Khảo Sát Chi Phí Bảo Trì Tăng Cao Năm 2025: Thách Thức Và Giải Pháp

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu có nhiều biến động và sự thay đổi không ngừng của công nghệ, ngành sản xuất và bảo trì công nghiệp tại Việt Nam đang phải đối mặt với những thách thức đáng kể, đặc biệt là tình trạng chi phí bảo trì tăng cao. Các khảo sát gần đây cho thấy, áp lực về chi phí phụ tùng, nhân công và thời gian ngừng máy đang đẩy ngân sách vận hành của các nhà máy đến giới hạn. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà còn đe dọa khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ đi sâu phân tích nguyên nhân dẫn đến tình trạng chi phí bảo trì tăng cao trong năm 2025.

I. Áp Lực Chi Phí Bảo Trì Tăng Cao: Ba Điểm Nóng Cần Chú Ý

Theo một khảo sát trong năm 2025 do công ty Limble thực hiện với sự tham gia của hàng trăm chuyên gia kỹ sư trong lĩnh vực bảo trì cho thấy có tới 88% các đội bảo trì đang phải đối mặt với tình trạng chi phí bảo trì gia tăng trong năm 2025. ở nhiều yếu tố có liên quan đến công tác bảo trì. Trong đó 3 yếu tố chính chịu ảnh hưởng lớn nhất bao gồm:

1. Chi Phí Phụ Tùng Và Vật Tư: Cơn Ác Mộng Từ Chuỗi Cung Ứng

Hơn 80% số người tham gia khảo sát báo cáo rằng chi phí phụ tùng và vật tư đang có xu hướng tăng mạnh. Sự gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu, kết hợp với lạm phát, đã khiến các linh kiện quan trọng trở nên đắt đỏ hơn, khó tìm hơn và thời gian giao hàng cũng kéo dài hơn. Các loại thuế quan mới hoặc biến động tỷ giá cũng có thể đẩy các chi phí này lên cao hơn nữa. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp phụ thuộc vào nguồn nhập khẩu thiết bị và phụ tùng, do đó, so với các quốc gia phát triển, các doanh nghiệp Việt càng chịu ảnh hưởng nặng nề hơn từ những biến động này.

2. Chi Phí Nhân Công: Sự Thiếu Hụt Kỹ Năng Đẩy Giá Lên Cao

Gần 67% các đội bảo trì trên thế giới đang phải vật lộn với chi phí nhân công tăng lên. Song song đó, tình trạng thiếu hụt kỹ thuật viên lành nghề vẫn tiếp diễn, buộc các doanh nghiệp phải chi trả nhiều hơn để thu hút và giữ chân nhân tài.

Đáng báo động hơn, chưa đến một phần ba số đội ngũ bảo trì được khảo sát có đủ nhân sự cần thiết để thực hiện hiệu quả công tác bảo trì mà họ phụ trách. Điều này đồng nghĩa với việc các đội ngũ nhỏ hơn phải gánh vác khối lượng công việc lớn hơn, dẫn đến tăng chi phí làm thêm giờ, chi phí gọi khẩn cấp ngoài giờ và các khoản phụ cấp khác, làm cho chi phí bảo trì tăng cao.

3. Chi Phí Ngừng Máy: Hậu Quả Nặng Nề Từ Sự Gián Đoạn Sản Xuất

34% các đội bảo trì báo cáo rằng tác động tài chính từ các sự cố ngừng máy không có kế hoạch đang ngày càng lớn. Các sự cố hỏng hóc thiết bị không chỉ làm chậm trễ sản xuất, mà còn kéo theo chi phí làm thêm giờ, yêu cầu đặt hàng phụ tùng khẩn cấp đã trực tiếp làm giảm lợi nhuận của các doanh nghiệp. Một giờ ngừng máy ngoài kế hoạch có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp nặng như ô tô, khai thác dầu khí và sản xuất hàng tiêu dùng nhanh.

Ví dụ, theo một ước tính, chi phí trung bình của một giờ ngừng máy ngoài kế hoạch trong ngành ô tô có thể lên tới 2.3 triệu USD, trong khi ở ngành công nghiệp nặng là 280,000 USD, dầu khí là 150,000 USD và FMCG là 40,000 USD. Điều này cho thấy, dù ở ngành nào, việc giảm thiểu thời gian ngừng máy luôn là ưu tiên hàng đầu để kiểm soát chi phí bảo trì tăng cao.

Đáng chú ý, 25% số người tham gia khảo sát cho biết họ đang phải đối mặt với tình trạng tăng chi phí trên cả ba hạng mục này, cho thấy một bức tranh tổng thể đầy thách thức đối với công tác bảo trì trong năm 2025.

4. Chi Phí Phát Sinh Do Thiếu Hiệu Quả Trong Vận Hành

Ngoài các áp lực từ yếu tố bên ngoài, khảo sát cũng chỉ ra một số lĩnh vực mà các đội bảo trì có cơ hội rõ ràng để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí vận hành. Những điểm yếu này trực tiếp góp phần vào tình trạng chi phí bảo trì tăng cao:

Thiếu hụt phụ tùng quan trọng: Hơn 50% người tham gia khảo sát cho biết họ thường xuyên hết phụ tùng dự trữ quan trọng, dẫn đến việc mua khẩn cấp, vận chuyển cấp tốc và kéo dài thời gian ngừng máy của thiết bị. Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn của chi phí không cần thiết.
Chi phí phản ứng cao: Hơn 1/3 người tham gia khảo sát cho biết đã dành ít nhất 60% thời gian cho công việc bảo trì phản ứng, liên tục chạy theo xử lý các sự cố phát sinh. Chu kỳ phản ứng này làm tăng thời gian ngừng máy, làm quá tải kỹ thuật viên và để lại rất ít thời gian cho công việc bảo trì phòng ngừa hoặc các cải tiến dài hạn.
Thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch lớn: Hơn 1/2 người tham gia khảo sát cho biết doanh nghiệp họ phải thiệt hại ít nhất 5 giờ vận hành hằng tháng do các sự cố ngừng máy ngoài kế hoạch. Theo một khảo sát khác của ABB thực hiện vào năm 2023 trên 3200 người phụ trách công tác bảo trì cũng cho thấy 69% trong số họ luôn gặp phải các sự cố ngừng máy hằng tháng. Tình trạng này gây ra sự chậm trễ trong sản xuất, làm tăng chi phí nhân công và sửa chữa.

Rõ ràng, bảo trì phản ứng, thiếu hụt phụ tùng và thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch không chỉ làm gián đoạn hoạt động hàng ngày mà còn gây ra những hậu quả tài chính nghiêm trọng. Các đội bảo trì hoạt động hiệu quả chính là yếu tố chính chính để giải quyết những thiếu sót trong vận hành và tạo ra tác động đáng kể đến lợi nhuận của công ty, giúp bù đắp các áp lực bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của họ.

II. Chiến Lược Cắt Giảm Chi Phí Với Bảo Trì Thông Minh

Theo một Báo cáo tình hình bảo trì công nghiệp năm 2025 của Công ty UpKeep thực hiện với các khách hàng sử dụng dịch vụ của họ khi được hỏi về “dự kiến ngân sách bảo trì trong năm 2025” cho thấy:

67% doanh nghiệp dự kiến tăng ngân sách bảo trì trong năm 2025
19% doanh nghiệp dự kiến giữ nguyên ngân sách bảo trì trong năm 2025
14% doanh nghiệp kỳ vọng giảm ngân sách bảo trì trong năm 2025

Những con số này cho thấy 2/3 các tổ chức doanh nghiệp sản xuất hàng đầu đang định hình lại cách tiếp cận bảo trì và thực hiện các khoản đầu tư chiến lược để thúc đẩy hiệu quả dài hạn và tiết kiệm chi phí. Thay vì coi bảo trì là một khoản chi phí cần thiết để sửa chữa thiết bị hỏng hóc, nó đang được công nhận là chức năng chiến lược liên quan trực tiếp đến thời gian hoạt động, hiệu quả và an toàn, góp phần tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Dưới đây là ba lĩnh vực chiến lược cần ưu tiên:

1. Ưu Tiên Bảo Trì Phòng Ngừa

Thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch là một trong những yếu tố gây tốn kém nhất cho các đội bảo trì. Bằng cách triển khai hoặc tối ưu hóa chương trình bảo trì phòng ngừa (PM), bạn có thể giảm đáng kể các sự cố hỏng hóc, kéo dài tuổi thọ thiết bị và cải thiện hiệu quả của đội ngũ. Một cách tiếp cận chủ động cũng giúp cắt giảm chi phí bằng cách giảm thiểu làm thêm giờ, cuộc gọi ngoài giờ và nhu cầu phụ tùng khẩn cấp vào phút chót.

Theo khảo sát State of Industrial Maintenance Report của tổ chức MaintainX, việc thay đổi chiến lược bảo trì đã giúp giảm thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch đáng kể (được 65% số người khảo sát công nhận). Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc chuyển đổi từ bảo trì phản ứng sang bảo trì phòng ngừa và dự đoán.

2. Tối Ưu Hóa Tồn Kho Phụ Tùng

Tránh vòng luẩn quẩn của việc tồn kho quá mức hoặc hết hàng bằng cách theo dõi việc sử dụng phụ tùng trong thời gian thực. Sử dụng Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS) để cảnh báo bạn về tình trạng tồn kho thấp và các bộ phận không còn sử dụng được, đồng thời theo dõi xu hướng sử dụng để lập kế hoạch tốt hơn. Quản lý tồn kho thông minh giúp cân bằng giữa tính sẵn có và các ràng buộc về ngân sách, giảm mua hàng khẩn cấp, kéo dài thời gian ngừng máy và giảm vốn dư thừa bị ràng buộc trong kho.

3. Tận Dụng Dữ Liệu Để Ra Quyết Định Tốt Hơn

Theo dõi chặt chẽ chi phí bảo trì tăng cao để khám phá các cơ hội tiết kiệm chi phí và giải quyết các vấn đề gốc rễ thay vì lặp lại các sửa chữa tạm thời. Các nền tảng CMMS tự động theo dõi dữ liệu bạn cần để cải thiện kế hoạch vốn và đưa ra các quyết định sáng suốt. Theo dõi chi phí trên các phụ tùng, nhân công và hóa đơn, để bạn có thể quyết định khi nào nên sửa chữa hoặc thay thế thiết bị. Phân tích lịch sử bảo trì và hiệu suất để tinh chỉnh lịch trình bảo trì phòng ngừa, tập trung vào các tài sản cần được chú ý nhất. Tận dụng dữ liệu nhiệm vụ và công việc tồn đọng để đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực.

III. EcoMaint Tăng Cường Khả Năng Kiểm Soát Chi Phí Bảo Trì

Trong bối cảnh chi phí bảo trì tăng cao, việc áp dụng một giải pháp quản lý bảo trì hiệu quả là chìa khóa để các doanh nghiệp duy trì năng lực cạnh tranh. Hệ thống phần mềm quản lý bảo trì thiết bị EcoMaint của Vietsoft được thiết kế đặc biệt để giải quyết những thách thức này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động bảo trì và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí.

EcoMaint cung cấp một nền tảng toàn diện để:

Tự động hóa lịch trình bảo trì phòng ngừa (PM): EcoMaint cho phép lên lịch và tự động tạo các lệnh bảo trì phòng ngừa dựa trên thời gian, số giờ hoạt động, hoặc các điều kiện vận hành cụ thể.
Quản lý tồn kho phụ tùng thông minh: Với EcoMaint, doanh nghiệp có thể theo dõi tồn kho phụ tùng theo thời gian thực, thiết lập mức tồn kho tối thiểu/tối đa, và nhận cảnh báo khi cần đặt hàng. Hệ thống cũng giúp phân tích xu hướng sử dụng phụ tùng, từ đó tối ưu hóa lượng tồn kho, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu, giảm chi phí lưu kho và chi phí mua sắm khẩn cấp.
Thu thập và phân tích dữ liệu bảo trì: EcoMaint tự động ghi lại toàn bộ dữ liệu liên quan đến hoạt động bảo trì, bao gồm chi phí vật tư, nhân công, lịch sử sửa chữa và hiệu suất thiết bị. Với các báo cáo và phân tích chuyên sâu từ EcoMaint, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định các điểm nóng chi phí, đưa ra quyết định sửa chữa hay thay thế thiết bị một cách hợp lý, và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực.
Nâng cao năng suất nhân viên: EcoMaint hỗ trợ quản lý công việc, phân công nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ công việc của kỹ thuật viên. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ, giảm thời gian chết và các công việc không cần thiết, từ đó gián tiếp giảm chi phí bảo trì tăng cao liên quan đến nhân công.

Theo một nghiên cứu, 65% các công ty đã sử dụng CMMS để tối ưu hóa chi phí bảo trì. Đây là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ trong quản lý bảo trì. Khám phá giải pháp phần mềm quản lý bảo trì CMMS EcoMaint tại đây. Liên hệ tư vấn qua hotline: 0986778578 hoặc email: sales@vietsoft.com.vn.

IV. Bắt Đầu Xây Dựng Khả Năng Phục Hồi Ngay Hôm Nay

Đối phó với chi phí bảo trì tăng cao và những thiếu sót trong vận hành đòi hỏi một kế hoạch hành động cụ thể. Việc chuyển đổi sang một chiến lược bảo trì lai (hybrid approach) là cần thiết để giải quyết các vấn đề chi phí bảo trì lâu dài. Một chiến lược thành công cần có ba yếu tố quan trọng:

1. Lãnh đạo bảo trì phù hợp

Người lãnh đạo không chỉ cần có kỹ năng quản lý mà còn phải am hiểu sâu sắc về kỹ thuật, có khả năng lập kế hoạch tổng thể, quản lý chuỗi cung ứng phụ tùng và đối phó với sự không chắc chắn trong chức năng bảo trì.

2. Tiếp cận các nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt

Khi công nghệ phát triển, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt trong ngành. Việc hiểu rõ các xu hướng công nghệ và cách chúng ảnh hưởng đến lĩnh vực bảo trì là rất quan trọng. Sự chuyển dịch từ bảo trì theo thời gian sang bảo trì dựa trên điều kiện đòi hỏi các phần cứng và phần mềm mới để đánh giá và giám sát thiết bị.

3. Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo mạnh mẽ

Với tình trạng thiếu hụt lao động lành nghề, đặc biệt là kỹ thuật viên bảo trì, việc có một chiến lược tuyển dụng và đào tạo hiệu quả là then chốt. Đào tạo liên tục giúp nâng cao kỹ năng cho đội ngũ, giảm thiểu chẩn đoán sai trong quá trình sửa chữa phản ứng, từ đó tránh được những chi phí phát sinh không đáng có.

Việc ứng dụng một hệ thống CMMS như EcoMaint chính là bước đi vững chắc để thực hiện những chiến lược này. EcoMaint không chỉ cung cấp công cụ để quản lý các quy trình bảo trì một cách hiệu quả, mà còn là nền tảng dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt, từ đó kiểm soát chi phí bảo trì tăng cao và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động.

V. Kết Luận

Năm 2025 đang đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong việc kiểm soát chi phí bảo trì tăng cao. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để các nhà máy và tổ chức nhìn nhận lại chiến lược bảo trì của mình. Bằng cách áp dụng các phương pháp bảo trì thông minh hơn, ưu tiên bảo trì phòng ngừa và dự đoán, tối ưu hóa tồn kho phụ tùng, và đặc biệt là tận dụng sức mạnh của dữ liệu thông qua các hệ thống CMMS tiên tiến như EcoMaint, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu được gánh nặng chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, kéo dài tuổi thọ thiết bị và xây dựng khả năng phục hồi bền vững.

Đầu tư vào bảo trì không còn là một khoản chi phí đơn thuần mà đã trở thành một yếu tố chiến lược, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn, tối ưu hóa lợi nhuận và khẳng định vị thế trên thị trường. Hãy bắt đầu hành trình tối ưu hóa bảo trì của bạn ngay hôm nay để sẵn sàng đối mặt với mọi biến động trong tương lai.