6 điều doanh nghiệp cần nắm rõ về phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS

Phần mềm bảo trì thiết bị với nhiều ưu việt đã và đang giúp các doanh nghiệp theo dõi, giám sát, lên kế hoạch hoạt động chi tiết, mang đến nhiều lợi ích thiết thực và là giải pháp tối ưu nhất giúp tăng năng suất lao động để công việc đạt hiệu quả cao.

Dưới đây sẽ là 6 điều về phần mềm bảo trì thiết bị doanh nghiệp cần nắm được.

1. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là gì?

Đối với các tổ chức sử dụng máy móc trong các hoạt động doanh nghiệp thì nếu chẳng may dừng hoạt động thì tổn thất cho doanh nghiệp sẽ vô cùng lớn. Bảo trì chính là quá trình bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị định kỳ để thiết bị có thể hoạt động hiệu quả, không xảy ra sự cố. Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm bảo trì thiết bị  giúp các doanh nghiệp, tổ chức tính toán được thời gian bảo trì thiết bị (chủ động và bị động), được tiến hành tự động, giảm bớt các công đoạn tính toán thủ công, giúp các thiết bị hoạt động hiệu quả, tránh được tình trạng hỏng hóc đột ngột trong quá trình sử dụng.

2. Lợi ích của phần mềm bảo trì thiết bị

Phần mềm bảo trì thiết bị có vai trò rất quan trọng trong vận hành hoạt động của các doanh nghiệp. Một điển hình trong ngành khai khoáng là các thiết bị trong ngành luôn nắm giữ vai trò quan trọng và khá đắt tiền. Nếu một thiết bị đột nhiên ngừng hoạt động, các hoạt động khác sẽ bị đình trệ. Sản lượng giảm khiến doanh thu tụt dốc vì sản lượng than, dầu mỏ có giá trị rất lớn. Dưới đây là một số vai trò chính mà phần mềm bảo trì thiết bị đem lại:

– Đảm bảo thiết bị vận hành hiệu quả
– Giảm tối đa hiện tượng đột ngột hỏng hóc, gia tăng năng suất của máy móc
– Sắp xếp lịch bảo trì tự động cho máy móc, hạn chế việc thực hiện thủ công
– Quản lý máy móc hiệu quả, giờ chạy máy được cập nhật thường xuyên và có thể dễ dàng tra cứu
– Ban quản lý có thể lên kế hoạch mua máy móc vào thời điểm hợp lý để đảm bảo công việc không bị gián đoạn
– Các thiết bị sẽ hoạt động hiệu quả nếu được bảo trì thường xuyên. Phần mềm bảo trì thiết bị có tác dụng đảm bảo các công đoạn bảo trì được tiến hành đúng thời điểm.
– Phần mềm bảo trì thiết bị đã khẳng định được chất lượng mở rộng tính năng của phần mềm. Mục đích hướng tới của nhà cung cấp là cải thiện hiệu suất hoạt động của máy móc thiết bị, đồng thời thu hút khách hàng sử dụng.
– Phần mềm bảo trì thiết bị còn có nhiệm vụ giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ bảo dưỡng, bảo trì máy móc vật tư, giúp nhân viên bảo trì theo dõi, giám sát công việc hàng ngày. Đồng thời tìm ra nguyên nhân các lỗi của máy móc, nhanh chóng khắc phục các lỗi để tránh gây ra thiệt hại.
– Phần mềm còn quản lý toàn diện thiết bị, quản lý lưu trữ, sửa chữa linh kiện thiết bị vật tư, theo dõi các quá trình làm việc cùng chi phí.
– Ngoài ra phần mềm bảo trì thiết bị còn giúp hạn chế tối đa những sai sót, tiết kiệm được nhân lực, tăng năng suất lao động dẫn đến tăng sản lượng mang lại lợi nhuận cho công ty.

3. Làm thế nào xác định được phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp nhất ?

Trong thời đại 4.0, máy móc giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, làm nên uy tín cho doanh nghiệp. Vậy nên làm sao cho máy móc, thiết bị hoạt động ổn định luôn là một bài toán được các doanh nghiệp chú trọng.

Dưới đây là một số yếu tố giúp xác định phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp với doanh nghiệp. Các yếu tố được chia theo 2 giai đoạn:

I. Giai đoạn sơ bộ tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị

1.   Đánh giá tổng quan hệ thống quản lý bảo trì mà doanh nghiệp đang dùng
Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề để từ đó đưa ra yêu cầu cần thiết đối với phần mềm bảo trì thiết bị mà doanh nghiệp bạn sẽ đầu tư.

2.   Tham khảo ý kiến của các phòng ban có liên quan
Để tìm được một phần mềm thiết bị bảo trì phù hợp thì việc tham khảo ý kiến đóng góp từ các phòng ban sẽ sử dụng hay có liên hệ khi phần mềm được triển khai như bộ phận IT, bộ phận bảo trì, bộ phận quản lý kho,…) rất quan trọng. Từ đó ghi nhận những yêu cầu của mọi người với hệ thống mới đồng  tạo ra sự hợp tác từ phía họ trong quá trình triển khai.

3.  Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà cung cấp phần mềm bảo trì
Để phần mềm bảo trì thiết bị đáp ứng tốt với hệ thống quản lý bảo trì của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần xác định các quy trình quản lý bảo trì thiết bị, các biểu mẫu báo cáo bảo trì tiêu chuẩn của doanh nghiệp để giúp nhà cung cấp giải pháp có thể tư vấn và xây dựng giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

4.  Phân loại thông tin, xác định các yêu cầu chính
Khi có trong tay lượng thông tin đầy đủ từ các bước trên, nhà quản lý cần xác định các  yêu cầu cốt lõi cần thiết mà một phần mềm bảo trì thiết bị phải đáp ứng được. Nên nhớ rằng, doanh nghiệp cần tập trung vào giải pháp có thể đáp ứng các yêu cầu cốt lõi của doanh nghiệp.

5.   Trao đổi thông tin và thu nhận phản hồi.
Khi xác định được các giá trị chính của phần mềm bảo trì thiết bị cần thiết thì ban quản lý cần trao đổi để chuyển các thông tin này lại cho các bộ phân liên quan để xem xét và phản hồi lại. Quá trình này sẽ góp phần giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống bảo trì thiết bị tới mức tốt nhất khi triển khai, phát hiện ra những lỗ hổng, thiếu sót còn tồn tại.

 

II. Giai đoạn chính thức lựa chọn đối tác.

6.  Tạo ra kế hoạch triển khai và chọn lựa đối tác phù hợp.
Từ những phản hồi thu nhận được, các lãnh đạo sẽ tạo ra kế hoạch triển khai phần mềm bảo trì thiết bị tiêu chuẩn cho doanh nghiệp mình. Và cũng dựa vào đó, ban lãnh đạo sẽ lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp nhất để tiến hành demo và làm việc sâu hơn.
Một kế hoạch triển khai phần mềm bảo trì thiết bị tiêu chuẩn sẽ thường có các thông tin như:

  • Yêu cầu về phần mềm bảo trì
  • Yêu cầu với đơn vị triển khai
  • Yêu cầu về trang thiết bị, cơ sở hạ tầng
  • Nguồn lực doanh nghiệp sẵn có
  • Các bộ phận phòng ban sử dụng phần mềm chính
  • Kế hoạch triển khai
  • Thành phần ban triển khai dự án dự kiến và trách nhiệm từng thành viên…

7.  Gặp mặt đối tác, demo phần mềm và báo giá

Với kế hoạch triển khai này, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp để demo và trao đổi cụ thể hơn giữa 2 bên. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc một lần cuối về các giải pháp sẵn có, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp xác định mức độ phù hợp của từng giải pháp với doanh nghiệp mình thế nào và đến mức nào.
Sau bước này, cả doanh nghiệp lẫn đơn vị cung cấp giải pháp đều sẽ có sự nhận thức đầy đủ về nhau và đi đến thống nhất một giải pháp phần mềm bảo trì thiết bị phù hợp nhất. Và giúp đối tác có thể cung cấp cho doanh nghiệp một báo giá chi tiết sát với thực tế nhất.

 

4. Cách lựa chọn nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị

Để chọn được nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị uy tín, doanh nghiệp cần xem xét đến các yếu tố sau:
– Nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị đã có kinh nghiệm bao nhiêu năm?
– Các doanh nghiệp mà nhà cung cấp ấy đã triển khai phần mềm có đa dạng không? Có công ty nào cùng ngành với tổ chức mình hay không?
– Doanh nghiệp khác nói gì về nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị này?
– Doanh nghiệp có khả năng chi trả đơn giá triển khai phần mềm bảo trì thiết bị?
– Khả năng bảo mật thông tin của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị được cung cấp
– Các case study triển khai thành công của nhà cung ứng dịch vụ phần mềm quản lý bảo trì thiết bị
– Trong quá trình tư vấn, nhà cung cấp có chỉ ra cho bạn những lợi thế và khó khăn trong quá trình triển khai, giúp doanh nghiệp của bạn đánh giá, phân tích cũng như đề xuất những giải pháp hợp lý không?

5. Thời điểm nào doanh nghiệp nên triển khai phần mềm bảo trì thiết bị?

1. Khi máy móc, thiết bị hoạt động không ổn định

Máy móc hoạt động không ổn định, hư hỏng sẽ mất nhiều thời gian sửa chữa và tiêu tốn rất nhiều tiền đồng thời khiến các công việc bị đình trệ gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp.

2. Doanh nghiệp cần tính toán thời gian bảo trì thiết bị

Thời gian bảo trì được tính toán thủ công vẫn có thể bị sai lệch và còn khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn nhân lực. Với phần mềm bảo trì thiết bị, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa các đầu việc thủ công để có thêm thời gian đầu tư cho công việc.

3. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sử dụng máy móc

Các doanh nghiệp hay sử dụng máy móc đóng vai trò quan trọng thuộc các ngành: sản xuất, khai thác khoáng sản, hàng hải,… là các doanh nghiệp sử dụng nhiều máy móc trong quá trình vận hành. Vì vậy, những doanh nghiệp này cần phần mềm bảo trì thiết bị để đảm bảo máy móc hoạt động hiệu quả tránh ảnh hưởng xấu đến công tác sản xuất.

4. Doanh nghiệp cần tối đa hóa năng suất làm việc của máy móc

Phần mềm bảo trì thiết bị sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc của máy móc, giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình, chất lượng, tiết kiệm thời gian và chi phí sửa chữa, gia tăng sản lượng.

6. Vì sao doanh nghiệp triển khai phần mềm bảo trì thiết bị thất bại?
  • Không phân tích kỹ thực trạng của doanh nghiệp trước khi triển khai
  • Tiếp cận không đúng các nhu cầu cần thiết
  • Lập các kế hoạch triển khai phần mềm bảo trì thiết bị không đúng hoặc không hợp lý
  • Thời điểm triển khai không phù hợp
  • Không có sự cam kết hỗ trợ của ban quản lý
  • Tùy chỉnh không cần thiết
  • Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm bảo trì thiết bị không phù hợp
  • Không có cuộc họp nội bộ trao đổi về quá trình triển khai phần mềm cũng như xác định rõ vai trò của các thành viên trong doanh nghiệp
  • Quá trình đào tạo không hiệu quả
  • Chưa xác định trước các khó khăn phải đối mặt
  • Các nhân viên không hợp tác trong quá trình triển khai phần mềm
  • Chưa chuẩn bị đủ tài chính để chi trả cho quá trình triển khai phần mềm bảo trì thiết bị
  • Chưa xây dựng các phương pháp đo lường, đánh giá hiệu quả trong từng giai đoạn sau triển khai
7. Phần mềm bảo trì thiết bị được tin dùng hiện nay?

Nếu doanh nghiệp đang cần tìm kiếm một phần mềm bảo trì thiết bị toàn diện (quản lý thiết bị, quản lý bảo trì, quản lý kho vật tư phụ tùng,…) phần mềm bảo trì thiết bị CMMS EcoMaint của Vietsoft là một trong những lựa chọn đáng tin cậy. Đây là một trong những giải pháp phần mềm bảo trì thiết bị uy tín tại thị trường Việt Nam được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tin dùng.
Là một đơn vị chuyên tư vấn và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP), giải pháp CMMS Ecomaint của Vietsoft có khả năng tích hợp các phần mềm kế toán, CRM – chăm sóc, quản lý thông tin khách hàng, các hệ thống quét in mã vạch barcode, quản lý nhân sự,…
Phần mềm bảo trì thiết bị ICMMS mang lại lợi ích như:

  • Tối thiểu hóa số thiết bị và chi phí sửa chữa
  • Tối đa hóa độ tin cậy của thiết bị
  • Tối đa hóa độ tin cậy của thiết bị
  • Tăng hiệu quả thiết bị, vòng đời và khả năng sử dụng
  • Nâng cao năng suất lao động
  • Chi phí đầu tứ được giảm bớt
  • Thời gian ngừng thiết bị được giảm đi
  • Tăng khả năng sử dụng thiết bị và nhân lực
  • Tối ưu hóa hiệu quả bảo trì tổng cộng
  • Tăng khả năng an toàn
  • Tối đa hóa ROI (suất thu hồi vốn)
  • Chất lượng sản phẩm được nâng cao
  • Kiểm tra yêu cầu công việc dễ dàng và nhanh chóng
  • Kiểm soát tồn kho và mua sắm thiết bị
  • Chẩn đoán rõ ràng với hồ sơ dữ liệu cũ
  • Bảm đảo tiêu chuẩn an toàn và sức khoẻ

Không chỉ vậy, ưu thế của Vietsoft còn đến từ đội ngũ chuyên gia tư vấn, triển khai kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm về phần mềm bảo trì thiết bị, am hiểu cặn kẽ về công tác bảo trì tại doanh nghiệp.

Máy móc thiết bị là tư liệu quan trọng của quá trình sản xuất. Nếu các máy móc thiết bị hoạt động không tốt sẽ gây ra các thiệt hại đáng kể, ngoài chi phí trực tiếp cho sửa chữa do hư hỏng đột xuất còn có các thiệt hại như giảm sản phẩm, lợi nhuận, tăng hao phí nguyên vật liệu – năng lượng, giảm tuổi thọ máy móc thiết bị, tăng vốn đầu tư thiết bị …làm giảm uy tín với khác hàng, mất khách hàng do giao hàng trễ.

Với phần mềm quản lý bảo trì thiết bị doanh nghiệp có thể kiểm soát mọi hoạt động bảo trì của tổ chức. Doanh nghiệp hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi theo hotline 0986.778.578 ngay ngày hôm nay để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.