Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là Gì? Hướng Dẫn Ứng dụng Chi Tiết

Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là Gì? Hướng Dẫn Ứng dụng Chi Tiết

Trong hoạt động quản lý tài sản và thiết bị sản xuất, luôn tồn tại một câu hỏi “khó nhằn” mà bất kỳ trưởng bộ phận bảo trì hay quản lý vận hành nào cũng phải đối diện: Có nên tiếp tục sửa chữa một thiết bị đã già cỗi hay nên đầu tư thay mới?

Đây không chỉ là chuyện chi phí trước mắt mà còn là quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất sản xuất, an toàn, độ tin cậy thiết bị và kế hoạch ngân sách dài hạn.

Để giải quyết bài toán đó, ngành bảo trì trên thế giới sử dụng một nguyên tắc rất quen thuộc nhưng cực kỳ hiệu quả: Nguyên tắc bảo trì 75%. Nguyên tắc này là gì, áp dụng ra sao và làm thế nào để nó trở thành một phần trong chiến lược quản lý tài sản của bạn? Hãy cùng Vietsoft khám phá một cách chi tiết qua bài viết sau đây.

I. Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là Gì?

Nguyên tắc bảo trì 75% (tiếng Anh gọi là “75% Maintenance Rule”) là một nguyên tắc ra quyết định kinh tế – kỹ thuật được sử dụng rộng rãi trên thế giới và rất hiệu quả tại Việt Nam:

Khi tổng chi phí sửa chữa + bảo dưỡng lũy kế (hoặc chi phí sửa chữa hiện tại) của một tài sản đạt khoảng 75% giá trị thay thế mới cùng loại → đây là thời điểm nên thay thế thay vì tiếp tục sửa chữa.

Nguyên tắc này không phải luật cứng, nhưng là ngưỡng cảnh báo vàng mà rất nhiều tập đoàn lớn (Toyota, Unilever, Heineken, Vinamilk, Formosa, Samsung…) đang áp dụng.

Nói đơn giản: Khi bạn đã phải chi gần bằng 3/4 tiền mua máy mới chỉ để “vá” máy cũ, thì tiếp tục vá chỉ làm bạn mất thêm tiền mà hiệu quả ngày càng giảm.

II. Tại sao lại là 75% mà không phải 50%, 60% hay 90%?

Bởi vì theo thống kê thực tế của các mô hình bảo trì–vận hành, thiết bị đến thời điểm cần chi phí sửa chữa chạm ngưỡng 70–80% giá trị thay mới thường đã:

  • bước vào giai đoạn cuối vòng đời thiết bị,
  • bắt đầu xuất hiện hàng loạt hư hỏng lặp lại,
  • tốn nhiều chi phí gián tiếp như downtime, năng lượng, nhân công,
  • và không còn mang lại hiệu suất tối ưu.

Nói cách khác, càng cố sửa, thiết bị càng hỏng và càng tốn tiền.

Nguyên tắc bảo trì 75% giúp các kỹ sư, trưởng bộ phận bảo trì và nhà quản lý tránh được việc tiếp tục “đắp vá” những tài sản đã lỗi thời, từ đó đưa ra quyết định thay mới đúng thời điểm, mang lại hiệu quả kinh tế tốt nhất.

 

III. Tại Sao Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là Chìa Khóa Quan Trọng?

Là một chuyên gia, tôi nhận thấy việc áp dụng Nguyên tắc bảo trì 75% mang lại ba lợi ích chiến lược lớn:

1. Kiểm Soát Tài Chính và Tối Ưu TCO (Total Cost of Ownership – Tổng Chi Phí Sở Hữu)

Các tài sản già cỗi thường ngốn nhiều tiền sửa chữa hơn, tiêu thụ năng lượng kém hiệu quả và vẫn dễ hỏng vặt. Khi chi phí duy trì liên tục chạm ngưỡng 75%, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy đồng vốn đầu tư vào bảo trì đang cho “lợi nhuận giảm dần”. Nguyên tắc này giúp bạn tránh khỏi cái bẫy “tiết kiệm một đồng, tốn mười đồng” về sau.

2. Tối Đa Hóa Thời Gian Vận Hành (Uptime) và Độ Tin Cậy

Việc nhận diện đúng thời điểm tài sản hết giá trị sử dụng cho phép đội ngũ bảo trì lên kế hoạch thay thế chủ động thay vì phản ứng. Điều này giảm thiểu đáng kể thời gian dừng máy ngoài kế hoạch – thủ phạm chính phá vỡ lịch sản xuất, trì hoãn giao hàng và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

3. Liên Kết Bảo Trì Với Mục Tiêu Kinh Doanh Dài Hạn

Nguyên tắc bảo trì 75% tạo ra ngôn ngữ chung, thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban: Bảo Trì, Tài Chính (quản lý OPEX và CAPEX) và Vận Hành/Sản Xuất. Nó biến việc lập kế hoạch bảo trì từ một hoạt động kỹ thuật thuần túy thành một phần của chiến lược kinh doanh tổng thể, hướng tới quản lý tài sản bền vững.

 

IV. Cách Tính Toán Nguyên Tắc Bảo Trì 75% (Công Thức Đơn Giản)

Công thức cơ bản:

Tỷ lệ chi phí sửa chữa (%) = (Chi phí sửa chữa lần này hoặc lũy kế ÷ Giá trị thay thế mới) × 100

Ví dụ thực tế tại một nhà máy Vietsoft từng tư vấn triển khai CMMS như sau:

  • Máy ép nhựa 800 tấn, mua năm 2008 giá 2,8 tỷ
  • Giá máy mới tương đương năm 2025: 3,8 tỷ
  • Chi phí sửa chữa lớn lần này (thay toàn bộ hệ thống thủy lực + động cơ): 2,95 tỷ

Tính toán: 2.950.000.000 ÷ 3.800.000.000 × 100 = 77,6% → Vượt ngưỡng 75% → Quyết định thay mới

Kết quả sau 18 tháng:

  • Máy mới giảm 28% tiêu thụ điện
  • Tỷ lệ hỏng hóc giảm từ 12 lần/năm xuống còn 2 lần/năm
  • Tiết kiệm tổng cộng hơn 4,2 tỷ trong 3 năm (đã trừ chi phí đầu tư)

 

 

V. Bảng Ra Quyết Định Thực Tế dựa trên Tỷ lệ chi phí sửa chữa

Tỷ lệ (%)

Khuyến nghị chung

Ghi chú thực tế tại Việt Nam

Dưới 50%

Sửa chữa ngay

Thông thường vẫn là lựa chọn ưu tiên

51% – 74%

Cân nhắc kỹ, lập kế hoạch thay thế trong 6-12 tháng

Thường chọn sửa trước, lên kế hoạch mua sắm

75% – 90%

Nên thay mới

90% trường hợp tôi tư vấn đều quyết định thay

Trên 90%

Thay ngay lập tức

Tiếp tục sửa là “đốt tiền”

 

VI. Hướng Dẫn Áp Dụng Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Trong Thực Tế

Áp dụng Nguyên tắc bảo trì 75% hiệu quả không đơn thuần là một phép tính nhanh. Nó là một quy trình có hệ thống dựa trên dữ liệu.

1. Bước 1: Thu Thập Dữ Liệu Chi Phí Chính Xác

Đây là bước nền tảng. Bạn cần có con số đáng tin cậy về:

·         Chi phí sửa chữa: Bao gồm linh kiện, nhân công, chi phí cơ hội do downtime (mất doanh thu, lương công nhân chờ…), và cả các chi phí phát sinh sau sửa chữa.

·         Chi phí thay thế: Không chỉ là giá mua thiết bị mới, mà còn bao gồm chi phí vận chuyển, lắp đặt, hiệu chuẩn, đào tạo và tích hợp vào hệ thống hiện tại.

Lời khuyên từ chuyên gia: Một hệ thống CMMS (Phần mềm quản lý bảo trì) là công cụ vô giá ở bước này. Nó lưu trữ lịch sử bảo trì, theo dõi xu hướng chi phí theo thời gian cho từng tài sản, giúp bạn có cái nhìn toàn diện thay vì ước lượng chủ quan.

2. Bước 2: Tính Toán Tỷ Lệ Sửa Chữa/Thay Thế

Sử dụng công thức đơn giản sau:

(Chi phí sửa chữa / Chi phí thay thế) x 100 = Tỷ lệ phần trăm chi phí sửa chữa

Ví dụ minh họa:

·         Giả sử sửa chữa một máy bơm công nghiệp cũ hết 75 triệu đồng.

·         Chi phí thay thế bằng máy bơm mới tương đương là 100 triệu đồng.

·         Áp dụng công thức: (75 / 100) x 100 = 75%.

Theo Nguyên tắc bảo trì 75%, đây là lúc cần nghiêm túc xem xét phương án thay thế.

3. Bước 3: Đánh Giá Bối Cảnh Vận Hành Của Tài Sản

Con số 75% không phải là “câu thần chú”. Bạn phải đặt nó vào bối cảnh cụ thể:

·         Tuổi đời và lịch sử hỏng hóc: Thiết bị đã quá cũ, hỏng lặp đi lặp lại? Có thể cần thay thế sớm hơn, ngay cả khi chưa chạm 75%.

·         Tính then chốt (Criticality): Thiết bị này có vai trò sống còn với dây chuyền sản xuất không? Nếu có, ngưỡng quyết định có thể thấp hơn để đảm bảo an toàn và độ tin cậy tối đa.

4. Bước 4: Phân Tích Tác Động Dài Hạn

Hãy suy nghĩ xa hơn chi phí trước mắt. Một tài sản mới thường mang lại:

·         Hiệu suất năng lượng cao hơn, tiết kiệm chi phí vận hành.

·         Công nghệ tiên tiến, dễ tích hợp với hệ thống tự động hóa.

·         Chi phí bảo trì dự phòng thấp hơn trong những năm đầu.

·         Đáp ứng tốt hơn các tiêu chuẩn an toàn và môi trường mới.

Những lợi ích dài hạn này thường biện minh cho khoản đầu tư ban đầu.

VI. Các Yếu Tố Cần Xem Xét Kèm Theo Nguyên Tắc Bảo Trì 75%

Yếu tố

Câu hỏi cần trả lời

Ảnh hưởng đến quyết định

Độ quan trọng của tài sản

Máy này dừng → cả nhà máy dừng luôn? Có máy dự phòng không?

Rất cao

Chi phí dừng máy

1 giờ dừng mất bao nhiêu tiền?

Thường bị bỏ qua

Thời gian giao hàng máy mới

Máy mới phải chờ 6-12 tháng → có chịu được không?

Rất lớn

Công nghệ mới

Máy mới có tiết kiệm điện, tự động hóa, tích hợp IIoT không?

Lợi ích dài hạn

Tuổi thọ còn lại

Máy đã 20 năm, còn chạy được mấy năm nữa?

Quan trọng

An toàn & môi trường

Máy cũ có nguy cơ cháy nổ, rò rỉ dầu, không đạt tiêu chuẩn xả thải không?

Bắt buộc thay

Ngân sách CAPEX

Năm nay có hạn mức đầu tư thay thế không?

Thực tế nhất

Một quyết định sáng suốt cần nhìn vào bức tranh toàn cảnh. Dưới đây là các yếu tố khiến doanh nghiệp có thể thay đổi quyết định dù tỷ lệ % đã rõ ràng.

1. Tính Then Chốt Của Tài Sản (Asset Criticality)

Thiết bị phụ trợ ít quan trọng có thể được sửa chữa vượt ngưỡng 75%. Ngược lại, động cơ chính của dây chuyền sản xuất thì nên được thay thế sớm để giảm thiểu rủi ro ngừng sản xuất.

2. Chi Phí Downtime Thực Sự

Đôi khi, một ca sửa chữa rẻ tiền nhưng kéo dài 3 ngày gây thiệt hại doanh thu lớn hơn nhiều so với việc thay mới nhanh chóng chỉ mất 1 ngày. Luôn định lượng được “giá” của mỗi giờ dừng máy.

3. Khả Năng Cung Ứng và Thời Gian Chờ

·         Linh kiện thay thế: Nếu phụ tùng thay thế đã ngừng sản xuất hoặc khan hiếm, việc thay thế toàn bộ có thể là lựa chọn duy nhất.

·         Thời gian giao hàng: Nếu phải chờ đợi thiết bị mới quá lâu (ví dụ 6 tháng), giải pháp sửa chữa tạm thời là cần thiết để duy trì sản xuất.

4. Sự Lỗi Thời Về Công Nghệ

Thiết bị cũ có thể không đáp ứng được các yêu cầu về tiết kiệm năng lượng, kết nối IoT, hay các tiêu chuẩn an toàn mới. Việc nâng cấp công nghệ đôi khi là động lực đủ lớn để thay thế, bất chấp chi phí sửa chữa chưa đến 75%.

5. Các Ưu Tiên Về Ngân Sách và Chiến Lược Công Ty

Đôi khi, quyết định bị ảnh hưởng bởi chu kỳ ngân sách. Năm nay có ngân sách CAPEX cho đổi mới công nghệ? Hay đang trong giai đoạn thắt lưng buộc bụng? Nguyên tắc bảo trì 75% cung cấp luận cứ vững chắc cho các cuộc thảo luận chiến lược này.

VII. Hạn Chế Và Lưu Ý Khi Sử Dụng Nguyên Tắc Này

Nguyên tắc bảo trì 75% là một công cụ hỗ trợ ra quyết định, không phải một mệnh lệnh bất di bất dịch.

·         Nó chỉ là quy tắc ngón tay cái (Rule of Thumb): Mỗi tài sản, mỗi nhà máy đều có ngữ cảnh riêng. Áp dụng máy móc có thể dẫn đến quyết định sai lầm.

·         Chất lượng dữ liệu là then chốt: Nếu dữ liệu chi phí sửa chữa lịch sử không đầy đủ, hoặc bạn bỏ sót các chi phí ẩn (như downtime), phép tính sẽ sai lệch.

·         Không áp dụng đồng nhất cho mọi loại tài sản: Vòng đời và đặc tính bảo trì của một máy nén khí hoàn toàn khác với một hệ thống điều khiển PLC. Cần có sự điều chỉnh linh hoạt.

VIII. Làm Sao Để Áp Dụng Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Một Cách Tự Động Và Chính Xác?

Sau hàng trăm dự án tại Việt Nam, Vietsoft xin khẳng định: Không có CMMS thì nguyên tắc 75% chỉ là lý thuyết suông.

Một hệ thống phần mềm quản lý bảo trì CMMS tốt sẽ giúp bạn:

  • Tự động tổng hợp chi phí sửa chữa lũy kế của từng máy
  • Cảnh báo ngay khi tài sản đạt 70% (để còn kịp lập kế hoạch)
  • So sánh giá máy mới (có thể cập nhật từ nhà cung cấp)
  • Tạo báo cáo thuyết phục ban lãnh đạo chỉ trong 5 phút

Hiện nay, giải pháp CMMS EcoMaint mà đội ngũ chúng tôi phát triển riêng cho thị trường Việt Nam đã phát triển mô-đun “Ra quyết định thay thế tài sản” dựa chính xác trên Nguyên tắc bảo trì 75%, và có thể tuỳ chỉnh kèm theo các yếu tố điều chỉnh phù hợp với thực tế doanh nghiệp Việt (thuế, thời gian giao hàng, chi phí dừng máy…).

Nhiều khách hàng sau khi dùng EcoMaint đã tiết kiệm từ 15-35% ngân sách bảo trì hàng năm chỉ nhờ việc thay thế đúng thời điểm, không quá sớm, không quá muộn.

Khám phá giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint tại đây.

Hoặc liên hệ để nhận tư vấn theo hotline: 0986778578 hoặc email sales@vietsoft.com.vn

 

IX. Kết Luận: Nguyên Tắc Bảo Trì 75% Là “La Bàn” Cho Quyết Định Đầu Tư Tài Sản

Trong bối cảnh chi phí tăng cao và áp lực cạnh tranh khốc liệt năm 2025-2026, việc tiếp tục “vá víu” máy móc cũ không còn là chiến lược thông minh.

Nguyên tắc bảo trì 75% chính là công cụ giúp bạn:

  • Tránh rơi vào bẫy “đốt tiền sửa chữa”
  • Chuyển từ bảo trì phản ứng sang bảo trì chiến lược
  • Thuyết phục được ban lãnh đạo duyệt ngân sách thay thế hợp lý
  • Tăng năng suất, giảm dừng máy, tiết kiệm điện và nhân công

Hãy bắt đầu áp dụng nguyên tắc này ngay từ hôm nay. Và nếu bạn cần một công cụ giúp tự động hóa toàn bộ quá trình — từ theo dõi chi phí đến cảnh báo và lập báo cáo — thì CMMS EcoMaint chính là giải pháp đã được hàng trăm nhà máy Việt Nam tin dùng.