Triển khai phần mềm cần những gì? Vai trò các bên tham gia và cách thức triển khai thành công

Triển khai ERP cần làm gì? Vai trò của các bên tham gia cùng cách thức triển khai như thế nào luôn là vấn đề lớn đối với các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để xác định khi triển khai ERP cần làm gì? Chủ doanh nghiệp cần nắm rõ các vấn đề dưới đây:

1. Xác định vai trò của các bên tham gia khi triển khai ERP

Trước khi triển khai ERP, cả hai bên khách hàng và nhà triển khai cần thống nhất lập ra ban quản lý dự án bao gồm lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp như phó giám đốc và nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng ban. Ban quản lý này sẽ có nhiệm vụ thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP, đưa ra các đề xuất cho hệ thống với các mục tiêu cụ thể kèm theo thời gian hoàn thành.

Tiếp theo, cần có các nhân sự khi triển khai ERP như dưới đây. Cụ thể:

* Về phía khách hàng: Cần một quản lý dự án triển khai ERP. Người này sẽ báo cáo trực tiếp cho ban quản lý và là người chịu trách nhiệm chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án.
* Yêu cầu với người quản lý: Đây là cán bộ có hiểu biết về quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho tổ dự án khi cần thiết.
Nhiệm vụ của người này là thiết lập các trao đổi, điều động nguồn lực ngân sách dự án, theo dõi tiến độ triển khai ERP.

* Về phía nhà triển khai:

       Bên triển khai ERP cần người giữ vai trò tư vấn chính, phụ trách triển khai dự án, và các nhà tư vấn khác: tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật.
        Nhiệm vụ của tư vấn triển khai ERP là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để thông qua người quản lý dự án (phía khách hàng). Trong quá trình triển khai ERP, người tư vấn chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ thuật, đảm bảo các mục tiêu được doanh nghiệp đề ra.
– Người tư vấn quản lý rất cần thiết trong giai đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Trong quá trình triển khai ERP, tư vấn quản lý sẽ giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.
– Người tư vấn hệ thống là chuyên gia về phần mềm ERP sẽ triển khai cho khách hàng. Người tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng như tiến hành đào tạo cho khách hàng.
Tư vấn hệ thống là người tiến hành phần lớn công việc trong quá trình triển khai ERP. Đối tác chính của tư vấn quản lý là trưởng các bộ phận nghiệp vụ và những người dùng thử nghiệm.
       – Tư vấn kỹ thuật với trách nhiệm của tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng, cấu trúc mạng nội bộ,…) để hệ thống mới có thể chạy được.
Nhiệm vụ của tư vấn kỹ thuật là giải quyết các vấn đề chuyển đổi dữ liệu, điều chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống, cài đặt phần mềm và đảm bảo cho các bộ phận cấu thành như cơ sở dữ liệu, giao diện người dùng,… của hệ thống mới hoạt động nhịp nhàng.

* Người dùng thử nghiệm: Là những người dùng chính được các phòng, ban phía khách hàng chọn ra làm việc với nhà triển khai.
Người dùng này sẽ theo sát các tư vấn triển khai ERP trong suốt thời gian triển khai tại bộ phận của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài đặt ứng dụng như thế nào.
Người này sẽ dùng thử nghiệm hệ thống trước khi mở rộng triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Đây là người được nhà triển khai ERP đào tạo sâu về sử dụng hệ thống. Sau khi kết thúc quá trình triển khai ERP, người dùng này sẽ là người huấn luyện và trợ giúp cho những người dùng khác trong bộ phận của họ. Việc chỉ định người dùng cần cân nhắc các yếu tố như chọn người có năng lực, % thời gian họ dành cho dự án.

* Phụ trách chất lượng:
Người quản lý chất lượng thường là người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Vai trò chính của người này là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án.

2. Cách thức triển khai phần mềm ERP tại Việt Nam để đạt được thành công

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng
Nhà triển khai ERP cần cung cấp dịch vụ sẽ khảo sát: hệ thống hạ tầng, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này. Từ thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu hơn về hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần hoàn thiện nội dung gì.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở
Trước khi tiến hành triển khai thì 2 bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3: Hoạch định dự án triển khai ERP
Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà triển khai ERP cùng doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như:
Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án… Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP
Khởi động và vận hành dự án triển khai ERP là quá trình chính và dài nhất. Trong đó, nhà cung cấp tiến hành khảo sát, thiết lập, chỉnh sửa hệ thống ERP và đào tạo để những người tham gia trực tiếp vào hệ thống có thể sử dụng được phần mềm.

Bước 5: Nghiệm thu dự án triển khai ERP
Thời gian triển khai ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Thường dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đã đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết.
Tuy nhiên, sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt.

3. Các lưu ý để thành công

Nhà triển khai ERP đưa chi phí dịch vụ thấp hơn chi phí License thì có nghĩa là đã đem đến rủi ro cho dự án.
Nhà triển khai ERP cam kết hoàn thành dự án trong thời hạn quá ngắn thì doanh nghiệp cần xem xét lại.
Một kế hoạch mà nguồn nhân lực không rõ ràng, không dành trọn thời gian cho dự án, không khởi động đúng thời điểm trong năm tài chính cũng xem như một thất bạiđược báo trước.
“Phần mềm ERP” triển khai trên một nền tảng hạ tầng yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại rất cao.
Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa cơ sở hạ tầng đã vội triển khai ERP thì khả năng thất bại rất cao vì không xác định rõ yêu cầu, không biết được đích đến của dự án.
Doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ ngân sách và nguồn nhân lực thực hiện, dự án kéo dài mãi vì không có ngân sách hỗ trợ kịp thời do nguồn lực thiếu hụt do phải phân tán trong quá trình triển khai dự án.
Nhà triển khai ERP cam kết nhân sự cho dự án nhưng không căn cứ trên scope, Scheldule và các milestone.
Điều khoản payment term trong hợp đồng không phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP và nguồn lực thực hiện – có nghĩa là chưa hoạch định được ngân sách và nguồn lực rõ ràng, khả năng “gãy” dự án kèm thâm hụt ngân sách thực hiện rất dễ xảy ra.

Doanh nghiệp không nên giao phó công tác giám sát triển khai nhập liệu của End User hoàn toàn cho nhà triển khai ERP. Xác định các công việc cần thực hiện trước khi triển khai ERP như các bước triển khai, vai trò các bên và các lưu ý cần tránh là điều vô cùng quan trọng để các chủ doanh nghiệp đảm bảo thành công khi triển khai ERP.