Bí kíp triển khai thành công dự án ERP

Với bí kíp triển khai hiệu quả dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai phần mềm ERP hiệu quả, đạt được thành công trong quá trình chuyển đổi công nghệ, hỗ trợ quản lý và hoạch định nguồn lực tại doanh nghiệp.

Triển khai phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp được các công ty vừa và nhỏ Việt Nam quan tâm và muốn áp dụng để kiểm soát nguồn lực, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Dưới đây bí kíp triển khai thành công khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP vào tổ chức.

1. Nhận được sự đồng thuận từ cấp quản lý

Việc triển khai phần mềm ERP cần có sự đồng thuận và hợp tác từ thành viên các phòng ban, nhất là từ ban quản lý cấp cao.
Để triển khai phần mềm ERP thì cần nguồn lực khổng lồ và sự hỗ trợ từ cả hệ thống nhân sự, trang thiết bị cơ sở vật chất. Vì vậy nếu muốn quá trình triển khai phần mềm ERP diễn ra với đầy đủ hỗ trợ cùng định hướng thì việc nhận được cái “gật đầu” của ban lãnh đạo là điều quan trọng.
Trong quá trình triển khai phần mềm ERP, chắc chắn sẽ tồn tại những nghi ngại và lo lắng từ cấp lãnh đạo nên nhóm triển khai cần lý giải cặn kẽ mọi thắc mắc của ban lãnh đạo. Bên cạnh đó nhóm triển khai cần trao đổi để giúp cấp lãnh đạo hiểu và hình dung những tiện ích lâu dài cùng cách doanh nghiệp chuyển đổi theo chiều hướng tốt hơn nhờ phần mềm trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0.
Lưu ý là các bạn cần thường xuyên cập nhật thông tin với ban quản lý và đặt mục tiêu thiết thực. Hãy chia nhỏ mục tiêu để dễ thực hiện, việc này sẽ giúp ích cho việc đánh giá và dự đoán kết quả.

2. Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Các doanh nghiệp cần khảo sát hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này.
Các thông tin này sẽ giúp các nhà cung cấp/triển khai phần mềm ERP hiểu hơn về quy trình hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ hình dung được cần hoàn thiện nội dung gì để triển khai phần mềm ERP.

3. Thiết lập nhóm quản lý triển khai phần mềm ERP

Nhóm phụ trách triển khai phần mềm ERP là những người hiểu được sự cần thiết của việc thay đổi hệ thống quản lý doanh nghiệp, đồng thời có uy tín trong mọi hoạt động của tổ chức, đảm bảo dự án triển khai đúng dự định.
Nhóm phụ trách quá trình triển khai phần mềm ERP cần sở hữu kỹ năng quản lý dự án, đặt mục tiêu chung của doanh nghiệp lên hàng đầu, có tổ chức và có kiến thức chuyên sâu về dự án ERP. Những thành viên này cũng có vai trò chia sẻ thông tin cho các nhân sự ở các phòng ban khác.
Điều quan trọng là cần nâng cao tinh thần đồng đội. Các thành viên cần phải tiếp nhận nhiều ý kiến khác nhau, phân biệt những ý kiến quan trọng, giải đáp thắc mắc khi cần. Điều này không chỉ giúp gắn kết các thành viên khác trong nhóm, mà còn tránh tình trạng dự án đi sai hướng.

4. Lựa chọn nhà tư vấn và triển khai phần mềm ERP

Nhà tư vấn và triển khai phần mềm ERP phù hợp sẽ giúp quá trình triển khai phần mềm diễn ra hợp lý. Doanh nghiệp khi lựa chọn nên cân nhắc những câu hỏi sau để tìm được nhà cung cấp phù hợp.

Phần mềm ERP mà bạn lựa chọn có giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh?
Phần mềm ERP có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Kinh nghiệm và dự án của nhà tư vấn và triển khai phần mềm ERP?
Các đối tác nhận xét như thế nào về nhà cung cấp này?
Chi phí của nhà cung cấp/ triển khai phần mềm ERP như thế nào?
Mức hỗ trợ của họ như thế nào đối với các doanh nghiệp?
Quá trình đào tạo của các doanh nghiệp như thế nào cho người dùng sử dụng?
Nguồn lực của doanh nghiệp như thế nào?

5. Lựa chọn Cloud ERP hay On-primise?

Lựa chọn sử dụng giải pháp sẵn có (Cloud ERP) hay tùy chỉnh (On-primise) là một trong những lựa chọn khó khăn nhất mà doanh nghiệp phải quyết định.
Các doanh nghiệp cần xác định mình thuộc trường hợp nào dưới đây:

Quy trình của doanh nghiệp có cần thay đổi để phù hợp với phần mềm ERP?
Phần mềm ERP không đáp ứng được một số nhu cầu đặt ra. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần tùy chỉnh phần mềm ERP để phù hợp.

Nếu thuộc trường hợp 2 thì đây cũng là cơ hội tốt để doanh nghiệp điều chỉnh những thói quen xấu, những quy trình lỗi thời, không phù hợp đang diễn ra trong doanh nghiệp.

6. Quản lý thay đổi

Triển khai phần mềm ERP là sự thay đổi trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy chắc chắn sẽ vấp phải sự phản đối của một bộ phận nhân viên. Để chuẩn bị cho sự thay đổi, các doanh nghiệp hãy lập một kế hoạch với 3 yếu tố dưới đây:

Xác định những người sẽ sử dụng và có ảnh hưởng trực tiếp phần mềm ERP
Giải đáp kỹ lý do của sự thay đổi và lợi ích của phần mềm ERP cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nêu những ví dụ cụ thể về khả năng mà giải pháp ERP sẽ đem lại và trao đổi thường xuyên tiến trình triển khai cho nhân viên và các cấp quản lý.

7. Chuẩn hóa dữ liệu

Doanh nghiệp cần đảm bảo các nhân viên trong doanh nghiệp chỉ lưu một bộ dữ liệu chủ hoàn thiện và chính xác.
Quy trình chuẩn hóa có thể thực hiện trước khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp. Sắp xếp thời gian sàng lọc dữ liệu thường xuyên nhằm đảm bảo dữ liệu không bị trùng lặp và phân tán. Giải quyết dứt điểm các vấn đề chính đang vướng mắc và những bộ phận thường xuyên gặp vấn đề.
Do tính chất công việc, hãy phân công trách nhiệm lọc, làm sạch dữ liệu và kiểm soát vấn đề cho những cá nhân có sự cẩn thận, chỉn chu, tỉ mỉ cao.

8. Kiểm tra hệ thống

Phần mềm ERP phải được kiểm tra và đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn của dự án. Việc kiểm tra chi tiết và thường xuyên giúp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình và dự đoán trước những vấn đề có thể xảy ra.

8.1. Thử nghiệm hệ thống

Thử nghiệm nền tảng: Quá trình này diễn ra ngay sau khi đã có cấu hình sơ bộ cho hệ thống. Tất cả giao dịch đều được kiểm tra sơ bộ nhằm đánh giá mức độ tin cậy của dữ liệu, và phải đảm bảo quy trình thử nghiệm diễn ra thành công trước mỗi mốc giai đoạn.
Thử nghiệm tích hợp: Quá trình này kiểm tra toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Một quy trình thực tế cần 10-60 giao dịch liên tiếp để chạy.

Những đợt thử nghiệm tích hợp tiếp theo sẽ áp dụng trực tiếp dữ liệu thực nhằm đảm bảo xác định chính xác quy trình ngay từ giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bao gồm việc đồng bộ hóa hàng hóa trong kho, đơn đặt hàng, đơn mua hàng và lệnh sản xuất, đồng thời sao chép đúng 100% các hoạt động kinh doanh diễn ra thường nhật tại một thời điểm bất kỳ.
Lưu ý, trong quá trình này, bộ dữ liệu gốc của doanh nghiệp phải thật đầy đủ và chính xác.

8.2. Thử nghiệm người dùng

Giai đoạn này cho phép bạn:

Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng trong thời gian thực.
Người dùng sẽ dùng thử.

Sự đóng góp từ những người dùng không chỉ đơn thuần là kiểm tra hệ thống mà còn giúp phát hiện sai sót và cung cấp thông tin chuyên môn.

9. Kiểm soát chi phí

Trong thực tế, chi phí triển khai phần mềm ERP chắc chắn sẽ cao hơn dự tính ban đầu. Để có thể kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần phải hoạch định sẵn kế hoạch chi tiết cho ngân sách và quyết toán thường xuyên.
Kế hoạch thực tiễn bao gồm toàn bộ chi phí thực tế và cả phát sinh, những chi phí này sẽ chiếm khoảng 75% dự tính ngân sách, 25% còn lại sẽ được dùng cho những rủi ro phát sinh trong giai đoạn 6 tuần cuối cùng trước khi dự án “go live” vào 6 tuần tiếp theo.

10. Định nghĩa về thành công khi triển khai phần mềm ERP

Việc xác định mức độ thành công của một phần mềm ERP là rất khó vì bao gồm nhiều yếu tố như quản lý sự thay đổi và kiểm soát mong muốn của con người.
Vì vậy, báo cáo thường xuyên đóng vai trò quan trọng, thêm vào đó, đặt tiêu chuẩn để xác định và đo lường mức độ thành công của dự án (ví dụ xác định cột mốc thời gian nhất định) rất hữu ích.
Thường sau quá trình triển khai phần mềm ERP diễn ra thì sẽ có bộ phận hỗ trợ trong quá trình sử dụng để hệ thống ERP vận hành tốt. Lưu ý, các doanh nghiệp sẽ chọn những nhà cung cấp uy tín để có thể nâng cấp hệ thống khi cần thiết.
Không phải quá trình triển khai phần mềm ERP nào cũng diễn ra thành công. Có nhiều lý do dẫn đến việc triển khai ERP thất bại.

Ví dụ như 5 sai lầm phổ biến xuất phát từ phía doanh nghiệp để những người lãnh đạo có thể chủ động phòng tránh dưới đây:

10.1. Lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP sơ sài

Có nhiều trường hợp thực tế, doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện quá sơ sài kế hoạch triển khai ERP làm mất thời gian lựa chọn nhà cung cấp mà mình không có đủ chi phí hoặc nhà cung cấp không đủ năng lực, thời gian triển khai chưa phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

10.2. Lựa chọn sai nhà cung cấp

Thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP (trong lẫn ngoài nước) khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi lựa chọn đơn vị hợp tác.
Do đó, điều đầu tiên bạn cần là xây dựng bản kế hoạch triển khai phần mềm ERP, sau đó lên danh sách những nhà cung cấp đủ khả năng giải quyết các vấn đề/yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra.
Ngoài ra bạn cũng nên tham khảo ý kiến một số khách hàng đã triển khai thành công ERP của nhà cung cấp bạn định lựa chọn hoặc trực tiếp yêu cầu nhà cung cấp liệt kê một số doanh nghiệp cùng ngành nghề với bạn đã triển khai thành công ERP.

Các yếu tố thường được đánh giá cao khi doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP là:
• Độ uy tín của nhà cung cấp
• Số lượng khách hàng nhà cung cấp đã đáp ứng được
• Dịch vụ hỗ trợ sau khi triển khai ERP
• Cuối cùng mới là chi phí

10.3. Đánh giá thấp thời gian và chi phí triển khai

Các doanh nghiệp mua phần mềm ERP viết theo yêu cầu thường mắc sai lầm này bởi quy trình diễn ra bao gồm:
Nhà cung cấp xác nhận nhu cầu – viết phần mềm – chuyển cho doanh nghiệp – chỉnh sửa– bàn giao bản cuối cùng.
Quy trình này thường kéo dài ít nhất 6 tháng và chi phí cũng bị đội lên rất nhiều so với dự toán ban đầu.
Phần mềm này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cũng như trình độ của nhà cung cấp và sự phân tích ban đầu, nếu nhà cung cấp không có kinh nghiệm về những hệ thống thông tin cùng loại, thì sau này, khi nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi, việc nâng cấp hệ thống sẽ gặp khó khăn và tốn kém.

10.4. Không đầu tư cơ sở hạ tầng

Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP trọn gói sẽ không mắc phải sai lầm này, còn đối với phần mềm ERP viết theo yêu cầu thì doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Khi doanh nghiệp lựa chọn phương án đặt server tại trụ sở công ty thì phải xác định các khoản ngân sách chi thường xuyên cho việc nâng cấp hệ thống, bảo trì máy móc,… ngoài chi phí mua phần mềm ERP.
Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng giải pháp Cloud ERP (dựa trên nền tảng công nghệ đám mây) – cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí.

10.5. Không có người quản lý dự án

Khi bắt đầu triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự phụ trách quản lý công việc này: ví dụ như giám đốc điều hành hoặc trưởng phòng IT. Người này có đủ kiến thức về công ty, am hiểu tường tận các quy trình, nghiệp vụ cùng các vướng mắc mà công ty đang gặp phải để trao đổi dễ dàng.
Với bí kíp triển khai thành công khi triển khai phần mềm ERP trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động phòng tránh sai lầm để đảm bảo một khi đã triển khai ERP là thành công.

Liên hệ hotline: 0986.778.578 để nhận được lời khuyên từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Sưu tầm internet