Làm sao tìm được phần mềm quản lý bảo trì phù hợp nhất ???

Với sự phát triển của việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất, máy móc ngày 1 giữ vai trò quan trọng đối với việc nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, góp phần làm nên chất lượng, uy tín cho doanh nghiệp. Vậy nên việc làm sao cho máy móc, thiết bị doanh nghiệp mình hoạt động ổn định luôn là một bài toán được các doanh nghiệp chú trọng. Và một trong số các giải pháp mà doanh nghiệp thường tìm đến chính là các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì phù hợp CMMS (Computerized Maintenance Management Systems). Sau đây Vietsoft xin đưa ra một số yếu tố giúp bạn tìm ra giải pháp phần mềm quản lý bảo trì phù hợp với doanh nghiệp mình:

I. Giai đoạn sơ bộ tìm kiếm các nhà cung cấp giải pháp

1. Tổng kết đánh giá hệ thống quản lý bảo trì tại doanh nghiệp đang sử dụng

Việc xem xét đánh giá lại tình hình hệ thống quản lý bảo trì đang có sẽ giúp doanh nghiệp có thể xác định những khiếm khuyết đang có để từ đó đưa ra những yêu cầu cần thiết đối với hệ thống CMMS mà doanh nghiệp bạn sẽ đầu tư.

2. Tham khảo ý kiến của các phòng ban liên quan.

Để tìm được một giải pháp CMMS phù hợp thì việc tham khảo ý kiến đóng góp từ các phòng ban sẽ sử dụng hoặc có liên hệ trực tiếp khi giải pháp phần mềm được triển khai ( bộ phận kỹ thuật vận hành, bộ phận bảo trì, bộ phận quản lý kho vật tư phụ tùng, bộ phận thu mua vật tư…). Từ đó ghi nhận lại những yêu cầu, mong muốn của mọi người với hệ thống mới và cũng sẽ tạo ra sự đồng thuận hợp tác từ phía họ trong quá trình triển khai.

3. Cung cấp đầy đủ thông tin cho đơn vị cung cấp giải pháp.

Để hệ thống quản lý CMMS có thể đáp ứng tốt với hệ thống quản lý bảo trì của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵng các quy trình quản lý bảo trì, các biểu mẫu báo cáo bảo trì tiêu chuẩn của doanh nghiệp để giúp đơn vị cung cấp giải pháp CMMS có thể tư vấn và xây dựng giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn.

4. Phân loại thông tin, xác định cac yêu cầu chính với hệ thống CMMS.

Sau khi đã tổng hợp được đầy đủ các thông tin đa chiều từ các bước trên, nhà quản lý cần phải dựa vào đó để xác định ra những yêu cầu cốt lõi mà một hệ thống phần mềm bảo trì thiết bị CMMS phải đáp ứng được sau khi triển khai thực tế. Đây là 1 bước hết sức quan trọng. Vì xét cho cùng sẽ không có một giải pháp nào là hoàn hảo nhất mà chỉ có giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn ? nên một giải pháp có thể đáp ứng được những yêu cầu cốt lõi của doanh nghiệp mới chính là một giải pháp thành công mà bạn đang cần tìm kiếm.

5. Trao đổi thông tin và thu nhận phản hồi.

Sau khi đã có nguồn thông tin tham khảo đầy đủ và xác định được các giá trị cốt lõi của hệ thống CMMS mới, ban quản lý cần có 1 quá trình trao đổi để chuyển những thông tin này lại cho các nhân viên bộ phân liên quan để xem xét và phản hồi lại. Quá trình tưởng như thừa thải này sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống CMMS của mình tới mức tốt nhất khi triển khai, phát hiện ra những lỗ hổng, thiếu sót còn tồn tại ở các bước trước đó.

II. Giai đoạn chính thức lựa chọn đối tác.

6. Hoàn tất bộ tài liệu kế hoạch triển khai và chọn lựa các đối tác phù hợp.

Cuối cùng ban lãnh đạo sẽ từ những phản hồi thu nhận được để tạo ra bộ tài liệu kế hoạch triển khai phần mềm CMMS tiêu chuẩn cho doanh nghiệp mình. Và cũng dựa vào đó, ban lãnh đạo sẽ lựa chọn những nhà cung cấp giải pháp khả thi, phù hợp nhất để tiến hành demo và làm việc sâu hơn.

Một tài liệu tiêu chuẩn sẽ thường có đầy đủ các thông tin: yêu cầu với giải pháp, yêu cầu với đơn vị triển khai, các vấn đề về cơ sở hạ tầng và nguồn lực doanh nghiệp sẵng có, các bộ phận phòng ban sẽ triển khai và sử dụng phần mềm chính, kế hoạch triển khai, thành phần ban triển khai dự án dự kiến và trách nhiệm cụ thể từng thành viên…

7. Gặp mặt đối tác, tổ chức demo phần mềm và xem xét báo giá.

Dựa trên bộ tài liệu này, doanh nghiệp sẽ tiến hành mời chào các đơn vị cung cấp giải pháp phù hợp đến để demo và trao đổi cụ thể hơn giữa 2 bên. Việc này sẽ tạo điều kiện để các doanh nghiệp cân nhắc một lần cuối về các giải pháp sẵng có và đồng thời cũng giúp doanh nghiệp xác định chắc chắn mức độ phù hợp của từng giải pháp với doanh nghiệp mình thế nào và đến mức nào..

Sau bước này, cả doanh nghiệp lẫn đơn vị cung cấp giải pháp đều sẽ có sự nhận thức đầy đủ lẫn nhau và đi đến thống nhất về một giải pháp phần mềm phù hợp nhất. Cũng chính là tiền đề để đơn vị cung cấp giải pháp có thể cung cấp cho doanh nghiệp một báo giá chi tiết sát với thực tế nhất.

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải dành nhiều thời gian đối với từng nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị, đặt ra nhiều câu hỏi dựa trên bộ tài liệu sẵng có để làm sao khiến cho nhà cung cấp phải thỏa mãn được những vấn đề mình quan tâm.

Cuối cùng sau những bước này, chắc hẳn doanh nghiệp bạn đã có thể chọn ra cho mình một giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phù hợp nhất và một nhà cung cấp giải pháp CMMS tốt nhất.