Tổng quan kiến thức Quản lý tồn kho là gì trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp ?

Trong thế giới sản xuất công nghiệp, tồn kho không đơn thuần là những con số trên báo cáo. Nó là dòng máu lưu thông trong huyết quản của doanh nghiệp, quyết định trực tiếp đến sức khỏe tài chính và khả năng cạnh tranh. Vậy, quản lý tồn kho là gì mà lại đóng vai trò sống còn đến vậy? Hãy cùng Vietsoft đi tìm câu trả lời chi tiết qua bài viết sau.

I. Quản lý tồn kho là gì? Tổng quan kiến thức và ứng dụng trong sản xuất công nghiệp

1. Khái niệm quản lý tồn kho là gì trong sản xuất công nghiệp

Khác với bán lẻ thông thường, tồn kho trong sản xuất công nghiệp thường chiếm tỷ lệ lớn chi phí vận hành (có thể lên đến 30-40% tổng vốn lưu động). Nếu không quản lý tốt, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tồn đọng vốn, hỏng hóc nguyên liệu hoặc thiếu hụt dẫn đến dừng máy.

Quản lý tồn kho (Inventory Management) là quá trình theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa dòng chảy của hàng hóa – từ nguyên liệu thô, linh kiện đang gia công đến sản phẩm hoàn thiện – qua mọi giai đoạn từ lúc nhập kho đến khi xuất bán hoặc sử dụng trong sản xuất công nghiệp.

Hiểu một cách đơn giản, quản lý tồn kho là nghệ thuật cân bằng giữa đủ hàng để sản xuất và tránh tồn dư gây lãng phí. Một doanh nghiệp sản xuất chỉ hoạt động trơn tru khi nguồn nguyên vật liệu được đảm bảo ổn định, kho chứa được vận hành hợp lý, và vốn lưu động không bị chôn trong hàng tồn.

2. Vì sao quản lý tồn kho đóng vai trò sống còn trong sản xuất công nghiệp

Trong chuỗi sản xuất, tồn kho là mắt xích kết nối giữa cung ứng – sản xuất – giao hàng. Nếu một trong ba yếu tố mất cân bằng, toàn bộ dây chuyền có thể bị gián đoạn.

Quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu cốt lõi:

· Hiệu suất tài chính

o Giảm chi phí lưu kho, chi phí vận hành, bảo hiểm, và khấu hao.

o Giảm thiểu “vốn chết” nằm trong nguyên vật liệu chưa sử dụng.

o Tăng khả năng xoay vòng vốn nhanh để đầu tư vào các hạng mục khác.

· Hiệu quả vận hành

o Đảm bảo nguyên vật liệu, linh kiện và phụ kiện sẵn sàng đúng thời điểm.

o Giảm tắc nghẽn và tồn đọng tại các công đoạn sản xuất.

o Tối ưu quy hoạch kho bãi và sử dụng mặt bằng hiệu quả hơn.

· Nâng cao mức độ hài lòng khách hàng

o Sản phẩm được giao đúng hẹn, đúng chất lượng.

o Doanh nghiệp có khả năng đáp ứng linh hoạt các đơn hàng biến động.

Một nghiên cứu của IHL Group năm 2024 cho thấy tổn thất toàn cầu do sai lệch tồn kho (Inventory Distortion) lên tới 1,7 nghìn tỷ USD. Điều đó cho thấy, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt tồn kho chính là doanh nghiệp đang nắm lợi thế cạnh tranh.

II. Các Loại Tồn Kho Phổ Biến Trong Sản Xuất Công Nghiệp

Để quản lý hiệu quả, trước hết phải hiểu bạn đang quản lý những gì. Trong nhà máy, tồn kho được phân loại rất rõ ràng:

1. Nguyên vật liệu (Raw Materials)

Là các vật liệu cơ bản chưa qua chế biến, chờ đưa vào sản xuất. (Ví dụ: thép, nhựa, linh kiện, hóa chất…)

2. Bán thành phẩm (Work-in-Progress – WIP)

Các chi tiết đang ở giai đoạn gia công hoặc lắp ráp trên dây chuyền. Quản lý WIP hiệu quả giúp giảm thiểu ùn tắc và rút ngắn thời gian chu kỳ sản xuất.

3. Thành phẩm (Finished Goods)

Sản phẩm cuối cùng đã hoàn thiện, sẵn sàng để xuất kho giao cho khách hàng..

4. Vật tư bảo trì – MRO (Maintenance, Repair, Operations)

Dầu mỡ, linh kiện thay thế, công cụ dụng cụ…. Đây thường là “gót chân Achilles” của nhiều nhà máy. MRO bao gồm các vật tư phụ trợ như dầu mỡ, vòng bi, dụng cụ, vật tư bảo hộ… Dù giá trị đơn vị thấp, nhưng việc thiếu hụt MRO có thể làm cả dây chuyền sản xuất ngừng hoạt động.

5. Hàng dự phòng an toàn (Safety Stock)

Lượng dự trữ nhằm đối phó biến động cung cầu hoặc sự cố chuỗi cung ứng.

6. Hàng đang vận chuyển (Transit Inventory)

Hàng hóa trong quá trình di chuyển giữa các kho hoặc nhà máy.

III. Quy trình quản lý tồn kho hiệu quả trong sản xuất

Một quy trình quản lý tồn kho hiệu quả thường gồm 6 bước chính:

1. Bước 1: Lập kế hoạch nhu cầu (Demand Planning)

Phân tích dữ liệu lịch sử sản xuất, dự báo đơn hàng, xu hướng mùa vụ để xác định mức nhu cầu vật tư và sản phẩm trong kỳ. Đây là nền tảng của mọi quyết định nhập – xuất – sản xuất.

2. Bước 2: Đặt hàng và tiếp nhận nguyên liệu

Dựa trên kế hoạch, phòng mua hàng tiến hành đặt nguyên vật liệu. Khi hàng đến, bộ phận kho kiểm tra, nhập dữ liệu, và dán mã định danh (Barcode hoặc RFID) để theo dõi.

3. Bước 3: Bảo quản và sắp xếp kho

Thiết kế sơ đồ lưu trữ khoa học, ưu tiên hàng theo nguyên tắc FIFO (First In – First Out) hoặc FEFO (First Expired – First Out) đối với nguyên liệu có hạn sử dụng.

4. Bước 4: Xuất kho – sản xuất – theo dõi WIP

Khi sản xuất, nguyên liệu được xuất kho và cập nhật tự động trong hệ thống. Với MES, mọi chuyển động vật tư trong dây chuyền đều được ghi nhận theo thời gian thực.

5. Bước 5: Kiểm kê và đối soát dữ liệu

Thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê xoay vòng (Cycle Counting) để so sánh số liệu thực tế và dữ liệu hệ thống. Sự sai lệch nhỏ đều có thể gây tổn thất lớn.

6.Bước 6: Báo cáo và tối ưu hóa liên tục

Dựa trên KPI như tỷ lệ quay vòng tồn kho (Inventory Turnover Ratio), chi phí lưu kho, tỷ lệ sai lệch tồn, doanh nghiệp phân tích để cải tiến liên tục.

IV. Các phương pháp quản lý tồn kho phổ biến

Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp sau để tối ưu tồn kho:

· Phương pháp JIT (Just In Time): chỉ nhập hàng khi thực sự cần. Giảm tồn kho nhưng yêu cầu chuỗi cung ứng cực kỳ ổn định.

· Phân tích ABC: chia vật tư theo giá trị – nhóm A (quan trọng, giá trị cao), B (trung bình), C (thấp).

· EOQ (Economic Order Quantity): xác định số lượng đặt hàng tối ưu giúp giảm tổng chi phí.

· ROP (Reorder Point): xác định ngưỡng tồn kho tối thiểu cần đặt hàng lại.

· Lean Inventory: loại bỏ lãng phí, tập trung sản xuất tinh gọn.

· FIFO / LIFO: xác định thứ tự xuất kho phù hợp với đặc thù nguyên liệu.

· MRP (Material Requirement Planning): hoạch định nhu cầu vật tư tự động dựa trên kế hoạch sản xuất.

V. Các chỉ số để đánh giá hiệu quả trong quản lý tồn kho

Để đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý tồn kho, doanh nghiệp cần dựa vào các chỉ số định lượng. Những chỉ số này giúp nhà quản lý kho, kế hoạch sản xuất và tài chính hiểu rõ tình hình luân chuyển vật tư, tốc độ tiêu thụ, cũng như khả năng đáp ứng đơn hàng.

Dưới đây là các công thức cơ bản nhưng quan trọng nhất thường được sử dụng trong các nhà máy sản xuất công nghiệp.

1. Tỷ lệ luân chuyển tồn kho (Inventory Turnover Ratio)

Công thức:

Giá vốn hàng bán (COGS): là tổng chi phí sản xuất ra hàng hóa đã bán trong kỳ (bao gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung).
Tồn kho bình quân = (Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) / 2.

Ý nghĩa:

Chỉ số này phản ánh tốc độ luân chuyển hàng tồn kho trong kỳ, tức là hàng hóa được nhập – sử dụng – bán ra nhanh hay chậm.

Nếu tỷ lệ cao, nghĩa là hàng luân chuyển nhanh, tồn kho ít bị ứ đọng → dòng tiền linh hoạt.
Nếu tỷ lệ thấp, tồn kho quay chậm, dẫn đến chi phí lưu kho cao và rủi ro lỗi thời, hư hỏng.

Ví dụ thực tế:

Một nhà máy có COGS = 500 triệu đồng, tồn kho bình quân = 100 triệu đồng
⇒ Tỷ lệ luân chuyển tồn kho = 500 / 100 = 5
➜ Tồn kho được quay vòng 5 lần/năm, nghĩa là trung bình mỗi 2,4 tháng toàn bộ hàng tồn được sử dụng hoặc bán hết.

2. Số ngày tồn kho trung bình (Days Sales of Inventory – DSI)

Công thức:

Ý nghĩa:

DSI thể hiện số ngày trung bình mà hàng tồn kho nằm trong kho trước khi được tiêu thụ hoặc sử dụng trong sản xuất.

DSI càng thấp, tốc độ quay vòng càng nhanh → hiệu quả quản lý tồn kho càng cao.
DSI quá cao cảnh báo rằng doanh nghiệp đang giữ tồn kho dư thừa, gây lãng phí chi phí lưu kho.

Ví dụ minh họa:

Với dữ liệu trên:

· Tồn kho bình quân = 100 triệu đồng

· COGS = 500 triệu đồng

· DSI = (100 / 500) × 365 = 73 ngày
➜ Trung bình một lô hàng nằm trong kho 73 ngày trước khi được sử dụng.

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu quay vòng nhanh, DSI lý tưởng nên < 60 ngày.

3. Điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP)

Công thức:

Giải thích thành phần:

Nhu cầu trung bình hàng ngày: số lượng vật tư tiêu thụ mỗi ngày.
Thời gian giao hàng: thời gian tính từ khi đặt hàng đến khi hàng được nhập kho.
Tồn kho an toàn: lượng dự trữ để phòng ngừa rủi ro (trễ giao, nhu cầu tăng đột biến).

Ví dụ thực tế:

Nhu cầu nguyên liệu là 200 kg/ngày, thời gian giao hàng 5 ngày, tồn kho an toàn 500 kg.

→ ROP = 200 × 5 + 500 = 1.500 kg

➜ Khi tồn kho còn 1.500 kg, hệ thống sẽ kích hoạt lệnh đặt hàng tự động để tránh gián đoạn sản xuất.

Hệ thống MES SmartTrack có thể tự động tính ROP cho từng mã vật tư, hiển thị cảnh báo “Đặt hàng lại” ngay khi chạm ngưỡng, giúp phòng mua hàng phản ứng kịp thời mà không cần nhập liệu thủ công.

4. Tỷ lệ thiếu hàng (Stockout Rate)

Công thức:

Ý nghĩa:

Thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng hoặc kế hoạch sản xuất.

Tỷ lệ cao → hệ thống cung ứng yếu, gây đình trệ sản xuất hoặc trễ đơn hàng.
Tỷ lệ thấp (0–2%) → kiểm soát tốt, đảm bảo tính liên tục dây chuyền.

5. Chi phí lưu kho (Carrying Cost)

Công thức khái quát:

Phân tích:

Chi phí lưu kho trung bình chiếm 20–30% giá trị tồn kho/năm, bao gồm:

Điện năng, vận hành, bảo dưỡng hệ thống kho.
Nhân sự quản lý và vận hành.
Hao mòn, hư hại, giảm chất lượng vật tư.
Chi phí cơ hội (vốn bị “chôn” trong hàng tồn).

Ví dụ: Nếu giá trị tồn kho trung bình = 10 tỷ đồng, chi phí lưu kho 25% → doanh nghiệp mất 2,5 tỷ đồng/năm chỉ để duy trì tồn kho.
Bằng cách tăng vòng quay tồn kho từ 4 lên 6 lần/năm, doanh nghiệp có thể giảm chi phí lưu kho tới 30–35%.

6. Tỷ lệ đơn hàng chính xác (Order Accuracy Rate)

Công thức:

Ý nghĩa:

Chỉ số này phản ánh mức độ chính xác trong quản lý tồn kho và quy trình xuất hàng.

Nếu tỷ lệ này thấp, nguyên nhân thường đến từ:

Dữ liệu tồn kho sai lệch.
Sai sót trong picking, đóng gói hoặc nhập liệu.
Thiếu đồng bộ giữa hệ thống sản xuất và kho.

7. Mối liên hệ giữa các chỉ số

Các chỉ số trên không tồn tại độc lập mà tác động qua lại lẫn nhau:

Chỉ số	Ảnh hưởng khi tăng	Ảnh hưởng khi giảm
Inventory Turnover	Giảm chi phí lưu kho, tăng hiệu suất vốn	Nguy cơ thiếu hàng, gián đoạn sản xuất
DSI	Dòng tiền chậm lại, chi phí tăng	Tăng tính linh hoạt, nhưng rủi ro thiếu hàng
Stockout Rate	Gián đoạn sản xuất, mất đơn hàng	Cải thiện hiệu quả cung ứng
Carrying Cost	Lợi nhuận giảm	Tăng hiệu quả tài chính
Order Accuracy	Nâng cao uy tín, giảm lỗi vận hành	Gia tăng chi phí hoàn trả, lãng phí nhân công

VII. Tích Hợp Công Nghệ Hiện Đại Vào Quản Lý Tồn Kho

Năm 2025, Google ưu tiên nội dung sâu sắc, hữu ích với E-E-A-T (Experience, Expertise, Authoritativeness, Trustworthiness). Vì vậy, hãy nói về công nghệ:

RFID và Barcode: Theo dõi vị trí chính xác, giảm thời gian tìm kiếm 90%.
Phân tích dự báo: Sử dụng AI để dự đoán nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử.
ERP tích hợp: Kết nối tồn kho với sản xuất, tài chính.

VIII. Tích hợp tính toán tự động bằng hệ thống MES SmartTrack

Trong thực tế vận hành, các chỉ số trên được tự động cập nhật và tính toán liên tục nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống MES SmartTrack.

Dữ liệu COGS, tồn kho, đơn hàng được đồng bộ từ ERP.
MES tự động theo dõi DSI, Turnover, ROP, Stockout Rate theo thời gian thực.
Cảnh báo hiển thị trực tiếp trên màn hình giám sát khi chỉ số vượt ngưỡng cho phép.
Báo cáo KPI tồn kho được xuất tự động hàng ngày, giúp lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác thay vì ước tính chủ quan.

Ví dụ: Khi MES phát hiện chỉ số DSI tăng liên tiếp 3 kỳ, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến phòng kế hoạch và mua hàng, đề xuất điều chỉnh sản lượng nhập vật tư hoặc điều phối lại lệnh sản xuất.

Xin vui lòng tham khảo giải pháp Hệ thống giám sát sản xuất MES SmartTrack tại đây

Hoặc liên hệ để nhận tư vấn theo hotline: 0986778578 hoặc email sales@vietsoft.com.vn