Nên triển khai ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS không ?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã bắt đầu biết đến và lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS để giúp tối ưu hóa công tác quản lý tài sản và bảo trì tại đơn vị mình. Thực tế đã chứng minh, việc triển khai giải pháp này giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm tối thiểu 20% chi phí bảo trì định kỳ và giảm được 18% thời gian ngừng máy do hỏng hóc thiết bị mang lại.

 

1. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là gì?

Khái niệm này không còn mới trong nhiều bài viết Vietsoft đã phân tích trước đây, nên trong bài viết này, Vietsoft sẽ giải thích khái quát như sau:

Đây là một giải pháp phần mềm được thiết kế chuyên biệt giúp các doanh nghiệp quản lý toàn diện các tài sản máy móc thiết bị và các công tác bảo trì liên quan đến chúng. Giải pháp này giúp các doanh nghiệp khắc phục các hạn chế tồn tại trong các hệ thống quản lý thủ công trước đây như: độ chính xác không cao, tốn kém thời gian, nhân lực và không linh hoạt trong việc quản lý thông tin dữ liệu.

Phần mềm sẽ thu thập toàn bộ các thông tin liên quan đến hoạt động bảo trì như: thông tin thiết bị, dữ liệu vận hành, lịch sử bảo trì, nhân sự bảo trì, tồn kho vật tư… từ các thông tin đó, phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng thực hiện các công việc sau:

• Lập lịch bảo trì, kiểm định tài sản
• Tính toán khấu hao tài sản
• Tính toán hiệu suất sử dụng thiết bị  tài sản OEE
• Quản lý tồn kho vật tư phụ tùng
• Lên kế hoạch mua sắm vật tư cần thiết
• Phân công và giám sát việc thực hiện các công tác bảo trì
• Lập các biểu đồ và báo cáo trực quan về tình hình tài sản và công tác bảo trì.

2. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị CMMS:

Thông qua việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau:

 

a. Quản lý công việc hiệu quả

Phần mềm cho phép người dùng có thể tạo và duyệt các yêu cầu bảo trì ngay trên phần mềm, đồng thời lập danh sách các công việc bảo trì đến hạn để tự động thông báo nhắc nhở cho người dùng. Từ đó giúp đảm bảo các công tác bảo trì trong doanh nghiệp luôn được thực hiện kịp thời trước khi phát sinh các sự cố hỏng hóc lớn.

Cơ chế phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân liên quan cùng việc giám sát việc thực hiện của phần mềm cũng giúp các công tác bảo trì luôn được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất ở từng bộ phận phụ trách.

 

b. Tiết kiệm thời gian quản lý

Việc quản lý bảo trì bằng các công cụ truyền thống trước đây như ghi chép thủ công vào sổ sách, tạo file dữ liệu excel thường sẽ làm tiêu tốn rất nhiều thời gian cho việc ghi nhận, lưu trữ cũng như tra cứu dữ liệu khi cần thiết. Đồng thời cũng tạo ra nhiều rủi ro do bỏ sót thông tin hoặc thất lạc dữ liệu trong quá trình lưu trữ.

Với việc ra đời của phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa các công tác này, cắt giảm đáng kể thời gian hao tổn do cách quản lý truyền thống mang lại. Đồng thời thông qua một cơ sở dữ liệu tập trung trên phần mềm cũng giúp cho việc quản lý và truy xuất các thông tin cần thiết cũng trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn đáng kể.  Từ đó giúp doanh nghiệp nói chung và bộ phận bảo trì nói riêng tiết kiệm đáng kể thời gian cần thiết cho các công

tác hành chính, quản lý và lập kế hoạch…

 

c. Gia tăng hiệu suất thiết bị OEE

Việc bảo trì bảo dưỡng không tốt khiên cho các thiết bị tài sản không thể vận hành ở trạng thái tốt nhất, đồng thời các hỏng hóc sẽ phát sinh thường xuyên làm tăng thời gian ngừng máy không mong muốn. Từ đó làm giảm hiệu suất sử dụng thiết bị OEE tại doanh nghiệp. Đây là tình trạng phổ biến mà hiện nhiều doanh nghiệp trong nước đang gặp phải.

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS giúp nâng cao hiệu quả của các hoạt động bảo trì, từ đó đảm bảo máy móc thiết bị luôn được duy trì ở trạng thái tốt nhất khi cần đến. Máy móc thiết bị vận hành tốt hơn sẽ đạt công suất lớn hơn và tăng cao tuổi thọ, giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận sản xuất và kinh doanh.

 

d. Kiểm soát tốt vật tư phụ tùng sử dụng

Đối với công tác bảo trì, tồn kho vật tư phụ tùng giữ một vai trò hết sức quan trọng. Nếu tồn kho quá nhiều sẽ làm tăng chi phí bảo trì cho doanh nghiệp, đồng thời phát sinh nhiều vấn đề về quản lý bảo quản vật tư. Ngược lại tồn kho quá ít sẽ dẫn đến tình trạng thiếu vật tư cần thiết cho công tác bảo trì, từ đó làm tăng thời gian bảo trì do chờ đợi mua vật tư mới.

Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác ngưỡng tồn kho vật tư cần thiết, từ đó giải quyết được đồng thời cả 2 vấn đề: cắt giảm tồn kho vật tư và vẫn đảm bảo đầy đủ vật tư khi cần đến.  

Phần mềm có các chức năng quản lý tồn kho chuyên nghiệp như: tạo phiếu nhập xuất, kiểm kê, sắp xếp, thống kê vật  tư… đồng thời cung cấp cho người dùng các biểu đồ và báo cáo tổng thể về tồn kho giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được những biến động về vật tư trong kho theo thời gian thực.

 

e. Tiết kiệm chi phí năng lượng

Chi phí năng lượng là vấn đề rất lớn đối với các doanh nghiệp bởi động cơ, máy móc, thiết bị vận hành tiêu thụ năng lượng đáng kể và góp phần lớn trong chi phí đầu vào. Theo một khảo sát của các chuyên gia năng lượng tại Việt Nam đã cho thấy khoảng 30% năng lượng đang bị lãng phí mà doanh nghiệp không nhận ra.

Các lãng phí này có thể đến từ việc máy móc thiết bị không được vệ sinh bảo dưỡng tốt,  làm cho máy móc tiêu thụ năng lượng cao hơn, thất thoát nhiều hơn. Với việc kiểm soát và thực hiện tốt công tác bảo trì khi ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm được đáng kể những lãng phí sinh ra do việc thất thoát năng lượng của máy móc thiết bị.

 

f. Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Trang thiết bị máy móc chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và nâng cao lợi nhuận. Với việc đảm bảo trang thiết bị máy móc vận hành tốt hơn sẽ giúp cho doanh nghiệp ổn định các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo sản lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ tốt nhất. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng được các kỳ vọng của khách hàng.

Đồng thời giải pháp còn là chìa khóa cho việc cải tiến năng suất chất lượng tại doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp cắt giảm lãng phí về nguồn lực, thời gian, chi phí phát sinh do máy móc thiết bị không vận hành hiệu quả sinh ra.

Qua những lợi ích của kể trên, có thể thấy được việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ mang lại những lợi ích vô cùng thiết thực lâu dài cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên cân nhắc và tham khảo thêm sự tư vấn từ các chuyên gia bảo trì để có cái nhìn toàn diện nhất về vai trò cũng như các ích lợi của giải pháp này mang lại.