Quản lý kho hàng hóa ở nhiều địa điểm khác nhau không hề dễ dàng và đòi hỏi sự kết hợp nhiều nghiệp vụ do số liệu phân tán rời rạc. Dưới đây là 4 lỗi thường xảy ra khi quản lý nhiều kho hàng khiến con số thiệt hại có thể 8 con số mà bạn cần tránh.
1. Quản lý tồn kho yếu kém - Không kiểm tra định mức tồn kho định kỳ
Định mức hàng tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định định kỳ được duy trì trong kho để có thể cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng phát sinh và đảm bảo hoạt động kinh doanh của tổ chức diễn ra liên tục.
Tuy nhiên, hàng tồn nhà kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn cũng như làm tăng nhiều chi phí của doanh nghiệp như bảo quản, mặt bằng,…
Hơn nữa, nếu nhà quản lý không xác định định mức hàng tồn định kỳ ở mỗi nhà kho thì sẽ dẫn đến tình trạng kho thiếu hàng, việc nhập hàng có thể gây lãng phí, kho thừa hàng không bán được hàng gây tồn đọng vốn.
2. Sắp xếp hàng hóa, vật tư không khoa học
Việc sắp xếp hàng hóa, vật tư không khoa học trên các giá kệ hàng là một trong yếu tố khiến việc tìm kiếm, vận chuyện nhập xuất kho tiến hành chậm, mất nhiều thời gian và sức lực hơn so với sắp xếp khoa học. Những hàng hóa được sử dụng thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào.
3. Quản lý tồn kho - Không kiểm tra hàng hóa, vật tư định kỳ
Công tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xuyên là một hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho với trên giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay không? Đây cũng là một hoạt động giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng hàng hóa/vật tư bị hỏng hóc, hao mòn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.
Nếu kho không được kiểm tra thường xuyên thì rất có khả năng thủ kho gian lận, đặc biệt là những kho ở xa trụ sở chính công ty, không có kế toán riêng biệt và chỉ báo cáo vào cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm.
4. Quản lý tồn kho kém do không sử dụng phần mềm
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều mặt hàng, lượng xuất nhập tồn nhiều với 2 kho hàng trở lên thì công việc ghi chép sổ sách sẽ trở nên khó khăn về thời gian, nguồn lực và dễ có sai sót. Việc sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn:
– Không còn phải ghi chép thủ công vào sổ sách
– Hạn chế sai sót tối đa
– Không còn tốn nhiều thời gian để tổng kết, thống kê báo cáo vào cuối tháng
– Không cần tốn bất kỳ chi phí nào cho việc quản lý
– Có thể truy xuất, kiểm tra số liệu ngay lập tức để có điều chỉnh kịp thời
Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP SAP hoặc phần mềm quản lý tài sản CMMS EcoMaint cũng là một biện pháp tốt giúp bạn tốn ít thời gian, chi phí thuê nhân sự, chi phí kiểm mà còn cập nhật liên tục tình trạng của kho giúp người quản lý đưa ra các quyết định kịp thời cho công việc kinh doanh của mình.