Kiến Thức về KPIs Bảo Trì Máy Móc Thiết Bị

Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc quản lý hiệu quả hoạt động bảo trì thiết bị đóng vai trò quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp sản xuất. KPIs bảo trì (Key Performance Indicators) là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu suất công tác bảo trì. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về KPIs bảo trì và cách áp dụng hiệu quả trong thực tế.

1. KPIs Bảo Trì Là Gì?

KPI bảo trì (Key Performance Indicators for Maintenance) là chỉ số hiệu suất chính được sử dụng để đo lường hiệu quả và hiệu suất của hoạt động bảo trì trong doanh nghiệp. Các KPI này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu cụ thể như giảm thời gian ngừng máy, tăng độ tin cậy của thiết bị hay giảm chi phí bảo trì. Ví dụ, một KPI phổ biến có thể là “Giảm thời gian ngừng máy xuống 15% trong vòng một năm”.

KPI bảo trì thường tuân theo tiêu chí SMART (Specific – Cụ thể, Measurable – Có thể đo lường, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Phù hợp, Time-bound – Có thời hạn). Khi thiết lập KPI bảo trì, các nhà quản lý sẽ có được cái nhìn rõ ràng về tiến trình hoàn thành mục tiêu và nhận biết điểm mạnh, điểm yếu trong công tác bảo trì.

2. Số Liệu Hiệu Suất Bảo Trì Là Gì?

Số liệu hiệu suất bảo trì (Maintenance Metrics) là các dữ liệu được thu thập để theo dõi hiệu suất của các hoạt động bảo trì. Chúng bao gồm những phép đo về thời gian hoạt động, giờ làm thêm, hiệu suất công việc, và nhiều yếu tố khác. Ví dụ, một số liệu phổ biến là MTTR (Mean Time to Repair) – thời gian trung bình để sửa chữa một thiết bị, hay MTBF (Mean Time Between Failures) – thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc.

3. Sự Khác Biệt Giữa KPI Bảo Trì Và Số Liệu Hiệu Suất Bảo Trì

Để hiểu rõ về KPIs bảo trì, cần phân biệt với khái niệm metrics (số liệu bảo trì):

Metrics bảo trì: Là các số liệu thô được thu thập như thời gian hoạt động, số lần hỏng hóc, chi phí sửa chữa.
KPIs bảo trì: Là các chỉ tiêu cụ thể được xây dựng từ metrics, như “tăng thời gian hoạt động lên 95%” hay “giảm 30% chi phí sửa chữa”.

KPI bảo trì là các mục tiêu đo lường mức độ thành công của tổ chức trong khi số liệu bảo trì là những dữ liệu hỗ trợ cho mục tiêu đó.

KPI bảo trì thường được chia thành chỉ số dẫn đầu (leading indicators) và chỉ số trễ (lagging indicators). Chỉ số dẫn đầu dự báo các sự kiện trong tương lai, chẳng hạn như “Tuân thủ bảo trì phòng ngừa”, trong khi chỉ số trễ theo dõi kết quả đã xảy ra, như “MTBF” và “MTTR”.

4. Vì Sao Cần Xây Dựng Hệ Thống KPIs Bảo Trì Phù Hợp?

Thiết lập hệ thống KPIs bảo trì là điều cần thiết để:

Đánh Giá Hiệu Suất: Đo lường các hoạt động thực tế so với mục tiêu đề ra.
Quản Lý Tài Nguyên: Tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên như nhân sự, thiết bị và thời gian.
Dự Báo Sự Cố: Dựa vào các chỉ số như MTBF và MTTR để lên kế hoạch bảo trì hợp lý.
Nâng Cao Độ Tin Cậy: Giảm tỷ lệ sự cố lặp lại, đảm bảo máy móc vận hành ổn định.
Kiểm Soát Chi Phí: Theo dõi chi phí bảo trì so với ngân sách, đảm bảo hiệu quả tài chính.
Cải Thiện Quy Trình Làm Việc: Tìm kiếm và điều chỉnh quy trình để nâng cao năng suất.

5. Lợi Ích Của Việc Xây Dựng Hệ Thống KPIs Bảo Trì Phù Hợp

Việc thiết lập KPIs bảo trì phù hợp giúp doanh nghiệp:

Đánh giá hiệu suất chính xác: Các KPIs giúp so sánh hiệu suất thực tế với mục tiêu đề ra, từ đó xác định điểm cần cải thiện.
Dự đoán sự cố và sửa chữa đúng lúc: Thông qua việc phân tích các chỉ số như MTBF và MTTR, doanh nghiệp có thể dự báo các sự cố và lên kế hoạch bảo trì kịp thời.
Nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên: KPIs cung cấp thông tin chi tiết về việc phân bổ nguồn lực, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên.

6. Các Chỉ Số KPI Bảo Trì Hàng Đầu

Các chỉ số KPI bảo trì phổ biến bao gồm:

MTBF (Mean Time Between Failures): Chỉ số này đo thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc của hệ thống, giúp đánh giá độ tin cậy của tài sản.
MTTR (Mean Time to Repair): Đo thời gian trung bình để sửa chữa thiết bị bị hỏng, cho biết hiệu quả của nhóm bảo trì.
OEE (Overall Equipment Effectiveness): Đánh giá hiệu suất tổng thể của thiết bị.

Tính Khả Dụng (Availability): Tỷ lệ thời gian thiết bị sẵn sàng hoạt động. Chỉ số này nhằm tính toán phần trăm thời gian thiết bị hoạt động và sẵn sàng sử dụng, phản ánh hiệu quả tổng thể của quy trình bảo trì.

Chi Phí Bảo Trì trên Giá Trị Thay Thế Ước Tính (MC/ERV): Chỉ số này so sánh chi phí bảo trì hàng năm với giá trị thay thế của tài sản, giúp đánh giá hiệu quả tài chính của chi phí bảo trì.
Phân Phối Theo Loại Bảo Trì: Đánh giá các loại bảo trì như bảo trì dự phòng, bảo trì khắc phục.
Tỷ Lệ Bảo Trì Theo Kế Hoạch: Tỷ lệ bảo trì được lên kế hoạch so với không theo kế hoạch.
Độ tin cậy : Đánh giá khả năng máy móc hoặc hệ thống sẽ thực hiện chức năng mong muốn một cách đầy đủ trong một khoảng thời gian xác định trong điều kiện thông thường.
Nợ bảo trì : Định lượng công việc bảo trì đã được xác định nhưng chưa hoàn thành, cung cấp thông tin chi tiết về khối lượng công việc tiềm năng trong tương lai.

Thời gian ngừng hoạt động của máy : Theo dõi thời gian thiết bị không hoạt động do hỏng hóc hoặc bảo trì, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.
Tỷ lệ phân phối theo loại bảo trì : Phân tích các hoạt động bảo trì theo loại, chẳng hạn như phòng ngừa, dự đoán và khắc phục, cho phép phân tích các chiến lược bảo trì và hiệu quả của chúng.

· Tỷ lệ bảo trì theo kế hoạch: Tỷ lệ bảo trì theo kế hoạch là tỷ lệ phần trăm giờ bảo trì dành cho các hoạt động bảo trì theo kế hoạch so với không theo kế hoạch. Tỷ lệ phần trăm này có thể được tìm thấy bằng cách chia giờ lao động bảo trì theo kế hoạch cho tổng số giờ bảo trì trong một khoảng thời gian cụ thể. “Bảo trì đẳng cấp thế giới” cho thấy 90% bảo trì nên được lên kế hoạch. Tuy nhiên, tỷ lệ 80% theo kế hoạch so với 20% không theo kế hoạch vẫn được coi là có lợi so với mức trung bình thông thường là 55% hoặc thấp hơn. Tỷ lệ bảo trì theo kế hoạch có thể dễ dàng theo dõi bằng CMMS hiệu quả.

Các KPI này cho phép các chuyên gia bảo trì xác định các lĩnh vực cần cải thiện, tối ưu hóa lịch trình bảo trì và cuối cùng là tăng tuổi thọ và hiệu suất của thiết bị.

7. Ví Dụ Ứng Dụng KPI Bảo Trì

Chúng ta sẽ xem xét một ví dụ cụ thể về việc áp dụng các chỉ số này trong một nhà máy sản xuất ô tô.

MTBF (Mean Time Between Failures): MTBF là chỉ số đo khoảng thời gian trung bình giữa các lần thiết bị máy móc gặp sự cố hoặc hỏng hóc. Trong một nhà máy sản xuất ô tô, việc theo dõi MTBF có thể giúp xác định mức độ đáng tin cậy của các dây chuyền sản xuất. Ví dụ, nếu MTBF của một dây chuyền là 800 giờ, điều này có nghĩa rằng trung bình mỗi 800 giờ, dây chuyền này sẽ gặp sự cố hoặc hỏng. Các quản lý và kỹ thuật viên có thể sử dụng dữ liệu MTBF này để lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ và nâng cấp thiết bị, từ đó giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất không lập lời.
OEE (Overall Equipment Effectiveness): OEE là một chỉ số tổng hợp đo hiệu suất tổng thể của một dây chuyền sản xuất hoặc máy móc. Nó bao gồm ba yếu tố chính: hiệu suất (Performance), chất lượng (Quality) và thời gian hoạt động (Availability). Ví dụ, một dây chuyền sản xuất ô tô có OEE cao có nghĩa rằng nó hoạt động hiệu quả, không gây lãng phí thời gian hoặc nguồn lực. Khi OEE giảm xuống, quản lý có thể sử dụng dữ liệu này để xác định nguyên nhân và áp dụng các biện pháp cải tiến để tăng hiệu suất.
MTTR (Mean Time To Repair): MTTR là thời gian trung bình mà một máy móc hoặc dây chuyền cần để được sửa chữa sau khi gặp sự cố. Trong sản xuất ô tô, việc giảm MTTR là quan trọng để giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất. Nếu MTTR quá cao, sản xuất sẽ bị gián đoạn trong thời gian dài. Quản lý sử dụng chỉ số MTTR để theo dõi hiệu suất của đội kỹ thuật viên sửa chữa và đảm bảo rằng họ có khả năng nhanh chóng xử lý sự cố.

Việc sử dụng các chỉ số MTBF, OEE và MTTR trong trường hợp này giúp cải thiện quá trình sản xuất ô tô bằng cách tối ưu hóa sự đáng tin cậy, hiệu suất và thời gian hoạt động của các thiết bị máy móc, đồng thời giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất và tăng năng suất tổng thể của nhà máy.

8. Giới Thiệu Giải Pháp Quản Lý Bảo Trì CMMS EcoMaint

Việc áp dụng phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint là một công cụ chiến lược giúp tối ưu hóa các chỉ số KPI bảo trì. Với khả năng theo dõi toàn diện và tự động hóa quy trình, CMMS EcoMaint giúp các nhà quản lý dễ dàng thu thập và phân tích số liệu, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động và kéo dài tuổi thọ thiết bị.

Dưới đây là một số ví dụ cho thấy cách một công ty có thể tận dụng các công cụ quản lý công việc và báo cáo của EcoMaintđể theo dõi các chỉ số KPI về bảo trì.

Nutifood – Công ty sản xuất các sản phẩm sữa và thực phẩm từ sữa hàng đầu tại Việt Nam đã tin dùng giải pháp phần mềm Quản lý Bảo trì CMMS EcoMaint hơn 5 năm. Sau khi triển khai eMaint, Nutifood đã thấy được lợi ích của hệ thống bao gồm

Tăng 25% chỉ số OEE
Cải thiện đáng kể công tác truyền thông nội bộ
Nâng cao năng suất tổng thể
Kiểm soát chi phí bảo trì hiệu quả

9. Kết Luận

KPIs bảo trì là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp sản xuất nâng cao hiệu quả quản lý bảo trì. Việc xây dựng và theo dõi các KPIs phù hợp, kết hợp với công cụ quản lý hiện đại như phần mềm CMMS sẽ giúp doanh nghiệp: