Doanh nghiệp sản xuất nên sử dụng hệ thống ERP hay giải pháp kế toán độc lập?

Giữa một phần mềm kế toán độc lập và một giải pháp ERP hoàn chỉnh thì đâu sẽ là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất?

Trong những năm gần đây, ngành công nghiệp sản xuất đã chứng kiến nhiều thay đổi đáng kinh ngạc. Các dây chuyền và quy trình sản xuất ngày càng được hiện đại hóa nhằm giảm thiểu sơ suất và thất thoát. Các quy trình tốt nhất yêu cầu hệ thống kế toán tiên tiến để tăng năng suất, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và đảm bảo rằng các công ty luôn tuân thủ các quy định kế toán.

Tuy nhiên, giữa một phần mềm kế toán độc lập và một giải pháp ERP hoàn chỉnh mà trong đó đã bao gồm một mô-đun dành cho kế toán thì giải pháp nào sẽ là lựa chọn thích hợp hơn?

1. Nền tảng kế toán ERP hay phần mềm kế toán độc lập, giải pháp nào phù hợp cho các nhà sản xuất?

Trong những ngày đầu tiên thành lặp, nhiều nhà sản xuất đã chọn các phần mềm spreadsheets đơn giản cho bộ phận kế toán của họ. Tuy nhiên, khi công việc kinh doanh phát triển, phần mềm spreadsheets không còn có thể đáp ứng được các nhu cầu và yêu cầu ngày càng tăng của khách hàng. Việc các nhà sản xuất triển khai một hệ thống phức tạp hơn là điều đương nhiên. Họ cần cân nhắc sử dụng các nền tảng ERP hay những giải pháp kế toán độc lập để tối ưu hóa hiệu suất của tổ chức.

2. Những lợi ích

Với phần mềm kế toán, các nhà sản xuất có thể tự động hóa, chuẩn hóa và sắp xếp hợp lý các công việc lặp đi lặp lại, từ ghi nhật ký, quản lý đến báo cáo, từ tạo giao dịch đến xem xét và phê duyệt các bản báo cáo chi tiêu.

Việc loại bỏ các quy trình thủ công cũng cho phép các bộ phận kế toán đưa ra kết quả tài chính chính xác, kịp thời hơn, thanh toán đúng hạn và đưa ra quyết định mang tính chiến lược nhanh chóng hơn.

Nhiều hệ thống kế toán hiện đại ngày nay đi kèm với các công cụ thông minh kinh doanh đa ngôn ngữ, đa tiền tệ, tích hợp sẵn hoặc khả năng tích hợp với các công cụ này để đơn giản hóa hơn nữa các quy trình kế toán, loại bỏ các kho chứa dữ liệu, tạo ra các báo cáo chính xác hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng định hướng các bước tiếp theo để tối ưu hóa lợi nhuận.

Mặt khác, lợi ích của việc có một hệ thống ERP không chỉ dừng lại ở bộ phận kế toán. Phần mềm tích hợp này cho phép các nhà sản xuất có được tầm nhìn đầy đủ về cách doanh nghiệp của họ đang hoạt động trong một nền tảng tập trung. Kết quả là, các nhà sản xuất có thể hiểu rõ ngay lập tức về các phòng ban quan trọng của họ không chỉ trong kế toán mà còn trong bán hàng, tiếp thị, kho hàng hoặc nguồn nhân lực.

Một lợi thế khác của ERP là các chức năng dành riêng cho ngành của nó cho phép các nhà sản xuất và nhà phân phối tối ưu hóa liên tục hàng tồn kho, giảm chi phí và quản lý hiệu quả việc lập kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, lô hàng và hơn thế nữa.

3. Mức độ phù hợp

ERP được biết đến như một giải pháp cho nhiều khía cạnh của tổ chức được tích hợp trong một nền tảng công nghệ duy nhất. Như vậy, các nhà sản xuất sẽ không cần một hệ thống riêng biệt cho từng bộ phận. Ngoài ra, một lợi thế đáng chú ý khác khi sử dụng một giải pháp tích hợp như ERP là tất cả dữ liệu của công ty được lưu trữ trong một nền tảng tập trung, thay vì rời rạc, trải dài trong nhiều ứng dụng.

Mặt khác, phần mềm kế toán được thiết kế đặc biệt để đáp ứng tất cả các nhu cầu tài chính riêng biệt mà một doanh nghiệp có thể cần.

Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là khả năng tùy chỉnh nếu doanh nghiệp sản xuất có các yêu cầu riêng. Việc tùy chỉnh phần mềm ERP có thể nhanh chóng trở nên phức tạp và tốn kém do tính phức tạp của hệ thống. Mặt khác, việc tùy chỉnh phần mềm kế toán yêu cầu ít tài nguyên hơn. Nhưng vì quy mô của một giải pháp kế toán nhỏ hơn nhiều, nền cũng dễ hiểu khi doanh nghiệp chỉ phải mất ít thời gian, công sức và tiền bạc hơn để thực hiện một giải pháp kế toán.

4. Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện một giải pháp ERP cũng lâu hơn nhiều so với phần mềm kế toán. Trung bình, một doanh nghiệp sản xuất có quy mô trung bình có thể mất từ 6 đến 12 tháng để hoàn thành một dự án triển khai ERP.

Quá trình lập kế hoạch, thực hiện, đào tạo và ký kết các dự án phần mềm kế toán sẽ nhanh hơn nhiều vì hệ thống này chỉ phục vụ một phòng ban duy nhất. Các tính năng của giải pháp này cũng không ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác hoặc hệ sinh thái kinh doanh rộng lớn hơn.

Giải pháp nền tảng đám mây là xu hướng hiện đại ngày nay

Phần mềm ERP là một thị trường có tính cạnh tranh cao. Theo một nghiên cứu về Triển vọng thị trường phần mềm ERP được thực hiện vào năm 2019 bởi Allied Market Research, thị trường phần mềm ERP dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 10,2% từ năm 2019 đến năm 2026.

Ngành công nghiệp sản xuất vẫn là đối tượng sử dụng chính của phần mềm ERP và chiếm lĩnh phần lớn thị phần. Nhưng trong những năm gần đây, thị trường này chào đón một số doanh nghiệp mới tham gia, chẳng hạn như thị trường sản xuất dược phẩm, ô tô, may mặc và điện tử tiêu dùng.

Sự thâm nhập của các ngành công nghiệp mới này cùng với sự gia tăng tỷ lệ chấp nhận, các thị trường mới nổi và các yếu tố khác đã làm cho các giải pháp ERP truyền thống trở nên kém thuận lợi hơn, do đó, làm phát sinh một mô hình có khả năng mở rộng hơn – phần mềm ERP hỗ trợ đám mây.

Ngoài ERP đám mây, nhiều nhà sản xuất cũng áp dụng một loạt các công nghệ tiên tiến, trong đó, IoT, AI và phân tích dữ liệu lớn (Big Data) cũng nhận được nhiều sự quan tâm và đầu tư. Những công nghệ này được cho là sẽ giúp thúc đẩy việc giám sát hoạt động theo thời gian thực, giảm thiểu sự cố với mức tối thiểu sự can thiệp của con người.

ERP không phải là phần mềm duy nhất nhận được sự quan tâm từ ngành công nghiệp sản xuất. Phần mềm kế toán cũng đã có những phát triển mạnh mẽ để đáp ứng các yêu cầu thay đổi về quy định, nhu cầu kinh doanh, đặc biệt là nhu cầu về một hệ thống kế toán dựa trên đám mây, tiên tiến hơn cho phép tự động hóa.

Các nghiên cứu tiết lộ rằng tự động hóa sẽ thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp phần mềm và tạo ra tác động tích cực trên nhiều ngành. Thêm vào đó, 58% chuyên viên kế toán trong báo cáo Sage Practice of Now năm 2019 dự đoán việc tận dụng AI để hỗ trợ phân tích chuyên sâu và ra quyết định là hoàn toàn khả thi trong vòng 3 năm sắp tới.

Các kế toán viên sẽ dần dần ngừng sử dụng các spreadsheets đơn giản để áp dụng các giải pháp tài chính và kế toán công nghệ tiên tiến hơn. Thống kê được nêu trong một bài báo của Finances Online cho thấy tốc độ CAGR dự kiến là 8,5% đối với phần mềm kế toán từ năm 2019 đến năm 2024. Bắc Mỹ sẽ là quốc gia đầu tiên áp dụng phần mềm kế toán thế hệ tiếp theo, theo sát là các quốc gia trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương.

Đáng chú ý nhất chính là tỷ lệ các tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn đã và đang sử dụng giải pháp đám mây – 58% là con số được ghi nhận trong thống kê của Finances Online. Điều này chứng tỏ rằng các giải pháp đám mây đang dần trở nên thiết yếu. Các tính năng mạnh mẽ và lợi ích của các giải pháp này đem đến không chỉ bó buộc trong một loại hình kinh doanh nhất định mà còn tác động tích cực đến mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực cũng như quy mô.

5. Kết luận

Đối với các nhà sản xuất, mỗi phần mềm đều có ưu và nhược điểm riêng, giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào nhu cầu của họ. Một điều chắc chắn là các nhà sản xuất nên ngừng dựa vào việc thực hiện trên các tệp theo cách thủ công sau các tệp của spreadsheets. Nó không chỉ dẫn đến tình trạng giảm lợi nhuận, hiệu suất làm việc mà doanh nghiệp còn không thể cạnh tranh trong thị trường phát triển nhanh như hiện nay.

Theo TRG International – Nguồn: Tiến Dũng – viettimes.vn