Dựa vào những điểm yếu đã phân tích được từ quá trình kiểm toán bảo trì trong bài viết kỳ 1: CÁC ĐIỂM YẾU TRONG BẢO TRÌ CỦA DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ CMMS. Ở bài viết này, Vietsoft sẽ đưa ra 5 yếu tố khiến các doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì CMMS liên quan tới các điểm yếu bảo trì phổ biến ở bài viết trên. Các yếu tố này được đưa ra dựa trên mức độ quan trọng của chúng và khả năng giải quyết các điểm yếu mà kết quả kiểm toán đã đưa ra khi áp dụng CMMS.
Điểm thứ
1: khả năng quản lý tài sản, lập danh sách thiết bị mà doanh nghiệp sở hữu với CMMS
Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cho phép các doanh nghiệp có thể lưu lại danh sách của toàn bộ thiết bị tài sản mà họ đang sở hữu kèm theo thông số kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn vận hành, nhà cung cấp, lịch sử vận hành, lịch sử bảo dưỡng, các vật tư phụ tùng liên quan…Tất cả chúng được lưu trữ một cách khoa học, tập trung và có thể dễ dàng truy cập, tham khảo khi cần đến. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian tra cứu thông tin khi cần tiến hành gấp các công tác bảo trì sửa chữa. Đó cũng là một cơ sở dữ liệu tối quan trọng để các kỹ thuật viên hoặc ban lãnh đạo có thể dựa vào để đưa ra các quyết bị bảo trì chính xác, kịp lúc.
Điểm thứ 2: khả năng lập kế hoạch bảo trì với CMMS
Việc không lập kế hoạch bảo trì, lên danh mục các nguồn lực cần thiết có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả công tác bảo trì, làm tăng thời gian ngừng máy không mong đợi hoặc gây tốn kém lãng phí chi phí do mua vật tư gấp, do phát sinh thời gian làm việc ngoài giờ… Với giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể hỗ trợ đáng kể cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các hoạt động bảo trì, phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân liên quan, ước lượng thời gian cần thiết cho từng hoạt động, lập yêu cầu vật tư phụ tùng cần thiết hoặc cung cấp đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp có liên quan. Từ đó giúp cho mỗi kế hoạch bảo trì được đưa ra luôn hoàn thiện ở mức tốt nhất, đảm bảo các hoạt động này luôn có đầy đủ các nguồn lực cần thiết từ trước khi chúng diễn ra.
Điểm thứ 3: khả năng quản lý yêu cầu công việc bảo trì với CMMS.
Cho dù có hay không có một hệ thống quản lý bảo trì tài sản bằng CNTT thì các yêu cầu bảo trì vẫn luôn được đưa ra và thực hiện trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp. Nhưng với một hệ thống quản lý thủ công thì các yêu cầu bảo trì này thường vận hành một cách khá chậm chạp và dễ phát sinh nhiều sai sót trong quá trình từ khi xuất hiện yêu cầu cho đến khi hoạt động bảo trì diễn ra. Đa phần các sai sót này thường xuất phát từ yếu tố con người (quên, chậm thực hiện, trì hoãn, quan liêu thủ tục…). Đây cũng chính là yếu tố mà CMMS sẽ góp phần thay đổi đáng kể cho doanh nghiệp. Khi mọi yêu cầu công việc bảo trì đều được tạo ra nhanh chóng và dễ dàng từ phần mềm, sau đó nhanh chóng được tiếp nhận và xử lý bởi những bộ phận liên quan, mọi tắc nghẽn ở bất cứ khâu nào cũng được phần mềm nhanh chóng đưa ra nhắc nhở cảnh báo cho người phụ trách ở khâu đó. Từ đó đảm bảo doanh nghiệp luôn phản hồi nhanh chóng cho mọi yêu cầu bảo trì và đảm bảo rằng sẽ không một yêu cầu nào bị bỏ qua hay thất lạt trong quá trình yêu câu / phản hồi.
Các ưu điểm khác của hệ thống này cụ thể như: theo dõi các yêu cầu (Ai thực hiện/phê duyệt ? Cái gì sẽ cần thực hiện ? Tại sao cần thực hiện ? Khi nào thì thực hiện ?), tất cả quá trình xử lý yêu cầu đều diễn ra theo thời gian thực sẽ giúp mở đường cho việc tính toán thời gian trễ trung bình (MWT) cho từng khâu thực hiện.
Điểm thứ 4: khả năng hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định từ lịch sử thiết bị
Đây cũng là một trong những khả năng được nhiều doanh nghiệp quan tâm, thậm chí xem là một trong những vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến thành công của việc quản lý tài sản và bảo trì. Với việc ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS mọi thông tin về tài sản và bảo trì đều được ghi nhận lại trong dữ liệu phần mềm một cách có hệ thống sẽ góp phần cung cấp cho người dùng một cái nhìn hoàn chỉnh về tình trạng các trang thiết bị tài sản đang sở hữu, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác về kinh tế và kỹ thuật cho tài sản của họ khi cần thiết.
Điểm thứ 5: khả năng hỗ trợ cung cấp các chỉ số bảo trì quan trọng
Có thể nói các chỉ số bảo trì giữ vai trò quan trọng cho doanh nghiệp trong việc cho phép định lượng các mục tiêu và xây dựng chiến lược bảo trì. Về bản chất phần mềm quản lý tài sản CMMS sẽ chuyển tất cả những mục tiêu bảo trì mà doanh nghiệp quan tâm thành các con số đo đếm được, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu quả chiến lược bảo trì mà doanh nghiệp đang áp dụng hay đánh giá các mục tiêu bảo trì trọng tâm của doanh nghiệp để từ đó kịp thời điều chỉnh hoặc cải thiện khi cần thiết.
Tuy nhiên, các chỉ số bảo trì chỉ nên là yếu tố cuối cùng trong năm yếu tố để cân nhắc đến khi cải thiện hệ thống quản lý tài sản và bảo trì, vì để xây dựng được các chỉ số này một cách đáng tin cậy thì phải đảm bảo rằng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đang được vận hành thành công ở các yếu tố kể trên và cần đảm bảo rẳng mọi số liệu, thông tin bảo dưỡng đều phải được ghi nhận lại một cách nghiêm túc, đầy đủ nhất. Các thông số đó thường bao gồm: thời gian bảo trì, chi phí bảo trì, lượng tài nguyên vật tư đã sử dụng, thời gian ngừng máy của thiết bị… Tất cả chúng đều phải được ghi nhận lại vào cơ sở dữ liệu của phần mềm.
TỔNG KẾT:
Bài viết trên đã tổng kết lại 5 yếu tố mà theo nhận định của các chuyên gia bảo trì là những yếu tố trọng tâm mà doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì CMMS quan tâm nhất . Có thể chúng chưa thể đầy đủ và vẫn mang một tính chất chủ quan (theo nhận định của các nhân các chuyên gia). Do đó, doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì tài sản CMMS trong tương lai có thể tham khảo và tiến hành một cuộc kiểm toán bảo trì tại doanh nghiệp mình với sự tham gia của tất cả các bộ phận liên quan. Từ đó, nhận ra những điểm mạnh và yếu trong công tác bảo trì thực tế tại doanh nghiệp mình và liên hệ cùng các đơn vị cung cấp giải pháp CMMS có uy tín như Vietsoft để nhận được tư vấn xem liệu CMMS sẽ giúp cải thiện được những điểm gì trong những điểm yếu mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Tài liệu tham khảo:
[1] Cabral, J. P. S. (2013).