Khái niệm và cách tính chi phí bảo trì hiệu quả

Chi phí bảo trì là một trong những khoản chi bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra ổn định. Vậy chi phí bảo trì bao gồm những gì? Làm thế nào để tính chi phí bảo trì và quản lý hiệu quả ? Hãy cùng Vietsoft tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Bảo trì là gì? Chi phí bảo trì thiết bị là gì?

Bảo trì là hoạt động kiểm tra, đánh giá hiệu suất hoặc sửa chữa, cải tiến máy móc, thiết bị trong nhà máy, phân xưởng để đảm bảo vận hành trơn tru và ổn định.

Chi phí bảo trì thiết bị bao gồm tất cả các khoản chi tiêu cần thiết để duy trì, sửa chữa và nâng cấp thiết bị, nhằm đảm bảo chúng hoạt động ổn định, hiệu quả và kéo dài tuổi thọ. Những khoản chi phí này thường được chia thành các loại sau:

Chi phí lao động: Bao gồm lương, phụ cấp và các khoản chi khác dành cho nhân viên bảo trì hoặc kỹ thuật viên.
Chi phí vật liệu: Bao gồm các khoản chi để mua sắm vật tư, phụ tùng thay thế hoặc thiết bị hỗ trợ.
Chi phí dịch vụ bên ngoài: Chi phí thuê dịch vụ bảo trì từ các nhà cung cấp bên ngoài.
Chi phí quản lý: Chi phí liên quan đến việc giám sát, lập kế hoạch và quản lý các hoạt động bảo trì.
Chi phí phòng ngừa: Khoản đầu tư vào bảo trì phòng ngừa nhằm giảm nguy cơ sự cố.
Chi phí khắc phục: Chi phí phát sinh khi sửa chữa thiết bị đã hỏng.

Quản lý tốt chi phí bảo trì không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn góp phần giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa tuổi thọ của thiết bị.

2. Các loại chi phí bảo trì.

Chi phí bảo trì thường được chia làm hai nhóm chính:

a. Chi phí bảo trì trực tiếp

Đây là khoản chi trực tiếp cho các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng máy móc:

· Chi phí mua sắm vật tư

· Chi phí mua thiết bị sửa chữa, cải tiến

· Chi phí phụ tùng thay thế

· Chi phí lương, thưởng nhân viên bảo trì

· Chi phí đào tạo kỹ năng bảo trì

· Chi phí hợp đồng bảo trì thuê ngoài (nếu có)

b. Chi phí bảo trì gián tiếp

Là chi phí phát sinh từ các tổn thất khi máy móc, thiết bị bị hư hỏng, gián đoạn như:

· Thiệt hại năng suất sản xuất

· Thiệt hại chất lượng sản phẩm

· Thiệt hại về độ an toàn lao động

· Thiệt hại ảnh hưởng môi trường

· Thiệt hại nguyên vật liệu và tài sản

· Thiệt hại uy tín thương hiệu

· Thiệt hại doanh thu, lợi nhuận

c. Chi phí ngừng máy (downtime)

Khoản chi phí phát sinh khi hệ thống máy móc phải ngừng hoạt động, dù là chủ động hay do sự cố ngoài ý muốn. Downtime có thể gây ra thiệt hại lớn, đặc biệt trong các ngành sản xuất quy mô lớn.

3. Cách tính chi phí bảo trì thiết bị

Để tính toán chi phí bảo trì thiết bị chính xác, cần áp dụng các bước khoa học và có hệ thống. Dưới đây là quy trình cụ thể:

Bước 1: Xác định loại bảo trì

Bảo trì thường được chia thành hai loại chính:

Bảo trì phòng ngừa (Preventive Maintenance – PM):

o Đây là kế hoạch bảo trì được thực hiện khi thiết bị vẫn hoạt động tốt, nhằm giảm nguy cơ sự cố.

o Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí sửa chữa lớn, tối ưu hóa hiệu suất và tuổi thọ thiết bị.

Bảo trì khắc phục (Corrective Maintenance – CM):

o Đây là bảo trì khi thiết bị gặp sự cố.

o Nhược điểm: Chi phí cao hơn do phát sinh thêm chi phí khẩn cấp và thời gian ngừng máy.

Bước 2: Xác định các loại chi phí bảo trì cần thu thập và tính toán

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ các thành phần chi phí bảo trì bao gồm:

Chi phí bảo trì trực tiếp

· Chi phí vật tư: Gồm các nguyên vật liệu, linh kiện, phụ tùng thay thế cần thiết.

· Chi phí thiết bị: Bao gồm chi phí mua sắm công cụ sửa chữa hoặc máy móc cần thiết cho hoạt động bảo trì.

· Chi phí nhân công: Tiền lương, thưởng, và các chi phí phúc lợi cho nhân viên bảo trì.

· Chi phí dịch vụ thuê ngoài: Khi thuê các chuyên gia hoặc dịch vụ bảo trì từ bên ngoài.

Chi phí bảo trì gián tiếp

· Thiệt hại năng suất do máy móc ngừng hoạt động.

· Giảm chất lượng sản phẩm do máy móc không hoạt động hiệu quả.

· Thiệt hại liên quan đến an toàn lao động và môi trường.

Chi phí ngừng máy (downtime)

· Mất mát doanh thu do thời gian ngừng hoạt động.

· Chi phí khởi động lại hệ thống.

· Các khoản bồi thường hợp đồng do trễ tiến độ giao hàng.

Bước 3: Lập công thức tính toán chi phí bảo trì

Chi phí bảo trì tổng (TMC) có thể được tính theo công thức sau:

TMC = DMC + IMC + DTC

Trong đó:

DMC (Direct Maintenance Costs): Chi phí bảo trì trực tiếp.
IMC (Indirect Maintenance Costs): Chi phí bảo trì gián tiếp.
DTC (Downtime Costs): Chi phí ngừng máy.

Chi tiết từng thành phần:

a. Chi phí bảo trì trực tiếp (DMC):

DMC = MV + ME + SW + OC

Trong đó:

§ MV (Material Costs): Chi phí vật tư.

§ ME (Equipment Costs): Chi phí thiết bị.

§ SW (Staff Wages): Lương nhân viên bảo trì.

§ OC (Outsourcing Costs): Chi phí thuê dịch vụ ngoài.

b. Chi phí bảo trì gián tiếp (IMC):

IMC = LP + SQ + SS + EN + SA

Trong đó:

§ LP (Lost Productivity): Thiệt hại năng suất.

§ SQ (Substandard Quality): Giảm chất lượng sản phẩm.

§ SS (Safety and Security): Chi phí liên quan đến tai nạn và an toàn lao động.

§ EN (Environmental Impact): Thiệt hại môi trường.

§ SA (Stakeholder Accountability): Chi phí uy tín và trách nhiệm với khách hàng.

c. Chi phí ngừng máy (DTC):

DTC = (H * P) + RS + CR

Trong đó:

§ H: Số giờ ngừng máy.

§ P: Tổn thất doanh thu mỗi giờ.

§ RS (Restart Costs): Chi phí khởi động lại thiết bị.

§ CR (Contractual Risks): Khoản bồi thường hợp đồng.

Bước 4: Thu thập thông tin về thiết bị và chi phí phát sinh do bảo trì

Dựa trên công thức tính toán được xây dựng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các thông tin cần thiết, các thông tin này thường bao gồm:

Tuổi thọ của thiết bị: Dự đoán vòng đời còn lại của thiết bị để lập kế hoạch bảo trì hoặc thay thế.
Tần suất sử dụng: Thiết bị hoạt động thường xuyên hơn có nguy cơ hao mòn cao hơn.
Lịch sử bảo trì: Các thông tin về sửa chữa trước đây giúp xác định mô hình chi phí bảo trì.
MTBF (Mean Time Between Failures): Thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc của thiết bị.
Thời gian và chi phí nhân công thực hiện bảo trì
Thời gian downtime trung bình của thiết bị
Các chi phí phát sinh khác trong quá trình bảo trì

Dựa vào thông tin này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo trì định kỳ, ước tính chi phí cần thiết và tránh được các sự cố không mong muốn.

Hệ thống phần mềm quản lý bảo trì CMMS (Computerized Maintenance Management Software) kết hợp với các cảm biến, IIOT sẽ là các công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc thu thập, tổ chức và phân tích các dữ liệu trên

Bước 5: Áp dụng công thức và phân tích dữ liệu

Xác định tất cả các yếu tố chi phí theo từng thiết bị.
Tổng hợp dữ liệu từ nhiều tháng hoặc năm để tính chi phí trung bình.
Phân tích các khoản chi phí lớn nhất để tìm cách tối ưu, chẳng hạn như giảm downtime hoặc thay đổi chính sách bảo trì vật tư.

4. Ví dụ về cách tính chi phí bảo trì đơn giản

a. Tính toán chi phí lao động

Công thức tính chi phí lao động:

Chi phí lao động = Số giờ lao động × Chi phí lao động theo giờ

Ví dụ:

Nếu một kỹ thuật viên cần khắc phục một sự cố trong 1.5 giờ làm việc với mức lương 100.000 đồng/giờ, thì chi phí lao động cho hoạt động bảo trì này sẽ là:

Chi phí lao động = 1.5 giờ × 100.000VND/giờ = 150.000 VND

b. Tính toán chi phí vật liệu và phụ tùng sử dụng cho công tác bảo trì

Công thức:

Chi phí vật liệu và phụ tùng = Giá thành vật liệu × Số lượng

Ví dụ:

Nếu cần thay thế 10 linh kiện với giá 500.000 đồng/linh kiện,

Chi phí sẽ là:

Chi phí vật liệu và phụ tùng = 500.000×10 = 5.000.000 VND

c. Tính toán chi phí dịch vụ từ bên thứ ba

Nếu doanh nghiệp thuê bên ngoài thực hiện bảo trì, cần ghi nhận chi phí dựa trên báo giá và phạm vi dịch vụ được cung cấp.

d. Tính toán chi phí ngừng hoạt động (Downtime)

Chi phí này được tính dựa trên doanh thu bị mất hoặc chi phí cơ hội phát sinh khi thiết bị ngừng hoạt động.

Công thức:

Chi phí ngừng hoạt động = Thời gian ngừng hoạt động × Mất mát doanh thu mỗi giờ

d. Tính tổng chi phí bảo trì

Công thức tổng quát:

Tổng chi phí bảo trì = Chi phí lao động + Chi phí vật liệu và phụ tùng + Chi phí dịch vụ bên ngoài + Chi phí ngừng hoạt động.

5. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo trì

Loại thiết bị: Thiết bị phức tạp thường có chi phí bảo trì cao hơn.
Điều kiện làm việc: Môi trường làm việc khắc nghiệt đòi hỏi bảo trì thường xuyên hơn.
Độ tuổi thiết bị: Thiết bị cũ thường cần nhiều bảo trì hơn.
Chính sách bảo hành: Bảo hành giúp giảm chi phí trong giai đoạn đầu sử dụng.
Hệ thống bảo trì: Một hệ thống quản lý bảo trì hiện đại giúp giảm chi phí đáng kể.

6. Quản lý chi phí bảo trì là gì?

Quản lý chi phí bảo trì là quá trình kiểm soát và tối ưu hóa chi phí liên quan đến bảo trì để giảm lãng phí và gia tăng hiệu quả. Mục tiêu chính là duy trì tổng chi phí bảo trì ở mức thấp nhất mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành.

7. Làm thế nào để quản lý chi phí bảo trì hiệu quả?

a. Xây dựng kế hoạch bảo trì hợp lý

Kết hợp phương pháp bảo trì phòng ngừa và bảo trì khắc phục:

Phát hiện sớm vấn đề và khắc phục trước khi xảy ra sự cố lớn.
Thực hiện bảo trì dự phòng để giảm thời gian ngừng máy.

b. Nâng cao tay nghề nhân viên bảo trì

Đào tạo kỹ thuật, nâng cao kỹ năng giúp công việc bảo trì được thực hiện nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.

c. Ứng dụng công nghệ trong bảo trì

Sử dụng phần mềm CMMS (Computerized Maintenance Management Software) để quản lý bảo trì thông minh, theo dõi chi phí, lịch trình và hiệu suất thiết bị.

Với bề dày hơn hai thập kỷ kinh nghiệm Chuyển đổi số cho doanh nghiệp Sản xuất, Vietsoft là đơn vị dẫn đầu cung cấp giải pháp Tư vấn và Triển khai phần mềm quản lý bảo trì CMMS tại Việt Nam. Bằng đội ngũ chuyên gia giàu kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực, Vietsoft tự tin đồng hành, giải quyết triệt để mọi bài toán và đón đầu những công nghệ mới cho doanh nghiệp.

Xin vui lòng tham khảo giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint tại đây.

Hoặc liên hệ để nhận tư vấn theo hotline: 0986778578 hoặc email sales@vietsoft.com.vn

d. Phân tích và tối ưu từng khoản chi phí

Xem xét chi tiết từng khoản mục chi phí để điều chỉnh phù hợp, giảm thiểu lãng phí.

8. Kết luận

Chi phí bảo trì là một khoản chi không thể thiếu, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất. Do đó, việc tính toán và tối ưu hóa chi phí bảo trì không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm mà còn đảm bảo hiệu suất vận hành cao nhất. Một kế hoạch bảo trì hiệu quả dựa trên các dữ liệu chính xác về chi phí bảo trì cũng sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp đạt được sự ổn định và tăng trưởng bền vững.

Bằng cách tính toán chi phí bảo trì để quản lý chặt chẽ và áp dụng các phương pháp bảo trì phù hợp, tận dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động ổn định, nâng cao uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.