Khái niệm vòng đời tài sản trong công tác bảo trì

Ngày nay, việc Quản lý tài sản không phù hợp thường dẫn đến khả năng kiểm soát và bảo trì tài sản gặp nhiều hạn chế. Trong khi đó, trang thiết bị tài sản là nền tảng cơ sở trọng yếu cho mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay. Mọi vấn đề hỏng hóc phát sinh đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và doanh thu của doanh nghiệp. Để quản lý tài sản hiệu quả, việc hiểu rõ và xác định đúng vòng đời tài sản (Asset Life Cycle) là rất quan trọng đối với doanh nghiệp nói chung và bộ phận bảo trì nói riêng.

1. Định nghĩa về tài sản vật chất trong bảo trì ?

Trong lĩnh vực bảo trì sữa chữa, khái niệm tài sản vật chất thường được hiểu là một tập hợp của các thành phần trang thiết bị máy móc cần được bảo trì, sửa chữa, hoặc thay thế để đảm bảo khả năng vận hành đúng với mục đích thiết kế ban đầu của nhà sản xuất.

**2. Định nghĩa vòng đời tài sản (Asset Life Cycle) trong bảo trì ?**

Khái niệm vòng đời tài sản (Asset Life Cycle) là một khái niệm để khái quát quá trình sử dụng của một loại tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm được doanh nghiệp mua về, cho đến khi kết thúc sử dụng và được loại bỏ hay thanh lý.

3. Các nhóm tài sản theo vòng đời sử dụng

Từ khái niệm đó, dựa vào vòng đời sử dụng của các tài sản này có thể chia chúng thành 3 nhóm chính:

A. Nhóm tài sản dài hạn

Đặc trưng của các tài sản vật chất thuộc nhóm này là thường có vòng đời sử dụng hơn 30 năm, với độ bền cao và có thể vận hành liên tục trong nhiều năm mà không cần bảo dưỡng hay sửa chữa lớn. Song đồng thời đa số chúng đều là những trang thiết bị có giá thành cao và có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Do đó một khi phát sinh hỏng hóc thường sẽ gây ra thiệt hại rất lớn cho doanh nghiệp. VD: mặt bằng nhà xưởng, mái kim loại…

B. Nhóm tài sản trung hạn

Các tài sản vật chất của nhóm này thường có tuổi thọ cao từ 16-29 năm, độ bền ít hơn so với nhóm tài sản dài hạn. Thông thường cũng là những tài sản quan trọng và có khả năng để lại hậu quả lớn khi xảy ra sự cố. Các tài sản thuộc nhóm này ví dụ như: lò hơi, hệ thống báo cháy và đèn chiếu sáng bên ngoài.

C. Nhóm tài sản ngắn hạn

Đây là nhóm tài sản thường có kích thước nhỏ, giá trị thấp nên thường Ít bền hơn tài sản có tuổi thọ trung bình và dài, những tài sản này thường có tuổi thọ sử dụng dưới 16 năm.

Đây là những tài sản có vai trò ít quan trọng, do đó khi xảy ra hỏng hóc thường gây ra thiệt hại nhỏ hơn 2 nhóm tài sản trung và dài hạn.

4. Các giai đoạn trong vòng đời tài sản

Có một câu hỏi thú vị là có phải mọi tài sản vật chất đều trải qua những giai đoạn như nhau hay không ?

Về cơ bản câu trả lời là có, hầu như mọi loại tài sản vật chất đều trải qua các giai đoạn tương tự từ khi bắt đầu sử dụng đến khi hoàn toàn bị lọai bỏ. Các giai đoạn này gộp chung lại được gọi là một vòng đời của tài sản vật chất. Dựa trên việc xác định và theo dõi vòng đời này, các tổ chức doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến lược sử dụng và bảo trì thích hợp để tối ưu hóa giá trị mà tài sản mang lại.

Các giai đoạn chu kỳ sống của tài sản vật chất là:

• Mua mới

• Sử dụng

• Duy trì

• Vứt bỏ và thay thế

Thông thường ý nghĩa của vòng đời tài sản càng quan trọng khi tài sản có giá trị càng cao. Khi đó bộ phận bảo trì càng cần thiết phải xác định và theo dõi được vòng đời sản phẩm để có những chiến lược bảo trì phù hợp ở từng giai đoạn

Ví dụ: với một máy bơm nước có giá trị nhỏ, dễ thay thế thì chắc chắn sẽ luôn có 1 chiếc dự phòng được để sẵn trong kho vật tư để thay thế khi cần đến. Do đó các thiết bị này hầu như ít được chú ý hơn cho đến khi thật sự có dấu hiệu hư hỏng phát sinh. Nhưng đổi lại đó là 1 thiết bị tài sản quan trọng với vòng đời dài như nồi hơi thì chắc chắn sẽ luôn được quan tâm kiểm tra định kỳ kỹ lưỡng, và sẽ luôn có 1 quá trình dài để lựa chọn 1 thiết bị mới phù hợp khi cần thay mới. Kèm với đó là việc lập kế hoạch tất cả các bước để tiến hành thay thế, đưa vào vận hành an toàn. Sau đó là việc xây dựng một chương trình bảo trì với các kiểm tra, nhiệm vụ và KPI liên quan.

5. Vai trò bộ phận bảo trì trong các giai đoạn của vòng đời tài sản

Bởi vì chúng ta đã biết rất nhiều về những gì bộ phận bảo trì làm trong hai giai đoạn sử dụng và duy trì, trong bài viết này chúng ta hãy tập trung vào cách mà bộ phận bảo trì tác động lên tài sản trong 2 giai đoạn đầu tiên và cuối cùng của vòng đời

A. Vòng đời của tài sản: Mua mới

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nhận ra rằng cần đầu tư một trang thiết bị tài sản mới để đáp ứng các nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi đó, yếu tố đầu tiên cần xác định chính là những tính năng, đặc trưng, thông số mà tài sản mới cần có để phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp. Từ đó sau khi đã xác định được các yếu tố này, sẽ là cơ sở cốt lõi để doanh nghiệp lựa chọn được các tài sản phù hợp nhất. Trong giai đoạn này, bộ phận bảo trì có thể phát huy vai trò hỗ trợ theo 3 cách cụ thể như sau:

– Giúp xác định chính xác các thông số kỹ thuật cần thiết mà tài sản mới cần đạt để vận hành hiệu quả dựa trên các kinh nghiệm bảo trì và sửa chữa các tài sản hiện có.

Ví dụ: tại một nhà máy sản xuất. Về mặt lý thuyết, các tài sản sẵn có thể tạo ra X số lượng mặt hàng sau mỗi Y số giờ. Nhưng để tính toán chính xác sản lượng đầu ra thực tế, tổ chức cần biết số thời gian hoạt động và thời gian ngừng máy mà bộ phận bảo trì theo dõi trên phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS của họ.

– Giúp lựa chọn các nhà sản xuất cung cấp các tài sản có độ tin cậy tốt nhất

Ví dụ: Tổ chức đã quyết định cần một tài sản mới và hiện đang xem xét các nhà sản xuất khác nhau. Khi đó dựa trên kinh nghiệm đã làm việc trực tiếp với các tài sản vật lý hiện tại, bộ phận bảo trì có cảm giác về độ tin cậy của họ. Nếu các tài sản đến từ nhà cung cấp A thường hay gặp trục trặc khi đó bộ phận bảo trì có thể khuyến nghị để doanh nghiệp đổi sang nhà cung cấp B.

– Bộ phận bảo trì cũng biết tài sản của nhà cung cấp nào dễ sửa chữa, nhà cung cấp nào có dịch vụ hỗ trợ tốt nhất.

Ví dụ: như hiện nay trên hầu hết các xe ô tô phổ thông, việc kiểm tra bộ lọc nhiên liệu sẽ mất khoảng mười phút. Nhưng với 1 số dòng xe thể thao nhập khẩu lại đòi hỏi kỹ thuật viên phải kích xe lên, chui xuống gầm xe và tháo tấm sàn để có thể kiểm tra bộ lọc. Từ đó tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức hơn cho các kĩ thuật viên khi thực hiện bảo dưỡng định kỳ.

Một giải pháp quản lý bảo trì tài sản CMMS tốt có thể cho phép người dùng đóng gói nhiều thông tin vào một yêu cầu công việc bảo trì, bao gồm danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh và hướng dẫn từng bước thực hiện cụ thể.
Khi muốn biết tài sản của nhà cung cấp nào là khó bảo trì và sửa chữa nhất, bộ phận bảo trì chỉ cần làm là kiểm tra độ dài của các hướng dẫn thực hiện công việc đã được lưu trữ lại.

Bên cạnh đó, việc thiết lập cơ sở dữ liệu cho phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS bao gồm việc số hóa và lưu trữ các tài liệu hướng dẫn từ nhà cung cấp, vì vậy thông qua việc so sánh các dữ liệu này, bộ phận bảo trì có thể biết được công ty nào có tài liệu hướng dẫn tốt nhất.

Phần mềm quản lý bảo trì CMMS cũng tích hợp tính năng quản lý mua hàng, do đó thông qua lịch sử mua hàng, bộ phận bảo trì cũng có thể đánh giá thời gian giao hàng của nhà cung cấp đó.

B. Vòng đời của tài sản: xử lý và thay thế

Đây là giai đoạn cuối cùng trong vòng đời của tài sản thiết bị, khi chúng sắp hết khả năng để tiếp tục vận hành bình thường hoặc khi sắp hết thời gian sử dụng theo khuyến nghị của nhà sản xuất. Do đó doanh nghiệp và bộ phận bảo trì cần ra quyết định đây có phải lúc thích hợp để thay thế bằng một tài sản mới hay không. Thông thường, thời điểm thay mới chính là khi kinh phí cho việc sửa chữa trùng tu cao hơn so với việc thay thế mới. Tuy nhiên trong thực tế, để lựa chọn chính xác thời điểm này là một vấn đề không hề dễ dàng để đưa ra quyết định chính xác.

Khi đó, Bộ phận bảo trì hoàn toàn có thể giúp mọi thứ dễ dàng hơn bằng cách xem xét và đánh giá các chi phí bảo trì liên quan đến tài sản đó mà họ đang theo dõi thông qua phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS. Vì CMMS có chứa dữ liệu đáng tin cậy về thời gian ngừng hoạt động liên quan của tài sản, các bộ phận chịu ảnh hưởng, nguồn lực bảo trì cần thiết nên hoàn toàn có thể cung cấp một bức tranh rõ ràng về chi phí bảo trì và vận hành của một tài sản theo từng thời điểm cụ thể. Căn cứ trên các số liệu này, doanh nghiệp có thể quyết định chính xác hơn khi nào nên thanh lý và thay thế tài sản.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể thay thế các tài sản dù chúng vẫn đang hoạt động hoàn hảo. Ở đây, họ không xem xét chi phí bảo trì. Thay vào đó, yếu tố quyết định có thể dựa trên hiệu quả vận hành và chi phí mà doanh nghiệp có thể tiết kiệm được từ việc áp dụng công nghệ mới.

Ví dụ, một công ty có thể thay thế tất cả các nồi hơi cũ bằng những nồi hơi tiết kiệm năng lượng hơn. Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp in đang vận hành một dây chuyền đầy các máy in kiểu cũ đã vận hành hơn 10 năm tuổi thọ. Nhưng với việc được bảo trì định kỳ thường xuyên và được quan tâm theo dõi chặt chẽ lịch sử vận hành bởi phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS Ecomaint, do đó chúng vẫn hoạt động hoàn hảo và vẫn đáp ứng tốt những nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Song khi nhân viên bảo trì tiến hành đặt mua vật tư phụ tùng cần thiết cho các thiết bị tài sản này qua phần mềm CMMS Ecomaint, họ nhanh chóng phát hiện ra rằng các nhà cung cấp linh kiện và vật tư thay thế trong dữ liệu lưu trữ đang ngày 1 ít đi. Nhiều nhà cung cấp bắt đầu ngưng không còn cung cấp các linh kiện thay thế, một số không nhập sẵn hàng và cần có thời gian đặt hàng từ nước ngoài về.

Đó chính là lúc bộ phận bảo trì nhận ra nguồn cung ứng các bộ phận và vật liệu sẽ sớm trở thành một vấn đề nghiêm trọng, thời gian mua hàng ngày càng dài và danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy ngày càng ngắn. Do đó họ buộc phải cảnh báo cho doanh nghiệp của mình rằng đã đến lúc bắt đầu tìm cách thanh lý và thay thế những chiếc máy in đó bằng những máy in mới có nguồn linh kiện đa dạng hơn.

5. Tổng kết

Bộ phận bảo trì và phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS Ecomaint là những yếu tố giúp doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý vòng đời tài sản từ giai đoạn mua mới cho đến khi thay thế hoàn toàn tài sản.

Việc ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS Ecomaint sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các dữ liệu liên quan đến công tác sử dụng và bảo trì tài sản một cách vĩ mô. Thông qua các dữ liệu mà phần mềm thu thập, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hoàn toàn kiểm soát được việc quản lý vòng đời của tài sản và đưa ra được các quyết định liên quan đến tài sản một cách chính xác nhất ở mỗi giai đoạn trong vòng đời tài sản.

Bạn có muốn một lợi thế trong việc quản lý tài sản cho doanh nghiệp của mình ? Hãy tìm hiểu giải pháp phần mềm quản lý bảo trì tài sản Ecomaint do Vietsoft cung cấp ngay hôm nay !