Vì sao triển khai CMMS thí điểm lại hiệu quả hơn bản dùng thử miễn phí?

I. Bản dùng thử miễn phí CMMS – đơn giản nhưng thường không đủ

Bản dùng thử miễn phí thường bị giới hạn về thời gian, tính năng và quan trọng nhất là phạm vi sử dụng. Bản dùng thử có thể giúp người mua kiểm tra giao diện, cách bố trí menu, khả năng điều hướng, các phân hệ hiện có hoặc thao tác tạo một lệnh công việc mẫu.

Qua đó, đội ngũ có thể loại bỏ những giải pháp rõ ràng không đáp ứng yêu cầu cơ bản.

Điều này có giá trị trong việc đánh giá sơ bộ, nhưng để xác định một hệ thống có phù hợp với nhà máy của mình hay không thì chưa đủ. Một người có thể dùng thử phần mềm trong vài ngày. Một vài bản ghi mẫu được thêm vào. Sau đó, Kỹ thuật viên không sử dụng. Lịch bảo trì phòng ngừa không được cấu hình đúng. Quản lý tiếp tục sử dụng Excel hoặc WhatsApp. Báo cáo không hiển thị điều gì có ý nghĩa.

Cuối cùng, nhà máy nói: “Chúng tôi đã thử, nhưng không chắc chắn.” Đó không phải là một bài kiểm tra đúng nghĩa. Do đó, khi xem xét đầu tư CMMS cho nhà máy, doanh nghiệp còn phải đánh giá khả năng vận hành phần mềm trong quy trình bảo trì thực tế.

II. Bản dùng thử miễn phí cho thấy giao diện, thí điểm cho thấy quy trình vận hành thực tế

Phần mềm bảo trì chỉ thực sự có giá trị khi nó được áp dụng với công việc bảo trì thực tế, có thiết bị thật, lịch bảo trì phòng ngừa (PM) thật, lệnh công việc thật, kỹ thuật viên thật, quản lý thật, phụ tùng thật và báo cáo thật. Điều mà một bản dùng thử miễn phí thường không thể đáp ứng.

Một chương trình thí điểm giúp nhà máy kiểm tra CMMS với công việc bảo trì thực tế. Nhà máy không chỉ trả tiền để xem phần mềm; họ trả tiền để kiểm tra xem hệ thống có thể vận hành trong nhà máy hay không.

III. Vì sao bản dùng thử CMMS miễn phí thường thất bại trong nhà máy sản xuất?

Bản dùng thử miễn phí thất bại vì bảo trì trong sản xuất không phải là hoạt động của một cá nhân.

Công việc bảo trì liên quan đến nhiều người: quản lý bảo trì, quản đốc, kỹ thuật viên, đội sản xuất, đội kho, đội QA/QC, lãnh đạo nhà máy và cả nhà thầu bên ngoài. Mỗi bên cần những thứ khác nhau.

Quản đốc muốn biết việc gì đang tồn đọng. Kỹ thuật viên muốn chi tiết công việc rõ ràng mà không phải nhập dữ liệu quá nhiều. Lãnh đạo nhà máy muốn thấy được tình trạng sự cố, PM và chậm trễ. Đội kho muốn việc sử dụng phụ tùng được ghi nhận đúng. Đội QA/QC muốn có hồ sơ PM, hiệu chuẩn và kiểm tra trong các cuộc kiểm toán.

Một bản dùng thử miễn phí hiếm khi bao gồm tất cả những người này. Vì vậy, nhà máy thường đánh giá CMMS từ một góc nhìn rất hạn chế. Đó là lý do nhiều bản dùng thử thường khó thuyết phục được người dùng khi triển khai thực tế.

IV. Triển khai CMMS thí điểm là gì và tại sao cần có phí?

Triển khai CMMS thí điểm là một thỏa thuận giữa nhà máy và nhà cung cấp để vận hành phần mềm với công việc bảo trì thực tế trong một quy mô cụ thể và khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian này thường dao động từ 30 đến 90 ngày, đủ để thiết lập dữ liệu, đào tạo người dùng, chạy các lệnh công việc, tạo báo cáo và giải quyết các vấn đề phát sinh ban đầu.

Không giống như bản dùng thử miễn phí, một cuộc triển khai thí điểm có tính phí. Nhưng số tiền đó không phải là để mua phần mềm, mà là để đầu tư vào một bài kiểm tra thực tế. Nhà máy trả tiền để có sự hỗ trợ từ nhà cung cấp, thiết lập cấu hình phù hợp, đào tạo người dùng và đảm bảo hệ thống được vận hành đúng cách.

Một buổi demo cho thấy điều gì là khả thi. Một cuộc triển khai thí điểm cho thấy điều gì là khả dụng.

V. Những gì nên kiểm tra trong chương trình thí điểm?

Đừng thử kiểm tra mọi thứ cùng một lúc. Bắt đầu với những công việc quan trọng nhất.

1. Lệnh công việc

Nhà máy nên sử dụng CMMS cho các sự cố thực tế, công việc sửa chữa, bảo trì chung và các nhiệm vụ theo dõi. Đội ngũ nên kiểm tra xem công việc có thể được tạo, giao, cập nhật và đóng mà không gặp nhầm lẫn không.

2. Bảo trì phòng ngừa (PM)

Nhà máy nên tạo lịch PM thực tế cho các thiết bị được chọn. Điều này nên bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng nếu có thể. Đội ngũ nên kiểm tra xem PM có hiển thị, được giao, hoàn thành, bị bỏ lỡ và được xem xét đúng cách không.

3. Lịch sử thiết bị

Chương trình thí điểm nên bao gồm thiết bị thực, không phải tài sản giả. Khi công việc được hoàn thành, các ghi chú, ảnh, phụ tùng và lịch sử nên được liên kết với thiết bị đó. Lần tới khi cùng một máy bị hỏng, đội ngũ sẽ có thể thấy những gì đã xảy ra trước đó.

4. Phụ tùng thay thế

Nếu phụ tùng là một phần của chương trình thí điểm, nhà máy nên ghi lại phụ tùng được sử dụng cho các lệnh công việc. Điều này giúp đội ngũ thấy phụ tùng nào được tiêu thụ, công việc nào đã sử dụng chúng và nơi nào khả năng hiển thị tồn kho còn yếu.

5. Hồ sơ hiệu chuẩn và kiểm toán

Nếu nhà máy có ISO, GMP, HACCP, kiểm toán khách hàng hoặc kiểm toán nội bộ, hồ sơ nên được kiểm tra trong chương trình thí điểm. Đội ngũ nên kiểm tra xem hồ sơ PM, hồ sơ hiệu chuẩn, bằng chứng kiểm tra, ảnh và lịch sử lệnh công việc có dễ tìm hơn không.

6. Báo cáo

Nhà máy nên xem xét các báo cáo đơn giản trong chương trình thí điểm. Đừng bắt đầu với quá nhiều chỉ số. Bắt đầu với: công việc đang mở, công việc quá hạn, công việc đã hoàn thành, PM bị bỏ lỡ, lịch sử thiết bị, lịch sử sự cố, sử dụng phụ tùng và cập nhật của kỹ thuật viên. Nếu quản lý vẫn phải chuẩn bị mọi thứ thủ công trong Excel, thì CMMS chưa giải quyết được vấn đề báo cáo.

VI. Thời gian triển khai CMMS thí điểm bao lâu là đủ?

Thời gian đánh giá CMMS cần đủ dài để kiểm tra công việc bảo trì thực tế. Một vài ngày là không đủ.

Đối với một nhà máy nhỏ, thử nghiệm các lệnh công việc cơ bản và bảo trì phòng ngừa đơn giản: 30 ngày có thể đủ.
Đối với hầu hết các nhà máy sản xuất, 60 đến 90 ngày là thiết thực hơn. Điều này cho đội ngũ đủ thời gian để thiết lập tài sản, chạy các hạng mục bảo trì phòng ngừa, đóng lệnh công việc, đào tạo người dùng, xem xét báo cáo và sửa chữa những sai sót ban đầu.
Đối với các công ty đa nhà máy, 180 ngày có thể tốt hơn, nhưng tất cả các nhà máy không nên bắt đầu cùng một lúc.

Câu hỏi không phải là: “Chúng ta có thể kiểm thử phần mềm nhanh đến mức nào?”

Mà là: “Chúng ta đã thử nghiệm với đủ công việc thực tế để biết liệu đội ngũ của mình có thể sử dụng nó hàng ngày không?”

VII. Nên chọn bộ phận hoặc nhà máy nào để triển khai CMMS thí điểm?

Nếu doanh nghiệp có nhiều phân xưởng hoặc nhiều nhà máy, đừng bắt đầu với mọi nhà máy cùng một lúc. Bởi vì mỗi nhà máy có thể có tên thiết bị khác nhau, thói quen PM khác nhau, cách sử dụng phụ tùng khác nhau, phương pháp phê duyệt khác nhau và kỳ vọng báo cáo khác nhau.

Nếu tất cả các nhà máy bắt đầu cùng nhau, sẽ rất khó để biết điều gì đang thất bại. Phần mềm có phải là vấn đề? Dữ liệu tài sản có phải là vấn đề? Quy trình làm việc có rõ ràng không? Đội ngũ có được đào tạo không? Không ai sở hữu chương trình thí điểm?

Hãy chọn nơi có đủ điều kiện để tạo ra kết quả đánh giá có ý nghĩa.

Một đơn vị phù hợp thường có một số đặc điểm:

Có nhu cầu cải thiện quản lý bảo trì tương đối rõ.
Có người quản lý bảo trì sẵn sàng chịu trách nhiệm.
Có đủ hoạt động PM và sửa chữa để kiểm chứng hệ thống.
Kỹ thuật viên có thể tham gia hướng dẫn và sử dụng.
Phạm vi tài sản tương đối rõ.
Quản lý quan tâm đến việc cải thiện dữ liệu và báo cáo.

Không nhất thiết chọn nơi “dễ nhất”.

Một khu vực hầu như không có hoạt động bảo trì có thể triển khai rất êm nhưng lại không kiểm chứng được nhiều điều.

Ngược lại, cũng không nên cố tình chọn phạm vi phức tạp nhất ngay từ đầu. Mục tiêu là có một môi trường đủ thực tế nhưng vẫn kiểm soát được.

VIII. Những gì cần thống nhất với nhà cung cấp CMMS trước khi thí điểm

Trước khi chương trình thí điểm bắt đầu, nhà máy và nhà cung cấp CMMS nên thống nhất một số điều cơ bản. Giữ nó đơn giản.

Thống nhất về:

Nhà máy nào được bao gồm
Khu vực hoặc bộ phận nào được bao gồm
Người dùng nào sẽ kiểm tra hệ thống
Tài sản nào sẽ được thêm vào
PM nào sẽ được tạo
Loại lệnh công việc nào sẽ được sử dụng
Phụ tùng, hiệu chuẩn hoặc kiểm tra có được bao gồm không
Báo cáo nào quan trọng
Khi nào sẽ có đánh giá hàng tuần
Những gì sẽ hoạt động vào cuối chương trình

Điều này không cần một tài liệu dài. Nhưng nó nên rõ ràng. Nếu nhà máy mong đợi một điều và nhà cung cấp thiết lập một điều khác, chương trình thí điểm sẽ trở nên khó chịu. Cả hai bên nên biết những gì đang được kiểm tra.

IX. Cần ghi nhận những gì trong quá trình triển khai thí điểm?

Đừng ghi chép quá mức trong quá trình đánh giá. Mục tiêu là sửa chữa vấn đề một cách nhanh chóng, không tạo ra một tài liệu khác mà không ai đọc.

Nhà máy nên ghi lại:

Điều gì đã gây nhầm lẫn cho người dùng.
Tên tài sản nào cần được làm sạch.
Các hạng mục bảo trì phòng ngừa nào cần thay đổi.
Các trường nào là không cần thiết.
Báo cáo nào hữu ích.
Người dùng nào cần thêm đào tạo.
Quy trình nào nên thay đổi trước khi sử dụng rộng rãi.

Ghi chú đơn giản tốt hơn các tài liệu dự án nặng nề.

X. Điều gì cần được làm rõ vào cuối quá trình triển khai thí điểm?

Vào cuối quá trình đánh giá, nhà máy nên biết liệu CMMS có thể trở thành một phần của công việc hàng ngày hay không.

Đội ngũ nên có thể trả lời:

Quản đốc có đang sử dụng nó không?
Kỹ thuật viên có đang cập nhật công việc không?
Các hạng mục bảo trì phòng ngừa có được hiển thị không?
Công việc quá hạn có dễ dàng nhìn thấy hơn không?
Lịch sử thiết bị có đang được cải thiện không?
Báo cáo có hữu ích không?
Hồ sơ bảo trì có dễ dàng tìm thấy hơn không?
Đội ngũ có đủ thoải mái để tiếp tục không?

Nếu câu trả lời là có, nhà máy có thể tiến về phía trước với sự tự tin hơn. Nếu câu trả lời là không, nhà máy nên biết những gì cần thay đổi. Đó là giá trị của một cuộc đánh giá nghiêm túc.

XI. Triển khai CMMS thí điểm với EcoMaint – Giải pháp phù hợp cho nhà máy Việt Nam

Tại thị trường Việt Nam, CMMS EcoMaint của Vietsoft là một trong những giải pháp đã được nhiều doanh nghiệp sản xuất tin dùng. Được phát triển từ năm 2004 và có hơn 300 khách hàng, EcoMaint cung cấp một nền tảng toàn diện để quản lý bảo trì, tài sản, thiết bị, lịch bảo dưỡng, vật tư và hiệu suất vận hành.

Điểm mạnh của EcoMaint nằm ở khả năng thích ứng với thực tế vận hành của các nhà máy tại Việt Nam. Một cuộc triển khai CMMS thí điểm với EcoMaint có thể bắt đầu với các module cốt lõi như lệnh công việc, bảo trì phòng ngừa, lịch sử thiết bị, cập nhật di động cho kỹ thuật viên, sử dụng phụ tùng, hồ sơ hiệu chuẩn, danh sách kiểm tra và báo cáo cho quản lý.

Vietsoft cung cấp các gói hỗ trợ triển khai thí điểm để đảm bảo doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác hiệu quả của hệ thống trước khi quyết định đầu tư.

XII. Kết luận

Một bản dùng thử CMMS miễn phí có thể giúp bạn nhìn thấy phần mềm. Nhưng một chương trình triển khai CMMS thí điểm mới giúp bạn kiểm tra xem phần mềm có thể vận hành trong nhà máy của bạn hay không. Đó là sự khác biệt.