5 tính năng quan trọng của phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS 4.0

Một giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS 4.0 thường có những module nhỏ với nhiều chức năng khác nhau gói trọn toàn bộ hoạt động quản lý tài sản và bảo trì. Do đó đôi khi sẽ gây khó khăn cho người dùng để nắm được hết toàn bộ chức năng và cách mà phần mềm trợ giúp cho họ trong các công việc hằng ngày.

Xem thêm: Sự khác biệt giữa phần mềm CMMS và EAM là gì ?

Do đó trong bài viết này, Vietsoft sẽ tập trung phân tích nhanh một số tính năng quan trọng thường thấy ở các phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS 4.0. Cuối cùng ưu tiên chọn lựa một giải pháp như thế nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp. Sau đây là những tính năng quan trọng mà các doanh nghiệp nên cân nhắc:

Một giải pháp điện toán đám mây hoặc một ứng dụng di động
Cổng đề xuất yêu cầu công việc bảo trì
Giao diện người dùng: dễ hiểu, dễ vận hành
Có tích hợp lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa
Báo cáo được tạo tự động và theo dõi KPI

1. Một giải pháp điện toán đám mây hoặc một ứng dụng di động

Cách tốt nhất để hiểu được tầm quan trọng của điện toán đám mây là hãy nghĩ về cuộc sống hiện nay khi không có nó. Nếu doanh nghiệp bạn đang làm việc với một hệ thống quản lý tài sản và bảo trì dựa trên tài liệu thủ công hoặc bảng tính excel, sẽ có rất nhiều dữ liệu được tạo ra và cần được lưu trữ. Nhưng sau đó, sẽ rất ít trong số chúng được truy cập hoặc sử dụng lại.

Lấy ví dụ về một yêu cầu bảo trì thủ công được tạo ra bằng giấy. Cho dù chúng có thể được tập trung lại thành 1 quyển sổ yêu cầu công việc để dễ quản lý và theo dõi, thì nó vẫn có rất nhiều điểm hạn chế. Khi nhà quản lý ủy thác các yêu cầu bảo trì này cho các kỹ thuật viên, các kỹ thuật viên phải chạy vào văn phòng để nhận ủy thác. Nếu họ quên điều gì, hoặc có thay đổi trong yêu cầu công việc, các kỹ thuật viên buộc phải quay lại thêm lần nữa và chờ đợi 1 tờ yêu cầu bảo trì thủ công mới từ nhà quản lý. Việc này sẽ tạo ra vô số lãng phí về nguồn lực, thời gian cùng các công việc hành chính không cần thiết.

Thay vào đó khi tạo, ủy quyền và theo dõi các PM thông qua phần mềm quản lý bảo trì CMMS, sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các lãng phí và thủ tục phức tạp sinh ra. Đồng thời nhà quản lý có thể theo dõi việc thực hiện các PM này từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.

Với Excel và word, dữ liệu bảo trì bắt đầu được truy cập dễ dàng hơn, nhưng cũng nhanh chóng trở nên lỗi thời hơn. Khi nhà quản lý gửi đi một file excel hoặc word yêu cầu công việc bảo trì dưới dạng tệp đính kèm qua email, thật chất họ đã tạo thành 1 bản sao mới và gửi bản sao ấy đi cho các kỹ thuật viên của họ. Điều đó có nghĩa là bây giờ có hai phiên bản của dữ liệu. Mỗi khi một tập tin được cập nhật, tập tin kia lại bị lạc hậu lại phía sau một chút.

Điện toán đám mây giải giúp quyết vấn đề này vì mọi người đều truy cập cùng một dữ liệu. Tất cả các thay đổi được thực hiện trong thời gian thực. Do đó đảm bảo sự đồng nhất thông tin trong cùng một hệ thống.

2. Cổng đề xuất yêu cầu công việc bảo trì

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS không chỉ được sử dụng bởi bộ phận bảo trì mà còn được sử dụng bởi nhân sự của các phòng ban khác. VD: Giám đốc điều hành sử dụng các báo cáo được tạo tự động từ phần mềm để hiểu được bộ phận bảo trì thực hiện công việc như thế nào. Bộ phận kế toán sử dụng KPI để theo dõi chi phí tài sản và đưa ra quyết định sửa chữa hoặc thay thế. Và người vận hành tài sản sẽ sử dụng các “cổng đề xuất yêu cầu công việc” để cho bộ phận bảo trì biết về các vấn đề với thiết bị họ vận hành.

Từ đó tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều có thể dễ dàng tiếp cận thông tin và tham gia vào công tác bảo trì tài sản tại doanh nghiệp. Điều đó giống như việc kiểm tra trực quan luôn luôn bao quát toàn bộ cơ sở. Mọi người trở thành tai mắt của bạn. Và chúng là đôi mắt sắc bén và đôi tai được đào tạo bài bản.

Cho dù kỹ thuật viên bảo trì rất giỏi trong việc nhận ra khi có sự cố, nhưng họ sẽ không bao giờ am hiểu về thiết bị như người vận hành thiết bị máy móc đó. VD: Nếu một máy ép thủy lực bắt đầu phát ra tiếng ồn lạ hoặc chạy chậm hơn bình thường, thì người vận hành luôn là người đầu tiên chú ý vì họ là người đã vận hành các tài sản này trong một thời gian vô cùng dài.

Nhờ CMMS, mọi người có thể giúp bộ phận bảo trì phát hiện sớm các vấn đề phát sinh theo một cách dễ dàng nhất thay vì phải kiểm tra thư thoại lan man, cuộn qua các email khó hiểu và tìm kiếm các mẩu giấy yêu cầu công việc được đặt trên bàn của họ, mọi yêu cầu bảo trì đều đến từ cùng một nơi và cùng một định dạng. Trong đó các yêu cầu cũng được gắn nhãn phân loại và đính kèm thông tin liên lạc của người yêu cầu. Do đó bộ phận bảo trì có thể cách nhanh chóng để liên hệ để hỏi thêm chi tiết hoặc đơn giản là cho người yêu cầu biết các kỹ thật viên đã thấy yêu cầu của họ và đang hành động.

3. Giao diện người dùng: dễ hiểu, dễ vận hành

Đây là một trong những tính năng thường bị nhà sản xuất không chú trọng, vì mọi người thường không nghĩ rằng dễ vận hành là một tính năng cụ thể. Dễ vận hành là một tính năng giúp tất cả mọi người đều có thể sử dụng phần mềm CMMS hiệu quả vào các công việc có liên quan của họ.

Để đo lường mức độ hiệu quả của tính năng này, có một cách là tính xem thời gian bạn dành để cố gắng tìm các dữ liệu bảo trì cũ, dành bao nhiêu thời gian để nhấp qua lại giữa các màn hình? Bao nhiêu thời gian ngón tay của bạn lơ lửng trên màn hình của thiết bị di động khi bạn đấu tranh để tìm ra những việc cần làm tiếp theo?

Thiết kế trải nghiệm người dùng kém, khó sử dụng, doanh nghiệp bạn sẽ tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn cho việc đào tạo người dùng. Và kỹ thuật viên vốn đã bị quá tải vì công việc sẽ không nhiêt tình vào việc ứng dụng một cái gì đó phức tạp, tốn nhiều thời gian của họ.

4. Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa

Cổng đề xuất yêu cầu công việc bảo trì là một tính năng đem lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp vì các yêu cầu công việc bảo trì sẽ giúp bộ phận bảo trì xác định các vấn đề phát sinh khi chúng còn rất nhỏ.

Với tính năng lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa, thậm chí còn làm tốt hơn thế, kỹ thuật viên bảo trì có thể tìm và khắc phục trước cả khi vấn đề có thể phát sinh. Tất cả bắt đầu với việc phần mềm sẽ tự động tạo ra các yêu cầu và lịch bảo trì phòng ngừa tối ưu nhất với nhiều thông tin hữu ích giúp cho ban lãnh đạo và nhà quản lý có đủ cơ sở để cân nhắc và ra quyết định thực hiện bảo trì phòng ngừa:

Danh sách các tài sản phải kiểm tra có thể tùy chỉnh
Hình ảnh kỹ thuật số, sơ đồ và hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng
Các bộ phận và vật tư cần thiết
Kế hoạch thực hiện từng bước cụ thể
Người phụ trách từng hạng mục công việc
Thời điểm và thời gian cần thiết để thực hiện

5. Báo cáo được tạo tự động và theo dõi KPI

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS 4.0 phải có khả năng lấy được những dữ liệu cần thiết, bao gồm mọi thứ mà nhà quản lý có thể muốn biết về tài sản, tồn kho vật tư phụ tùng, yêu cầu bảo trì và các PM cần thực hiện. Điều này các hệ thống quản lý thủ công bằng giấy và các công cụ word, excel cũng làm được. Nhưng sẽ không thể dễ dàng để doanh nghiệp có thể tận dụng hiệu quả được những dữ liệu đó. Các thông tin cần thiết sẽ mắc kẹt trong các mẩu giấy và bên trong các hàng, cột bảng tính excel vô tận.

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS 4.0 giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hoạt động bảo trì, bao gồm cả chương trình bảo trì phòng ngừa. Các báo cáo đều được tạo tự động với các biểu đồ trực quan và dễ hiểu giúp nhà quản lý thấy được tổng thể bức tranh lớn về công tác quản lý tài sản và bảo trì tại doanh nghiệp mình. Giúp nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn cho tương lai.

Ví dụ: khi biết tài sản nào làm doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, vật tư phụ tùng và nhân lực bảo trì, nhà quản lý có thể quyết định điều chỉnh lại lịch trình bảo trì phòng ngừa hoặc thay thế hoàn toàn tài sản.