Vai trò của quản lý bảo trì tài sản trong đào tạo kỹ thuật viên mới

Phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS là một công cụ đào tạo trực quan cho các kỹ thuật viên mới, giúp họ làm quen với công việc và các tài sản cần quản lý.

Ngày nay, thành công chủ yếu của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của các nhân viên vận hành doanh nghiệp ấy. Do đó đào tạo năng lực cho nhân viên trở thành một công việc quan trọng có ảnh hưởng rất lớn đến thành công và lợi nhuận của một doanh nghiệp. Nếu không có một đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt, chắc chắn các công ty sẽ không thể phát huy hết tiềm năng của mình.

Trong lĩnh vực công nghiệp, đào tạo năng lực không đầy đủ thường làm giảm năng suất sản xuất, tạo ra nhiều rủi ro trong công việc, gây chậm trễ sản xuất. Từ đó làm tăng chi phí sản xuất, giảm doanh thu và thâm hụt lợi nhuận của công ty.

Có một thực tế mà hiện nay nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải đó chính là thâm hụt hiệu suất hoạt động do không thể duy trì và truyền đạt các kiến thức, kinh nghiệm sản xuất trong đội ngũ nhân viên của mình. Các nhân viên cũ có chuyên môn cao nhưng lại không thể truyền tải hết những hiểu biết và kinh nghiệm của mình cho các nhân viên mới. Do đó khi những nhân viên cũ đột ngột rời bỏ vị trí công tác của họ, các nhân viên mới sẽ không có đủ năng lực thay thế, từ đó gây ra khủng hoảng nhân sự trầm trọng, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các kiến thức, kinh nghiệm không được truyền tải đầy đủ cũng sẽ theo chân các nhân viên rời đi mà biến mất khỏi doanh nghiệp.

Trong thời đại công nghệ thông tin, Tất cả những kiến thức và kinh nghiệm đó đều được xem là tư liệu sản xuất và là một loại tài sản thông tin cực kì vô giá của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, nếu nhìn vào bản chất vấn đề, có thể thấy nguồn gốc mọi việc chính là các doanh nghiệp đã không gìn giữ và bảo vệ các tài sản này một cách đúng mức. Thay vì để những tài sản này chỉ thuộc về những cá nhân có năng lực chuyên mộn của công ty, tại sao chúng ta không thu thập và số hóa những kiến thức này, biến chúng thành những tài liệu số chuyên môn và cung cấp chúng một cách có hệ thống cho các nhân viên mới. Từ đó sẽ giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát các tài sản vô giá này.

Không chỉ là một giải pháp quản lý tài sản hữu hình hiệu quả, phần mềm quản lý tài sản và bảo trì CMMS cũng là một công cụ giúp quản lý hiệu quả các tư liệu bảo trì gắn liền với tài sản của doanh nghiệp. Thông qua CMMS, doanh nghiệp có thể duy trì các tư liệu bảo trì này trên nền tảng đám mây, từ đó cho phép chia sẻ và biến chúng thành những công cụ đào tạo các kỹ thuật viên bảo trì mới một cách trực quan hiệu quả, giúp họ làm quen với các công việc chuyên môn và các tài sản mà họ cần quản lý.

1. Kho dữ liệu hệ thống về tài sản và các công việc bảo trì

Thông qua module quản lý tài sản và quản lý công việc bảo trì, phần mềm quản lý tài sản và bảo trì CMMS Ecomaint cho phép doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ các dữ liệu về: thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành, hướng dẫn bảo dưỡng từ nhà sản xuất, lịch sử vận hành và bảo dưỡng tài sản… của tất cả tài sản quan trọng. Đồng thời chia sẻ chúng một cách dễ dàng cho bất kỳ những kỹ thuật viên liên quan.

Giả sử, khi một kỹ thuật viên mới không quen thuộc với bất kỳ quy trình bảo trì nào, anh ta chỉ cần tham khảo các hướng dẫn chi tiết và hình ảnh hữu ích trong cơ sở dữ liệu phần mềm. Đồng thời, kỹ thuật viên mới cũng có thể xem lại lịch sử vận hành và các yêu cầu sữa chữa bảo dưỡng phát sinh cho một tài sản cụ thể. Điều đó sẽ cho phép họ thấy những gì đã xảy ra với tài sản trong quá khứ và cách mà những người cũ đã giải quyết vấn đề. Có thể nói, phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS giúp loại bỏ mọi sự mơ hồ, không chắc chắn có thể tồn tại ở các kỹ thuật viên mới bằng cách cung cấp cho họ mọi thông tin họ cần chỉ với 1 cú nhấp chuột hoặc 1 cái chạm trên máy tính bảng.

1. Module Lịch hoạch bảo trì phòng ngừa

Có thể nói bảo trì phòng ngừa chính là một ưu thế hàng đầu của các công ty khi lựa chọn triển khai phần mềm quản lý bảo trì tài sản CMMS để quản lý tài sản và công tác bảo trì. Mặc dù mục đích chính của module lịch kế hoạch bảo trì phòng ngừa là nhằm giám sát, lên lịch và báo cáo kiểm tra bảo trì định kỳ cho tất cả các tài sản của cô doanh nghiệp, nhưng module này cũng là một công cụ tuyệt vời trong đào tạo kỹ thuật viên mới. Module bảo trì phòng ngừa hỗ trợ kỹ thuật viên bảo trì mới theo nhiều cách, bao gồm:

Tính năng lập lịch trình PM giúp các nhà quản lý bảo trì tài sản có thể ủy quyền và theo dõi các yêu cầu bảo trì phát sinh. Trong trường hợp người thực hiện là một kỹ thuật viên mới, các nhà quản lý bảo trì có thể chỉ định một trật tự công việc phù hợp nhất với khả năng để họ thực hiện và hoàn thành nó đúng hạn. Vì CMMS cho phép các nhà quản lý bảo trì tài sản theo dõi tiến trình của các yêu cầu công việc bảo trì, do đó giúp họ có thể kịp thời cung cấp các trợ giúp kỹ thuật cần thiết cho kỹ thuật viên mới khi yêu cầu bị đình trệ hoặc tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành. VD: Nếu một yêu cầu cần hoàn thành trong một giờ vẫn chưa kết thúc sau đó hai giờ, phần mềm sẽ gửi thông báo cho nhà quản lý bảo trì để nhắc nhở, giúp cho nhà quản lý biết rằng có một vấn đề mà kỹ thuật viên mới đang vướt mắt và họ có thể liên hệ hỗ trợ nhanh chóng.

Là một công cụ quản lý và giám sát chất lượng bảo trì tài sản, phần mềm quản lý bảo trì thiết bị tài sản CMMS có thêm khả năng ngăn chặn các kỹ thuật viên mới tự mình đóng các yêu cầu công việc khi hoàn tất. Theo cách này, các nhà quản lý có thể kiểm tra kỹ xem việc kiểm tra bảo trì có được thực hiện chính xác hay không trước khi họ có thể tự mình thực hiện các yêu cầu công việc thông qua hệ thống quản lý bảo trì tài sản CMMS. Khi một kỹ thuật viên mới đã làm việc với công ty một thời gian, các cài đặt cấp phép người dùng của họ có thể được điều chỉnh cho phép họ có thể tự chủ trong công việc của mình.

1. Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs)

KPI là các giá trị được đo lường, định lượng nhằm cung cấp các thông tin về hiệu quả vận hành công việc trong doanh nghiệp. KPI được đặt dựa trên các mục tiêu duy nhất của công ty, có thể bao gồm những thứ như sử dụng tài sản, chi phí tổn thất giảm được, tỷ lệ tuân thủ quy trình, dự báo nhu cầu và sự hài lòng của khách hàng… Để đánh giá hiệu suất kỹ thuật viên mới, các module quản lý công việc trong CMMS có khả năng thực hiện đánh giá các KPI cuối tháng có liên quan cụ thể đến nguồn nhân lực thực hiện công việc bảo trì. Sử dụng chức năng này, các nhà quản lý bảo trì tài sản có thể đánh giá hiệu suất làm việc của các kỹ thuật viên mới và góp ý cho họ biết nếu họ đang làm việc quá sức hoặc có những hạn chế về chuyên môn cần cải thiện.

1. Kết luận

Để tạo ra nguồn nhân lực có chuyên môn cao, có khả năng làm tốt công việc ở vị trí họ đảm nhiệm đều đòi hỏi một cam kết chặt chẽ từ phía doanh nghiệp nhằm cung cấp đủ cho họ về thời gian, sự hỗ trợ và mọi tài nguyên cần thiết để đào tạo họ trở nên hoàn thiện hơn, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu không được quan tâm đúng mức và bị cắt giảm đào tạo, sẽ tạo ra rất nhiều rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh: năng suất, an toàn, động lực làm việc cho nhân viên mới. Mặc dù giải pháp quản lý tài sản và bảo trì CMMS không thực sự là một công cụ chuyên biệt cho đào tạo nhân sự. Song với những giá trị mà nó đem lại, sẽ góp phần củng cố cho việc đào tạo nguồn nhân sự kỹ thuật trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Nếu kết hợp nó với một chương trình đào tạo chỉnh chu sẽ góp phần giúp cắt giảm đáng kể những tiêu tốn và lãng phí có thể phát sinh trong quá trình xây dựng đội ngũ kỹ thuật viên giỏi chuyên môn cho các doanh nghiệp.