Làm thế nào để chọn đúng đối tác triển khai phần mềm Bảo Trì CMMS?

 Triển khai một giải pháp CMMS thành công là không dễ. Chọn đúng phần mềm chỉ là một nửa của thách thức. Để dự án thành công, doanh nghiệp cũng cần chọn được một đối tác triển khai đáng tin cậy, đối tác có thể đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn, đồng thời là nhà tư vấn đáng tin cậy trong toàn bộ dự án.

Nhưng bạn chọn giữa các đối tác triển khai như thế nào cho đúng? đặc biệt khi mô hình triển khai của các nhà cung cấp phần mềm điều tương tự nhau về lợi ích và chức năng ứng dụng. Để trợ giúp, Vietsoft đưa ra một số tiêu chí hướng dẫn hỗ trợ khách hàng đánh giá các đối tác triển khai để đảm bảo triển khai CMMS thành công.

8 tiêu chí cần cân nhắc trước khi lựa chọn đối tác triển khai phần mềm Bảo Trì CMMS:

1)   Kinh nghiệm tư vấn – Uy tính của đối tác

Khi xem xét đầu tư phần mềm Bảo Trì CMMS, điều quan trọng là phải suy nghĩ về cả nhu cầu bảo trì ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Khi chọn hệ thống phần mềm CMMS, hệ thống đó phải có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với quy trình hiện tại và tương lai hay không để từ đó bạn có thể đánh giá dịch vụ tư vấn của đối tác.

Đối tác phải có nhiều kinh nghiệm triển khai giải pháp Bảo Trì CMMS, việc triển khai CMMS thành công trong ngành của bạn tham khảo vài khách hàng mà đối tác đã triển khai nếu được. Một đối tác hiểu biết sâu sắc và có kiến thức về cả ngành của bạn cũng như giải pháp CMMS mà bạn đã chọn sẽ có thể đưa ra các khuyến nghị sáng suốt về các tính năng cụ thể của phần mềm từ đó có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu ứng dụng thành công.

Ngoài ra doanh nghiệp nên thu thập càng nhiều thông tin càng tốt về các chuyên gia tư vấn thực sự sẽ làm việc trong dự án của bạn để giúp bạn đánh giá kinh nghiệm và kỹ năng của họ.

Doanh nghiệp phải chắc chắn rằng tìm nhà cung cấp có uy tín, đáng tin cậy và có kinh nghiệm cần thiết để giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh. Nên tìm kiếm thông tin như số năm kinh nghiệm, danh mục sản phẩm, dự án thành công…vv

2)   Khả năng mở rộng và tích hợp.

Trong hầu hết các trường hợp, doanh nghiệp thường cần một số tùy chỉnh để làm cho giải pháp CMMS phù hợp với yêu cầu. Vì rất hiếm khi một giải pháp chuẩn sẽ đáp ứng nhu cầu chính xác cho doanh nghiệp. Do đó, phải chọn đối tác triển khai có kiến thức kỹ thuật và khả năng mở rộng.

Đối tác có khả năng mở rộng sẽ vẫn hiệu quả và thiết thực khi người dùng hệ thống có thêm nhu cầu, chẳng hạn như thêm nhiều người dùng hơn hoặc tích hợp với các hệ thống khác như ERP, Scada, Oee, Andon và PLC…..

3) Mô hình cài đặt và định giá giấy phép

Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm cung cấp nhiều tùy chọn triển khai cho phần mềm của họ để phù hợp với các trường hợp khác nhau. Triển khai tại chỗ hoặc được lưu trữ trên đám mây.

Có một số mô hình định giá giấy phép phần mềm khác nhau có thể ảnh hưởng đến chi phí ban đầu.

Giá của giấy phép phần mềm sẽ dựa trên tổng số người dùng. Điều này thể hiện rõ nhất trong mô hình người dùng trả tiền theo tên (Name User), trong đó tổng giá giấy phép được xác định bởi số lượng người dùng duy nhất sẽ sử dụng phần mềm. Ngoài ra còn có mô hình cấp phép phần mềm trả tiền cho mỗi người dùng đồng thời (Concurrent User) trong đó giá cả phụ thuộc vào số lượng người dùng cần truy cập cùng một lúc.

4) Thiết lập dữ liệu (Data)

Không có gì quan trọng đối với sự thành công của phần mềm quản lý bảo trì bằng sự sẵn có của dữ liệu bảo try thiết bị, dữ liệu kho vật tư phụ tùng, cá quy định bảo trì của doanh nghiệp. Nhà cung cấp có dịch vụ tư vấn hệ thống hóa dữ liệu hoặc cung cấp phương tiện để nhập dữ liệu hiện có vào hệ thống.Quan trọng không kém là đối tác tư vấn cải tiến làm sao dữ liệu đưa vào thật sự hiệu quả. Vì vậy bạn nên chọn nhà cung cấp có đầy đủ nghiệp vụ và kinh nghiệm tư vấn về Bảo trì – Năng Suất – Chất lượng.

5) Đào tạo và chuyển giao

Đào tạo phù hợp là chìa khóa để triển khai phần mềm Bảo Try CMMS thành công. Mặc dù các nhà cung cấp cố gắng hết sức để làm cho phần mềm của họ dễ sử dụng, nhưng trình độ kỹ năng máy tính của mỗi người là khác nhau, vì vậy việc đào tạo là bắt buộc. Mỗi nhà cung cấp cung cấp các hình thức đào tạo khác nhau, vì vậy bạn phải cẩn thận khi chọn nhà cung cấp có chương trình đào tạo phù hợp với cách nhóm của bạn tốt nhất. Một đối tác tuyệt vời sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi số ứng dụng CMMS đảm bảo thành công.

6) Dịch vụ hỗ trợ vận hành hệ thống

Một trong những dịch vụ có giá trị nhất mà đối tác cung cấp là dịch vụ hỗ trợ. Các kế hoạch hỗ trợ kỹ thuật CMMS thường bao gồm hỗ trợ qua điện thoại và email, zalo…. với một số nhà cung cấp cũng cung cấp hỗ trợ tài liệu qua E-learning  hay tài liệu hướng dẫn sử dụng. Dù thế nào đi chăng nữa, trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng, hãy đảm bảo cân nhắc xem các dịch vụ hỗ trợ của từng nhà cung cấp sẽ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn như thế nào.

7) Cập nhật phần mềm (Software Updates)

Các bản cập nhật phần mềm thường xuyên giúp chứng minh cho khoản đầu tư CMMS của doanh nghiệp trong tương lai. Chúng không chỉ bổ sung các tính năng và chức năng cho hệ thống, các bản cập nhật còn có thể sửa các lỗi và khiếm khuyết cũng như cải thiện hiệu suất tổng thể. Những cải tiến này làm cho phần mềm của bạn mạnh mẽ hơn, nhóm của bạn hiệu quả hơn và mang lại cho bạn lợi tức đầu tư tốt hơn. Khi thảo luận về nhu cầu của bạn với nhà cung cấp, bạn nên hỏi về tần suất phần mềm được cập nhật. Câu trả lời của họ có thể giúp bạn xác định liệu họ có thực sự cam kết phát triển sản phẩm hay không.

8) Đánh giá từ khách hàng đã ứng dụng

Khách hàng đánh giá là công cụ đắc lực cho doanh nghiệp cần mua phần mềm CMMS. Bạn có thể tham khảo các khách hàng mà đối tác đã triển khai, các doanh nghiệp cùng lỉnh vực ngành nghề họ đã ứng dụng thành công như thế nào. Từ đ1o đưa ra lựa chọn nhà cung cấp triển khai CMMS.

Mặc dù các tiêu chí đánh giá này Vietsoft đưa ra còn thiếu, nhưng nó cũng cung cấp những những điểm chính Doanh nghiệp cần xem xét trước khi lựa chọn đối tác triển khai phần mềm Quản Lý Thiết Bị và Bảo Trì (CMMS). Những gì chúng tôi biết là việc chọn đối tác phù hợp cho dự án triển khai phần mềm CMMS cho Doanh Nghiệp là một phần quan trọng quyết định thành công của dự án. Hợp tác với đối tác phù hợp, kiến thức vững, có kỹ năng, kinh nghiệm là tiêu chí đầu tiên mà Doanh Nghiệp nên xem xét lựa chọn.