện Pháp Kiểm Soát và Loại Bỏ Downtime Ngoài Kế Hoạch hiệu quả

Downtime ngoài kế hoạch là một trong những nguyên nhân chính làm giảm hiệu suất và gia tăng chi phí trong sản xuất. Do đó, việc áp dụng các biện pháp kiểm soát và loại bỏ downtime ngoài kế hoạch là cần thiết để tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu tổn thất cho doanh nghiệp. Dưới đây là các giải pháp chi tiết để kiểm soát downtime hiệu quả.

1. Xây Dựng Kế Hoạch Bảo Trì Định Kỳ (Preventive Maintenance)

Doanh nghiệp cần xây dựng một lịch trình bảo trì định kỳ cho các thiết bị sản xuất, bao gồm việc kiểm tra, vệ sinh, thay thế các linh kiện quan trọng trước khi chúng bị mòn hoặc hư hỏng. Từ đó giúp giảm nguy cơ downtime đột xuất, kéo dài tuổi thọ thiết bị, và duy trì hiệu suất sản xuất ổn định.

2. Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Bảo Trì CMMS (Computerized Maintenance Management System)

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình bảo trì, giúp dễ dàng theo dõi tình trạng thiết bị và lập kế hoạch bảo trì hiệu quả. Thông qua phần mềm CMMS để quản lý lịch bảo trì, lưu trữ thông tin bảo trì, theo dõi tình trạng thiết bị theo thời gian thực và dự đoán nhu cầu bảo trì sẽ giúp cung cấp dữ liệu chính xác để doanh nghiệp lên kế hoạch bảo trì một cách khoa học, giảm downtime ngoài kế hoạch, và tăng khả năng sẵn sàng của thiết bị.

3. Thực Hiện Bảo Trì Dự Phòng (Predictive Maintenance)

Chiến lược bảo trì dự phòng là một trong những chiến lược bảo trì hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường trước khi hư hỏng xảy ra, nhờ vào các công nghệ dự đoán hiện đại. Thông qua việc ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu và cảm biến giám sát để đo lường và phân tích tình trạng hoạt động của thiết bị, từ đó dự đoán khả năng hỏng hóc, giảm downtime ngoài kế hoạch, tối ưu chi phí bảo trì và nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị.

Ví dụ: Sử dụng công nghệ IoT để giám sát nhiệt độ và độ rung của máy móc. Khi các chỉ số này vượt ngưỡng, hệ thống sẽ cảnh báo sớm để kỹ thuật viên can thiệp kịp thời.

4. Đào Tạo Nhân Viên Về Bảo Trì Tự Quản (Autonomous Maintenance)

Triển khai chương trình bảo trì tự quản AM sẽ giúp nâng cao ý thức và kỹ năng của nhân viên trong việc bảo trì thiết bị đơn giản để tránh downtime ngoài kế hoạch.

Chương trình này sẽ bao gồm việc đào tạo nhân viên vận hành về các quy trình bảo trì cơ bản, như làm sạch, bôi trơn và kiểm tra thiết bị, để họ có thể phát hiện và xử lý các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Từ đó giúp giảm tải cho bộ phận bảo trì, tăng cường sự chủ động của nhân viên, và giảm downtime bất ngờ.

Ví dụ: Nhân viên tại dây chuyền sản xuất thường xuyên kiểm tra các bộ phận quan trọng như băng tải và động cơ để phát hiện các bất thường ngay từ sớm.

5. Ứng Dụng Công Nghệ IoT và Cảm Biến Để Giám Sát Trực Tiếp Thiết Bị

Công Nghệ IoT và Cảm Biến là một phần không thể tách rời khỏi chiến lược bảo trì dự đoán. Với sự hỗ trợ của các giải pháp này, doanh nghiệp có thể giám sát liên tục và phát hiện nhanh chóng các bất thường, từ đó kịp thời xử lý trước khi downtime xảy ra. Các cảm biến IoT để thu thập dữ liệu hoạt động của thiết bị và giám sát thông số như nhiệt độ, độ rung, và áp suất theo thời gian thực.

6. Tối Ưu Hóa Quy Trình Quản Lý Sự Cố (Incident Management)

Đây là một trong những biện pháp đơn giản và mang lại hiệu quả nhanh chóng trong việc giảm downtime đột xuất do các sự cố phát sinh. Biện pháp này tập trung vào việc phân tích và xây dựng một quy trình xử lý sự cố nhanh chóng và hiệu quả ngay khi phát sinh.

Thiết lập quy trình quản lý sự cố sẽ bao gồm xây dựng các hệ thống cảnh báo sự cố hiệu quả, các biểu mẫu báo cáo giúp nhận diện nhanh chóng vấn đề, cơ chế cảnh báo và điều phối nguồn lực giải quyết sự cố nhanh chóng. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một hệ thống và đội ngũ sẵn sàng có thể ứng phó kịp thời khi downtime xảy ra, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn lâu.

Ví dụ: Doanh nghiệp có thể ứng dụng các hệ thống giám sát sản xuất và cảnh báo lỗi ANDON để tự động hoá việc phát hiện và cảnh báo khi có bất kỳ vấn đề nào gây gián đoạn sản xuất.

7. Lập Kế Hoạch Phụ Tùng Thay Thế và Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả

Đảm bảo luôn có sẵn vật tư phụ tùng bảo trì và nguyên vật liệu sản xuất cũng là một trong những yếu tố quan trọng để giảm thời gian ngừng máy do thiếu nguyên vật liệu sản xuất hay khi có sự cố hỏng hóc xảy ra.

Doanh nghiệp cần đảm bảo một chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả cũng như lên chiếc lược kiểm tra tồn kho định kì để đảm bảo nguyên vật liệu hay vật tư phụ tùng bảo trì sẽ luôn sẵn sàng khi cần đến.

Thông thường các Nhà máy sản xuất thường dự trữ sẵn các linh kiện như bạc đạn và dây curoa vì đây là những bộ phận dễ hỏng và cần thay thế thường xuyên.

Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể triển Khai các Hệ Thống Quản Lý Tồn Kho Tự Động (Automated Inventory Management) để Dự đoán và đáp ứng nhu cầu nguyên phụ liệu, vật tư một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống quản lý tồn kho tự động có thể đặt hàng bổ sung khi lượng tồn kho gần hết, đảm bảo không phát sinh tình trạng ngừng sản xuất do thiếu nguyên phụ liệu và vật tư.

8. Kiểm Tra Định Kỳ Chất Lượng Hệ Thống Điện và Các Yếu Tố Hỗ Trợ Sản Xuất

Đảm bảo các yếu tố hỗ trợ, như hệ thống điện và khí nén, hoạt động ổn định cũng là một yếu tố hiệu quả trong việc tránh downtime không mong muốn. Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ hệ thống điện, hệ thống khí nén, hệ thống làm mát và các yếu tố phụ trợ khác trong nhà máy, đảm bảo các hệ thống này luôn hoạt động liên tục và ổn định

9. Đánh Giá Hiệu quả các biện pháp loại bỏ Downtime đột xuất

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ hiệu quả của các biện pháp kiểm soát downtime và điều chỉnh chiến lược phù hợp theo tình hình thực tế. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần Đo lường và đánh giá downtime theo các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) đánh giá hiệu quả loại bỏ downtime đột xuất như:

Mean Time Between Failures (MTBF) – Thời Gian Trung Bình Giữa Các Lần Hỏng Hóc
Mean Time to Repair (MTTR) – Thời Gian Sửa Chữa Trung Bình
Overall Equipment Effectiveness (OEE) – Hiệu Suất Thiết Bị Tổng Thể
Downtime Frequency – Tần Suất Downtime
Downtime Duration – Thời Lượng Downtime
Cost of Downtime – Chi Phí Downtime
Percentage of Unplanned Downtime – Tỷ Lệ Downtime Ngoài Kế Hoạch
Failure Rate – Tỷ Lệ Hỏng Hóc
Asset Reliability – Độ Tin Cậy Của Thiết Bị
Work Order Completion Rate – Tỷ Lệ Hoàn Thành Lệnh Công Việc bảo trì trong thời gian quy định

Theo dõi các chỉ số này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt downtime, đảm bảo thiết bị vận hành ổn định, giảm chi phí, và nâng cao hiệu suất sản xuất.

V. Kết Luận:

Việc giảm thiểu downtime ngoài kế hoạch là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. Để kiểm soát downtime ngoài kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai các chiến lược quản lý bảo trì tiên tiến như hệ thống quản lý bảo trì CMMS, hệ thống quản lý sản xuất ANDON, áp dụng chiến lược bảo trì định kỳ và đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực xử lý sự cố. Các giải pháp này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và tạo ra lợi nhuận bền vững trong dài hạn.