Câu hỏi lớn từ doanh nghiệp nhỏ - Nên triển khai ERP hay không?

Trong bối cảnh kinh doanh như hiện nay, không có doanh nghiệp nào được coi là quá nhỏ cho giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. ERP được ví như một sự đầu tư dài hạn dành cho tất cả doanh nghiệp mong muốn tồn tại và đứng vững trong biển lớn.

1. “Nên hay không nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP?”

Đây là câu hỏi mà rất nhiều quản lý cấp cao, chủ doanh nghiệp tự hỏi. Việc mua và triển khai phần mềm ERP là một trong những sự đầu tư lớn nhất mà doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và thâm niên ít cho rằng doanh nghiệp của họ quá nhỏ đối với ERP. Thông thường, điều này xuất phát từ suy nghĩ số lượng người dùng cần thiết cho một giải pháp ERP.

Trong khi thực tế là, doanh nghiệp càng nhỏ càng phải linh hoạt và nhanh nhạy hơn đối thủ cạnh tranh lớn để nắm bắt mọi cơ hội có được. ERP giúp các doanh nghiệp nhỏ hoạt động linh hoạt hơn, luôn sẵn sàng để đón bắt mọi thời cơ phía trước.

2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?

ERP (Phần mềm hoạch địch nguồn tài nguyên của doanh nghiệp) hay còn được các thương gia biết đến phổ biến hơn dưới tên gọi phần mềm quản lý doanh nghiệp được coi là xương sống cho nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình khác nhau, ở nhiều quy mô khác nhau. Phần mềm này là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý các quy trình một cách hệ thống từ quá trình sản xuất, kiểm kê đến xử lý đơn hàng, bán hàng, kế toán. Nó cũng đồng thời hỗ trợ giám sát chặt chẽ các thông số về doanh thu, vật liệu, đơn hàng, nhân sự, góp phần gia tăng năng lực sản xuất. Điều tuyệt vời hơn là tất cả những điều kể trên, nếu thực hiện thủ công bởi con người sẽ vô cùng phức tạp và tiêu tốn nhiều thời gian. Trong khi, với sự tích hợp chặt chẽ nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp giảm thiểu tối đa các công việc thực hiện thủ công, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế việc sai sót dữ liệu.

Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP có thể ứng dụng hiệu quả trong nhiều ngành công nghiệp từ sản xuất, bán lẻ, xây dựng, ngân hàng, dược phẩm, dầu khí, hóa chất, nông nghiệp, chăn nuôi,…

Trước đây, hầu như chưa có nhiều sự lựa chọn ERP thích hợp dành cho các doanh nghiệp nhỏ. Họ không có đủ ngân sách hoặc trợ giúp kỹ thuật để kiến tạo những cơ sở hạ tầng cần thiết để áp dụng các giải pháp của ERP. Chính vì vậy, doanh nghiệp rất khó để liên kết các mảng các bộ phận có liên quan đến nhau.

Tuy nhiên, với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, một cánh cửa mới đã được mở ra với các doanh nghiệp nhỏ, cho phép họ tiến nhanh hơn thông quan giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP.

3. Mục tiêu hệ thống phần mềm quản lý ERP hướng đến

Trong một doanh nghiệp nhỏ, thường nhân viên sẽ phải đảm nhiều nhiều vị trí. Bất kỳ khi nào doanh nghiệp cần đến bạn, bạn đều luôn phải sẵn sàng. Tuy nhiên để có thể hỗ trợ xử lý các bảng tính và cả núi dữ liệu đòi hỏi cần phải có nhiều kinh nghiệm và có thể sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian và những người không chuyên thì không thể nào hoàn thành công việc này trong một thời gian ngắn.

Hệ thống ERP hướng đến việc, doanh nghiệp của bạn không cần tuyển thêm người mới ở những vị trí đặc thù như kế toán. Mà thay vào đó, hệ thống sẽ trở thành trợ thủ đắc lực, giúp nhân viên của bạn có thể giảm thiểu tối đa các công việc thủ công trước đây phải đảm nhiệm.

Các chức năng kinh doanh chủ chốt như quản lý sản xuất, tài chính, xử lý đơn hàng đều được tự động hóa, giúp người dùng thuận tiện hơn trong công việc, tránh tình trạng quá tải ở các doanh nghiệp nhỏ.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ tích hợp tự động dữ liệu của tất cả các phòng ban trong công ty. Chính vì vậy, doanh nghiệp nhỏ cũng cần lưu ý trước khi triển khai ERP cần nghiên cứu, khảo sát, lập kế hoạch kỹ càng để giảm thiểu nguy cơ thất bại và đạt được các mục tiêu đề ra.

Tuy nhiên, phần mềm ERP được tích hợp trên tất cả các phòng ban của một công ty. Thực hiện một hệ thống ERP đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận để giảm thiểu nguy cơ thất bại và đảm bảo đạt được các mục tiêu.

Điều này đòi hỏi sự tham gia của tất cả các nhân viên, quản lý cấp trung, cấp cao của tất cả các bộ phận.

4. Lợi ích từ phần mềm quản lý ERP với các doanh nghiệp nhỏ

ERP giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn

Tính minh bạch, rõ ràng: Thay vì sử dụng các phần mềm riêng biệt, không có sự kết nối dữ liệu thì với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, các phòng ban sẽ được kết nối với nhau, có thể chia sẻ thông tin và truy cập tất cả các dữ liệu của các bộ phận khác có liên quan đến bộ phận của mình. Điều này sẽ giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian nhập liệu hoặc xuất dữ liệu, giảm thiểu các lỗi tối đa.

Dễ dàng đưa ra quyết định: hệ thống phần mềm ERP chạy sát với thời gian thực, cho phép chủ doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra quyết định hoặc xử lý các vấn đề phát sinh chỉ trong một thời gian ngắn. Điều này cực kỳ quan trọng trong môi trường kinh doanh nhiều biến đổi.

Tăng năng suất lao động: Với sự rõ ràng, minh bạch, sắp xếp hợp lý các đầu việc, nhân viên có thể tập trung vào những công việc quan trọng, hạn chế tối đa các công việc thủ công. Do đó, năng suất lao động sẽ tăng lên nhanh chóng. Điều này cũng có nghĩa doanh nghiệp của bạn sẽ sớm cán đích, đạt được những mục tiêu về doanh số, uy tín thương hiệu đề ra.

5. Những dấu hiệu nào cho thấy doanh nghiệp của bạn cần một giải pháp ERP?

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh, khối lượng các đầu việc phải xử lý sẽ gia tăng, số lượng nhân sự nhiều lên. Để xử lý các đầu việc và quản lý đội ngũ nhân viên hiệu quả sẽ tốn rất nhiều thời gian. Với việc tự động hóa các quy trình thủ công, phân bổ thời gian hiệu quả cho các đầu việc quan trọng, hệ thống ERP sẽ giúp đỡ doanh nghiệp tiến nhanh hơn trong ngành.

Khi doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý quá nhiều phần mềm riêng lẻ cho nhiều bộ phận, việc quản lý, trích xuất dữ liệu tốn quá nhiều thời gian hoặc việc tương tác với khách hàng không đem lại hiệu quả như mong đợi, bạn nên suy nghĩ đến việc sử dụng giải pháp phần mềm quản lý ERP.

6. Làm thế nào để lựa chọn đúng giải pháp ERP doanh nghiệp nhỏ cần?

Các doanh nghiệp, kể cả đang hoạt động trong cùng một lĩnh vực cũng hầu như không sử dụng cùng một hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Doanh nghiệp cần phải thấu hiểu về nhu cầu của chính mình để tự tạo một hệ thống ERP độc nhất, hỗ trợ tốt nhất cho quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Thông thường, các phần không thể thiếu của ERP bao gồm: quản trị chăm sóc khách hàng, quản trị kho, quản trị tài chính – kế toán, quản trị nhân sự,….

Là một doanh nghiệp nhỏ, lẽ dĩ nhiên bạn sẽ muốn làm thế nào để tiết kiệm chi phí tối đa mà vẫn thu được hiệu quả như mong đợi. Để biết được bạn có đang lựa chọn đúng không, hãy dựa vào một số tiêu chí dưới đây:

Dễ sử dụng: Phần mềm ERP có thân thiện với người dùng hay không? Các giao diện có được thiết kế hiện đại, dễ theo dõi, tích hợp được các thông tin một cách dễ dàng hay không?

Tùy chỉnh: Phần mềm quản lý doanh nghiệp bạn sử dụng có thể hỗ trợ việc thay đổi về mô hình, cấu trúc kinh doanh của doanh nghiệp của bạn trong tương lai hay không? Nền tảng của chúng có thể thích ứng với sự tăng trưởng nhanh chóng và kỳ vọng của công ty hay không?

Tùy chỉnh phức tạp có thể làm gia tăng chi phí

Mặc dù hầu hết các phần mềm phức tạp như ERP sẽ có xu hướng cồng kềnh và tốn kém. Tuy nhiên các gói giải pháp ERP quá nhỏ có thể sẽ khiến doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn khi phát triển sau này. Điều quan trọng là phần mềm có thể sử dụng thuận lợi và linh hoạt trong cả ngắn hạn dài hạn.

Các hệ thống có chức năng tùy chỉnh cao có nhiều khả năng sẽ tạo ra chi phí cao hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ cần cân nhắc kỹ càng trước khi đi đến quyết định.

7. Các câu hỏi chủ doanh nghiệp nhỏ cần trả lời trước khi triển khai ERP

ERP tại chỗ hay ERP đám mây: Việc thực hiện giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tại chỗ có thể tốn kém hơn nhiều so với giải pháp ERP trên đám mây. ERP đám mây cũng phù hợp hơn với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên doanh nghiệp nên cân nhắc để phần mềm có thể hoạt động tốt trong thời gian dài. Giải pháp ERP đám mây có thể không đủ mạnh nếu doanh nghiệp của bạn phát triển hơn.

Tần suất nâng cấp: Lựa chọn tần suất nâng cấp phù hợp sẽ giúp phần mềm hoạt động có hiệu quả hơn.

Các biện pháp bảo mật: Đảm bảo rằng bảo mật dữ liệu của bạn là ưu tiên hàng đầu đối với nhà cung cấp. Cần biết cách quản lý và xác định quyền truy cập trong hệ thống để ngăn ngừa các vi phạm về dữ liệu.

Dịch vụ hỗ trợ: dịch vụ hỗ trợ đạt được ở mức độ nào và chi phí bạn phải chi trả cho chúng là bao nhiêu. Hãy tìm hiểu kỹ về vấn đề này trước khi đi đến quyết định.

Tổng chi phí sở hữu: chi phí trước khi triển khai và sau khi triển khai là bao nhiêu. Hệ thống có thể hoạt động tốt trong vòng bao nhiêu năm nữa? Chủ doanh nghiệp sẽ là người phải tìm ra các câu trả lời.

Lên kế hoạch triển khai ERP khi bạn đã sẵn sàng: Nhiều công ty trẻ vội vàng đầu tư khi chưa thực sự tìm hiểu kỹ về những lợi ích cũng như khó khăn của chúng. Hãy chắc rằng bạn đã thực sự sẵn sàng để triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP. Nếu chưa sẵn sàng, hãy dành thời gian để tìm hiểu thêm.

Tuy nhiên, cũng đừng vội bỏ qua giải pháp này bởi chúng có thể làm thay đổi hoàn toàn cục diện của doanh nghiệp bạn, đưa doanh nghiệp của bạn tiến nhanh hơn và tiến xa hơn.

Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã triển khai thành công, nhanh chóng đưa tên tuổi, uy tín của mình lên tầm cao mới. Đó chính là minh chứng sống rõ ràng nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ còn đang băn khoăn trước ngã ba đường.

Tuy nhiên, ngay cả phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tốt nhất vẫn có thể thất bại như thường nếu quá trình triển khai không được thực hiện đúng. Với nhiều lựa chọn có sẵn, những tư vấn đáng tin cậy, sự bảo mật tuyệt đối về thông tin, ERPViet xứng đáng là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm quản lý ERP dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất dành cho bạn.