6 điều doanh nghiệp cần nắm rõ về phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS

Trong thời đại 4.0, máy móc giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, làm nên uy tín cho doanh nghiệp. Vậy nên làm sao cho máy móc, thiết bị hoạt động ổn định luôn là một bài toán được các doanh nghiệp chú trọng.

Dưới đây là một số yếu tố giúp xác định phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp với doanh nghiệp. Các yếu tố được chia theo 2 giai đoạn:

I. Giai đoạn sơ bộ tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị

1.   Đánh giá tổng quan hệ thống quản lý bảo trì mà doanh nghiệp đang dùng
Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề để từ đó đưa ra yêu cầu cần thiết đối với phần mềm bảo trì thiết bị mà doanh nghiệp bạn sẽ đầu tư.

2.   Tham khảo ý kiến của các phòng ban có liên quan
Để tìm được một phần mềm thiết bị bảo trì phù hợp thì việc tham khảo ý kiến đóng góp từ các phòng ban sẽ sử dụng hay có liên hệ khi phần mềm được triển khai như bộ phận IT, bộ phận bảo trì, bộ phận quản lý kho,…) rất quan trọng. Từ đó ghi nhận những yêu cầu của mọi người với hệ thống mới đồng  tạo ra sự hợp tác từ phía họ trong quá trình triển khai.

3.  Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà cung cấp phần mềm bảo trì
Để phần mềm bảo trì thiết bị đáp ứng tốt với hệ thống quản lý bảo trì của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần xác định các quy trình quản lý bảo trì thiết bị, các biểu mẫu báo cáo bảo trì tiêu chuẩn của doanh nghiệp để giúp nhà cung cấp giải pháp có thể tư vấn và xây dựng giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

4.  Phân loại thông tin, xác định các yêu cầu chính
Khi có trong tay lượng thông tin đầy đủ từ các bước trên, nhà quản lý cần xác định các  yêu cầu cốt lõi cần thiết mà một phần mềm bảo trì thiết bị phải đáp ứng được. Nên nhớ rằng, doanh nghiệp cần tập trung vào giải pháp có thể đáp ứng các yêu cầu cốt lõi của doanh nghiệp.

5.   Trao đổi thông tin và thu nhận phản hồi.
Khi xác định được các giá trị chính của phần mềm bảo trì thiết bị cần thiết thì ban quản lý cần trao đổi để chuyển các thông tin này lại cho các bộ phân liên quan để xem xét và phản hồi lại. Quá trình này sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống bảo trì thiết bị tới mức tốt nhất khi triển khai, phát hiện ra những lỗ hổng, thiếu sót còn tồn tại.

II. Giai đoạn chính thức lựa chọn đối tác.

6.  Tạo ra kế hoạch triển khai và chọn lựa đối tác phù hợp.
Từ những phản hồi thu nhận được, các lãnh đạo sẽ tạo ra kế hoạch triển khai phần mềm bảo trì thiết bị tiêu chuẩn cho doanh nghiệp mình. Và cũng dựa vào đó, ban lãnh đạo sẽ lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp nhất để tiến hành demo và làm việc sâu hơn.
Một kế hoạch triển khai phần mềm bảo trì thiết bị tiêu chuẩn sẽ thường có các thông tin như:

• Yêu cầu về phần mềm bảo trì
• Yêu cầu với đơn vị triển khai
• Yêu cầu về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng
• Nguồn lực doanh nghiệp sẵn có
• Các bộ phận phòng ban sử dụng phần mềm chính
• Kế hoạch triển khai
• Thành phần ban triển khai dự án dự kiến và trách nhiệm từng thành viên…

7.  Gặp mặt đối tác, demo phần mềm và báo giá

Với kế hoạch triển khai này, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp để demo và trao đổi cụ thể hơn giữa 2 bên. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc một lần cuối về các giải pháp sẵn có, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp xác định mức độ phù hợp của từng giải pháp với doanh nghiệp mình thế nào và đến mức nào.
Sau bước này, cả doanh nghiệp lẫn đơn vị cung cấp giải pháp đều sẽ có sự nhận thức đầy đủ về nhau và đi đến thống nhất một giải pháp phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp nhất. Và giúp đối tác có thể cung cấp cho doanh nghiệp một báo giá chi tiết sát với thực tế nhất.