Yếu tố khiến doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì CMMS ?

Dựa vào những điểm yếu đã phân tích được từ quá trình kiểm toán bảo trì trong bài viết kỳ 1: CÁC ĐIỂM YẾU TRONG BẢO TRÌ CỦA DOANH NGHIỆP KHÔNG CÓ CMMS. Ở bài viết này, Vietsoft sẽ đưa ra 5 yếu tố khiến các doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì CMMS liên quan tới các điểm yếu bảo trì phổ biến ở bài viết trên. Các yếu tố này được đưa ra dựa trên mức độ quan trọng của chúng và khả năng giải quyết các điểm yếu mà kết quả kiểm toán đã đưa ra khi áp dụng CMMS.

Điểm thứ 1: khả năng quản lý tài sản, lập danh sách thiết bị mà doanh nghiệp sở hữu với CMMS

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cho phép các doanh nghiệp có thể lưu lại danh sách của toàn bộ thiết bị tài sản mà họ đang sở hữu kèm theo thông số kỹ thuật, tài liệu hướng dẫn vận hành, nhà cung cấp, lịch sử vận hành, lịch sử bảo dưỡng, các vật tư phụ tùng liên quan…Tất cả chúng được lưu trữ một cách khoa học, tập trung và có thể dễ dàng truy cập, tham khảo khi cần đến. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian tra cứu thông tin khi cần tiến hành gấp các công tác bảo trì sửa chữa. Đó cũng là một cơ sở dữ liệu tối quan trọng để các kỹ thuật viên hoặc ban lãnh đạo có thể dựa vào để đưa ra các quyết bị bảo trì chính xác, kịp lúc.

Điểm thứ 2: khả năng lập kế hoạch bảo trì với CMMS

Việc không lập kế hoạch bảo trì, lên danh mục các nguồn lực cần thiết có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả công tác bảo trì, làm tăng thời gian ngừng máy không mong đợi hoặc gây tốn kém lãng phí chi phí do mua vật tư gấp, do phát sinh thời gian làm việc ngoài giờ… Với giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể hỗ trợ đáng kể cho doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các hoạt động bảo trì, phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân liên quan, ước lượng thời gian cần thiết cho từng hoạt động, lập yêu cầu vật tư phụ tùng cần thiết hoặc cung cấp đầy đủ thông tin của các nhà cung cấp có liên quan. Từ đó giúp cho mỗi kế hoạch bảo trì được đưa ra luôn hoàn thiện ở mức tốt nhất, đảm bảo các hoạt động này luôn có đầy đủ các nguồn lực cần thiết từ trước khi chúng diễn ra.

Điểm thứ 3: khả năng quản lý yêu cầu công việc bảo trì với CMMS.

Cho dù có hay không có một hệ thống quản lý bảo trì tài sản bằng CNTT thì các yêu cầu bảo trì vẫn luôn được đưa ra và thực hiện trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp. Nhưng với một hệ thống quản lý thủ công thì các yêu cầu bảo trì này thường vận hành một cách khá chậm chạp và dễ phát sinh nhiều sai sót trong quá trình từ khi xuất hiện yêu cầu cho đến khi hoạt động bảo trì diễn ra. Đa phần các sai sót này thường xuất phát từ yếu tố con người (quên, chậm thực hiện, trì hoãn, quan liêu thủ tục…). Đây cũng chính là yếu tố mà CMMS sẽ góp phần thay đổi đáng kể cho doanh nghiệp. Khi mọi yêu cầu công việc bảo trì đều được tạo ra nhanh chóng và dễ dàng từ phần mềm, sau đó nhanh chóng được tiếp nhận và xử lý bởi những bộ phận liên quan, mọi tắc nghẽn ở bất cứ khâu nào cũng được phần mềm nhanh chóng đưa ra nhắc nhở cảnh báo cho người phụ trách ở khâu đó. Từ đó đảm bảo doanh nghiệp luôn phản hồi nhanh chóng cho mọi yêu cầu bảo trì và đảm bảo rằng sẽ không một yêu cầu nào bị bỏ qua hay thất lạt trong quá trình yêu câu / phản hồi.

Các ưu điểm khác của hệ thống này cụ thể như: theo dõi các yêu cầu (Ai thực hiện/phê duyệt ? Cái gì sẽ cần thực hiện ? Tại sao cần thực hiện ? Khi nào thì thực hiện ?), tất cả quá trình xử lý yêu cầu đều diễn ra theo thời gian thực sẽ giúp mở đường cho việc tính toán thời gian trễ trung bình (MWT) cho từng khâu thực hiện.

Điểm thứ 4: khả năng hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định từ lịch sử thiết bị

Đây cũng là một trong những khả năng được nhiều doanh nghiệp quan tâm, thậm chí xem là một trong những vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến thành công của việc quản lý tài sản và bảo trì. Với việc ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS mọi thông tin về tài sản và bảo trì đều được ghi nhận lại trong dữ liệu phần mềm một cách có hệ thống sẽ góp phần cung cấp cho người dùng một cái nhìn hoàn chỉnh về tình trạng các trang thiết bị tài sản đang sở hữu, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác về kinh tế và kỹ thuật cho tài sản của họ khi cần thiết.

Điểm thứ 5: khả năng hỗ trợ cung cấp các chỉ số bảo trì quan trọng

Có thể nói các chỉ số bảo trì giữ vai trò quan trọng cho doanh nghiệp trong việc cho phép định lượng các mục tiêu và xây dựng chiến lược bảo trì. Về bản chất phần mềm quản lý tài sản CMMS sẽ chuyển tất cả những mục tiêu bảo trì mà doanh nghiệp quan tâm thành các con số đo đếm được, từ đó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hiệu quả chiến lược bảo trì mà doanh nghiệp đang áp dụng hay đánh giá các mục tiêu bảo trì trọng tâm của doanh nghiệp để từ đó kịp thời điều chỉnh hoặc cải thiện khi cần thiết.

Tuy nhiên, các chỉ số bảo trì chỉ nên là yếu tố cuối cùng trong năm yếu tố để cân nhắc đến khi cải thiện hệ thống quản lý tài sản và bảo trì, vì để xây dựng được các chỉ số này một cách đáng tin cậy thì phải đảm bảo rằng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đang được vận hành thành công ở các yếu tố kể trên và cần đảm bảo rẳng mọi số liệu, thông tin bảo dưỡng đều phải được ghi nhận lại một cách nghiêm túc, đầy đủ nhất. Các thông số đó thường bao gồm: thời gian bảo trì, chi phí bảo trì, lượng tài nguyên vật tư đã sử dụng, thời gian ngừng máy của thiết bị… Tất cả chúng đều phải được ghi nhận lại vào cơ sở dữ liệu của phần mềm.

TỔNG KẾT:

Bài viết trên đã tổng kết lại 5 yếu tố mà theo nhận định của các chuyên gia bảo trì là những yếu tố trọng tâm mà doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì CMMS quan tâm nhất . Có thể chúng chưa thể đầy đủ và vẫn mang một tính chất chủ quan (theo nhận định của các nhân các chuyên gia). Do đó, doanh nghiệp triển khai quản lý bảo trì tài sản CMMS trong tương lai có thể tham khảo và tiến hành một cuộc kiểm toán bảo trì tại doanh nghiệp mình với sự tham gia của tất cả các bộ phận liên quan. Từ đó, nhận ra những điểm mạnh và yếu trong công tác bảo trì thực tế tại doanh nghiệp mình và liên hệ cùng các đơn vị cung cấp giải pháp CMMS có uy tín như Vietsoft để nhận được tư vấn xem liệu CMMS sẽ giúp cải thiện được những điểm gì trong những điểm yếu mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Tài liệu tham khảo:

[1] Cabral, J. P. S. (2013).

[2] PSE (2017). MANUTENÇÃO INTELIGENTE.

Trong mỗi doanh nghiệp sản xuất máy móc là tư liệu sản xuất quan trọng. Nó không đơn thuần chỉ là những thiết bị mà nó chính là yếu tố sinh lời, quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp thường chú trọng việc bảo dưỡng thiết bị để chúng hoạt động hết công suất và tránh những hư hỏng phải dừng máy. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS do Winmain cung cấp từ lâu đã là cánh tay phải cho các doanh nghiệp trong việc bảo trì thiết bị. Hơn nữa phần mềm còn giúp người lãnh đạo doanh nghiệp giám sát hiệu quả công việc bảo trì. Hãy cùng Winmain đánh giá hiệu quả giám sát của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị nhé:

1. Công tác bảo trì thủ công có thật sự hiệu quả?

Các doanh nghiệp thường rất chú trọng đến công việc bảo trì của đơn vị mình. Họ thường có sẵn một đội ngũ bảo trì để theo dõi, phát hiện, sửa chữa những hư hỏng của máy móc. Thậm chí họ còn mua sẵn những linh kiện, thiết bị lưu trữ trong kho để khi cần có thể sử dụng ngay lập tức. Nhưng sự thật thì vẫn xuất hiện trường hợp máy hư hỏng nặng có khi phải dừng sản xuất để sửa chữa, điều này gây thiệt hại khá lớn cho doanh nghiệp.

Hiệu quả của công tác bảo trì bằng thủ công chưa cao. Nhân viên bảo trì làm việc thụ động. Tâm lý đợi hư rồi sửa đã ăn sâu vào tiềm thức vô hình chung đã làm tình trạng hư hỏng thêm nghiêm trọng. Công tác bảo trì không được lên kế hoạch cụ thể và người lãnh đạo cũng chưa thật sự sâu sát. Họ thường quản lý công việc bảo trì dựa trên những báo cáo, số liệu mà chưa thật sự nắm được thực tế tình trạng máy. Có thể nói công việc bảo trì làm bằng tay chân ít mang lại hiệu quả thiết thực nhất.

2. Phần mềm quản lý bào trì thiết bị CMMS giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào?

Để tăng năng suất công việc thì việc bảo trì thiết bị là tối cần thiết. Vì vậy người đứng đầu doanhn nghiệp cần có một chiến lược bảo trì cụ thể phù hợp tình trạng máy móc của doanh nghiệp. Ngoài ra cần cập nhật những kĩ thuật bảo trì hiện đại, đội ngũ nhân viên bảo dưỡng có tay nghề cao. Hơn nữa người quản lý giám sát phải thường xuyên kiển tra nhắc nhở, nắm bắt kịp thời tình trạng máy. Có thể nói đây là một công việc khá khó khăn, vì người lãnh đạo doanh nghiệp thường có rất nhiều công việc không thể luôn chú trọng công tác bảo trì máy móc.

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể làm tất cả những công việc trên để giảm bớt khối công việc khổng lồ cho giám đốc doanh nghiệp. Đây là một phần mềm được đánh giá rất cao trong công việc bảo trì thiết bị. Với những chức năng tiên tiến đã giúp công việc quản lý, bảo trì thiết bị được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng.

Nhưng không phaỉ lúc nào công việc cũng diễn ra trôi chảy sẽ có lúc không tránh khỏi việc máy móc hư hỏng đột ngột. Vì vậy cần phải giảm thiểu tối đa việc máy móc hư hỏng bất ngờ và đảm bảo hư hỏng đó nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị đáp ứng tốt mong muốn bảo dưỡng để máy móc luôn hoạt động tốt và đúng công suất. Và CMMS có tình năng giám sát các điều kiện để bảo trì dự toán nhằm khắc phục tình trạng trên. Với khả năng trên giúp cho việc quản lý tình trạng máy móc luôn được giám sát cụ thể, chặt chẽ. Từ đó có những đánh giá thích hợp để triển khai kế hoạch bảo trì kịp thời, hợp lý.

Ngoài ra với khả năng theo dõi, đo lường tình trạng máy móc qua hệ thống giám sát, phân tích dữ liệu theo từng giai đoạn thời gian. Giúp doanh nghiệp luôn nắm chắc tình trạng máy móc để có những định hướng kế hoạch phù hợp.

3. Những chức năng giám sát các điều kiện để bảo trì dự toán trong phần mềm quản lý và bảo trì thiết bị CMMS

– phần mềm quản lý bảo trì thiết bị có thể theo dõi riêng biệt các thông số giám sát máy móc. Mỗi máy móc thiết bị có thông số quan trọng khác nhau.

– Có thể theo dõi độc lập, cụ thể từng thông số như: độ rung, tiếng ồn của động cơ máy. Nhiệt lượng toả ra trong quá trình máy vận hành. Tình trạng hao mòn máy, tình trạng dầu, nhớt, lưu lượng nước, áp lực pittong, …phần mềm quản lý bảo trì thiết bị Vietsoft Ecomaint CMMS có thể kết nối với scada để điều khiển thiết bị, đọc thông số của thiết bị

– Việc đọc các thông số được tự động hoá thông qua hệ thống Scada.

– Xác định được mức giới hạn của máy để có những theo dõi, cảnh báo hiệu quả.

– Khi những thông số vượt quá giới hạn cho phép phần mềm quản lý bảo trì thiết bị sẽ có những cảnh báo với doanh nghiệp từ đó sẽ có những phương án bảo dưỡng phù hợp và kịp thời.

Khi sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể tình trạng máy hư hỏng đột ngột. Đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và năng suất lao động tăng cao. Tuổi thọ của máy kéo dài, giảm những chi phí không cần thiết cho việc bảo dưỡng, bảo trì máy móc.

4. Ngăn ngừa mất mát

Trong các quá trình kinh doanh sẽ không thể tránh khỏi việc hư hỏng của các tài sản quan trọng. Việc luân chuyển các thiết bị, tài sản trong doanh nghiệp là thường xuyên và khó có số liệu thống kê chính xác. Khi cần một tài sản tương tự, các tài liệu ghi chép gần nhất không phản ánh vị trí hiện tại của tài sản và không thể được định vị. Khó khăn này dẫn đến nhiều công ty phải chi trả thêm chi phí tài sản thay thế không cần thiết.

5. Quản lý và tuân thủ quy định

Hiện nay có nhiều công ty đang hoạt động trong các ngành công nghiệp yêu cầu quy chuẩn rất chặt chẽ; do đó, các công ty này phải được trang bị các quy trình quy định để nắm bắt và báo cáo dữ liệu với đối tác, khách hàng để chứng minh sự tuân thủ.

Việc quản lý tài sản không chỉ giúp các doanh nghiệp duy trì được các yêu cầu về quy định như kiểm tra, hiệu chuẩn và bảo trì thiết bị mà khi kết hợp với giải pháp phần mềm quản lý tài sản toàn diện, chẳng hạn như phần mềm quản lý bảo trì, nó giúp tạo ra các bảng báo cáo chính xác và logic.

Nhiều công ty có thể tạo ra các báo cáo chi tiết chỉ trong vài phút, trong khi biên dịch cùng một dữ liệu bằng tay sẽ mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần.

6. Cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng

Cuối cùng, các lợi ích khác khi sử dụng giải pháp quản lý tài sản cho phép các doanh nghiệp nhỏ hoạt động tốt hơn, duy trì các thiết bị và công cụ làm việc tốt hơn, và phân bổ nguồn lực tốt hơn để hoàn thành dự án cả về thời gian và ngân sách.

Kết quả cuối cùng là tăng sự hài lòng của khách hàng. Khi không còn phải dành thời gian tập trung vào xử lý các vấn đề liên quan đến tài sản, doanh nghiệp sẽ dồn nhân lực để chăm sóc khách hàng.

Sưu tầm internet