Bảo trì phản ứng (reactive maintenance hay breakdown maintenance) là phương pháp bảo trì thiết bị, máy móc và hệ thống chỉ được thực hiện khi chúng phát sinh sự cố hoặc hỏng hóc, thay vì thực hiện các hoạt động bảo trì định kỳ để ngăn ngừa sự cố. Do đó mục đích của bảo trì phản ứng chính là sửa chữa và khôi phục lại tình trạng vận hành bình thường cho máy móc thiết bị. Đây là phương pháp phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp vì tính đơn giản và chi phí ban đầu thấp. Bảo trì phản ứng thường được sử dụng khi thiết bị gặp phải sự cố không quá nghiêm trọng và không gây ảnh hưởng lớn đến sự vận hành của dây chuyền sản xuất hoặc không gây thiệt hại quá lớn cho nhà máy.
4 Ưu điểm của phương pháp bảo trì phản ứng có thể kể đến bao gồm:
- Chi phí ban đầu thấp: Vì bảo trì chỉ được thực hiện khi thiết bị gặp sự cố hoặc bị hư hỏng nên chi phí cho quá trình bảo trì cũng thấp.
- Đơn giản: Vì chỉ khi nào thiết bị hoặc hệ thống gặp sự cố thì mới thực hiện bảo trì, nên đây là phương pháp đơn giản, ít phức tạp.
- Không đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực: nên không đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực.
- Không cần lập kế hoạch bảo trì, lập lịch bảo trì: Vì bảo trì chỉ được thực hiện khi thiết bị hoặc hệ thống gặp sự cố hoặc bị hư hỏng, do đó bộ phận bảo trì không phải lập kế hoạch cho các hoạt động bảo trì định kỳ thường xuyên.
Tuy nhiên, phương pháp bảo trì phản ứng cũng có nhiều nhược điểm như:
- Làm tăng tổn thất cho nhà máy do sự cố xảy ra đột ngột. Chi phí nhiều khi còn bị đội lên do linh kiện thay thế không có sẵn, nhân sự thực hiện không được bố trí sẵn sàng.
- Làm giảm tuổi thọ của tài sản cố định – Bảo trì tức thời không thể đảm bảo hệ thống máy móc hoạt động liên tục trơn tru như khi mới lắp đặt.
- Các vấn đề về an toàn – Nhân viên kỹ thuật thường phải đối mặt với nhiều nguy hiểm hơn nếu công tác bảo trì được thực hiện một cách bộc phát, khi mà bản thân họ phải đối mặt với áp lực phải đưa hệ thống trở về hoạt động như lúc đầu một cách nhanh chóng.
- Hiệu ứng liên hoàn của sự cố – Một bộ phận nhỏ có thể là nguyên nhân gây nên sự cố cho toàn hệ thống, hoặc các bộ phận khác.
- Sử dụng nhân lực kỹ thuật không hiệu quả – Nhân viên kỹ thuật sẽ phải mất thời gian phán đoán, tìm hiểu về phương pháp và linh kiện thay thế đúng tiêu chuẩn và đặt mua đúng được bộ phận yêu cầu.
- Thực hiện sửa chữa chỉ khi thiết bị đã hỏng cũng có thể gây phát sinh những chi phí không đáng có, bởi vì sự cố có thể trở nên nghiêm trọng hơn nếu không được giải quyết kịp thời.
- Không thể đảm bảo rằng thiết bị hoạt động trong tình trạng an toàn và đáng tin cậy, vì việc kiểm tra và bảo dưỡng không được thực hiện thường xuyên.
- Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với khách hàng. Nếu khách hàng phát hiện ra rằng sản phẩm của doanh nghiệp không đạt tiêu chuẩn do việc sử dụng thiết bị không được bảo trì đúng cách, họ có thể không tin tưởng và quay lưng với doanh nghiệp. Điều đó không chỉ ảnh hưởng tới lợi nhuận ngắn hạn mà còn trực tiếp tác động đến sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Theo một báo cáo của hãng IBM, chi phí bảo trì phản ứng cho một đơn vị sản xuất có thể gấp 5 lần chi phí của bảo trì định kỳ. Hơn nữa, chi phí bảo trì phản ứng có thể tăng lên gấp đôi nếu thiết bị gặp sự cố vào thời điểm quan trọng hoặc ngoài giờ làm việc. Ngoài ra, một khảo sát khác từ tạp chí Maintenance Technology cũng cho thấy chi phí cho việc bảo trì phản ứng trong ngành công nghiệp dầu khí chiếm từ 30-40% tổng chi phí bảo trì, trong khi đó chi phí cho việc bảo trì định kỳ chỉ đạt 10-15% tổng chi phí bảo trì. Từ các kết quả trên có thể thấy rằng bảo trì phản ứng có chi phí cao hơn so với bảo trì định kỳ.
Trong bối cảnh ngày nay, việc sử dụng các công nghệ và hệ thống thông tin, phần mềm quản lý bảo trì CMMS ngày càng phổ biến, phương pháp bảo trì phản ứng gần như chỉ phát huy tác dụng đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ với số lượng thiết bị ít ỏi. Đối với các công ty có quy mô lớn, việc thực hiện bảo trì định kỳ và theo dõi thiết bị định kỳ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu suất sản xuất.
Tóm lại, bảo trì phản ứng có ưu điểm là chi phí ban đầu thấp hơn và không đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, nó có nhiều nhược điểm, bao gồm chi phí cao hơn, thời gian ngừng hoạt động và ảnh hưởng đến hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp. Do đó các doanh nghiệp cần cân nhắc và áp dụng phương pháp bảo trì phù hợp với môi trường sản xuất kinh doanh của mình để đảm bảo sự an toàn, đáng tin cậy và hiệu quả của thiết bị máy móc. Chỉ nên ứng dụng phương pháp bảo trì này cho những linh kiện hay máy móc có giá thành thấp, dễ thay thế và sửa chữa, không gây ra tác động liên hoàn khi phát sinh sự cố, hoặc các thiết bị có chi phí sửa chữa thấp hơn chi phí bảo trì định kì.