Điểm khác biệt, quy trình triển khai EAM và CMMS là gì?

Khi nói về quản lý tài sản và bảo trì, hai giải pháp công nghệ phổ biến là Hệ thống Quản lý Bảo trì (CMMS) và Hệ thống Quản lý Tài sản Doanh nghiệp (EAM). Hai giải pháp này không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là chiến lược giúp các doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa quy trình vận hành, cắt giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn khám phá vai trò quan trọng của việc triển khai EAM và CMMS, cách thực hiện thành công, và các yếu tố then chốt giúp tăng ROI từ việc quản lý tài sản hiệu quả.

1. Hệ thống quản lý bảo trì CMMS là gì ?

CMMS là viết tắt của Computerized Maintenance Management System – hệ thống hỗ trợ quản lý các hoạt động bảo trì thiết bị và cơ sở vật chất. CMMS tập trung vào việc tối ưu hóa tác vụ bảo trì hàng ngày để cải thiện hiệu suất thiết bị và giảm thời gian ngừng máy.

CMMS bao gồm các tính năng chính:

• Quản lý công việc bảo trì: Lên lịch, theo dõi và phân bổ công việc bảo trì. Ví dụ, tạo lịch bảo trì định kỳ cho một dây chuyền sản xuất hoặc gửi thông báo cho đội ngũ kỹ thuật khi một thiết bị cần kiểm tra.
• Theo dõi thiết bị và phụ tùng: Quản lý tồn kho phụ tùng thay thế, ghi nhận tình trạng thiết bị, và kiểm tra lịch sử sửa chữa.
• Tạo báo cáo bảo trì: Phân tích dữ liệu như chi phí sửa chữa, thời gian ngừng máy, và hiệu quả làm việc của đội bảo trì.

Điểm mạnh của hệ thống quản lý bảo trì CMMS:

• Dễ triển khai, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc tập trung vào việc quản lý bảo trì thiết bị cụ thể.
• Tối ưu hóa các quy trình bảo trì để giảm thiểu chi phí phát sinh từ sự cố không mong muốn.

2. Hệ thống quản lý tài sản EAM là gì?

EAM là viết tắt của Enterprise Asset Management – một hệ thống tích hợp toàn diện để quản lý tài sản doanh nghiệp trong suốt vòng đời của chúng, từ giai đoạn mua sắm, vận hành, bảo trì, đến loại bỏ.

EAM có cách tiếp cận chiến lược hơn CMMS, với mục tiêu không chỉ duy trì hiệu quả hoạt động mà còn tối ưu hóa giá trị tài sản trong dài hạn.

Các tính năng chính của EAM:

• Quản lý vòng đời tài sản: Tích hợp tất cả dữ liệu liên quan đến tài sản, từ thông tin kỹ thuật, lịch sử bảo trì, chi phí vận hành, đến kế hoạch thay thế.
• Quản lý tài chính: Theo dõi chi phí đầu tư, khấu hao, và lập ngân sách bảo trì dựa trên dữ liệu thực tế.
• Tuân thủ quy định: Hỗ trợ đảm bảo tài sản tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và quy định pháp luật.
• Tích hợp đa hệ thống: Kết nối với ERP, IoT, SCADA, và MES để tạo nguồn dữ liệu thống nhất cho toàn doanh nghiệp.

Điểm mạnh của EAM:

• Mang tính chiến lược, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định dài hạn dựa trên dữ liệu.
• Phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có nhiều tài sản phức tạp và yêu cầu tích hợp đa hệ thống.

3. Bảng so sánh giữa CMMS và EAM

Tiêu chí	CMMS	EAM
Mục tiêu chính	Tối ưu hóa bảo trì hàng ngày	Quản lý toàn diện vòng đời tài sản
Phạm vi quản lý	Bảo trì thiết bị	Tất cả các khía cạnh liên quan đến tài sản
Tính năng nổi bật	Lên lịch, theo dõi bảo trì, quản lý phụ tùng	Quản lý tài chính, khấu hao, tuân thủ quy định
Đối tượng sử dụng	Kỹ thuật viên, quản lý bảo trì	Quản lý cấp cao, bộ phận tài chính, vận hành
Khả năng tích hợp	Tương đối hạn chế	Tích hợp mạnh mẽ với ERP, IoT, MES, SCADA
Quy mô doanh nghiệp phù hợp	Doanh nghiệp nhỏ hoặc tập trung vào bảo trì	Doanh nghiệp lớn, quản lý tài sản đa dạng phức tạp

 

4. Khi nào chọn CMMS và khi nào chọn EAM?

• CMMS: Nếu doanh nghiệp của bạn cần tập trung vào cải thiện quy trình bảo trì hàng ngày, giảm thời gian dừng máy và tối ưu hóa lịch bảo trì, thì CMMS là lựa chọn phù hợp. CMMS thường được các doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng để nhanh chóng đạt được hiệu quả vận hành.
• EAM: Nếu bạn cần một giải pháp toàn diện để quản lý tài sản từ khâu mua sắm, vận hành, đến loại bỏ, đồng thời cần tích hợp các hệ thống quản lý khác nhau (ERP, IoT), thì EAM sẽ là lựa chọn tối ưu. EAM phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, nơi quản lý tài sản đòi hỏi sự phức tạp và tính chiến lược cao hơn.

 

5. CMMS và EAM: Kết hợp để đạt hiệu quả tối ưu

Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc tối ưu hóa tài sản và giảm chi phí vận hành, việc kết hợp CMMS và EAM trở thành một chiến lược quan trọng để đạt hiệu quả toàn diện. Sự bổ trợ giữa hai giải pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình bảo trì hàng ngày mà còn mang lại một cái nhìn chiến lược về vòng đời tài sản.

Tại sao nên kết hợp CMMS và EAM?

Mỗi hệ thống có thế mạnh riêng:

Thực tế, CMMS và EAM không loại trừ lẫn nhau mà có thể được sử dụng đồng thời để khai thác tối đa lợi ích:

·       CMMS:Chuyên sâu vào các hoạt động bảo trì hàng ngày, hỗ trợ nhân viên kỹ thuật hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả.
·        EAM:Đem đến cái nhìn tổng thể, quản lý tài sản từ giai đoạn mua sắm, vận hành đến thanh lý, đồng thời hỗ trợ đưa ra các quyết định chiến lược.

Kết hợp hai giải pháp này, doanh nghiệp có thể:
·        Tối ưu hóa hoạt động hàng ngày:CMMS giúp đảm bảo các thiết bị hoạt động trơn tru với lịch bảo trì phù hợp.
·        Định hướng chiến lược dài hạn: EAM hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch đầu tư, giảm khấu hao tài sản, và nâng cao giá trị sử dụng tài sản.
·        Tăng cường khả năng phân tích dữ liệu:Khi kết hợp, CMMS cung cấp dữ liệu bảo trì chi tiết, trong khi EAM tích hợp dữ liệu này vào các báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp có quyết định thông minh hơn.

 

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có thể dùng CMMS để giảm thời gian ngừng máy thông qua bảo trì phòng ngừa, đồng thời sử dụng EAM để phân tích chi phí toàn bộ vòng đời của thiết bị. Từ đó, doanh nghiệp biết thời điểm tối ưu để thay thế thiết bị hoặc đầu tư mới.

 

6. Các bước quan trọng để triển khai EAM và CMMS thành công

Triển khai EAM và CMMS là một hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược. Dưới đây là ba trụ cột chính giúp bạn tối đa hóa giá trị từ khoản đầu tư này:

a. Bắt đầu nhỏ, mở rộng thông minh

Thay vì triển khai đồng loạt trên toàn hệ thống, hãy bắt đầu từ một dự án thí điểm nhỏ như:

• Một nhà máy hoặc một loại tài sản cụ thể.
• Thử nghiệm các tính năng EAM, xác định lỗi, và cải thiện quy trình trước khi mở rộng.

Việc này không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn giúp bạn chứng minh hiệu quả của EAM, tạo niềm tin cho các bên liên quan.

b. Ưu tiên khả năng tích hợp

Các giải pháp như EAM và CMMS không thể hoạt động độc lập mà cần tích hợp với các hệ thống khác như:

• ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp): Quản lý tài chính và chuỗi cung ứng.
• SCADA, IoT, MES, ANDON: Theo dõi dữ liệu thời gian thực từ thiết bị.

Hãy chọn các giải pháp EAM và CMMS có khả năng tích hợp mạnh mẽ, hỗ trợ kiến trúc mở và API linh hoạt. Điều này giúp bạn tạo ra nguồn dữ liệu thống nhất để đưa ra quyết định chính xác.

c. Đơn giản hóa việc sử dụng

Sự thành công của việc triển khai CMMS và EAM phụ thuộc vào việc người dùng có chấp nhận và sử dụng hiệu quả hay không. Để đạt được điều này:

• Tổ chức đào tạo chuyên sâu theo vai trò.
• Tham gia ý kiến của nhân viên trong quá trình chọn và triển khai.
• Ưu tiên các giải pháp với giao diện trực quan, dễ sử dụng.

7. Đo lường hiệu quả triển khai EAM và CMMS

Để đảm bảo dự án triển khai thành công, hãy tập trung vào các chỉ số đo lường hiệu quả sau:

·        Hiệu suất Thiết bị Tổng thể (OEE): Phản ánh mức độ hiệu quả của thiết bị qua ba yếu tố: thời gian hoạt động, tốc độ, và chất lượng sản phẩm.

·        Thời gian Trung bình giữa các Lỗi (MTBF): Xác định độ bền của thiết bị qua các lần sửa chữa.

·        Tỷ lệ Bảo trì Kế hoạch (PMP): Cho biết phần trăm công việc bảo trì được thực hiện theo kế hoạch thay vì xử lý sự cố.

·        Thời gian Hoạt động của Thiết bị (Uptime): Đo lường tỷ lệ thời gian thiết bị hoạt động so với thời gian dừng.

 

8. Quy trình triển khai CMMS và EAM

 Để tối đa hóa lợi ích của CMMS và EAM, doanh nghiệp cần một quy trình triển khai rõ ràng và có chiến lược. Dưới đây là các bước quan trọng:

Bước 1. Đánh giá nhu cầu và mục tiêu

• Xác định vấn đề hiện tại: Các thiết bị thường xuyên hỏng hóc? Dữ liệu bảo trì không chính xác? Chi phí vận hành vượt ngân sách?
• Xác định mục tiêu: Doanh nghiệp muốn giảm thời gian dừng máy? Tăng tuổi thọ tài sản? Hoặc cải thiện báo cáo tài chính liên quan đến tài sản?

Ví dụ: Một doanh nghiệp sản xuất có thể đặt mục tiêu giảm chi phí bảo trì không kế hoạch xuống 20% trong vòng một năm.

Bước 2. Chọn giải pháp phù hợp

Doanh nghiệp cần lựa chọn CMMS, EAM hoặc cả hai, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu quản lý:

• Nếu chỉ cần quản lý bảo trì cơ bản, CMMS là lựa chọn ưu tiên.
• Nếu cần quản lý tài sản chiến lược, EAM là lựa chọn tốt hơn.
• Đối với doanh nghiệp lớn, kết hợp cả hai sẽ mang lại hiệu quả tối ưu.

Lưu ý: Chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có như ERP, IoT, SCADA, để tạo một nguồn dữ liệu thống nhất.

 

Bước 3. Lên kế hoạch triển khai chi tiết

Việc triển khai cần được thực hiện theo từng giai đoạn để giảm rủi ro:

• Giai đoạn 1 – Thử nghiệm (Pilot): Bắt đầu với một số tài sản hoặc một khu vực nhỏ để kiểm tra tính hiệu quả.
• Giai đoạn 2 – Triển khai rộng: Sau khi thử nghiệm thành công, mở rộng hệ thống trên toàn doanh nghiệp.
• Giai đoạn 3 – Tối ưu hóa: Dựa trên dữ liệu thu thập được, điều chỉnh quy trình để đạt hiệu suất cao nhất.

Bước 4. Đảm bảo tích hợp hệ thống

Khi triển khai cả CMMS và EAM, cần đảm bảo rằng hai hệ thống này hoạt động liền mạch. Một số yếu tố cần chú trọng:

• Tích hợp API: Đảm bảo hệ thống CMMS và EAM có thể trao đổi dữ liệu.
• Liên kết dữ liệu: Dữ liệu từ CMMS (bảo trì, tồn kho phụ tùng) cần được đồng bộ với EAM (chi phí tài sản, khấu hao).

Bước 5. Đào tạo người dùng

Thành công của việc triển khai không chỉ nằm ở phần mềm mà còn ở cách doanh nghiệp sử dụng:

• Đào tạo nhân viên kỹ thuật sử dụng CMMS để thực hiện và báo cáo công việc bảo trì.
• Hướng dẫn quản lý cấp cao và bộ phận tài chính sử dụng EAM để lập kế hoạch chiến lược.

Bước 6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần đo lường các chỉ số để đánh giá hiệu quả của hệ thống:

• Từ CMMS: Theo dõi thời gian ngừng máy, chi phí bảo trì, và số lượng công việc hoàn thành đúng hạn.
• Từ EAM: Đánh giá ROI, tuổi thọ tài sản, và chi phí tài sản trên tổng thể.

9. Triển khai EAM và CMMS: Đầu tư chiến lược cho tương lai

Triển khai EAM và CMMS không chỉ là một quyết định công nghệ mà còn là chiến lược kinh doanh dài hạn. Với giải pháp EAM và CMMS như Vietsoft EcoMaint, doanh nghiệp của bạn có thể tối ưu hóa chi phí bảo trì, nâng cao hiệu suất vận hành và tận dụng tối đa giá trị tài sản.

Nếu bạn đang đối mặt với chi phí sản xuất tăng cao, hãy cân nhắc liệu vấn đề có nằm ở quản lý tài sản? Xin vui lòng tham khảo giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint tại đây.

Hoặc liên hệ để nhận tư vấn theo hotline: 0986778578 hoặc email sales@vietsoft.com.vn