Kiến thức cơ bản về phần mềm CMMS & case study tại Việt Nam

1.    Khi nào bạn cần ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS?

Ai cũng biết rằng thiết bị là khoản đầu tư lớn nhất của doanh nghiệp sản xuất, nhưng ít ai biết rằng chúng chỉ là tài sản khi chúng chạy, còn khi chúng không chạy thì đó là tiêu sản.

Tất cả các loại thiết bị đều có một điểm đau (pain point) chung, bất biến, là chúng sẽ hỏng vào một lúc nào đó, nếu chúng ta không thực hiện đúng và đầy đủ các công việc bảo dưỡng để duy trì sự hoạt động cho chúng. Và chúng thường hỏng nhất vào khi ta cần chúng nhất, tức là vào các thời gian sản xuất cao điểm.

Dưới đây, các hoạt động bảo dưỡng như vậy sẽ được gọi bằng tên học thuật là “Bảo trì phòng ngừa”, tức là các hoạt động giúp ngăn ngừa sự hư hỏng đột xuất của máy móc.

Để thực hiện bảo trì phòng ngừa bạn cần quản lý dữ liệu bảo trì của thiết bị. Khi còn ít thiết bị, bạn có thể dùng Excel. Tuy nhiên, khi số lượng thiết bị trở nên quá nhiều, Excel không còn đáp ứng được nhu cầu, do nó không còn dễ dàng và tốn quá nhiều thời gian. Khi đó, bạn cần ứng dụng một phần mềm quản lý, và loại phần mềm này có tên gọi là Phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS (Computerized Maintenance Management System).

Vậy khi nào bạn cần đầu tư phần mềm?

Để trả lời câu hỏi trên, bạn hãy tính tổng số lượng các công việc bảo trì cần thực hiện trên tất cả các thiết bị của bạn hiện có, nếu số lượng này lớn hơn 1,000, bạn nên đầu tư phần mềm.

Số liệu tại Mỹ vào năm 2020 cho thấy  cho thấy 52%  các doanh nghiệp sản xuất ứng dụng phần mềm CMMS và đây là một trong những phần mềm thông dụng nhất cho các công ty sản xuất (xem tại: The maintenance function, like manufacturing itself, is a rapidly changing environment | Plant Engineering).

2.    Những lợi ích mà phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS mang lại cho công ty bạn

Bạn sẽ thấy khi bạn ứng dụng bảo trì phòng ngừa, thời gian dừng máy đột xuất giảm rất nhanh, đồng thời với việc giảm chi phí bảo trì. Giảm thời gian dừng máy đột xuất là lợi ích lớn nhất mà các doanh nghiệp thu được khi ứng dụng bảo trì phòng ngừa trên nền một phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS.

Dừng máy do hư hỏng đột xuất là nỗi đau lớn nhất của các doanh nghiệp sản xuất, nếu bạn biết rằng chi phí 1 phút dừng máy có thể lên đến hàng chục, hàng trăm hay hàng ngàn USD, tùy vào loại thiết bị. Các chi phí phát sinh từ việc dừng máy do hư hỏng đột xuất bao gồm hàng chục loại chi phí khác nhau, là những chi phí dưới tảng băng chìm, hay còn được gọi là chi phí bảo trì gián tiếp.

Kinh nghiệm triển khai ứng dụng phần mềm CMMS Vietsoft Ecomaint cho trên 40 doanh nghiệp cho thấy thời gian dừng máy của các công ty sản xuất đều giảm 50% sau năm đầu tiên, và giảm thêm khoảng 40 – 50% cho năm thứ hai. Hầu hết các doanh nghiệp đều giảm được hàng ngàn đến hàng chục ngàn phút dừng máy do hư hỏng đột xuất, giúp tiết kiệm hàng chục ngàn đến hàng trăm ngàn USD. Bạn có thể tìm thấy vô số case study thành công ứng dụng phần mềm CMMS tại nhiều doanh nghiệp toàn cầu khi search google.

3. Case study tính toán thời gian hoàn vốn đầu tư sản phẩm  phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS.

Đây là case study điển hình từ một doanh nghiệp sản xuất với hơn 300 thiết bị, sau khi đầu tư phần mềm CMMS EcoMaint đã hoàn vốn đầu tư chỉ sau 8 tháng triển khai !

Sau một năm triển khai giải pháp, chi phí bảo trì tại doanh nghiệp đã giảm hơn 100 triệu đồng, thời gian ngừng hoạt động giảm 2.575 phút và số tiền tiết kiệm được gần 300 triệu đồng. Chi phí nhân công quản lý dữ liệu giảm hơn 50 triệu đồng. Tổng số tiền tiết kiệm được sau một năm thực hiện là hơn 450 triệu đồng.

4. Bạn cần chuẩn bị những gì để triển khai phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS thành công – Bài học thực tế từ các case study đã triển khai CMMS của chúng tôi

Có nhiều mức độ thành công trong các case study ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS.

Cấp độ thấp nhất là mọi người tham gia vào quá trình sử dụng và bảo trì thiết bị sử dụng phần mềm trong hoạt động sản xuất của mình. Ở mức độ này, do các hoạt động bảo trì phòng ngừa được thực hiện đều đặn, thiết bị đã ít hư hỏng hơn, thời gian dừng máy do hư hỏng đột xuất giảm xuống (thường là giảm được 50% sau 1 năm ứng dụng).

Tuy nhiên, lý tưởng hơn nếu doanh nghiệp có thể sử dụng các dữ liệu thu thập được để cải tiến quy trình và cải tiến thiết bị để thiết bị ngày càng ổn định, thời gian dừng máy đột xuất ngày càng giảm xuống, chất lượng sản phẩm ngày càng cải thiện.

Để có thể trở thành một case study thành công trong việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS, doanh nghiệp cần thực hiện những công việc sau (mức độ từ thấp đến cao):

–         Trước khi triển khai ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp cần thành lập một ban dự án, bao gồm các thành viên chủ chốt trong bộ phận bảo trì và sản xuất, trong đó chính thức cử các thành viên chịu trách nhiệm chính cho từng khu vực, từng công việc.

–         Lãnh đạo doanh nghiệp cần kiên quyết trong việc phân bổ nhân sự trong việc thiết lập dữ liệu, duy trì kỷ luật trong việc ứng dụng phần mềm và có các hoạt động yểm trợ cho ban dự án bằng các hình thức khen thưởng và kỷ luật kịp thời.

–         Thu thập đầy đủ dữ liệu của thiết bị, đặc biệt là đề xuất các công việc bảo trì phòng ngừa cần thực hiện phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng bộ phận của máy.

–         Duy trì lịch làm việc định kỳ của ban dự án trong việc cải tiến các quy trình bảo trì cũng như cải tiến thiết bị sau khi phần mềm đã được vận hành trong doanh nghiệp.

–         Cuối cùng, việc liên tục đào tạo cán bộ, nhất là trong các lĩnh vực quản lý và chuyên môn để nhân viên có nhận thức đúng và đủ kỹ năng trong việc thực hiện các công việc của mình.

Chúc các bạn thành công.

c