15 việc cần xác định để đảm bảo triển khai ERP thành công

Triển khai ERP là quá trình đòi hỏi kế hoạch kỹ lưỡng cũng như phối hợp hiệu quả giữa đơn vị triển khai và doanh nghiệp. Ngoài ra, việc áp dụng 15 điều sau cũng là yếu tố lớn khiến quá trình triển khai diễn ra thành công.

1. Doanh nghiệp cần hiểu vì sao mình cần triển khai ERP

Các nhà quản lý cùng nhân viên trong doanh nghiệp cần hiểu lý sao vì sao tổ chức cần triển khai ERP. Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng công nghệ như một thế mạnh so với các đối thủ trong ngành. Bên cạnh đó, việc hiểu lý do sẽ giúp ban lãnh đạo xác định được tư tưởng cho chính mình và tạo luồng tư tưởng thông suốt trong doanh nghiệp để quá trình triển khai ERP nhận được đồng thuận của nhân viên và diễn ra suôn sẻ.

2. Tổng hợp các yêu cầu của các phòng ban

Doanh nghiệp cần thu thập các yêu cầu từ các phòng ban trước khi chọn lựa nhà cung cấp phần mềm ERP. Và doanh nghiệp cần đẩy nhanh quá trình này tránh để kéo dài sẽ gây cản trở đến quá trình lựa chọn và triển khai ERP.

3. Ưu tiên các chức năng cần thiết

Lựa chọn phần mềm ERP của bạn sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực chức năng bạn ưu tiên. Có thể bạn muốn tập trung vào quản lý tài chính và quản lý vận hành vì bạn đã nhắm đến việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất của mình. Tùy thuộc vào trọng tâm và quy mô công ty của bạn, các nhà cung cấp phần mềm ERP có một giải pháp kết hợp khác nhau – một số độc lập, một số tích hợp đầy đủ.

Hoặc doanh nghiệp chỉ muốn sử dụng giải pháp quản lý nhân viên? Bạn có muốn hệ thống của bạn bao gồm bảng lương? Nếu tổ chức của bạn đang ưu tiên trải nghiệm khách hàng, bạn sẽ cần một hệ thống xử lý tiếp thị và quản lý quan hệ khách hàng. Một số hệ thống này cũng xử lý cấu hình báo giá.

Ngoài chú trọng đến các chức năng ưu tiên thì doanh nghiệp cần tìm giải pháp lâu dài vì doanh nghiệp sẽ thay đổi và sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến những lĩnh vực chức năng bạn ưu tiên.

4. Sắp xếp con người, quy trình và công nghệ

Một khía cạnh quan trọng khác của lựa chọn và thực hiện là liên kết chiến lược. Một chiến lược kỹ thuật số được xác định rõ ràng là rất cần thiết. Điều quan trọng là phải có lộ trình chiến lược với KPI phù hợp và đảm bảo đúng tiến độ.

Con người và quy trình cũng phải phù hợp với chiến lược đã xác định để đảm bảo dự án thành công. Các dự án triển khai ERP thành công là những dự án tập trung vào cải thiện quy trình vận hành và giúp nhân viên phát triển năng lực kỹ thuật số.

5. Tập trung vào trải nghiệm khách hàng

Chúng tôi thường sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống để quản lý quy trình nghiệp vụ. Điều này cho phép các công ty thấy các quy trình trên các chức năng và các đơn vị kinh doanh để loại bỏ dư thừa, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và tạo ROI.

Amazon là một ví dụ hoàn hảo về việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tất nhiên, không phải tổ chức nào cũng có thể đáp ứng chi phí đắt đỏ của công nghệ như Amazon, nhưng các doanh nghiệp chắc chắn có thể xem họ như một mô hình.

6. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Doanh nghiệp cần xác định quy trình nào cần chuẩn hóa. Các công ty nên xem xét tiêu chuẩn hóa một số quy trình của họ dựa trên các thực tiễn để quá trình triển khai ERP thành công.

7. Xác định KPI

Từ quan điểm hoạt động, KPI có vai trò rất quan trọng để xác định mục tiêu dự án bởi vì bạn cần một số phép đo thành công, không chỉ trong quá trình thực hiện, mà sau khi bạn đã đi vào hoạt động.

8. Xây dựng kế hoạch truyền thông về việc triển khai ERP

Việc áp dụng công nghệ vào hoạt động trong doanh nghiệp thường gặp khó khăn bởi yếu tố con người. Vì vậy, doanh nghiệp cần có một kế hoạch truyền thông, đánh giá sự sẵn sàng của các cá nhân trong doanh nghiệp.

Việc triển khai ERP và các sáng kiến chuyển đổi kinh doanh làm thay đổi căn bản quy trình và hoạt động chính của tổ chức. Vì vậy, các công ty nên phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi, xem xét các thay đổi từ các quan điểm khác nhau như văn hóa, cấu trúc, quy trình làm việc, quy trình và nhận thức về kỹ thuật số.

9. Tránh vượt kế hoạch thời gian triển khai ERP

Người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm cần tính đến các yếu tố như: thêm các tùy chỉnh, thêm ứng dụng, phí tư vấn, yếu tố nhân sự, và các vấn đề tổ chức không lường trước được.

10. Tránh vượt ngân sách

11. Tập trung vào quản lý thay đổi

Doanh nghiệp cần tập trung vào quản lý thay đổi. Việc áp dụng nhân viên quyết định sự thành công của dự án ERP. Nếu các thành viên trong nhóm không cam kết tham gia vào dự án, họ sẽ không tập trung vào dự án. Từ đó, dự án sẽ không thể đi theo đúng tiến độ đã đề ra. Và nguy cơ thất bại là rất lớn.

12. Tập trung vào việc triển khai các chức năng cơ bản

Nhiều công ty nghĩ rằng họ cần tất cả các chức năng mới nhất thì mới nhận được lợi ích cũng bởi công nghệ mới, người dùng đang tìm cách tận dụng thông tin và dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, khi các công ty đang triển khai các chức năng cơ bản là họ đã đang nhận được tất cả các loại lợi ích.

13. Hệ thống linh hoạt

Các hệ thống phần mềm ERP rất linh hoạt và có thể cấu hình. Hệ thống ERP cũng có thể thích ứng với nhu cầu luôn thay đổi của một doanh nghiệp đang phát triển, đảm bảo bạn hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ. Tính linh hoạt của ERP cũng đi sâu vào cách thức triển khai, dựa trên lựa chọn của bạn về giải pháp Cloud ERP hay On-primises.

14. Đồng hành cùng chuyên gia triển khai ERP

Doanh nghiệp cần đồng hành với một chuyên gia giàu chuyên môn về ERP. Nhà triển khai ERP thường sẽ cử chuyên gia đồng hành với đội ngũ của doanh nghiệp để đảm bảo chuẩn hóa từ dữ liệu đến đào tạo người dùng để đảm bảo cấp nhân viên có thể sử dụng thành thạo.

15. Xác định thành công ERP

Các tổ chức sẽ có định nghĩa thành công khác nhau về việc triển khai ERP.

Đối với các chủ doanh nghiệp, thành công có thể là đã tối đa hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu khó khăn cho nhân viên, giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp, vẫn tạo ra giá trị cho khách hàng,…hoặc là đã có các đổi mới.

Từ góc độ người dùng cuối, thành công có thể giống như khả năng thực hiện công việc hiệu quả hơn. Khi mọi người được đào tạo về các hệ thống, họ nhận ra tầm quan trọng của dữ liệu.

Việc xác định mức độ thành công rất quan trọng để đánh giá xem quá trình triển khai đã đi đúng hướng hay đạt đúng kỳ vọng của doanh nghiệp hoặc kỳ vọng đặt ra đã thực tế hay chưa.

Hãy liên hệ với các chúng tôi theo hotline 0986.778.578 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP.