Gọi ngay (08)-38-110-770 | sales@vietsoft.com.vn
Another way of management

10 vấn đề triển khai ERP trong doanh nghiệp (kỳ 1)

Một thực tế thường thấy tại các doanh nghiệp hiện nay là tình trạng thiếu các chương trình đào tạo để triển khai ứng dụng ERP chính là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của các ứng dụng này.

Cách thức các nhà tư vấn về ERP được thuê từ bên ngoài thường đánh giá quá trình ứng dụng ERP cũng tương tự như cách thức mà các bác sỹ tiến hành chuẩn đoán cho bệnh nhân của mình.

Trước tiên, họ sẽ hỏi các “bệnh nhân” về những khúc mắc họ đang gặp phải (trong trường hợp này là các giám đốc công nghệ thông tin CIO, các đội dự án, bộ phận nhân sự và các nhà quản lý việc đào tạo,… ). Sau đó, họ sục sạo vào một số lĩnh vực, tìm ra những điểm nghi vấn và các vấn đề tồn tại. Họ cũng thực hiện một số bài kiểm tra để xem liệu những triệu chứng bề mặt bên ngoài ấy có nhất quán với các vấn đề nằm sâu bên trong hay không và tiến sâu hơn nữa để tìm ra những tồn tại trong khâu đào tạo còn đang ẩn giấu trong doanh nghiệp mà bằng mắt thường không thể nhận ra được.

Hầu hết chúng ta đều có những hướng dẫn “triệu chứng y khoa” hoặc có những địa chỉ trang web để giúp chúng ta quyết định xem liệu những cơn đau nơi dạ dày có phải là triệu chứng của bệnh viêm ruột thừa, bệnh về đường tiêu hóa hoặc những căn bệnh nguy hiểm hơn hay không.

post d

Bước tiếp theo chúng ta thường làm là hỏi ý kiến tư vấn từ các bác sỹ. Cũng tương tự như quá trình trên, nếu chúng ta tin rằng quá trình đào tạo ảnh hưởng (hoặc có thể ảnh hưởng) đến việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, chúng ta nên ngay lập tức liên lạc để xin ý kiến tư vấn từ các chuyên gia đào tạo ERP đáng tin cậy. Dưới đây là những tồn tại thường thấy trong việc đào tạo để ứng dụng ERP trong doanh nghiệp.

Vấn đề thứ nhất: Chậm trễ trong việc phát hiện các tồn tại

Nếu các ứng dụng được thực hiện trên một quy mô lớn, (ví dụ như SAP), đào tạo ứng dụng thường được xem là một phần trong hợp đồng ứng dụng. Các yếu tố của quá trình đào tạo này được liệt kê cùng với các thành phần cụ thể khác và tương thích với từng giai đoạn của kế hoạch ứng dụng (ví dụ như ở SAP R/3, kế hoạch ứng dụng được gọi là ASAP). Trong điều kiện tốt nhất thì quá trình này bao gồm một kế hoạch để thay đổi kế hoạch đào tạo và đồng nhất kế hoạch này với các nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.

Tuy nhiên, điều thường thấy hơn tại các doanh nghiệp chính là hiện tượng quá trình đào tạo chỉ được thể hiện khá mờ nhạt trên hợp đồng và không hề có các điều kiện cụ thể nào được đưa ra, ví dụ như chương trình đào tạo được thiết kế, ghi chép và tiến hành như thế nào. Thậm chí, trong các trường hợp xấu hơn, các khách hàng doanh nghiệp vốn đã chi hàng triệu đô la để ứng dụng ERP và quan trọng hơn là để đánh giá hiệu quả của hệ thống này trong việc đạt được các mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp, lại không hề hay biết hợp đồng của mình có bao nhiêu phần trăm được dành cho chương trình đào tạo hay là tỷ lệ lợi suất trên đầu tư ROI và các phương pháp đào tạo là gì.

Điều chúng ta cần làm ở đây là trước khi ký một hợp đồng, chúng ta nên yêu cầu những người có chức năng thực hiện ERP nêu rõ các chi tiết về nguồn lực doanh nghiệp và nguồn ngân quỹ được phân phối như thế nào, cũng như biểu thời gian các đội dự án sẽ được đào tạo về ứng dụng ERP và chương trình đào tạo dành cho người sử dụng cuối cùng sẽ được thực hiện như thế nào. (Chúng ta thường thấy điều này khi các doanh nghiệp xác định quá trình kinh doanh của mình). Các doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến nhận xét từ một bên thứ ba về quá trình và kế hoạch đào tạo của mình. Đây là điều nên làm đối với các doanh nghiệp trước bất kỳ quyết định quan trọng nào.

Vấn đề thứ hai: Không có kế hoạch thực hành

Việc phỏng vấn các giám đốc có liên quan đến vấn đề ứng dụng ERP sẽ giúp xác định được các kế hoạch thực hành phản ánh chính xác công việc của những người sử dụng cuối cùng như thế nào, ví dụ như đồng nhất hóa quá trình thực hiện thực tế với các chức năng, nhưng thực tế cho thấy những dữ liệu này thậm chí không hề tồn tại trong doanh nghiệp.

Vấn đề thứ ba: Mất mát nguồn lực

Trước khi ngân quỹ dành cho việc ứng dụng ERP được xác lập, các doanh nghiệp thường tạo ra một kế hoạch kinh doanh trong đó có nêu chi tiết tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư ROI, doanh thu và ảnh hưởng của hệ thống. Các quyết định nên được tiến hành dựa vào các số liệu trên. Nhờ vào việc đánh giá quá trình ra quyết định, chúng ta sẽ thấy được các quyết định chỉ dành để hỗ trợ các yếu tố phát triển riêng biệt chứ không phải là các mục tiêu kinh doanh.

Một ví dụ được đưa ra ở đây là quá trình phân bổ nguồn lực của các đội đào tạo đến các đội dự án phần mềm mà không hề có bất kỳ kế hoạch thay thế nào cho các nguồn lực được phân bổ đó. Chúng ta cũng thường thấy việc đào tạo cho người sử dụng cuối cùng bị đình trệ hoặc thậm chí bị xếp vào những nhân tố không hề đem lại được cái nhìn tổng quát về quá trình kinh doanh cũng như sự tương tác giữa chúng như thế nào và diễn ra khi nào. Điều này dẫn đến những tốn kém trong chương trình đào tạo và làm trì hoãn hoặc giảm tác dụng của ERP đến việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Vấn đề thứ tư: Thiếu tính pháp lý

Chương trình đào tạo cần chỉ ra được cầu nối giữa hệ thống pháp lý đến những quá trình thực hiện mới, chúng sẽ có những điểm khác biệt nào và tại sao. Việc mặc định rằng người sử dụng cuối cùng có thể nhanh chóng chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác mặc dù không có chi tiết về các bước tiến hành và các lý do tiến hành được xem như một “triệu chứng” của việc người sử dụng cuối cùng sẽ không thể thích ứng nhanh chóng và đầy đủ với hệ thống mới được.

Ngoài ra, còn có một số lý do về mặt tinh thần khi thực hiện những điều đó. Việc đặt người sử dụng cuối cùng và quá trình mới, chúng ta đang cho họ thấy sự làm việc chăm chỉ và những hiểu biết của họ là điều đáng được trân trọng. Khi đó, người sử dụng cuối cùng sẽ sẵn sàng cởi mở hơn trong việc học hỏi hệ thống mới.

Vấn đề thứ 5: Quá nhiều thông tin

Các quá trình đào tạo thường tốn khá nhiều thời gian, trong khi chỉ cần một số thời lượng đào tạo rất nhỏ để các nhân viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể của mình. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực đối với các nhân viên mà còn làm cho họ phải quyết định xem nôi dung đào tạo nào là phù hợp với mình. Nếu họ cố gắng hiểu tất cả các nội dung thì họ sẽ chỉ có thể có được những ý niệm mơ hồ về những nhiệm vụ cụ thể của mình.

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.

Bạn cần tư vấn ? Chúng tôi luôn sẵn sàng.

Kết nối với Vietsoft