1. Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu bảo trì dựa trên KPI và chỉ các số đo lường hiệu suất bảo trì cụ thể như thế nào ?
Trong hầu hết doanh nghiệp, việc xác định và theo dõi KPI bảo trì thường là một phần của một quy trình lớn hơn. Quy trình này được bắt đầu khi ban lãnh đạo đưa ra các mục tiêu kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. đó, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ thiết lập ra các mục tiêu và kế hoạch hành động cụ thể cho bộ phận của họ để giúp công ty đạt mục tiêu tổng thể mà ban lãnh đạo đã đặt ra.
Đối với bộ phận bảo trì, việc xác định được mục tiêu công việc cũng như quyết định các KPI bảo trì nào cần theo dõi sẽ bắt đầu bằng việc xác định các vấn đề mà công tác bảo trì hiện đang gặp phải.
Nhà quản lý bảo trì sẽ cân nhắc trong các vấn đề này để chọn ra những vấn đề nào cần cải thiện nhất để đạt được các mục tiêu kinh doanh mà ban lãnh đạo đặt ra để xác định là KPI mà bộ phận bảo trì nên tập trung vào.
Cuối cùng sẽ tiến hành phân loại các vấn đề này thành các nhóm KPI bảo trì cụ thể. Dưới đây là những nhóm KPI bảo trì phổ biến nhất cùng các chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì được sử dụng trong mỗi nhóm:
A. Nhóm KPI về hiệu quả của việc thực hiện công việc bảo trì (Maintenance Work efficiency KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Số lượng công việc bảo trì tồn đọng (Maintenance Backlog)
- Số lượng thời gian bảo trì ngoài giờ (Maintenance Overtime)
- Số lượng thời gian thiết lập máy (Machine Set-Up Time)
- Tỷ lệ phần trăm công việc khẩn cấp (Percentage Emergency Work)
- Số giờ tăng ca (Overtime Hours)
- Số lượng MTTR (Number of MTTR)
- Số lần yêu cầu thực hiện bảo trì lại (number of Rework Requests)
B. Nhóm KPI về chi phí bảo trì (Maintenance cost KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số bảo trì:
- Chi phí bảo trì tính theo Phần trăm của giá trị tài sản thay thế (RAV)
- Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị tài sản
- Vòng đời tài sản
- Mức độ hao phí tài sản
C. Nhóm KPI về đánh giá hiệu quả bảo trì định kỳ (Maintenance cost KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Tỷ lệ phần trăm bảo trì theo kế hoạch (PMP),
- Tỷ lệ phần trăm tuân thủ lịch trình bảo trì
- Thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc (MTBF)
D. Nhóm KPI về an toàn và tuân thủ (Safety and compliance KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Số vụ tai nạn và sự cố được báo cáo
- Tỷ lệ tần suất thương tật theo thời gian đã mất (LTIFR)
E. Nhóm KPI về Hiệu suất hoạt động của tài sản (Asset performance KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Hiệu quả thiết bị tổng thể
- Thời gian hoạt động của tài sản
F. Nhóm KPI về thời gian ngừng máy (Downtime KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Tỷ lệ phần trăm thời gian hoạt động sản xuất
- Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị
G. Nhóm KPI về quản lý yêu cầu bảo trì (Work order management KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Thời gian trung bình để hoàn thành yêu cầu bảo trì
- Tỷ lệ phần trăm yêu cầu bảo trì được hoàn thành
H. Nhóm KPI về quản lý tồn kho phụ tùng (Work order management KPIs) được xác định dựa trên các chỉ số:
- Tỷ lệ số lần thiếu vật tư khi cần sử dụng
- Thời gian trung bình cần thiết để chuẩn bị vật tư cần thiết
- Độ chính xác của lượng vật tư tồn kho
- Tỷ lệ luân chuyển vật tư
2. Cách xác định KPI hiệu quả cho các hoạt động bảo trì
Để xác định đúng các KPI bảo trì phù hợp, cần xem chúng là các mục tiêu bảo trì cần đạt được. Nếu không làm được điều này có nghĩa là nỗ lực cải tiến công tác bảo trì sẽ thiếu tính tập trung và định hướng.
Mục tiêu cuối cùng của KPI bảo trì chính là giúp cải thiện công tác bảo trì trên diện rộng. Tuy nhiên, để tiến bộ từ tình trạng bảo trì hiện tại đến điểm mong muốn đòi hỏi các bước thực hiện cần căn cứ trên các chỉ số đo lường hiệu suất bảo trì tương ứng với các KPI đó như phần trên đã trình bày.
Sau khi xác định mỗi KPI đặt ra như một mục tiêu, bộ phận bảo trì cần biến chúng thành các mục tiêu thực hiện cho nhân viên bảo trì theo cách sao cho các KPI đều được nhấn mạnh, hiệu quả và có cam kết rõ ràng về thời gian thực hiện. Nếu không, KPI đó sẽ vẫn chỉ là mục tiêu mong muốn mà không thể trở thành kết quả đạt được.
Để làm được điều đó hãy chú ý đến nguyên tắc thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc S.M.A.R.T. Vậy nguyên tắc SMART trong đặt mục tiêu bảo trì là gì ?
3. Khái niệm nguyên tắc S.M.A.R.T trong đặt mục tiêu bảo trì
Trong tiếng anh Smart có nghĩa là thông minh. Do đó có thể hiểu nguyên tắc S.M.A.R.T là nguyên tắc giúp nhà quản lý biết được khả năng của chính mình có thể làm được gì để từ đó đưa ra mục tiêu cụ thể căn cứ trên nguốn lực mà mình có.
Nguyên tắc SMART thực chất là từ ghép được ghép từ 5 chữ cái đầu của 5 từ khác nhau, mỗi từ/ chữ cái đại diện cho một tiêu chí khi đặt ra mục tiêu
Theo quy tắc này, một mục tiêu thông minh thì phải hội đủ 5 tiêu chí sau:
Specific (cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu) : Các mục tiêu bảo trì cần được xác định rõ ràng và rõ ràng. Mọi người đều biết ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao phải đạt được mục tiêu.
Measurable (đo đếm được) : Mỗi tiêu chí đi kèm với các chỉ số đo lường cụ thể để xác định được tiến độ hoàn thành mục tiêu. Lý tưởng nhất là có thể chỉ định một hoặc nhiều số liệu bảo trì có thể theo dõi được bằng các công cụ như phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS, cho mọi mục tiêu KPI bảo trì xác định.
Achievable/ Attainable (có thể đạt được bằng chính khả năng của mình) : Mục tiêu có tính khả thi để thực hiện. Nó đủ thách thức để giữ cho các nhân viên bảo trì có động lực, nhưng không phải là không thể đạt được.
Realistic/ Relevant (thực tế, không viễn vông) : Mục tiêu bảo trì có thể được thực hiện trong thời gian được phân bổ và với các nguồn lực sẵn có (thường đề cập đến ngân sách và nhân viên, nhưng có thể bao gồm cả các công cụ quản lý như phần mềm quản lý bảo trì CMMS).
Time bound/ Time based (thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra): Có một mốc thời gian được xác định rõ ràng để tạo cảm giác cấp bách. Đây là yếu tố quan trọng cốt lõi trong việc đặt mục tiêu bảo trì vì các mục tiêu không có ngày đến hạn có xu hướng bị hoãn lại vô thời hạn.
4. Ví dụ về đặt mục tiêu KPI bảo trì dựa theo nguyên tắc S.M.A.R.T trong thực tế
Dưới đây là một số ví dụ về KPI bảo trì tiềm năng mà người quản lý bảo trì có thể tham khảo để áp dụng thực tế tại doanh nghiệp:
- Giảm 20% thời gian ngừng máy do hư hỏng đột xuất trong vòng 6 tháng tới.
- Tăng tỷ lệ bảo trì định kỳ trong tổng thời gian bảo trì lên 20% trong quý tới
- Giảm mức thụ năng lượng 15% vào cuối năm sau.
- Giảm 30% thời gian ngừng máy không mong muốn trong vòng 12 tháng tới.
- Cải thiện thời gian lao động cho các nhiệm vụ bảo trì theo lịch trình lên 10% trong bốn tháng.
- Giảm 40% yêu cầu thực hiện lại công việc bảo trì trong sáu tháng tới.
- Đạt ngưỡng tồn kho tối thiểu chính xác của hàng tồn kho là 95% trong ba tháng.
Đến đây có thể hiểu được việc đặt ra mục tiêu KPI một cách hợp lý, nhưng đây chỉ là bước đầu tiên trên con đường hướng tới cải tiến.
Sau khi có được các KPI phù hợp, việc tiếp theo cần làm chính là chia nhỏ các KPI này thành nhiều hạng mục nhỏ hơn, chi tiết hơn để từ đó phác thảo nên các kế hoạch hành động phù hợp, đồng thời cần xác định rõ ràng các chỉ số bảo trì cần sử dụng để đo lường tiến trình và các mốc quan trọng.
Ví dụ: trong danh sách trên, mục tiêu KPI đầu tiên được đặt ra là Giảm 30% thời gian ngừng máy không mong muốn trong vòng 12 tháng tới. Tùy thuộc vào nguyên nhân gây ngừng máy được xác định trước đó mà chúng ta sẽ tiến hành chia nhỏ mục tiêu này thành các hạng mục nhỏ hơn. Giả sử một nguyên nhân chính gây ngừng máy nhiều là do việc thực hiện bảo trì đột xuất quá nhiều. Khi đó ta sẽ có 1 hạng mục công việc như sau:
• Kế hoạch hành động: Kết hợp các phương pháp bảo trì chủ động nhiều hơn, chủ yếu là các công việc phòng ngừa.
• Chỉ số bảo trì cần theo dõi: Sử dụng tỷ lệ phần trăm bảo trì theo kế hoạch, tuân thủ bảo trì phòng ngừa và số lượng yêu cầu công việc làm số liệu bạn muốn theo dõi và cải thiện.
• Các mốc quan trọng: Cần đánh giá về các chỉ số và kết quả hành động mỗi 3 tháng một lần.
Bí quyết để thành công ở đây chính là việc xác định đúng các nguyên nhân gây ra vấn đề để từ đó phân chia ra các hạng mục công việc phù hợp và lựa chọn được các số liệu phản ánh được chính xác kết quả các hành động đó. Vì có nhiều nguyên nhân có thể tác động đến từng KPI bảo trì, nên ý tưởng là:
- Tìm những nguyên nhân chính gây nên tình trạng cần cải thiện
- Xác định các hành động bạn sẽ thực hiện để giải quyết các nguyên nhân đó
- Xác định các số liệu bạn có thể sử dụng để theo dõi xem những hành động đó có hiệu quả hay không