Chiến Lược Quản Lý Tài Sản 2025: So Sánh Giữa Giấy Tờ, Microsoft Excel và Phần Mềm CMMS

Quản lý tài sản là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Từ máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, cho đến các vật dụng văn phòng, việc theo dõi và bảo trì tất cả những tài sản này đảm bảo hiệu quả hoạt động và giảm thiểu lãng phí. Tuy nhiên, phương pháp quản lý tài sản có thể khác nhau đáng kể giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề kinh doanh. Bài viết này sẽ so sánh ba phương pháp quản lý tài sản phổ biến: quản lý bằng giấy tờ, quản lý bằng Microsoft Excel, và quản lý bằng phần mềm CMMS, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp nhất với chiến lược quản lý tài sản của mình trong năm 2025.

 

1. Quản Lý Tài Sản Bằng Giấy Tờ

Khái niệm:

Chiến lược quản lý tài sản bằng giấy tờ là phương pháp truyền thống, được sử dụng từ lâu trong nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp sử dụng các sổ sách, giấy tờ để ghi chép thông tin tài sản, theo dõi tình trạng sử dụng và lên kế hoạch bảo trì.

Hiện nay, có khoảng 61% các tổ chức sản xuất trên toàn thế giới vẫn sử dụng giấy tờ như một chiến lược quản lý tài sản doanh nghiệp. Việc ghi chép thông tin và theo dõi tài sản bằng giấy tờ là phương pháp truyền thống mà nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn do tính đơn giản và tiết kiệm chi phí ban đầu.

việc quản lý tài sản bằng giấy tờ chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ có lượng tài sản ít và hoạt động đơn giản. Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, phương pháp này sẽ nhanh chóng bộc lộ những hạn chế và trở nên không phù hợp.

Ưu điểm:

• Đơn giản và dễ thực hiện: Không yêu cầu trang bị công nghệ phức tạp, phù hợp với nhân viên không có kỹ năng công nghệ.
• Chi phí thấp: Chỉ cần sổ sách, giấy tờ và văn phòng phẩm, không tốn kém như các giải pháp công nghệ cao.
• Dễ dàng triển khai: Phương pháp này có thể được thực hiện ngay lập tức mà không cần đào tạo nhân viên.

Nhược điểm:

• Dễ mất mát và hư hỏng: Giấy tờ có thể bị mất, hỏng, hoặc bị thất lạc, gây khó khăn trong việc bảo quản và tra cứu.
• Khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu: Tìm kiếm và cập nhật thông tin trên giấy tờ mất nhiều thời gian và công sức.
• Dễ gây sai sót: Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai sót và thiếu sót.
• Không thể phân tích và lập báo cáo: Giấy tờ không hỗ trợ các chức năng phân tích dữ liệu hoặc lập báo cáo chi tiết.
• Không hỗ trợ bảo trì và theo dõi khấu hao: Thiếu công cụ để quản lý lịch sử bảo trì và khấu hao tài sản.

2. Quản Lý Tài Sản Bằng Microsoft Excel

Khái niệm:

So với chiến lược quản lý tài sản giấy tờ, Excel là công cụ linh hoạt và hiệu quả hơn cho việc quản lý tài sản, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Theo thống kê, chiến lược quản lý tài sản Excel hiện được sử dụng bởi hơn 70% các doanh nghiệp vừa và nhỏ để quản lý tài sản, nhờ khả năng lưu trữ dữ liệu điện tử và thực hiện các thao tác phân tích dữ liệu dễ dàng hơn.

Mặc dù Excel phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, khi số lượng tài sản và người dùng tăng lên, Excel sẽ gặp giới hạn. Theo một báo cáo năm 2023, gần 84% tổng số bảng tính có lỗi, thường là do dữ liệu được hợp nhất từ các nguồn khác nhau hoặc do lỗi của con người. Hơn nữa, bảo mật trong Excel còn hạn chế, dễ dẫn đến nguy cơ truy cập trái phép.

 

Ưu điểm:

• Dễ dàng nhập và lọc dữ liệu: Excel cung cấp các công cụ nhập liệu và lọc dữ liệu linh hoạt.
• Hỗ trợ công thức tính toán và phân tích số liệu: Các chức năng như SUM, VLOOKUP, và PIVOT TABLE giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu nhanh chóng.
• Tiết kiệm chi phí: Chỉ cần cài đặt phần mềm Microsoft Office hoặc sử dụng Google Sheets miễn phí.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình: Dễ dàng thiết lập các mẫu biểu và quy trình chuẩn cho việc quản lý tài sản.

Nhược điểm:

• Giới hạn khả năng mở rộng: Excel không thích hợp cho các doanh nghiệp lớn có lượng tài sản và dữ liệu lớn.
• Dễ sai sót: Với dữ liệu lớn, Excel dễ gây nhầm lẫn và sai sót do lỗi của con người.
• Chức năng bảo mật hạn chế: Không hỗ trợ phân quyền người dùng và bảo mật dữ liệu.
• Khó khăn trong quản lý lịch sử bảo trì và khấu hao: Excel không có chức năng tích hợp để theo dõi lịch sử bảo trì và khấu hao tài sản.

3. Quản Lý Tài Sản Bằng Phần Mềm CMMS

Khái niệm:

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS (Computerized Maintenance Management System) là công cụ chuyên nghiệp được thiết kế riêng cho mục đích này. Các phần mềm hàng đầu như CMMS EcoMaint, Misa, Speendmaint, và Facework cung cấp nhiều tính năng tối ưu cho việc quản lý và theo dõi tài sản một cách hiệu quả. Theo nghiên cứu từ thị trường Việt Nam, có tới 45% các doanh nghiệp lớn đã chuyển sang sử dụng phần mềm CMMS để quản lý tài sản.

Ưu điểm:

• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình quản lý.
• Hỗ trợ kiểm kê và nhập dữ liệu: Quản lý tài sản chính xác hơn với tính năng kiểm kê tự động và cập nhật dữ liệu.
• Phân tích dữ liệu và lập báo cáo chuyên sâu: Các công cụ phân tích mạnh mẽ giúp đưa ra các báo cáo chi tiết và tùy chỉnh theo nhu cầu.
• Quản lý vòng đời tài sản: Theo dõi từ giai đoạn mua sắm, sử dụng, bảo trì, cho đến thanh lý tài sản.
• Bảo mật cao: Cung cấp tính năng bảo mật và phân quyền người dùng linh hoạt.
• Hỗ trợ nhiều người dùng đồng thời: Tối ưu cho các doanh nghiệp lớn cần nhiều người cùng truy cập hệ thống.

Nhược điểm:

• Chi phí ban đầu cao: Cần đầu tư mua phần mềm và trang thiết bị liên quan.
• Yêu cầu đào tạo nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
• Thời gian triển khai dài: Quá trình cài đặt và chuyển đổi dữ liệu ban đầu có thể mất thời gian.

4. So Sánh Hiệu Quả Của Ba Phương Pháp

Tiêu chí	Giấy tờ	Excel	Phần mềm CMMS
Quản lý thông tin tài sản	Khó truy cập và dễ mất mát	Có thể bị lỗi hoặc khó quản lý khi lớn	Dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu và bảo mật cao
Kiểm soát bảo trì	Không hỗ trợ	Hạn chế, thủ công	Tự động hóa và theo dõi lịch sử bảo trì chi tiết
Khả năng phân tích dữ liệu	Không có	Cơ bản	Chuyên sâu và tùy chỉnh
Chi phí ban đầu	Thấp	Thấp	Cao nhưng hiệu quả dài hạn
Khả năng mở rộng và linh hoạt	Hạn chế	Hạn chế khi dữ liệu lớn	Dễ dàng mở rộng và tích hợp với hệ thống khác
Bảo mật và quyền truy cập	Thấp	Thấp	Cao và linh hoạt

 

5. Kết Luận

Dựa trên so sánh trên, phần mềm quản lý tài sản CMMS nổi bật hơn hẳn nhờ vào khả năng tự động hóa, bảo mật cao, và khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cao hơn, phần mềm CMMS mang lại hiệu quả lâu dài, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.

 

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, Excel có thể là lựa chọn tạm thời để quản lý tài sản với chi phí thấp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô tài sản tăng lên, chuyển đổi sang phần mềm quản lý tài sản là điều cần thiết để tối ưu hóa hoạt động.

 

6. Gợi ý triển khai giải pháp:

Để đảm bảo quản lý tài sản hiệu quả và đáp ứng chiến lược quản lý tài sản năm 2025, các doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai phần mềm CMMS EcoMaint. Phần mềm này không chỉ giúp tự động hóa quy trình quản lý tài sản mà còn cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ và khả năng bảo mật cao.

 

Với bề dày hơn hai thập kỷ kinh nghiệm Chuyển đổi số cho doanh nghiệp Sản xuất, Vietsoft là đơn vị dẫn đầu cung cấp giải pháp Tư vấn và Triển khai phần mềm quản lý bảo trì CMMS tại Việt Nam. Bằng đội ngũ chuyên gia giàu kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực, Vietsoft tự tin đồng hành, giải quyết triệt để mọi bài toán và đón đầu những công nghệ mới cho doanh nghiệp.

 

Liên hệ để nhận tư vấn của Chuyên gia Chuyển đổi số Ngành Sản xuất theo hotline: 0986778578 hoặc email sales@vietsoft.com.vn