Gọi ngay (08)-38-110-770 | sales@vietsoft.com.vn
Another way of management

10 vấn đề triển khai ERP (kỳ 2)

Vấn đề 6: Thiếu sự đồng nhất giữa các chức năng

arrows missing targetNếu các nhân viên chỉ tập trung hoặc tập trung phần lớn và các chương trình đào tạo dựa trên các giao dịch chứ không phải dựa trên nhiệm vụ hoặc chu trình cụ thể thì họ sẽ chỉ thực hiện được những chương trình dựng sẵn chứ không thể biết được cách thức và thời gian để thích ứng với các quy trình kinh doanh mới. Sự khác biệt giữa việc có thể sử dụng các phần mềm và việc có thể sử dụng ERP thường là nguyên nhân dẫn đến những thất bại.

Vấn đề 7: Các phương pháp luận nghèo nàn

Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy các vấn đề:

  • Các mức đánh giá chương trình đào tạo thường khá thấp.
  • Việc ghi chép thường bị đánh giá là yếu kém.
  • Người sử dụng cuối cùng nhận thấy hệ thống khá chật hẹp và không hiệu quả.
  • Các phương pháp luận được thiết lập để mô tả hoạt động của doanh nghiệp thường không giống với kỳ vọng.

Các doanh nghiệp thường cho rằng hoạt động của doanh nghiệp và các phương pháp đo lường theo thời gian sẽ được cải tiến. Họ tin rằng nhóm thực hiện chương trình đào tạo sẽ đạt được các mục tiêu của mình cũng như sẽ cải tiến được các nội dung trong những giai đoạn tiếp theo. Họ cũng luôn luôn cho rằng (hoặc hy vọng rằng) những người sử dụng cuối cùng sẽ học hỏi từ chính công việc của họ. Thực tế thường hiếm khi xảy ra như vậy, thường thì nội dung của các phương pháp luận vốn đã nghèo nàn sẽ tiếp tục suy giảm theo thời gian.

Thậm chí nếu chúng được cải tiến dần thì các doanh nghiệp cũng cần phải ghi lại kế hoạch kinh doanh và các biểu giá trị thời gian dự kiến cho các hệ thống ERP. Nhưng thực tế thường hiếm khi như vậy. Đã đến lúc chúng ta điều chỉnh các chương trình đào tạo để chúng tương thích với các mục tiêu kinh doanh.

Vấn đề 8: Có quá nhiều câu hỏi

Chúng ta có thể nhìn nhận một bài học từ các trung tâm cuộc gọi. Tỷ lệ câu hỏi của những người sử dụng cuối cùng ngày một lớn trong tổng số các câu hỏi được nêu ra, trong trường hợp này là từ các giám đốc phòng ban. Trước tiên, chúng ta hãy cùng thiết lập các phương pháp luận và sau đó xem xét rằng các số liệu này bắt đầu giảm dần và nhanh chóng giảm xuống đến gần con số 0.

Nếu ngày càng có quá nhiều câu hỏi không được trả lời thì khả năng các chương trình đào tạo không còn hiệu quả ngày càng lớn. Nếu chúng ta thấy con số câu hỏi giảm mạnh ở bất kỳ lĩnh vực nào thì cũng không nên vội vàng cho rằng “các rắc rối đã được giải quyết”. Hãy kiểm tra các phương pháp luận và so sánh chúng với kết quả và quá trình để đạt được kỳ vọng. Chúng ta đã từng chứng kiến những trường hợp trong đó các đội dự án quyết định ngừng đưa ra các câu hỏi (hoặc buộc phải ngừng) và, mặc dù các câu hỏi không còn tăng lên nữa nhưng các phương pháp luận thì vẫn không hiệu quả.

Vấn đề 9: Hiểu biết chỉ gói gọn trong một lĩnh vực

Đây là vấn đề ngược với vấn đề 5 “chương trình đào tạo dành cho tất cả mọi người”. Ở đây, kế hoạch đào tạo không hề có bất kỳ nội dung dư thừa nào. Các nhân viên được đào tạo các nhiệm vụ và chỉ các nhiệm vụ của họ mà thôi mà không hề xem xét đến hai yêu cầu kinh doanh chủ chốt: 1) Họ có thể hoàn thành công việc của mình tốt hơn khi họ biết các nhân viên khác có nhiệm vụ gì và 2) có thể họ sẽ không có mặt tại nơi làm việc hàng ngày hoặc thậm chí, họ có thể nghỉ việc.

Ở Caveo Learning, các thư viện bài học theo tầng được sử dụng để cung cấp cho người sử dụng cuối cùng cái nhìn sâu sắc hơn về những yêu cầu và hiệu quả công việc, cũng như giúp các nhân viên mới bắt kịp với nhịp độ công việc. (Điều này sẽ cải thiện đáng kể sự linh hoạt trong việc thêm các quy trình và cập nhật mới, nhưng đó là câu chuyện cho tương lai). Trong khi còn có những cách khác để đảm bảo kiểm soát tình hình và người sử dụng cuối cùng hiểu rõ các yêu cầu và ảnh hưởng từ nhiệm vụ của mình, chúng ta cần xây dựng một số chương trình phụ thêm. Điều này không chỉ giúp cho quá trình hoạt động được liên tục mà nó còn giúp xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm.

Vấn đề 10: Những tư vấn viên về đào tạo là những người chưa có nhiều kinh nghiệm

Các hãng tư vấn tin rằng việc đào tạo ERP là một việc làm tốt để họ đào tạo nhân viên của mình trong việc ứng dụng ERP. Vậy, chúng ta có thể xác định mức độ kinh nghiệm của các tư vấn viên đào tạo được thuê từ bên ngoài như thế nào? Hãy trực tiếp xin ý kiến của các nhà phát triển chương trình đào tạo và những chuyên gia đào tạo về kinh nghiệm trong quá khứ cũng như trình độ học vấn của họ. Nếu họ không phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, hãy yêu cầu các nhà quản lý dự án tìm những người có nhiều kinh nghiệm và phù hợp hơn.

Giải quyết những vấn đề tiềm ẩn (hoặc ít nhất là xác định ảnh hưởng của những vấn đề tiềm ẩn).

10 vấn đề trên đã giúp chúng ta tự đánh giá được những vấn đề còn tồn tại sâu hơn bên trong hệ thống doanh nghiệp đang làm cho các chương trình đào tạo kém hiệu quả và nhiều khả năng dẫn đến thất bại trong việc ứng dụng ERP để đạt được mục tiêu về thời gian và mục tiêu kinh doanh.

Trong khi việc phân bổ ngân quỹ cho chương trình đào tạo và đưa ra các quyết định về chi phí cho chương trình này có thể được thực hiện khá dễ dàng thì chúng ta sẽ gặp khó khăn hơn trong việc đo lường ảnh hưởng của những chương trình đào tạo không hiệu quả. Hoặc, trong các trường hợp mà các nội dung đào tạo không được đánh giá thì chúng ta sẽ đo chỉ số ROI cho cả các yếu tố không hề xảy ra trên thực tế.

Điều này có nghĩa là các chương trình kinh doanh và/hoặc các kế hoạch sẽ bao gồm (hoặc nên bao gồm) các phương pháp luận được thiết kế để dành riêng cho chương trình đào tạo và nhằm mục tiêu tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp ở cấp độ chức năng. Và cũng có nhiều cách để dự đoán khả năng chính xác của các phương pháp luận thông qua việc xem xét tính hiệu quả từ các chương trình đào tạo sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp như thế nào.

Nếu chúng ta nhận thấy bất kỳ vấn đề nào trong số các vấn đề nói trên thì có rất nhiều khả năng chúng ta đang gặp rắc rối trong khâu đào tạo. Điều còn cần xem xét ở đây chính là quy mô của các vấn đề này lớn hay nhỏ. Nếu sử dụng các phương pháp chuẩn đoán vấn đề như phần đầu bài viết đề cập, chúng ta có hai lựa chọn: 1) Không để tâm chú ý đến các hiện tượng và hy vọng rằng chúng sẽ biến mất trong một thời gian ngắn, hoặc 2) Hiểu rõ những vấn đề tiềm ẩn và thực hiện từng bước một để giải quyết chúng. Do các chương trình đào tạo là lý do thứ hai giải thích cho những thất bại trong ứng dụng ERP (thiếu hỗ trợ quản lý là lý do thứ nhất), chúng ta có thể nghĩ đến giải pháp chú ý một cách nghiêm túc đến những yếu kém trong các kế hoạch và chương trình đào tạo của doanh nghiệp để xác định những vấn đề tồn tại, cũng như tìm ra các cách thức thích hợp để khắc phục chúng.

Theo Quantrimang.com

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.

Bạn cần tư vấn ? Chúng tôi luôn sẵn sàng.

Kết nối với Vietsoft