Khái niệm Danh sách kiểm tra thiết bị (Equipment Checklist)

Danh sách kiểm tra thiết bị (Equipment Checklist)  là một phần tài liệu bảo trì quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó cho phép doanh nghiệp kiểm tra hiệu quả số lượng và tình trạng của thiết bị để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động tốt trước khi thực hiện công việc. Bài viết sau sẽ giải thích về khái niệm Equipment Checklist và các bước để tạo ra một Equipment Checklist hiệu quả.

1. Danh sách kiểm tra thiết bị (Equipment Checklist) là gì?

Đây một công cụ giúp nhà quản lý cũng như nhân viên bảo trì có thể xác minh xem thiết bị tại nơi làm việc có đầy đủ, hoạt động tốt và được hạch toán hay không. Danh sách thiết bị đặc biệt nên được sử dụng mỗi khi thiết bị được sử dụng, vận chuyển hoặc cất giữ.

Một danh sách kiểm tra thiết bị được cập nhật chính xác có thể giúp doanh nghiệp quản lý tài sản và thực hiện công tác bảo trì phòng ngừa hiệu quả. Từ đó ngăn ngừa những hỏng hóc tốn kém xảy ra, giúp  tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cần thiết cho công tác bảo trì. Đồng thời giúp đảm bảo an toàn tại nơi làm việc, tối đa hóa hiệu quả và tuổi thọ của thiết bị.

2. Các loại danh sách kiểm tra thiết bị (Equipment Checklist)

Có nhiều loại danh sách kiểm tra thiết bị khác nhau thường được phân loại dựa trên mục đích sử dụng, đối tượng sử dụng, tiêu chuẩn quản lý tài sản của từng ngành và sở thích của người sử dùng.

Dựa trên mục đích sử dụng, có thể chia các loại danh sách kiểm tra thiết bị thành 4 nhóm chính như sau:

• Equipment Checklist dùng cho Kiểm tra thiết bị:  Danh sách này thường nêu chi tiết các bộ phận của thiết bị cần được kiểm tra và những điều nhân viên vận hành cần chú ý khi sử dụng thiết bị. Chúng thường được sử dụng để đánh giá xem thiết bị có đáp ứng các tiêu chuẩn về an toàn và chất lượng trước khi sử dụng hay không.Mục tiêu chính của danh sách này là giúp xác định chính xác và gắn cờ các thành phần có nguy cơ xảy ra sự cố, từ đó giúp ngăn chặn việc sử dụng thiết bị có khả năng bị lỗi và ngăn ngừa các sự cố không mong muốn phát sinh.

• Equipment Checklist dùng cho Bảo trì thiết bị: Loại danh sách kiểm tra này được các kỹ thuật viên sản xuất và người vận hành thiết bị sử dụng để ghi nhật ký các nhiệm vụ bảo trì từng thực hiện trên thiết bị. Dựa trên danh sách này, các hoạt động bảo trì định kì sẽ được lập ra để giúp kéo dài tuổi thọ của thiết bị bằng cách giữ cho thiết bị luôn vận hành ở trạng thái tốt nhất.
• Equipment Checklist dùng cho quản lý tồn kho thiết bị: Danh sách này giúp theo dõi tình trạng và vị trí của thiết bị. Danh sách kiểm tra này áp dụng cho mọi ngành, bao gồm tồn kho, vận tải và hậu cần, quản lý cơ sở, khai thác mỏ, bán lẻ và khách sạn. Danh sách này giúp nhà quản lý tài sản có thể kiểm kê thiết bị và xác minh rằng số lượng thực tế khớp với số lượng trong hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng loại Equipment Checklist này để theo dõi số lượng thiết bị văn phòng mà họ sở hữu.

• Equipment Checklist dùng cho Quản lý thiết bị: Các nhà quản lý văn phòng sử dụng danh sách này để theo dõi sự chuyển động của thiết bị trong một tổ chức. Nó nêu chi tiết thiết bị nào sẽ được sử dụng, thời điểm sử dụng  và nhân viên chịu trách nhiệm về thiết bị đó. Danh sách kiểm tra thiết bị này được sử dụng cùng với bản kiểm kê thiết bị để nhà quản lý có được bức tranh hoàn chỉnh về tất cả các thiết bị của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi việc sử dụng thiết bị, nhà quản lý và ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn về việc mua và thay thế thiết bị.

3. 5 Bước lập danh sách kiểm tra thiết bị 

Bước 1: Quyết định loại danh sách Equipment Checklist nào cần sử dụng

Như nội dung trên đã đề cập, có nhiều loại danh sách kiểm tra thiết bị khác nhau, mỗi loại có một mục đích khác nhau. Do đó, Bước đầu tiên khi lập danh sách chính là xác định loại danh sách nào phù hợp với mục tiêu công việc.

Để quyết định loại danh sách nào phù hợp, hãy trả lời các câu hỏi sau:

• Equipment Checklist cần tạo ra cho ai ?
• Mục đích cụ thể của Equipment Checklist là gì?
• Những thiết bị nào cần được kiểm tra và giám sát?
• Bao lâu thì thiết bị cần được kiểm tra hoặc thay thế?

Bước 2: Định dạng Equipment Checklist

Bước tiếp theo là  định dạng cho danh sách kiểm tra thiết bị của bạn. Có nhiều cách để định dạng danh sách kiểm tra thiết bị, nhưng điều quan trọng nhất là nó dễ hiểu và dễ sử dụng cho người dùng.

Dưới đây là một số điểm mấu chốt để tạo ra định dạng phù hợp cho danh sách kiểm tra thiết bị của bạn:

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh các từ viết tắt, chuyên môn để người dùng dễ hiểu
• Cần chứa các mô tả và hướng dẫn rõ rang, súc tích.
• Có thể chứa các hình ảnh (Ví dụ: hình ảnh thiết bị, sơ đồ kỹ thuật…) để giúp trực quan các yếu tố phức tạp, dễ nhầm lẫn trong danh sách.
• Đảm bảo danh sách kiểm tra có thể dễ dàng truy cập trên thiết bị di động

Bước 3: Thu thập thông tin cần thiết

Bây giờ là lúc thu thập tất cả thông tin bạn cần để tạo danh sách kiểm tra thiết bị. Bước này sẽ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp, Tuy nhiên đầu tiên luôn cần chú ý liệt kê đầy đủ các loại thông tin cần thiết phải thu thập cho danh sách.

Ở mức tối thiểu, danh sách kiểm tra thiết bị của bạn nên bao gồm các thông tin sau:

• Mô tả thiết bị
• Số model của thiết bị
• Số sê-ri của thiết bị
• Vị trí thiết bị
• Tên của người chịu trách nhiệm về thiết bị

Bước 4: Tạo danh sách kiểm tra

Đây là lúc để tạo danh sách kiểm tra. Có nhiều cách để thực hiện việc này nhưng hầu hết các nhà máy hiện nay đều đã sử dụng phần mềm quản lý tài sản EAM, phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint hoặc phần mềm ERP có tích hợp phân hệ quản lý bảo trì như Oracle để tạo ra các danh sách kiểm tra thiết bị (equipment list) tự động.

Việc ứng dụng phần mềm vào tạo danh sách giúp cho:

•             Tránh các sai sót dữ liệu do yếu tố con người

•             Danh sách tạo ra đã được tính toán, tối ưu hoá tốt nhất cho từng mục tiêu sử dụng

•             Việc theo dõi và chia sẻ danh sách có thể thực hiện dễ dàng

•             Dễ dàng sử dụng các dữ liệu đã được lưu trữ trên phần mềm thay vì thu thập thủ công

•             Bảo vệ danh sách kiểm tra không bị thất lạc, mất mát.

•             Cho phép tự động cập nhật danh sách các việc đã thực hiện, vật tư phụ tùng đã thay thế

Bước 5: Kiểm tra và sửa đổi Danh sách kiểm tra

Sau khi đã tạo danh sách kiểm tra thiết bị, điều quan trọng là phải kiểm tra nó để đảm bảo nó chính xác và dễ sử dụng. Sau đó, yêu cầu một vài nhân sự khác sử dụng danh sách kiểm tra và đưa ra phản hồi.

Dựa trên phản hồi của họ, có thể tiến hành sửa đổi danh sách kiểm tra khi cần thiết. Sau khi hài lòng với danh sách kiểm tra, nhà quản lý có thể bắt đầu sử dụng nó để kiểm tra thiết bị của mình.

4. Lợi ích của việc sử dụng Danh sách kiểm tra thiết bị trên phần mềm quản lý bảo trì Vietsoft EcoMaint

Với Vietsoft Ecomaint , doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra các Danh sách kiểm tra thiết bị và thu được những lợi ích sau:

• Cung cấp danh sách kiểm tra và thông tin cần thiết cho bộ phận liên quan một cách nhanh chóng tiện lợi khi họ cần đến.
• Giúp nhà quản lý quyết định tốt hơn với dữ liệu thời gian thực: các danh sách kiểm tra thiết bị có thể được tạo ra với thông tin chính xác và cập nhật. Điều này cũng sẽ cho phép người dùng đưa ra quyết định tốt hơn về thiết bị của mình.
• Cải thiện giao tiếp và cộng tác: Với khả năng chia sẻ danh sách kiểm tra thiết bị nhanh chóng và dễ dàng sẽ giúp cải thiện việc truyền tải thông tin và cộng tác giữa các bộ phận. Điều này sẽ dẫn đến việc kiểm tra thiết bị tốt hơn và ít sai sót hơn.
• Hoạt động hiệu quả hơn bao giờ hết:  Với Danh sách được tối ưu bởi phần mềm sẽ giúp hợp lý hóa quy trình kiểm tra thiết bị của doanh nghiệp.  Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

5. Kết luận

Danh sách kiểm tra thiết bị là một công cụ có giá trị vì nó có thể giúp doanh nghiệp kiểm tra số lượng và tình trạng của thiết bị một cách hiệu quả. Bằng cách làm theo các bước trong hướng dẫn này, doanh nghiệp có thể tạo danh sách dễ sử dụng và dễ hiểu. Hãy Bắt đầu lên ý tưởng và tạo ra danh sách phù hợp với doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!