Con người là trung tâm quyết định sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc quản lý nhân sự luôn là một trong những yếu tố được quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên ngày nay, công tác quản lý nhân sự tại Việt Nam vẫn gặp nhiều khó khăn do cách thức quản lý nhân sự thủ công, phụ thuộc nhiều vào các văn bản giấy và hệ thống biểu tính thay vì các công nghệ quản trị nhân sự thông minh. Một số thủ tục vẫn tốn nhiều thời gian, quy trình còn phức tạp, chế độ đãi ngộ thiếu minh bạch và nhất quán giữa các phòng ban, cấp trên điều phối và bàn giao công việc không triệt để,… gây nên những khó khăn trong công tác quản lý và cho chính người lao động.
Trước những thách thức đó, công nghệ hóa quản trị nhân sự đã ra đời, tạo ra cuộc cách mạng tối ưu hóa công tác quản lý nhân lực tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới. Các phần mềm quản lý nhân sự giúp chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ và mang lại hiệu quả triệt để hơn so với những phương thức truyền thống. Đã đến lúc những doanh nghiệp Việt cần thay đổi để bắt kịp cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 góp phần thay đổi bộ mặt của tập đoàn trên toàn cầu.
1. Lịch sử phát triển của phần mềm HRMS
Sau khi được ra đời vào những năm 1970, phần mềm HRMS đã mang lại một làn sóng thay đổi cho các doanh nghiệp trong mọi ngành nghề, đồng thời nó cũng trở nên phổ biến trên phạm vi toàn cầu. Khả năng tự động hóa của phần mềm đã hợp lý hóa các quy trình nhân sự và giúp phòng ban nhân sự làm việc hiệu quả hơn, mặt khác, việc áp dụng công nghệ vào cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp đã giúp họ giải phóng nguồn lực khỏi áp lực giấy tờ hành chính.
Sau hơn bốn thập kỷ phát triển, phần mềm quản lý nhân sự HRMS đang dần được hoàn thiện, đảm bảo các yếu tố như tích hợp, ổn định, hiệu quả cao, từ đó loại bỏ các thủ tục rắc tối không cần thiết trong khi vẫn đảm bảo doanh nghiệp vận hành nhanh chóng và theo quy trình.
2. Phần mềm HRMS là gì?
Vậy chính xác HRMS là gì? Human Resource Management Systems viết tắt HRMs – Hệ thống quản lý nguồn nhân lực: là một phần của phần mềm quản lý nhân sự kết hợp nhiều hệ thống và quy trình để đảm bảo quản lý dễ dàng các nhân viên và dữ liệu của doanh nghiệp. Phần mềm nguồn nhân lực được sử dụng bởi các doanh nghiệp để kết hợp một số chức năng nhân sự cần thiết như lưu trữ dữ liệu nhân viên, quản lý biên chế, quy trình tuyển dụng, quản lý lợi ích và theo dõi hồ sơ về sự tham dự. Nó đảm bảo các quy trình nhân sự hàng ngày có thể quản lý và dễ dàng truy cập. Nó kết hợp nhân lực làm kỷ luật, đặc biệt là các hoạt động và quy trình nhân sự cơ bản với lĩnh vực công nghệ thông tin, trong khi lập trình các hệ thống xử lý dữ liệu đã phát triển thành các quy trình chuẩn và các gói phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning). Trên toàn bộ, các hệ thống ERP này có nguồn gốc từ phần mềm tích hợp thông tin từ các ứng dụng khác nhau vào một cơ sở dữ liệu phổ quát. Sự liên kết của các module tài chính và nguồn nhân lực của nó thông qua một cơ sở dữ liệu là sự khác biệt quan trọng nhất đối với những người tiền nhiệm được phát triển riêng lẻ và độc lập, làm cho ứng dụng phần mềm này trở nên cứng nhắc và linh hoạt.
4. Các chức năng trong phần mềm HRMS
Chức năng của các phòng nhân sự (HR) là hành chính và phổ biến cho tất cả thông tin tổ chức. Các tổ chức có thể đã chính thức hóa quá trình lựa chọn, đánh giá, và biên chế. Quản lý “nguồn nhân lực” tiến triển theo một quá trình bắt buộc và phức tạp. Các chức năng nhân sự bao gồm việc theo dõi dữ liệu nhân viên hiện có mà theo truyền thống bao gồm lịch sử cá nhân, kỹ năng, khả năng, thành tựu và tiền lương. Để giảm bớt khối lượng công việc thủ công của các hoạt động hành chính này, các tổ chức bắt đầu tự động hóa điện tử cho nhiều quá trình này bằng cách giới thiệu các hệ thống quản lý nhân sự chuyên dụng. Các nhà quản trị nhân sự phụ thuộc vào các chuyên gia IT nội bộ hoặc bên ngoài để phát triển và duy trì một HRMS tích hợp. Trước khi các kiến trúc máy chủ khách hàng phát triển vào cuối những năm 1980, nhiều quy trình tự động hóa nhân sự đã được chuyển xuống các máy tính lớn có thể xử lý một lượng lớn các giao dịch dữ liệu. Hậu quả của việc đầu tư vốn cao cần thiết để mua hoặc lập trình phần mềm độc quyền, HRMS phát triển nội bộ này chỉ giới hạn ở các tổ chức có số vốn lớn. Sự ra đời của máy chủ khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng và phần mềm như là một dịch vụ (SaaS) hoặc các hệ thống quản lý nguồn nhân lực cho phép kiểm soát hành chính cao hơn các hệ thống như vậy.
Hiện nay, hệ thống quản lý nguồn nhân lực bao gồm:
- Retaining (Giữ chân nhân viên / gia hạn hợp đồng lao động…)
- Hiring (Tuyển dụng)
- Administration (Quản trị)
- Managing Payroll (Quản lý biên chế)
- HR planning (Lập kế hoạch nhân sự)
- Recruiting/Learning management (Quản lý tuyển dụng, đào tạo)
- Performance record (Hồ sơ hiệu suất)
- Employee self-service (Nhân viên tự phục vụ)
- Scheduling (Lập kế hoạch)
- Absence management (Quản lý nghỉ phép/Ngày lễ…)
- Analytics (Phân tích)
- Employee Reassign module (Sắp xếp phòng ban, nhân viên…)
- Grievance handling by following precedents (Xử lý tiền lương, thưởng…)
5. Vai trò của ERP với doanh nghiệp ?
Phần mềm quản lý nhân sự HRMS xây dựng bản mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, nhằm khai thác được kỹ năng, thế mạnh của nhân viên, đồng thời, giúp công việc được thực hiện có hiệu quả hơn.
- Quản lý, kiểm duyệt tất cả các yêu cầu tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên phù hợp với yêu cầu đó.
- Quản lý các thông tin liên quan đến nhân viên bao gồm thông tin cá nhân, học vấn, mức lương, bảo hiểm, kỹ năng, hợp đồng.
- Lập các kế hoạch đào tạo chi tiết, theo dõi và đánh giá được kết quả đào tạo như chứng chỉ, văn bằng, các kỹ năng sau đào tạo.
- Thiết lập bộ chỉ tiêu đánh giá nhân viên, quá trình thực hiện công biệc, lập kế hoạch và đánh giá nhân viên một cách chi tiết.
- Giúp chấm công một cách chính xác, nhanh chóng với nguồn số liệu linh hoạt, hỗ trợ nhiều ký hiệu khác nhau, có khả năng tích hợp với máy chấm công để chấm công cho nhân viên một cách chính xác nhất.
- Quản lý các chế độ bảo hiểm theo Luật bảo hiểm mới nhất, điểu chỉnh mức đóng bảo hiểm, thông tin đóng bảo hiểm chỉ với những thao tác đơn giản.
- Quản lý tất cả các hoạt động cấp phát, sử dụng thiết bị….
- Cung cấp dịch vụ (ESS) giúp nhân viên có thể khai thác được các dịch vụ thông tin như phiếu công, quỹ phép, hợp đồng, mức lương, đăng ký nghỉ phép, tham gia các khóa đào tạo,…
Bên cạnh đó, Phần mềm quản lý nhân sự HRMS còn hỗ trợ các báo cáo đa dạng, phong phú với nhiều hình thức hiển thị khác nhau như biểu đồ, bảng thống kê,…, giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi được thực trạng nhân sự trong công ty để có được những sự điều chỉnh phù hợp.
1. Lợi ích của phần mềm HRMS
- Tự động hóa và tin học hóa công việc quản trị nhân sự.
- Giảm 70% khối lượng công việc.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Cung cấp các báo cáo quản trị nhân sự và báo cáo lương chính xác và nhanh chóng.
- Cung cấp thông tin phân tích về Hồ sơ nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, thôi việc… hỗ trợ quá trình ra quyết định.
- Tránh sự mâu thuẫn về mặt con người do chấm công và tính lương thủ công.
- Tránh sự các rủi ro trong việc thực hiện công việc do phụ thuộc vào nhân viên thừa hành.