10 chức năng của phần mềm CMMS trong quản lý bảo trì tài sản 2021

Hiện nay, phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS đang nhận được rất nhiều sự quan tâm và đầu tư từ các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhằm đạt được những kì vọng: giảm thời gian ngừng máy, giảm chi phí bảo trì, giảm hư hỏng, tăng tuổi thọ tài sản, tăng lợi nhuận từ công tác bảo trì. Để đạt được những mục tiêu đó, đòi hỏi các chức năng của phần mềm CMMS phải có những đặc thù nào ?


Hãy theo dõi bài viết sau và tìm hiểu 10 chức năng tiêu biểu mà một giải pháp CMMS hiệu quả phải có. Từ đó sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về giá trị của một phần mềm CMMS mang lại và các tiêu chí chức năng cần cân nhắc khi đầu tư giải pháp này.


10 chức năng của phần mềm CMMS trong quản lý bảo trì tài sản 2021


I. Lợi ích đầu tư phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS

Phần mềm quản lý bảo trì CMMS là một giải pháp đặc thù giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa các hoạt động bảo trì bằng cách theo dõi thiết bị, hàng tồn kho và hiệu quả công việc bảo trì.


Với sự hỗ trợ từ phần mềm CMMS, nhân viên bảo trì có thể cắt giảm thời gian lãng phí cho các công việc hành chính, dễ dàng quản lý các yêu cầu bảo trì phát sinh, đồng thời có đủ thời gian và sự hỗ trợ cần thiết để phát triển các chương trình bảo trì phòng ngừa và dự đoán hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm CMMS cũng giúp doanh nghiệp  giảm thời gian ngừng máy của thiết bị và giảm chi phí bảo trì phát sinh, cũng như tối ưu hóa tuổi thọ của tài sản thiết bị.


II. Các chức năng tiêu chuẩn của phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS

Các chức năng của phần mềm CMMS thường bao gồm:


1. Chức năng Quản lý tài sản – Phân hệ (Module) Quản lý tài sản cho phép doanh nghiệp theo dõi tài sản vật chất và tài sản cố định, chẳng hạn như trang thiết bị, máy móc, phương tiện cơ giới và cơ sở hạ tầng.  Đối với mỗi tài sản, phần mềm CMMS có thể ghi nhận và lưu trữ các thong tin quan trọng và cần thiết cho công tác quản lý tài sản như: ngày mua, giá cả, số sê-ri, thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, vị trí lắp đặt, tình trạng sử dụng, lịch sử vận hành, lịch sử bảo trì, giấy phép kiểm định… Tính năng này cũng cho phép doanh nghiệp sắp xếp, phân loại tài sản theo loại, phòng ban và các danh mục khác.


2. Chức năng Quản lý vật tư phụ tùng (VTPT) tồn kho – Phân hệ (Module)này giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng VTPT cần thiết cho công tác bảo trì luôn sẵn sàng khi cần đến. Tính năng này cho phép theo dõi lượng VTPT tồn kho, lịch sử sử dụng VTPT. Từ đó đưa ra các khuyến nghị về ngưỡng tồn kho VTPT tối thiểu và an toàn cho hoạt động bảo trì của doanh nghiệp. Tính năng này cũng cho phép cảnh báo khi VTPT tồn kho nằm dưới ngưỡng an toàn này và sẽ tự động đề xuất mua hàng VTPT bổ sung.


3. Chức năng Quản lý mua hàng & nhà cung cấp VTPT – một số nhà cung cấp như Vietsoft còn tích hợp tính năng quản lý mua hàng, cho phép ghi nhận các thông tin đơn hàng mua sắm VTPT như: loại vật tư, kiểu vật tư, giá cả, nhà cung cấp, lịch sử mua hàng, địa điểm và chính sách bảo hành cụ thể cho từng loại VTPT.


4. Chức năng Quản lý công tác bảo trì – Phân hệ này cho phép hợp lý hóa các nhiệm vụ bảo trì, chẳng hạn như kiểm tra và sửa chữa. Khách hàng hoặc nhân viên vận hành có thể gửi yêu cầu bảo trì trực tiếp từ điện thoại đến hệ thống dữ liệu phần mềm. Khi đó, nhà quản lý có thể theo dõi, sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc và phân công công việc phù hợp theo năng lực của từng nhân viên bảo trì. Với mỗi yêu cầu công việc bảo trì, phần mềm cho phép theo dõi kết quả việc bảo trì sữa chữa, các vấn đề thiết bị, lịch sử bảo trì, tổng thời gian ngừng máy và chi phí sửa chữa phát sinh. Một số giải pháp CMMS như phần mềm Vietsoft EcoMaint của Vietsoft còn cho phép đưa ra khuyến nghị cho các bước bảo trì phù hợp trong tương lai.


5. Chức năng Bảo trì phòng ngừa ( Preventive Maintenance) –  đây là chức năng giúp các doanh nghiệp phát triển một lịch trình bảo trì định kỳ dựa trên tình hình vận hành tài sản hoặc thời gian hoạt động thực tế. Chức năng này đảm bảo các trang thiết bị, tài sản luôn được bảo dưỡng thường xuyên trước khi xảy ra sự cố.

Đặc biệt, chức năng của phần mềm CMMS Vietsoft EcoMaint còn cung cấp một thư viện các nhiệm vụ và thủ tục bảo trì phòng ngừa phổ biến làm cơ sở và dữ liệu tham khảo cho nhà quản lý và các nhân viên bảo trì khi tiến hành xây dựng chương trình bảo trì phòng ngừa tại doanh nghiệp.


6. Chức năng Bảo trì dự đoán ( Predictive maintenance) – Chức năng này thường tích hợp với các hệ thống quản lý sản xuất ANDON, các thiết bị giám sát  theo dõi tiếng ồn, độ rung, nhiệt độ, ăn mòn, điện áp, áp suất và lưu lượng… Từ đó cho phép phần mềm CMMS thu thập dữ liệu vận hành, từ đó phân tích ra tình trạng máy móc thiết bị để đưa ra dự đoán về các sự cố máy có thể xảy ra. Nếu bất kỳ điều kiện nào vượt quá phạm vi chấp nhận được, phần mềm có thể tự động kích hoạt cảnh báo và tạo ra yêu cầu công việc gửi đến bộ phận bảo trì.


7. Chức năng Truy cập di động – Đây là chức năng của phần mềm CMMS cho phép nhân viên bảo trì tại hiện trường có thể tra cứu thông tin thiết bị và yêu cầu hàng công việc qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Người dùng cũng có thể chụp ảnh thiết bị và tiến độ sửa chữa, yêu cầu trợ giúp và đặt mua phụ tùng thay thế thông qua thiết bị di động của mình. Một số giải pháp CMMS cho doanh nghiệp sản xuất như phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint cũng cho phép quét mã QR hoặc mã vạch trên thiết bị hoặc kho VTPT để hiển thị thông tin về chúng trong cơ sở dữ liệu của phần mềm.


8. Chức năng Lập lịch bảo trì – Phân hệ lập lịch bảo trì cho phép doanh nghiệp có thể phân công nhiệm vụ bảo trì dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên bảo trì và các chương trình bảo trì dự đoán hoặc phòng ngừa đang triển khai. Phần mềm cũng có thể cảnh báo người dùng khi đến hạn bảo trì dựa trên quy định của chính phủ hoặc khuyến nghị của nhà sản xuất, ước tính dự đoán thực tế của bộ phận bảo trì hoặc của các chuyên gia,


9. Chức năng Báo cáo và phân tích – Phân hệ Báo cáo và phân tích giúp các công ty tạo báo cáo sẵn sàng kiểm toán để chứng minh việc tuân thủ các quy định về an toàn và môi trường. Phần mềm CMMS cũng cung cấp các công cụ phân tích quản lý để kiểm soát các thông số chính lien quan đến KPI bảo trì như năng suất thiết bị, chi phí nhân lực bảo trì và lợi tức đầu tư ROI.


10. Chức năng Phân quyền & bảo mật – Chức năng này cho phép nhà quản lý có thể phân quyền cho từng
người dùng cụ thể. Đồng thời đảm bảo tính bảo mật của thông tin và dữ liệu
trong CSDL của phần mềm. Các cơ chế bảo mật này bao gồm:

  • Cấp quyền sử dụng riêng biệt cho từng tài khoản
    người dùng
  • Tùy chỉnh giao diện và các module chức năng theo
    nhu cầu và quyền hạn của từng tài khoản
  • Yêu cầu đăng nhập và mật khẩu để xác thực an
    toàn
  • Quản lý và theo dõi thời gian sử dụng và địa điểm
    truy cập của tài khoản
  • Các dữ liệu và báo cáo được hạn chế truy cập
    theo quyền hạn cụ thể theo từng tài khoản

III. Tổng kết

Trên đây là 10 chức năng cơ bản của một giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS cần có để đáp ứng được các nhu cầu quản lý tài sản và bảo trì của doanh nghiệp.

Vietsoft hy vọng dựa trên bài viết này, các doanh nghiệp sẽ có cơ sở tham khảo để đưa ra quyết định đầu tư phần mềm quản lý bảo trì CMMS phù hợp với nhu cầu của mình. Vietsoft hy vọng sẽ luôn là địa chỉ đáng tin cậy cho các doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số công tác quản lý bảo trì tài sản.