Công ty Vilube thuộc Tập đoàn Motul triển khai phần mềm CMMS/EAM EcoMaint

I. Vilube và hơn 30 năm phát triển trong ngành dầu nhớt

Công ty Cổ phần Dầu nhớt và Hóa chất Việt Nam (VILUBE), tiền thân là Công ty Toàn Tâm, bắt đầu hoạt động từ năm 1994. Sau quá trình phát triển, doanh nghiệp trở thành thành viên của Motul Asia Pacific và hiện thuộc Tập đoàn Motul của Pháp.

Vilube hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối dầu nhớt, hóa chất công nghiệp với danh mục sản phẩm đa dạng gồm dầu nhớt xe máy, ô tô, dầu thủy lực, dầu tuần hoàn, dầu máy nén khí, dầu cắt gọt kim loại, dầu hàng hải và nhiều dòng dầu chuyên dụng.

Nhà máy chính của Vilube đặt tại KCN Hiệp Phước, Nhà Bè, TP.HCM, với công suất hơn 25.000 tấn/năm, tương đương trên 30 triệu lít dầu nhớt mỗi năm.

Song song với cơ sở hiện hữu, doanh nghiệp đang phát triển Nhà máy Vilube 2 trên khu đất gần 38.000 m², hướng tới vai trò trung tâm sản xuất và R&D của khu vực Đông Nam Á. Việc mở rộng quy mô cũng đồng nghĩa với số lượng tài sản, thiết bị và dữ liệu kỹ thuật cần quản lý ngày càng lớn.

Một điểm đáng chú ý khác là hệ thống phòng thí nghiệm của Vilube được trang bị nhiều thiết bị chuyên dụng như Herzog, CCS, FTIR, ICP, HTHS và MRV. Từ năm 2011, phòng lab của doanh nghiệp đã tham gia ASTM Round Robin Test Program – chương trình so sánh kết quả thử nghiệm giữa các phòng thí nghiệm dầu nhớt.

Những đặc điểm này khiến phạm vi quản lý tài sản tại Vilube không chỉ giới hạn ở thiết bị sản xuất mà còn bao gồm hệ thống đo lường, kiểm nghiệm và các thiết bị có yêu cầu cao về độ ổn định, độ chính xác và khả năng truy xuất.

II. Bài toán quản lý bảo trì tại nhà máy sản xuất dầu nhớt

Hoạt động sản xuất dầu nhớt liên quan đến nhiều nhóm tài sản khác nhau như bồn chứa, hệ thống pha chế, bơm chuyển, dây chuyền chiết rót – đóng gói, thiết bị kiểm nghiệm, kho vận và các hệ thống phụ trợ.

Các thiết bị này có mối liên hệ chặt chẽ trong chuỗi sản xuất. Một sự cố xảy ra tại bơm chuyển, thiết bị pha chế hoặc dây chuyền chiết rót có thể làm gián đoạn công đoạn tiếp theo, ảnh hưởng đến tiến độ và khả năng đáp ứng đơn hàng.

Vì vậy, công tác bảo trì tại Vilube không chỉ dừng ở việc sửa chữa khi thiết bị hỏng. Doanh nghiệp cần quản lý xuyên suốt nhiều lớp thông tin như:

• Hồ sơ và cấu trúc tài sản.
• Lịch sử sửa chữa, bảo dưỡng.
• Kế hoạch bảo trì phòng ngừa.
• Tần suất và nguyên nhân sự cố.
• Thời gian dừng máy.
• Vật tư, phụ tùng đã sử dụng.
• Nhân lực thực hiện.
• Chi phí bảo trì theo từng thiết bị.

Khi các dữ liệu này nằm rải rác trên nhiều file, biểu mẫu hoặc phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, đội ngũ kỹ thuật sẽ mất nhiều thời gian truy xuất thông tin, trong khi bộ phận quản lý khó có được cái nhìn tổng thể về tình trạng và chi phí của từng tài sản.

Do đó, một nền tảng quản lý bảo trì có dữ liệu tập trung, quy trình rõ ràng và khả năng theo dõi xuyên suốt vòng đời thiết bị trở thành nhu cầu thực tế khi Vilube tiếp tục mở rộng quy mô hoạt động.

III. Vì sao Vilube triển khai CMMS/EAM EcoMaint?

CMMS/EAM EcoMaint được triển khai nhằm giúp Vilube xây dựng một nền tảng thống nhất cho hoạt động quản lý tài sản và bảo trì thiết bị.

Thay vì chỉ lưu danh sách máy hoặc lịch bảo dưỡng, EcoMaint hỗ trợ kết nối dữ liệu theo một chuỗi quản lý xuyên suốt:

Asset → Maintenance Plan → Work Request → Work Order → Spare Parts → Downtime → Cost → History → Dashboard

Trước hết, EcoMaint cho phép tổ chức tài sản theo cấu trúc nhiều cấp như:

Nhà máy → khu vực → dây chuyền → hệ thống → thiết bị → cụm thiết bị

Mỗi tài sản có thể gắn với thông số kỹ thuật, tài liệu, lịch sử sửa chữa, lịch sử sự cố, vật tư liên quan và các công việc bảo trì đã thực hiện. Điều này giúp kỹ thuật viên dễ dàng truy xuất thông tin khi cần xử lý vấn đề tại hiện trường.

Bên cạnh đó, EcoMaint hỗ trợ số hóa quy trình từ tiếp nhận yêu cầu sửa chữa đến hoàn thành công việc:

Work Request → phê duyệt → Work Order → phân công → thực hiện → nghiệm thu → lưu lịch sử.

Đối với bảo trì phòng ngừa, hệ thống hỗ trợ lập kế hoạch định kỳ, checklist và nhắc công việc đến hạn, giúp đội ngũ kỹ thuật từng bước chuyển từ cách làm phản ứng khi thiết bị hỏng sang phương thức bảo trì chủ động hơn.

IV. Các nhóm chức năng EcoMaint trọng tâm tại Vilube

1. Quản lý tài sản thiết bị – EAM

EcoMaint hỗ trợ quản lý mã thiết bị, vị trí, thông số kỹ thuật, tài liệu, cấu trúc thiết bị và lịch sử bảo trì trên một cơ sở dữ liệu tập trung.

Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp đội ngũ kỹ thuật giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và dễ dàng truy xuất lịch sử khi thiết bị phát sinh sự cố.

2. Work Request và Work Order

Các yêu cầu sửa chữa được ghi nhận trên hệ thống và chuyển thành Work Order để phân công, theo dõi tiến độ và nghiệm thu.

Mỗi Work Order có thể gắn với thiết bị, kỹ thuật viên, nội dung công việc, thời gian thực hiện, vật tư sử dụng và kết quả xử lý. Nhờ đó, lịch sử bảo trì được lưu lại theo từng tài sản thay vì mất đi sau khi công việc hoàn thành.

3. Preventive Maintenance

EcoMaint hỗ trợ lập lịch bảo dưỡng, checklist và nhắc công việc đến hạn theo từng thiết bị.

Đối với Vilube, kế hoạch PM có thể áp dụng cho các nhóm tài sản như bơm chuyển, motor, thiết bị pha chế, máy chiết rót, compressor hoặc thiết bị phòng lab, giúp giảm nguy cơ bỏ sót công việc bảo dưỡng quan trọng.

4. Quản lý vật tư MRO và phụ tùng

Hệ thống hỗ trợ theo dõi danh mục vật tư, nhập – xuất – tồn, lịch sử sử dụng và phụ tùng liên kết với từng thiết bị hoặc Work Order.

Việc kết nối vật tư với công việc bảo trì giúp doanh nghiệp vừa hạn chế tình trạng thiếu phụ tùng khi xảy ra sự cố, vừa có cơ sở kiểm soát tồn kho và mức tiêu hao theo từng loại máy.

5. Theo dõi sự cố, downtime, MTBF và MTTR

EcoMaint có thể ghi nhận thời gian xảy ra sự cố, thời gian dừng máy, nguyên nhân và lịch sử xử lý.

Khi dữ liệu được tích lũy đủ, doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ số như:

• MTBF – Mean Time Between Failures: thời gian trung bình giữa các lần hỏng.
• MTTR – Mean Time To Repair: thời gian trung bình để sửa chữa và đưa thiết bị trở lại hoạt động.

Các chỉ số này giúp nhận diện những thiết bị có độ tin cậy thấp hoặc thường xuyên ảnh hưởng đến sản xuất.

6. Quản lý chi phí và Dashboard

Chi phí vật tư, nhân công và dịch vụ bảo trì có thể được tập hợp theo từng Work Order và tài sản.

Trên cơ sở đó, Dashboard giúp bộ phận quản lý theo dõi các KPI như số Work Order, công việc quá hạn, tỷ lệ hoàn thành PM, downtime, MTBF, MTTR và chi phí bảo trì.

Thay vì chỉ biết tổng chi phí của cả nhà máy, doanh nghiệp có thêm cơ sở để xác định thiết bị nào đang tiêu tốn nhiều nguồn lực và cần ưu tiên cải tiến hoặc xem xét thay thế.

V. Một số hình ảnh khảo sát và làm việc của Vietsoft tại nhà máy của Vilube

VI. Lộ trình triển khai và kỳ vọng từ dự án

Sau khi ký hợp đồng, dự án sẽ bước vào các giai đoạn khảo sát chi tiết, chuẩn hóa dữ liệu, cấu hình hệ thống, đào tạo người dùng và vận hành thử nghiệm trước khi đưa vào sử dụng rộng hơn.

Quá trình triển khai tập trung vào ba yếu tố chính:

Data – Dữ liệu: chuẩn hóa danh mục tài sản, cấu trúc thiết bị, vật tư, lịch sử và kế hoạch bảo trì.

Process – Quy trình: số hóa Work Request, Work Order, Preventive Maintenance, quản lý vật tư và các bước nghiệm thu công việc.

People – Người dùng: đào tạo đội ngũ kỹ thuật và quản lý để hình thành thói quen cập nhật, khai thác dữ liệu trực tiếp trên hệ thống.

Đây là yếu tố quan trọng bởi một hệ thống CMMS chỉ phát huy giá trị khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và duy trì liên tục trong quá trình vận hành.

Thông qua dự án, Vilube kỳ vọng từng bước:

• Tập trung và chuẩn hóa dữ liệu tài sản.
• Chủ động hơn trong lập kế hoạch bảo trì.
• Nâng cao khả năng truy xuất lịch sử thiết bị.
• Kiểm soát vật tư và phụ tùng minh bạch hơn.
• Theo dõi downtime và độ tin cậy của thiết bị.
• Quản lý chi phí bảo trì theo từng tài sản.
• Cung cấp dữ liệu phục vụ phân tích và quyết định đầu tư.

Đặc biệt, khi Nhà máy Vilube 2 với diện tích gần 38.000 m² được phát triển, mô hình dữ liệu và quy trình CMMS được chuẩn hóa từ sớm sẽ tạo nền tảng để doanh nghiệp quản lý tài sản nhất quán hơn khi số lượng thiết bị và quy mô sản xuất tiếp tục tăng.

VII. Kết luận

Với hơn 30 năm hoạt động, công suất hơn 25.000 tấn tương đương trên 30 triệu lít dầu nhớt mỗi năm, hệ thống phòng thí nghiệm chuyên sâu và kế hoạch phát triển Nhà máy Vilube 2 gần 38.000 m², Vilube đang sở hữu hệ thống tài sản ngày càng lớn và đa dạng.

Trong bối cảnh đó, quản lý bảo trì không còn đơn thuần là lập lịch bảo dưỡng hay xử lý máy hỏng. Doanh nghiệp cần quản lý xuyên suốt từ Asset – Work Order – Preventive Maintenance – MRO – Downtime – Cost – History – Dashboard.

Việc triển khai CMMS/EAM EcoMaint cùng Vietsoft hướng tới xây dựng nền tảng dữ liệu cho toàn bộ quá trình này, giúp Vilube từng bước chuẩn hóa hoạt động bảo trì, tăng khả năng kiểm soát thiết bị và tạo thêm cơ sở cho phân tích, cải tiến cũng như quản lý vòng đời tài sản.

Dự án cũng phù hợp với định hướng mở rộng năng lực sản xuất và R&D của Vilube, đồng thời tạo nền tảng để doanh nghiệp tiếp tục phát triển phương thức quản trị vận hành dựa trên dữ liệu trong giai đoạn tiếp theo.