3 Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì CMMS trong dịch NCOV-19

Với tình hình kinh tế không khả quan đang bao trùm tất cả doanh nghiệp hiện nay do dịch bệnh virus COVID-19 bộc phát trên toàn cầu, hiệu quả của việc bảo trì và quản lý các tài sản sản xuất đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Điều đó thể hiện ở việc các doanh nghiệp cần duy trì các tài sản của mình hoạt động hiệu quả nhằm giúp giảm bớt gánh nặng cho nguồn nhân lực đang thiếu hụt do cách ly dịch bệnh. Thứ hai là giúp đảm bảo tăng năng suất, tăng chất lượng sản phẩm nhằm giảm chi phí sản xuất trong tình cảnh đối mặt với khó khăn về kinh tế. Vì vậy những lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì CMMS hiệu quả có thể là một chìa khóa giúp nhiều doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng hiện nay.

1. Giới thiệu

Hãy tưởng tượng nếu CMMS là một ứng viên đang nộp đơn ứng tuyển vào bộ phận quản lý bảo trì của doanh nghiệp bạn trong thời điểm này, CV của anh ta chắc chắn sẽ bắt đầu với 1 giới thiệu đầy ấn tượng như sau: “ Ứng viên tuyệt vời với kỹ năng quản lý tài sản cực chuyên nghiệp, một cái đầu tỉnh táo trong mọi khủng hoảng và một bộ óc quản lý hiệu quả đến từng con số nhỏ”

 

Đây không phải là một lời giới thiệu khoa trương, hãy cùng tìm hiểu về ứng viên này để biết CMMS – Phần mềm quản lý bảo trì tài sản giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất trong mùa dịch NCOV-19 như thế nào

 

2. Các lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS trong mùa dịch

a. Lợi ích 1: Quản lý tài sản và bảo trì hiệu quả trong mùa dịch,

Các nền tảng CMMS hiện đại cho phép lưu trữ dữ liệu trực tuyến, tất cả thông tin dữ liệu liên quan đến tất cả tài sản và công tác bảo trì sẽ tồn tại trong một cơ sở dữ liệu an toàn, bảo mật và thống nhất. Đồng thời mọi người trong nhóm đều có thể truy cập và sử dụng nguồn thông tin đầy đủ này mọi lúc mọi nơi, ngay cả khi họ phải làm việc ở nhà trong nhiều ngày liền vì cần cách ly và giãn cách xã hội.

 

Bên cạnh đó, mọi dữ liệu được thay đổi theo thời gian thực, giúp cho ban quản lý và bộ phận bảo trì có thể nhanh chóng phản ứng với mọi nhu cầu phát sinh và thay đổi liên tục khi họ không có mặt tại nhà máy sản xuất.

 

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS thực sự tốt trong việc thu thập dữ liệu và giữ chúng an toàn. Nó cũng thực sự tốt trong việc xử lý dữ liệu và tạo ra các báo cáo trực quan với biểu đồ và KPI để nhà quản lý có thể ra quyết định một cách chính xác và nhanh chóng nhất. Chỉ với vài cú nhấp chuột, nhà quản lý đã có một cái nhìn tổng thể về bức tranh sử dụng tài sản và bảo trì tại doanh nghiệp của mình. Quan trọng nhất sẽ biết được ngân sách bảo trì được chi tiêu như thế nào ? có bị lãng phí hay không ?

 

Và có một điều luôn đúng nhưng gần đây đã trở nên quan trọng hơn bao giờ, đó chính là các nhà cung cấp giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS như Vietsoft đều luôn cố gắng thực hiện tất cả công việc CNTT nặng nề cho khách hàng. VD như: duy trì máy chủ, đảm bảo bảo mật, sao lưu dữ liệu định kỳ, kiểm tra lỗi… Từ đó giúp giảm bớt gánh nặng cho đội ngũ IT của khách hàng, những người đang ra sức để hỗ trợ tốt nhất cho các bộ phận khác của doanh nghiệp trong những ngày họ phải làm việc ở nhà để tuân thủ lệnh cách ly.

 

b. Lợi ích 2: Bảo vệ “kiến thức nội bộ” trong thời gian cách ly xã hội 

Đối với nhiều bộ phận kỹ thuật như bảo trì, thứ mang lại giá trị lớn nhất chính là những kiến thức công việc được tích lũy từ thực tế trong quá trình làm việc. Không ai am hiểu về một tài sản máy móc, thiết bị tốt hơn là những kỹ thuật viên vận hành và bảo trì định kỳ cho nó. Họ là những người thậm chí có thể chuẩn đoán tình trạng thiết bị thông qua việc quan sát, lắng nghe hoặc chạm tay vào thiết bị.

 

Vậy nên nếu một ngày họ không thể làm việc cho doanh nghiệp bạn vì cách ly chống dịc, đồng nghĩa các nhân viên khác  sẽ không thể sử dụng những kinh nghiệm bí quyết đó. Đây không phải là vấn đề mới mà là tình trạng chung mà rất nhiều doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đã gặp phải.

 

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ giúp bảo vệ tất cả kinh nghiệm và bí quyết công nghệ của doanh nghiệp bằng cách cho phép người dùng ghi lại nhiều thông tin và mô tả một cách chi tiết nhất về cách họ hoàn thành các yêu cầu bảo trì của mình. Tất cả đều được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của phần mềm CMMS, trở thành một nguồn dữ liệu tham khảo đáng tin cậy cho các kỹ thuật viên khác tham khảo để thực hiện công việc của họ một cách chính xác và hiệu quả nhất. Các thông tin đó có thể bao gồm:

               •   Mô tả chi tiết vấn đề phát sinh

               •   Danh sách các điểm đề xuất kiểm tra

               •   Hướng dẫn từng bước một để khắc phục vấn đề

               •   Sơ đồ kỹ thuật số, hướng dẫn sử dụng và hình ảnh minh họa.

 

c. Lợi ích 3: Quản lý tồn kho hiệu quả trong mùa dịch NCOV-19

Quản lý vật tư phụ tùng tồn kho để phục vụ cho công tác bảo trì luôn là một vấn đề quan trọng. Vì không đủ vật tư tồn kho sẽ dẫn đến thiếu vật tư khi cần bảo trì sửa chữa, gây tăng thời gian ngừng máy để chờ vật tư. Ngược lại nếu thừa vật tư sẽ gây ra lãng phí.Do đó, đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải đảm bảo có các biện pháp kiểm soát tồn kho vật tư phù hợp, nhất là trong thời điểm dịch NCOV-19 bùng phát hiện nay.

 

Năm ngoái hoặc thậm chí một vài tháng trước, có thể doanh nghiệp gặp phải tình trạng thiếu vật tư đột xuất và ban lãnh đạo không phải quá lo lắng về nó bởi vì họ biết rằng họ có thể đặt hàng và nhận được nó được gửi chuyển phát nhanh chóng, chỉ là phải chờ đợi vài ngày. Nhưng hiện nay, điều đó có thể nhanh chóng trở thành một cơn ác mộng. Khi nhiều doanh nghiệp cung ứng vật tư đang ngừng sản xuất vì tránh dịch, nhiều quốc gia đóng cửa hệ thống giao thông vận tải khiến việc tìm được vật tư cần thiết trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

 

Với giải pháp CMMS sẽ giúp các doanh nghiệp hoạch định được lượng vật tư phụ tùng cần thiết cho thời gian sắp tới, từ đó kịp thời lên phương án chuẩn bị và dự phòng trước khi tình trạng thiếu thốn vật tư có thể xảy ra.

 

3. Kết luận:

Nếu các doanh nghiệp đang đối phó với việc tạm ngưng hoạt động hoặc giảm sản lượng, đây là thời điểm tốt nhất để các doanh nghiệp có thời gian đầu tư vào việc thiết lập và triển khai một hệ thống phần mềm quản lý bảo trì CMMS một cách bài bản. Đây không những là chìa khóa để giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý tài sản và bảo trì máy móc thiết bị hiệu quả trong mùa dịch bệnh. Mà còn là giải pháp giúp đưa doanh nghiệp khôi phục lại năng suất và hiệu quả sản xuất nhanh chóng khi dịch bệnh kết thúc. Trước tình hình kinh tế ảm đạm trong thời gian sắp tới, với các chiến lược quản lý và sử dụng tài sản hiệu quả hơn sẽ giúp các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh tốt hơn và đáp ứng được những nhu cầu mới hoặc những biến động bất ngờ của thị trường.

 

Sau khi đã hiểu được các lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS trong mùa dịch, các doanh nghiệp cần hành động hơn là chỉ đọc hiểu. Hãy chắc rằng bạn đã sẵn sàng để trải nghiệm và cảm nhận được những giá trị thực tiễn từ một giải pháp CMMS mang lại.