Triển khai phần mềm cần những gì? Vai trò các bên tham gia và cách thức triển khai thành công
Triển khai ERP cần làm gì? Vai trò của các bên tham gia cùng cách thức triển khai như thế nào luôn là vấn đề lớn đối với các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để xác định khi triển khai ERP cần làm gì? Chủ doanh nghiệp cần nắm rõ các vấn đề dưới đây:
1. Xác định vai trò của các bên tham gia khi triển khai ERP
Trước khi triển khai ERP, cả hai bên khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất lập ra ban quản lý dự án bao gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp như phó giám đốc và nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ có nhiệm vụ thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đưa ra các đề xuất cho hệ thống với các mục tiêu cụ thể kèm theo thời gian hoàn thành.
Tiếp theo, cần có các nhân sự khi triển khai ERP như dưới đây. Cụ thể:
* Về phía khách hàng: Cần một quản lý dự án triển khai ERP. Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. * Yêu cầu với người quản lý: Đây là cán bộ có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết. Nhiệm vụ của người này là thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ triển khai ERP.
* Về phía nhà triển khai:
Bên triển khai ERP cần người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách triển khai dự án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật. Nhiệm vụ của tư vấn triển khai ERP là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua người quản lý dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai ERP, người tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra. – Người tư vấn quản lý rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý sẽ giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp. – Người tư vấn hệ thống là chuyên gia về phần mềm ERP sẽ triển khai cho khách hàng. Người tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành phần lớn công việc trong quá trình triển khai ERP. Đối tác chính của tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng thử nghiệm. – Tư vấn kỹ thuật với trách nhiệm của tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ,…) để hệ thống mới có thể chạy được. Nhiệm vụ của tư vấn kỹ thuật là giải quyết các vấn đề chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống, cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng.
* Người dùng thử nghiệm: Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người dùng này sẽ theo sát các tư vấn triển khai ERP trong suốt thời gian triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ dùng thử nghiệm hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Đây là người được nhà triển khai ERP đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Sau khi kết thúc quá trình triển khai ERP, người dùng này sẽ là người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chỉ định người dùng cần cân nhắc các yếu tố như chọn người có năng lực, % thời gian họ dành cho dự án.
* Phụ trách chất lượng: Người quản lý chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Vai trò chính của người này là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án.
2. Cách thức triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam để đạt được thành công
Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng Nhà triển khai ERP cần cung cấp dịch vụ sẽ khảo sát: hệ thống hạ tầng, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này. Từ thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu hơn về hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần hoàn thiện nội dung gì.
Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở Trước khi tiến hành triển khai thì 2 bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà triển khai ERP cùng doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như: Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án… Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.
Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP là quá trình chính và dài nhất. Trong đó, nhà cung cấp tiến hành khảo sát, thiết lập, chỉnh sửa hệ thống ERP và đào tạo để những người tham gia trực tiếp vào hệ thống có thể sử dụng được phần mềm.
Bước 5: Nghiệm thu dự án triển khai ERP Thời gian triển khai ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Thường dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đã đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết. Tuy nhiên, sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt.
3. Các lưu ý để thành công
Nhà triển khai ERP đưa chi phí dịch vụ thấp hơn chi phí License thì có nghĩa là đã đem đến rủi ro cho dự án.
Nhà triển khai ERP cam kết hoàn thành dự án trong thời hạn quá ngắn thì doanh nghiệp cần xem xét lại.
Một kế hoạch mà nguồn nhân lực không rõ ràng, không dành trọn thời gian cho dự án, không khởi động đúng thời điểm trong năm tài chính cũng xem như một thất bạiđược báo trước.
“Phần mềm ERP” triển khai trên một nền tảng hạ tầng yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại rất cao.
Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa cơ sở hạ tầng đã vội triển khai ERP thì khả năng thất bại rất cao vì không xác định rõ yêu cầu, không biết được đích đến của dự án.
Doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ ngân sách và nguồn nhân lực thực hiện, dự án kéo dài mãi vì không có ngân sách hỗ trợ kịp thời do nguồn lực thiếu hụt do phải phân tán trong quá trình triển khai dự án.
Nhà triển khai ERP cam kết nhân sự cho dự án nhưng không căn cứ trên scope, Scheldule và các milestone.
Điều khoản payment term trong hợp đồng không phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP và nguồn lực thực hiện – có nghĩa là chưa hoạch định được ngân sách và nguồn lực rõ ràng, khả năng “gãy” dự án kèm thâm hụt ngân sách thực hiện rất dễ xảy ra.
Doanh nghiệp không nên giao phó công tác giám sát triển khai nhập liệu của End User hoàn toàn cho nhà triển khai ERP. Xác định các công việc cần thực hiện trước khi triển khai ERP như các bước triển khai, vai trò các bên và các lưu ý cần tránh là điều vô cùng quan trọng để các chủ doanh nghiệp đảm bảo thành công khi triển khai ERP.
He didn t say anything more. He just looked at Zhang Quyang Junior brother, when I left Nirvana, I wanted you to be with me.When he saw the camera connected to the big screen falling on him, he smiled very warmly and even said hello to the camera.
Let s see who is causing trouble The old man looked like an old scoundrel.Wu Mian has worked so hard to win against me. If he really faced Xu Mofang, it would only take a dozen moves.
Seeing her lying without changing her expression and her heart not beating, Dai Ruolan was furious and her pretty face turned red.Dang Cang At this time, there was a sudden sound of metal falling to the ground.
Tang Jinxiu staggered, and almost fell down if it weren t for the support of the people next to her How could you be the Dragon Lord Haven t you been crippled by Qin Shufang, or even become a labor reform prisoner How could you be the Dragon Lord Lord I did Understanding the Benefits of Blue Vibe CBD Gummies for Diabetes Management
go to jail, but my aunt never raised me to waste.
But Zhang Sheng was the one in front
like a little hero who attracted the attention of the public.Putting aside the operating expenses of the store, you can earn at least 150,000 yuan, right Moreover, you have your own small processing factory.
It is impossible for him to take over so much territory.It s ridiculous. Hearing this, the Ye family father and son next to him fell completely silent.
Qin Feng looked indifferent and glanced around the people in the Boost Female Libido with CBD Libido Gummies for Women - Reviews & Benefits
martial alliance I still say the same thing.It should be her moment of glory, and it was also a moment that severely slapped Dragon Kingdom Martial Arts in the face.
His posture was that of a leisurely stroll, but in the eyes of outsiders, in Wu Mian s hands, he was just running around with his head in his hands.But you must go back quickly and bring my brother here.
Although dozens of people died that day, there are still remnants left in Shencheng.Xuanyuan Feng originally stared at Du Qingyue with his murderous eyes, but after Qin Feng patted his shoulder, he suddenly relaxed.
But in front of so many people, he just smiled Mr. Qin is Top Exercises to Lose Weight at Home: 6 Fat-Burning Moves for Women
really good at joking.The speed is so fast that it is dizzying. However, Xuanyuan Feng s expression did not change, and his body was still full of high spirited fighting spirit.
Things need to be dealt with. Mr. Ye, I ll see you later. After saying that, Qin Feng stood up and left without any hesitation.Lin Waner said disdainfully It s Qin Feng who doesn t overestimate his own abilities.
She first said that she couldn t trust Qiu Qiming s interrogation, then turned around and asked Qiu Qiming if he couldn t trust her.It was covered with dead grass and some sparse trees, and it looked in decline.
Otherwise, when Dai Ruolan gets engaged this time, no one from Xinlongmen will come.Among the second generation of a group of hidden sects, he is the most humble, plain and gentle one.
Where have they seen the golden elixir spirit beast Even the spiritual beasts that have developed intelligence and can understand human language have never been heard of.Ye Ling didn t take it seriously at all, and continued to pour mana into the ghost talisman, looking coldly at General Qi opposite.
As far as Moyun Village was concerned, It s a great thing You can sit on the mountain 2025 Alert: 5 Potential Side Effects of Using Apple Cider Vinegar for Weight Loss You Should Know
and watch the tigers fight, or you can wait for the snipe and the clam to fight for the fisherman s profit.You have to buy me time to activate it. Ice Butterfly and Old Catfish Demon nodded in agreement, and the green and black fish demon also geared up and said with a smile Don t worry, Lord, we will You must be fully prepared Even the army of monks from the Proud Kingdom is like no one, so what else is there to fear Only the red fire green tailed leopard was still worried about the blue black fish How Much Do CBD Gummies Usually Cost: A Comprehensive Guide to Understanding the Value of CBD Produc
demon killing its two beloved concubines.
He even got a chance to live in Qingmanshan Palace.They clanged incessantly and fell one after another When Miss Qu Er saw that Ye Ling s magic weapon was so powerful, and that the soul of the ancient wooden shield could withstand most of the sword light rushing out of the city, she couldn t help but get excited.