Có đôi khi cùng một lĩnh vực kinh doanh, nhưng thời gian triển khai ERP của hai doanh nghiệp khác nhau lại có sự chênh lệch rất lớn. Vậy điều gì quyết định thời gian triển khai ERP? Làm thế nào để tính toán đúng và kiểm soát tốt thời gian triển khai ERP? Hãy cùng Vietsoft đi tìm lời giải trong bài viết dưới đây nhé.
1. Kỳ vọng của các doanh nghiệp về thời gian triển khai ERP
Doanh nghiệp thường đặt nhiều kỳ vọng vào quá trình triển khai ERP. Dưới đây là hai yếu tố liên quan đến thời gian triển khai doanh nghiệp thường kỳ vọng khi chuẩn bị bắt tay vào một dự án ERP:
a. Thời gian triển khai ngắn
Ai cũng biết, thời gian triển khai ERP ngắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tác động tích cực đến tâm lý chung của đội ngũ tham gia triển khai dự án của doanh nghiệp. Khi triển khai ERP, có một số doanh nghiệp thường kỳ vọng nhìn thấy hiệu quả tức thì. Tuy nhiên, theo số liệu của Panorama, điều này dường như không khả thi. Vì để thấy được hiệu quả triển khai, thông thường các doanh nghiệp phải mất từ 2-5 năm. ERP không phải là phần mềm chăm sóc khách hàng hay phần mềm kế toán độc lập. ERP là sự kết hợp tổng thể của nhiều ứng dụng cốt lõi bao gồm Mua hàng, Kho, Sản xuất, Bán hàng, Chăm sóc khách hàng, Kế toán, Nhân sự, Dự án, … Và để có thể thực sự nắm bắt được ERP, doanh nghiệp cần cam kết đầu tư thời gian và nguồn lực.
b. Bám sát tiến độ của kế hoạch triển khai
Bao nhiêu trong số các doanh nghiệp triển khai ERP bám sát đúng tiến độ triển khai? Theo kinh nghiệm triển khai của IZISolution dựa trên các đối tác đã từng hợp tác thì số lượng doanh nghiệp thực sự bám sát thời gian triển khai chiếm chưa đến 5% tổng số doanh nghiệp triển khai ERP. Việc bám sát tiến độ triển khai đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và nghiêm túc thực hiện đúng deadline của cả hai bên. Đây là một việc khó, ngay cả đối với các dự án có bản kế hoạch tỉ mỉ, đã dự toán thời gian cho các khoản mục phát sinh trong quá trình triển khai. Theo số liệu của Panorama, chỉ có 21% số doanh nghiệp triển khai ERP bám sát tiến độ triển khai. Số còn lại, chiếm đến 79% số doanh nghiệp bị chậm trễ so với tiến độ triển khai. Như vậy, rõ ràng tuân thủ kế hoạch triển khai là việc không dễ dàng.
2. Kỳ vọng của các doanh nghiệp về thời gian triển khai ERP
Doanh nghiệp thường đặt nhiều kỳ vọng vào quá trình triển khai ERP. Dưới đây là hai yếu tố liên quan đến thời gian triển khai doanh nghiệp thường kỳ vọng khi chuẩn bị bắt tay vào một dự án ERP:
a. Trình độ CNTT của người dùng
Người dùng có trình độ CNTT cao sẽ giúp rút ngắn thời gian triển khai ERP. Đồng thời các doanh nghiệp có người dùng ở độ tuổi từ 22-35 sẽ nắm bắt các kiến thức tốt hơn và tính ì thấp hơn so với độ tuổi trung niên trở lên.
b. Phương pháp triển khai
Phương pháp triển khai cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai. Hiện nay, có thể chia làm các phương pháp triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP chính như:
+ Big bang – một hệ thống mới sẽ hoạt động ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sử dụng nó. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ bị tắt. Điều nguy hiểm là nếu chiến lược này thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, chiến lược triển khai ERP này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, không cần đến bất kỳ giao diện tạm thời nào. Phạm vi của Bing Bang phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc vì một lý do nào đó cần triển khai ERP trong một khoảng thời gian ngắn. Phải nói thêm rằng: đây là một phương pháp triển khai khá mạo hiểm.
+ Phrased Rollout – quá trình chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước. Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai từ các module quan trọng nhất. Đào tạo diễn ra từng bước – theo đó, nhân viên sẽ được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng dần dần theo thời gian. Điều này cũng cải thiện tỷ lệ chấp nhận của người dùng cuối. Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận CNTT dễ dàng khắc phục khi phát sinh sự cố. Tuy nhiên phương pháp này sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài.
+ Agile – cũng xảy ra theo từng giai đoạn như Phrased rollout, nhưng chia nhỏ thành các sprint. Mỗi Sprint có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Nó mang lại khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi kinh doanh – điều mà các phương pháp khác khó đuổi kịp. Bước đầu tiên của chiến lược là thu thập tất cả các thông tin cần thiết và chuẩn bị dự án. Sau đó các Sprint được tạo ra. Agile mang đến sự linh hoạt về nhu cầu thị trường, giảm thiểu chi phí, mặc dù cần giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn.
+ Parallel – cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới. Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn vì nó đề xuất triển khai một hệ thống mới trong khi vẫn đang chạy một hệ thống cũ. Nhân viên có thể vừa học cách sử dụng một hệ thống mới vừa thực hiện các hoạt động thường xuyên của họ với hệ thống cũ. Khi một hệ thống ERP mới đã thực sự hoạt động tốt, hệ thống cũ sẽ bị tắt. Cân nhắc ưu và nhược điểm, chúng ta nên lưu ý rằng phương pháp song song có chi phí cao hơn, thời gian thực hiện lâu hơn và cần đến nhiều nỗ lực hơn (người dùng phải nhập dữ liệu vào cả hai hệ thống).
c. Lĩnh vực của doanh nghiệp
Các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau sẽ cần thời gian triển khai khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn so với các lĩnh vực thương mại, dịch vụ, chuỗi bán lẻ.
d. Đã từng sử dụng phần mềm trước đó hay chưa?
Nếu doanh nghiệp chưa từng sử dụng phần mềm trước đó, nhiều khả năng thời gian triển khai sẽ nhanh hơn. Đối với các doanh nghiệp đã từng sử dụng các phần mềm để quản lý, việc triển khai một dự án phần mềm mới có thể mang đến nhiều phản ứng tiêu cực và sự chống đối của người dùng. Như đã đề cập trong nhiều bài viết trước đây, sự hưởng ứng và quyết tâm triển khai từ phía người dùng là một trong những yếu tố quyết định ảnh hưởng đến thời gian triển khai và thành công chung của dự án. Tâm lý ngại thay đổi là một trong những rào cản, đặc biệt ở các doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm để quản lý doanh nghiệp. Điều cần thiết ở đây là các doanh nghiệp cần phải khiến người dùng cuối hiểu rõ về các lợi ích họ có thể có được hoặc cải thiện hơn so với phần mềm cũ.
e. Mức độ quyết liệt của chủ doanh nghiệp
Đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến thời gian triển khai ERP. Chủ doanh nghiệp hoặc những người có tiếng nói trong ban lãnh đạo phải là những nhân tố đi đầu, quyết liệt trong quá trình triển khai. Xét về yếu tố này, các doanh nghiệp thuộc khối tư nhân thường tốt hơn so với các doanh nghiệp thuộc khối nhà nước hoặc có liên quan đến nhà nước, theo đó thời gian triển khai ở các doanh nghiệp tư nhân thường ngắn hơn và tỷ lệ thành công cao hơn.
f. Phạm vi triển khai
Số lượng ứng dụng càng nhiều, thời gian triển khai càng lâu. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, triển khai càng vất vả. Vì vậy, các doanh nghiệp nên triển khai theo từng đoạn thay vì đưa toàn bộ các phân hệ có trên hệ thống vào vận hành ngay lập tức.
g. Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề về cơ sở hạ tầng trước khi triển khai ERP trong khi đây là một trong những điều kiện tiên quyết để hệ thống ERP của doanh nghiệp vận hành trơn tru. Vì hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp chạy trên nền web nên hãy đảm bảo server và đường truyền của doanh nghiệp ổn định.
h. Khối lượng dữ liệu của doanh nghiệp và độ chính xác của dữ liệu
Dữ liệu là một trong những vấn đề đau đầu trong triển khai ERP. Thông thường, đối với các doanh nghiệp triển khai ERP, 1/3 thời gian chỉ dành để xử lý vấn đề dữ liệu.
i. Mức độ phức tạp của các quy trình
Các doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc quy trình phức tạp dẫn đến việc thời gian triển khai ERP bị kéo dài. Việc chưa có quy trình cũng giống như việc doanh nghiệp đang lạc vào trong một ma trận không có lối thoát. Quy trình phức tạp có thể dẫn đến việc điều chỉnh trên diện rộng. Điều chỉnh quy trình để phù hợp với phần mềm hoặc điều chỉnh phần mềm để tương thích với quy trình hiện tại đều là những công việc khó khăn, tốn kém nhiều thời gian trong quá trình triển khai ERP.
j. Mức độ tùy chỉnh
Một trong những câu hỏi các chuyên viên tư vấn ERP của Vietsoft thường nhận được từ phía khách hàng doanh nghiệp là phần mềm có tùy chỉnh hay không? Tùy chỉnh có thể hữu ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp duy trì và phát huy được tối đa lợi thế cạnh tranh trong ngành của mình. Song việc tùy chỉnh quá phức tạp sẽ khiến thời gian triển khai ERP bị kéo dài thêm.
k. Đội quản lý dự án
Các doanh nghiệp triển khai ERP không có đội quản lý dự án riêng thường gặp rủi ro nhiều hơn so với các doanh nghiệp sở hữu đội quản lý dự án với phân nhiệm cụ thể của từng thành viên. Đội quản lý dự án thường bao gồm các thành viên: … Họ sẽ là người kiểm soát tiến độ, kiểm soát kỳ vọng người dùng, thấu hiểu về nghiệp vụ doanh nghiệp, được trao quyền để xử lý các vấn đề phát sinh. Không có đội quản lý dự án hoặc đội quản lý dự án chưa được giao quyền, chưa có tiếng nói trong doanh nghiệp tất yếu sẽ dẫn đến hệ lụy là thời gian triển khai ERP bị kéo dài hoặc tệ hơn là dẫn đến thất bại trong triển khai ERP. Thử tưởng tượng bạn đổ rất nhiều tiền và kỳ vọng vào dự án ERP, nhưng chỉ vì thiếu đội ngũ quản lý dự án, bạn có thể sẽ mất toàn bộ số tiền và thời gian đã dành ra để đầu tư cho dự án của các cá nhân trong tổ chức.
l. Chương trình đào tạo người dùng
Mỗi doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau cần xây dựng một bộ khung chương trình đào tạo riêng biệt. Chương trình đào tạo cần đảm bảo các yếu tố dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng để người dùng có thể vận hành hệ thống một cách trơn tru. Chương trình đào tạo không hợp lý dễ dẫn đến việc kéo dài thời gian triển khai dự án ERP.
m. Trình độ của đơn vị triển khai phần mềm
Đơn vị triển khai phần mềm có thể chính là người làm chậm tiến độ triển khai, kéo dài thời gian triển khai nếu kế hoạch đề xuất không khả thi và không có khả năng làm chủ công nghệ.