Download Miễn Phí – Mẫu Phiếu Đề Xuất Vật Tư Bảo Trì Bảo Dưỡng

Trong lĩnh vực quản lý bảo trì công nghiệp, phiếu đề xuất vật tư bảo trì là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua sắm vật tư, đảm bảo quá trình bảo trì, sửa chữa máy móc và thiết bị diễn ra hiệu quả. Trong bài viết này, Vietsoft sẽ cung cấp hai mẫu phiếu đề xuất vật tư bảo trì (mẫu có đề cập chi phí vật tư và không đề cập chi phí vật tư) chuyên nghiệp, cùng hướng dẫn chi tiết để bạn áp dụng dễ dàng.

Tải ngay hai mẫu phiếu đề xuất vật tư bảo trì miễn phí, được thiết kế bởi đội ngũ chuyên gia tại Vietsoft để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn nhé!

 

I. Phiếu đề xuất vật tư bảo trì là gì?

Phiếu đề xuất vật tư bảo trì là tài liệu hành chính dùng để đề xuất mua sắm hoặc cấp phát các vật tư, phụ tùng cần thiết cho công việc bảo trì, sửa chữa tài sản (máy móc, thiết bị, công cụ). Tài liệu này giúp đảm bảo rằng các vật tư được cung cấp đúng số lượng, đúng thời điểm và phù hợp với yêu cầu kỹ thuật. Phiếu có thể bao gồm thông tin chi phí (cho mua sắm) hoặc không chi phí (cho cấp phát nội bộ).

Mục đích chính của phiếu đề xuất vật tư bảo trì bao gồm:

• Lập kế hoạch cung ứng vật tư: Đảm bảo vật tư sẵn sàng cho các hoạt động bảo trì, tránh gián đoạn vận hành.
• Minh bạch hóa quy trình: Ghi nhận rõ ràng nhu cầu, số lượng và chi phí (nếu có) để các bên xét duyệt.
• Kiểm soát chi phí: Giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách bảo trì hiệu quả.
• Tuân thủ quy trình nội bộ: Đáp ứng các yêu cầu về phê duyệt và quản lý vật tư trong doanh nghiệp.

 

II. Khi nào cần lập phiếu đề xuất vật tư bảo trì?

Việc lập phiếu đề xuất vật tư bảo trì là cần thiết trong các trường hợp sau:

1. Trước khi thực hiện bảo trì định kỳ

Khi lập kế hoạch bảo trì định kỳ, cần đề xuất các vật tư như dầu bôi trơn, linh kiện thay thế để đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ.

2. Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa

Trong trường hợp máy móc hư hỏng bất ngờ, phiếu đề xuất được lập để yêu cầu mua hoặc cấp phát vật tư cần thiết cho sửa chữa.

3. Khi kho vật tư phụ tùng bảo trì cạn kiệt

Nếu kho không đủ vật tư để đáp ứng nhu cầu bảo trì, phiếu đề xuất giúp yêu cầu mua sắm bổ sung.

4. Khi cần vật tư phụ tùng cho các dự án bảo trì lớn

Các dự án bảo trì lớn, như nâng cấp hệ thống hoặc đại tu máy móc, thường yêu cầu lập phiếu đề xuất để đảm bảo cung ứng đầy đủ vật tư.

5. Khi thay đổi nhân sự hoặc quy trình cấp phát vật tư bảo trì

Khi có sự thay đổi trong đội ngũ bảo trì hoặc quy trình vận hành, cần lập phiếu để đề xuất vật tư phù hợp với điều kiện mới.

6. Theo yêu cầu xét duyệt nội bộ

Trong các doanh nghiệp có quy trình phê duyệt chặt chẽ, phiếu đề xuất là tài liệu bắt buộc để yêu cầu cấp phát hoặc mua sắm vật tư.

 

III. Nội dung chính của phiếu đề xuất vật tư bảo trì

Một phiếu đề xuất vật tư bảo trì chuẩn cần bao gồm các nội dung sau để đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ:

1.Thông tin chung:

o    Ngày, tháng, năm lập phiếu.

o    Thông tin bên đề xuất (họ tên, chức vụ, bộ phận, số điện thoại, email).

o    Thông tin bên xét duyệt (họ tên, chức vụ, bộ phận, số điện thoại, email).

2. Nội dung đề xuất:

o    Lý do đề xuất (bảo trì định kỳ, sửa chữa, bổ sung kho, v.v.).

o    Danh sách vật tư:

§  Số thứ tự (STT).

§  Tên vật tư (ví dụ: vòng bi, dây curoa).

§  Mã vật tư (mã nội bộ để quản lý).

§  Quy cách/thông số kỹ thuật (nếu có).

§  Đơn vị tính (cái, kg, lít, v.v.).

§  Số lượng.

§  Đơn giá và thành tiền (đối với phiếu có chi phí).

§  Ghi chú (mục đích sử dụng, yêu cầu đặc biệt).

3. Tổng chi phí (đối với phiếu có chi phí vật tư):

o    Tổng chi phí bằng số và bằng chữ (VND).

4. Thời gian thực hiện:

o    Thời gian dự kiến cần vật tư.

5. Ý kiến xét duyệt:

o    Ý kiến của bên xét duyệt (đồng ý, từ chối, yêu cầu chỉnh sửa).

o    Chữ ký của bên đề xuất, bên xét duyệt và các bên liên quan (nếu có).

Ví dụ: Phiếu đề xuất có chi phí có thể yêu cầu mua 10 lít dầu bôi trơn với tổng chi phí 2 triệu đồng, trong khi phiếu không chi phí đề xuất cấp phát 5 vòng bi từ kho nội bộ hoặc do bên mua hàng chủ động việc mua vật tư.

 

IV. Hướng dẫn lập phiếu đề xuất vật tư bảo trì chuẩn

Để lập phiếu đề xuất vật tư bảo trì chính xác và hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu

• Xác định lý do đề xuất (bảo trì, sửa chữa, bổ sung kho, v.v.).
• Lập danh sách vật tư cần thiết, bao gồm tên, mã số, số lượng và thông số kỹ thuật.
• Kiểm tra kho hiện tại để xác định cần mua sắm hay cấp phát nội bộ.

Bước 2: Chuẩn bị thông tin

• Thu thập thông tin về bên đề xuất và bên xét duyệt (họ tên, chức vụ, liên hệ).
• Đối với phiếu có chi phí, chuẩn bị thông tin về đơn giá, tổng chi phí và nhà cung cấp (nếu có).
• Chuẩn bị biểu mẫu phiếu đề xuất (tải mẫu miễn phí tại đây).

Bước 3: Lập phiếu đề xuất

• Điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu, bao gồm thông tin chung, danh sách vật tư và thời gian thực hiện.
• Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đảm bảo thông tin chính xác và không tẩy xóa.
• Ghi rõ lý do đề xuất và mục đích sử dụng vật tư.

Bước 4: Gửi xét duyệt và lưu trữ

• Chuyển phiếu đến các bên xét duyệt (quản lý bộ phận, phòng mua hàng, ban giám đốc).
• Lưu trữ phiếu ở định dạng giấy hoặc điện tử để theo dõi.
• Theo dõi tiến độ cung ứng vật tư và cập nhật kết quả.

V. Lợi ích của việc sử dụng phiếu đề xuất vật tư bảo trì

Sử dụng phiếu đề xuất vật tư bảo trì chuẩn hóa mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

·        Đảm bảo cung ứng kịp thời: Giúp vật tư sẵn sàng đúng thời điểm, tránh gián đoạn bảo trì.

·        Tăng tính minh bạch: Ghi nhận rõ ràng nhu cầu và chi phí, tránh sai sót hoặc tranh chấp.

·        Kiểm soát chi phí: Giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách bảo trì hiệu quả, đặc biệt với phiếu có chi phí.

·        Hỗ trợ lập kế hoạch: Cung cấp dữ liệu để dự đoán nhu cầu vật tư trong tương lai.

·        Tuân thủ quy trình nội bộ: Đáp ứng các yêu cầu xét duyệt và quản lý vật tư của doanh nghiệp.

 

VI. Tải mẫu phiếu đề xuất vật tư bảo trì miễn phí

Để hỗ trợ bạn trong việc quản lý bảo trì hiệu quả, chúng tôi cung cấp hai mẫu phiếu đề xuất vật tư bảo trì (có chi phí và không chi phí) chuẩn hóa, các mẫu này phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, từ nhà máy sản xuất đến văn phòng kỹ thuật.

Tải ngay mẫu phiếu đề xuất vật tư bảo trì miễn phí
(Link tải sẽ được cung cấp sau khi bạn điền thông tin liên hệ)